為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？

什麼是在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接處理工作？為什麼這樣的工作習慣可能有問題？

• 根據郵件、即時通的通知順序處理工作，甚至變成自己主要的控制中心，反而打亂自己的工作節奏
• 回信就以為處理完成，把執行過程，留在分散的郵件、即時通與待辦清單中
• 只是把事情記在待辦清單，或是記在郵件、即時通，只是處理分散的雜事，缺乏目標視野的統整與拆解

有郵件就處理回信，有訊息就解決回信，出現什麼雜事都記在待辦清單記住再說，事情很多時，我們總想趕快處理工作，但這時候其實遺留許多隱性問題：

• 資訊破碎、分散，做下一步更花時間
• 經驗遺忘，難以覆盤
• 步驟細節混亂，時間無法花在重點上

而這些「隱性問題」，其實延伸出了我們常見的時間管理「顯性問題」，可以說很多時間管理常見問題，都是因為我們一開始在處理郵件、即時通、待辦清單這些第一線執行工作的過程中，想要求快、省事而導致的問題：

• 專注力不夠
• 資訊細節破碎，當然無法快速專注投入任務。
• 效率低，進度緩慢
• 花很多時間在確認細節、找資料，當然緩慢。
• 遺漏重點
• 執行過的、確認過的細節很分散，之後要確認當然會遺漏。
• 重複犯錯
• 處理完成後無法回顧所有細節，下一次當然就無法更新改進。

那麼我會怎麼做呢？這篇文章，統整我接收任務、整理任務、處理任務時的五個關鍵步驟。

2024/4/21 更新：待辦清單到底有用無用？避開完成焦慮，符合人性的使用待辦清單

一，先建立任務筆記，統整處理過程

• 關鍵技巧：優先建立任務筆記，隨手記錄處理步驟
• 問題：
• 同一個專案、同一個任務，在不同郵件收到要解決的不同問題，直接回信討論處理步驟。即時通中在不同聊天串，商討解決任務的不同可能方案。待辦清單中，零散的記錄著不同任務、不同會議、不同時間點決定要執行的行動。
• 結果一個任務的執行過程，細節散落在不同執行工具，可能方案遺落在不同討論串、不同紀錄中，做了什麼也散落在不同工具裡。
• 這樣一來，會遇到兩大任務問題：
• 任務執行過程中，確認細節很花時間，也容易遺漏細節。
• 任務完成後，難以覆盤自己做了什麼，下次也無法參考上次經驗。
• 可以這樣做：
• 解決上述問題的方法很簡單，就是任何任務開始前，先建立一則任務筆記（或是一個任務看板、一個任務卡片、一個任務專屬清單，看你使用哪種工具）。
• 例如一個 A 產品行銷任務，就應該用同一則 A 產品行銷任務筆記管理所有細節。
• 一個 A 產品實體活動任務，就應該在同一則A 產品實體活動任務筆記管理所有細節。
• 當在郵件、即時通、會議討論、腦中浮現任何處理步驟，或是在不同工具執行了處理步驟時，都「複製一份」到任務統整筆記。
• 例如郵件中回信解決了一個小問題，複製紀錄到任務筆記。即時通中討論了幾個處理步驟，複製紀錄到任務筆記。
• 效率提升：
• 當要處理該任務時，「只需要打開這則任務筆記」，就能清楚知道自己目前做了什麼？還要做什麼？可能可以做什麼？
• 當任務完成後，「只要打開這則任務筆記」，就能回顧處理流程，進行覆盤檢討，下一次要參考時，也有完整、集中的執行步驟依據。
• 延伸參考：
• 煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已

二，在任務筆記中彙整資料碎片，排列順序

• 關鍵技巧：用流程筆記，隨時排列資料連結的處理順序
• 問題：
• 郵件、即時通中，接收、傳送了許多檔案，或許這些文件檔案也會下載到硬碟中分類整理，但是缺乏如何使用這些檔案的流程與指引。
• 這些流程、指引，可能在待辦清單中，但兩者之間，還沒有很緊密的連結。
• 要回頭找到這些資料檔案，往往很花時間。
• 可以這樣做：
• 筆記類型、專案管理類型工具，往往可以統整步驟流程、檔案文件，建立統一的管理中心。
• 把任務所有分散的檔案、文件，和任務筆記中相應的處理步驟「連結在一起」即可。
• 更重要的是，在任務筆記中，檔案、文件、資料，是「根據執行步驟來排序」的。
• 效率提升：
• 找資料的速度將會大幅提升，因為只要去確認唯一一則任務筆記即可。
• 把握重要資料、步驟的效率也會大幅提升，因為因為只要在唯一一則任務筆記中確認即可。

