[下班後時間管理] 用 STORIES 時間整理術,讓日常瑣事也能創造超級體驗



如何在瑣碎日常的生活事務中,為自己創造時間的滿足感,而不會覺得忙碌但空虛,或是休息結束後更疲倦沒有動力呢?

最近讀了一本書《你怎麼過今天,就怎麼過今生:哈佛、康乃爾教授都在用的STORIES時間整理術,7個方法過更好的生活》,裡面提出了一個「STORIES」時間管理法,具體細節就不一一介紹,但這本書的起心動念,和我這一系列「下班後時間管理」文章很類似:

  • 如何善用空閒時間,如何不虛度,是更重要也更困難的時間管理問題。
  • 避免瞎忙(尤其在自己的時間中),忙得有意義、感到滿足,要練習在自己可掌控的時間創造超級體驗(STORIES的意思,就是獲得你會想跟別人說故事的體驗)。

「超級體驗」簡單來說,就是如何幫助自己在下班後的時間,能夠跟工作時同樣專注、投入(進入心流),並獲得讓滿足的成長與回報(產生價值),而且更關鍵的是:

就算是「看似平凡的日常事務」,我們也可以透過設計,讓他們變成對自己、對家人、對朋友有意思的體驗。

這樣一來,時間管理的目的:善用時間,創造價值,其實也就等於達到了。

下面我就以《你怎麼過今天,就怎麼過今生:哈佛、康乃爾教授都在用的STORIES時間整理術》這本書的架構出發,但結合我的理解與案例,跟大家分享閱讀心得,同時也是我分析的可行操作步驟。




1. 為平凡事務設計讓人期待的故事


現象與我們的慣性行動:

把該做的事情排入待辦清單,記得去做,其實是相對簡單的事情。但是處理這些日常事務時,如果只是當作慣例來做,漸漸的這些事情就真的變成重複又不得不做的雜事,只是在解決問題,但卻從中找不到樂趣。

或者有時候我們感覺為生活設定出目標了,但其實我們的目標是「指標型目標」,而不是「創造故事的目標」。這兩種目標有什麼不同呢?用下面這個例子來對比:

  • 指標型目標:週末要有半天時間陪伴孩子
  • 創造故事的目標:週末和孩子練習創造出恐龍摺紙樂園

指標型目標感覺有目標,但做久了也會變成像是日常瑣事。我們在設定生活目標時,是指標型目標,還是創造故事的目標呢?

於是日常事務的待辦清單,真正的問題還不在於是否能做到,而是做到之後,是不是讓我們感覺到快樂、有趣、生活變得不一樣?



可以採取的改善行動:

我們如何解決這樣的問題呢?無論是日常瑣事,還是生活中想做、該做的事情,其實只要採取兩個關鍵的改善步驟即可:

  • 主動設定我想達成的價值
  • 設定符合價值、可以創造的具體成果

例如:
  • 原本的日常事務:
    • 陪伴家人、增進家人關係、空出陪伴家人的時間等等。
  • 主動設定我想達成的價值:
    • 希望和家人、孩子透過學習共同的興趣與技能,建立共同目標。
  • 設定符合價值的具體成果:
    • 練習摺紙計畫、親子運動計畫、練習烘焙計畫。




我們的生活待辦清單,是在哪一個層次做安排呢?是在「日常事務」的層次?還是「符合我想達到的價值的具體成果」的層次呢?

「為平凡事務設計讓人期待的故事」,其實沒有那麼複雜或困難,而是我們有沒有更深入的多想一點?

如果有,那麼一次為了應付長假而進行的家庭旅行任務,有可能變成讓孩子參與家庭計劃、建立自信的有趣任務。日常的打掃活動,有可能變成幫助孩子培養自己做得到的成就感的活動。

這樣一來,這些日常的生活事務,也會變成是有很多很想寫下來的故事的活動了。



要改變的信念:

日常習慣不一定就是不斷反覆,主動設計,可以每次都有新鮮事(延伸閱讀:養成好習慣不是堅持重複做,放下恆毅力,打破習慣鎖鏈)。完成日常瑣事不是過日子,而是可以為自己寫故事。

我們處理生活任務,是「花時間完成任務」,還是「花時間創造我覺得有意思的成果」?

後面這個思維的轉換,就可以跨出讓日常瑣事也能有不一樣體驗的第一步。




2. 設計挑戰,設計難關,享受時間


現象與我們的慣性行動:

因為前面把日常瑣事當作日常瑣事的習慣,而沒有做出有價值的翻轉、有成果的設計,於是我們就真的變成只是花掉時間解決日常雜事。

如果我們的生活待辦清單,就是這些記得把雜事做完的清單,那麼當然愈做愈無趣,變得不想做,變得無法專注投入。(延伸閱讀:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

為什麼日常事務會覺得無聊?做完覺得沒有獲得什麼?因為缺乏挑戰,缺乏克服難關帶來的成就感。

但是挑戰與難關,不一定是要去做很重要的事情才有。即使是日常小事,我們也可以為自己設計挑戰與難關,這樣一來:

可以幫助我們「覺得時間花得值得」,即使是完成日常瑣事的時間。



可以採取的改善行動:

當前面一個步驟,設定出「有故事的成果」後,我們還可以進一步為自己的這些生活成果設定階段性的挑戰,同樣的只要做兩個步驟,就能享受到完成挑戰的成就感:

  • 自己設定多個階段性門檻
  • 記錄自己的進步與改進方案

挑戰無關大小,主動設計自己沒做過、可改進的小門檻,排出優先順序。那麼在做這件事情的過程,就能更長時間保持動力,執行的時候也可以更加專注投入。

像是在我烘焙這個生活專案中(根據前一段的案例,這個專案是我在花時間陪伴家人底下設計出來的有故事專案),設定過一個成果是「3個月內做出小孩的生日蛋糕」,然後我排出每周要挑戰的小門檻,循序漸進,例如:先做出戚風蛋糕體、練習添加內餡、練習塗抹奶油、練習做出造型。

於是在推動這個生活專案的過程中,我們不會覺得無從下手,每個週末都有家人一起共同努力的小挑戰,挑戰結束後還可以一起討論如何解決一些難題,並且一起享受完成的成果。(延伸閱讀:我如何用「不一樣」練習找回自己的快樂情緒?




要改變的信念:


而在執行這個日常活動的過程中,也因為這樣「任務化」,甚至「專案化」的設計,幫助我自己,也幫助家人可以更專注投入在這段時間中,於是也因為這樣的投入而有更滿足的回報。(延伸閱讀:簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!





3. 設計生活中的目標化待辦清單


現象與我們的慣性行動:

延續前面兩個步驟,接下來,我們可以反省看看,自己日常的每日待辦清單,是條列式的日常瑣事?還是有包含一些有意思的生活小挑戰呢?

只有記住瑣事、不要忘記的待辦清單,這不是真正的子彈筆記。



可以採取的改善行動:


經過前面的拆解,我們找到了生活中也可以創造超級體驗的「一些小行動」。

接下來我們可以做的,就是把這些小行動,確確實實的安排到自己的每日待辦清單中。

我自己有一個 3 層每日待辦清單的架構,第二層處理那些工作專案進度,第三層處理臨時雜事。

但第一層,我會每天起碼放上一件屬於我個人價值目標的小行動,就算時間不夠,每天為自己推進一小步,那麼這一天的感受也會變得與眾不同。




要改變的信念:

我們每天沒有很多時間,但一定有時間推進目標的一點點進度。

我們不需要一口氣完成生活目標,只需要完成一個小挑戰,就會覺得獲得極大的滿足感。




4. 把日記反省,變成任務覆盤


現象與我們的慣性行動:

第四個階段,是那些我們完成過的大大小小生活行動,是做完後船過水無痕,還是不斷在幫助自己累積更大的滿足、成就、信心呢?

這時候,或許我們會用寫日記的方式,寫下這些完成生活任務的心得想法。

但是如果我們希望的是讓生活上的大小事,累積出、創造出更超越顛峰的體驗(這裡不是要跟別人比,而是跟自己比),那麼比寫日記更好的辦法,是寫每個生活任務的覆盤筆記。



可以採取的改善行動:

對比於心得式的日記,可能是每天寫一則。生活中的覆盤筆記,不是以日期為單位,而是以任務為單位,聚焦在前面步驟設定出來的明確生活專案、生活任務中。

關注的不是每天做了什麼,不是日期的心情與心得。

而是關注在「這件生活事務,我還可以如何改進?如何做得更好?」然後不斷修正自己對這個生活任務的計畫與經驗。

慢慢地,你有可能成為這個生活任務的小小專家(同樣的,不是要跟大家比,而是跟自己比),然後你就會發現:

你原來不是在完成生活雜事,而是在練就許多生活技能。

就像我在這篇文章分享的:「如何整理學習筆記系統?不是堆積資料心得,5年食譜筆記為例」,其實是我要處理「家人飲食」這個生活日常雜事的過程中,轉換成生活小技能的過程。




要改變的信念:

從日常事務完成就好的心態,轉換成練就一個生活技能的心態。

從寫日記的思維,轉換成寫覆盤筆記的思維。

這樣一來,大多數日常瑣事,也會變成有意思、有價值的事,而生活的時間就能被我們更加的活用。




小結:


在《你怎麼過今天,就怎麼過今生:哈佛、康乃爾教授都在用的STORIES時間整理術》這本書中,提到創造「超級體驗」,讓生活有好的故事,要經歷四個階段:

  • 開始前的期待
  • 好奇的開始
  • 各種心流、新鮮、驚嘆的探索
  • 回歸的利用與品嚐

我將其作了一些轉化(不一定一一對應,但基本涵蓋了這四個階段),轉化成我自己日常實踐可行的做法,也分享給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

系列文章可參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[下班後時間管理] 用 STORIES 時間整理術,讓日常瑣事也能創造超級體驗


留言

  1. 感謝Esor大的分享,我自己近年來的日記形式也近似文中所說的...…
    記日記最難的是每日持續,後來體悟到惟有能快速寫完,才會願意每日書寫,因此我將每日日記分成五個標的(自己的時間管理與記錄也同樣歸類成這五大項)分別是:
    創作、精進、娛樂、生活、生存
    每日日記則紀錄這五類做了哪些事,並加註簡短的有感心得、可改進之處、沒做的原因...…
    一來可以養成每日紀錄的習慣(因為有目的性、能快速完成),二來也方便日後覆盤回顧及思緒的連結(條列式)!
    感覺能附議您文中提及的方式,謝謝

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    1. 寫了日記很多年的體悟就是,比起分散的日記,不如根據目標寫覆盤,那麼在這目標上能持續改進,日記的意義也就體現了。

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