三，排入專案系統，才知道優先順序

• 關鍵技巧：任何雜事處理前，先問他應該放在專案、任務筆記中的哪一個位置
• 問題：
• 郵件、即時通、會議中有新任務，我就只能趕快去做。但是當然也無法一次全部做完，於是焦慮擔心下，往往執行的順序也不是最好的順序，甚至往往是先做簡單但不重要的事
• 待辦清單上一大堆還沒做完的行動，都很焦慮，但不知道現在真正最應該優先做的行動是哪一個。
• 為什麼會這樣？其實就是，郵件、即時通，甚至待辦清單上，分散的行動是看不出也難以判斷優先順序的。
• 可以這樣做：
• 前面已經做好統整執行過程、資料碎片的任務筆記（或是提升為專案筆記），那麼就在筆記中，隨時調整這些步驟、資料的執行順序。
• 執行順序，就是這則任務筆記的內容順序。
• 當出現新的雜事時（從郵件、即時通、會議），不是立刻排上待辦清單去做，而是先決定要怎麼放入原本的任務、專案筆記中，問自己：
• 這件雜事、這個行動、這份資料，要在他所屬的任務筆記中的哪個順序執行。然後就放入那個順序中。
• 告訴自己，所以等到那個步驟再處理即可，現在先做任務筆記前面的步驟。
• 不用擔心忘記，因為任務筆記已經是統整中心，在上面的都不會漏掉。
• 效率提升：
• 可以真正開始判斷優先次序。
• 以前我們無法判斷，是因為我們想要當下用大腦判斷，可是專案、任務系統往往是很龐雜、複雜的，大腦是無法用想的來做判斷。
• 現在我們可以判斷，是因為我們已經有統整的專案、任務筆記，只要決定新出現的事情，要放入筆記的哪個位置即可。
• 所有事情，都應該先排入專案系統，這樣就可以翻轉掌控者，不是讓郵件、即時通掌控我們，而是我們的專案任務筆記握有掌控權。
• 延伸參考：
• Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法
• Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析

四，從任務筆記出發，工作更專注有效率

• 關鍵技巧：有統一的專案任務系統，執行時應該優先並且只打開這個系統
• 問題：
• 打開郵件，本來要找一封之前處理過程的郵件，結果被新郵件吸引，不知不覺花了幾十分鐘處理新出現的次要任務。
• 打開即時通，本來要確認之前的某段對話或文件檔案，結果被新對話拉去，不知不覺又晚了幾十分鐘才回到重要工作狀態。
• 可以這樣做：
• 接受新任務，當然還是需要郵件、即時通。
• 但是處理任務時，只打開任務筆記（前提是筆記是統整中心）。相對來說，任務筆記不會有新通知，更容易專注。
• 建立一個總是優先開啟，甚至只需要開啟這一個，就能看到所有東西的專案任務統整筆記。
• 效率提升：
• 而且任務筆記上，一個頁面統整了步驟、資料與想法，就算連結到其他資料也是直接連結，過程中不會看到多餘的東西，也就不容易分心。
• 任務筆記上已經統整了所有順序，照著做就可以，效率直接提升。

五，任務筆記可以不斷覆盤

• 關鍵技巧：隨時在任務筆記中回顧、拆解與思考
• 問題：
• 任務完成後想要覆盤檢討，但是根本無法記得、無法找回之前做了什麼？產生哪些資料？於是覆盤常常花時間又失準。
• 想要找回上次任務怎麼做，但太分散根本找不回來，只好重新規劃、重新思考、重複犯錯。
• 可以這樣做：
• 執行任務過程要隨時開啟任務筆記，出現什麼新想法、新資料、新步驟，立即統整到任務筆記就對了。
• 那麼每一則任務筆記，當任務完成後，就是最佳覆盤筆記，只要花一點點做最後整理，留作下次參考使用。
• 效率提升：
• 工作上有很多重複任務，只要搜尋出上次的任務筆記，重複任務就能不犯錯、不用重新拆解、不須重新找資料，真正快速有效率的執行。

小結：

多年來的職場工作經驗告訴我：

• 如果有一個人在合作任務的過程中，常常跟我說他要確認一下郵件、找一下之前即時通，那麼往往這個任務執行時，他一定總會漏掉幾個我們明明討論過要做的細節。
• 如果開會時，他一直翻看之前的會議記錄來確認目前任務要做些什麼，然後會議討論的待辦事項他雖然記下來，但卻是記在一個新的筆記頁、新的待辦清單中。那麼往往我會要一直提醒他重點在哪裡，要不然他通常都會忘記或搞錯。

當然，有時候要要求別人怎麼做，一定比較難。

但起碼從我們自己開始，建立「好的工作習慣」，其實真的不需要多花時間，相對的反而可以節省出更多未來的時間，而且建立一個準確、有效率的工作流程。

分享我的反思，以及五個關鍵步驟，提供大家參考。

有興趣的朋友，可以延伸參考這些任務筆記的最佳工具：

• 如何重新整理 Evernote 筆記？完整教學流程的重新排序分享
• Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法
• 一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案
• 如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包

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