如何分享一份 Google 試算表的不同資料範圍給不同人員個別查看?



這是我在進行 Google 辦公室工具、 Google 試算表相關課程時,最常被問到的問題之一。雖然 Google 雲端文件的共用協作很簡單,不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管:

共享一份資料表給 A 和 B 時,讓 A 只能看到自己的資料範圍,「不要看到」 B 的資料範圍。

例如下面這樣的情況。

我負責管理一份工作總表(以 Google 試算表製作),可能是規劃各個分店的預算帳目表,可能是計劃每個團隊的專案工作表,我在工作總表統一編輯,想要即時共享給不同分店、不同團隊觀看。

但是,我不能直接共享這份工作總表,因為 A 分店不能看到 B 分店的預算帳目,A 團隊也不需要看到 B 團隊的計畫。

要怎麼做到:
  • 我只要編輯與管理一份工作總表,簡單又明確。
  • 不需要每次複製貼上、重複剪貼資料、花時間 mail 給他人更新,於是節省大量時間。
  • 但可以做好最完整的權限控管,讓不同人員,只能看到屬於他們的即時更新資料。



例如下面這份工作總表範例,我平常在上面統一更新:

但要如何讓分店 A 只能看到分店 A 的預算與任務規劃,分店 B 也只能看到自己的部分資料,彼此不能看到他人的資料範圍?

因為單獨一份 Google 試算表,如果共享給 A 檢視查看,那麼 A 不只能看到自己的資料,也一定能看到同一份試算表中 B、 C 等其他人員的資料。

不知道常常用 Google 試算表進行這類團隊資料協作的朋友,有沒有更好用的方法?也歡迎你跟我分享,下面我則分享自己的作法。




我會利用「 =importrange 」這個 Google 試算表的函式來設計工作流程:

  • 我只需要在「總表」上進行統一的編輯更新。
  • 但指定總表上的一部份資料範圍,同步到試算表 A。
    • 再指定另外一部份資料範圍,同步到試算表 B 。
    • 又指定最後一部份資料範圍,同步到試算表 C 。
  • 試算表 A、 B、 C ,各自分享給團隊 A、 B、 C 查看。
  • 於是不同團隊,就能同步看到我在總表上不同資料範圍的更新。
    • 且彼此不會看到總表上其他人的資料。

雖然這是一個變通的方法,也有不近完美之處(例如其他人只能查看,不能同步在試算表 A、 B、 C 編輯不同範圍),不過確實能解決本文一開始所說的問題。




操作設定步驟如下,前面我已經有一份統一管理的工作總表了(如前面圖例)。

我另外新建一份試算表 A (B、 C),在想要插入總表內容的儲存格上,輸入下面函式,指定讓總表的某一資料範圍,自動匯入到試算表 A :

=importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")

這個公式我之前在另外一個應用案例中(把多份試算表,自動匯流到一個自動更新的總表),有更詳細的教學,大家可以比對參考:一條函數公式讓多份 Google 試算表帳目自動匯整到總表教學




以上面的例子,函式 =importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")  ,會變成:

=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxx/edit","工作表1!A1:I8")

要注意的就是,「來源網址」就是總表試算表的網址列網址,但只需要複製到「edit」結束的部分即可,否則可能無法順利同步匯入。

匯入時,會有一個「允許存取」的動作,允許另外一份試算表的內容,匯入這份試算表。




這樣一來,試算表 A 就可以自動匯入總表的指定範圍資料,並且總表試算表中有任何更新,試算表 A 都會同步更新。




接下來,我只要把試算表 A ,「共用」給團隊 A 的人員,那麼他們就能在試算表 A 中,看到來自總表的 A 範圍資料了。

當然,團隊 A 的人,也就不能看到總表上其他部分的資料。




不過,「 =importrange 」匯入的資料內容,在資料表 A 中是「只能查看,不能編輯的」,如果在試算表 A 中編輯匯入的資料,這個函數公式就會「失效」。

所以如果你希望試算表 A 中某些資料是從總表匯入,只讓團隊 A 查看。但其他部分可以讓團隊 A 編輯。那麼可以利用之前分享過的保護儲存格技巧:「如何 Google 試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧」。




因為這個問題,常常在課堂中聽到學員提出來討論,所以特別撰寫一篇文章,跟大家分享其中一種作法。

就像前面說的,如果你有更棒的作法,也歡迎跟我們分享。

對 Google 試算表進階技巧有興趣的朋友,歡迎進一步查看:

留言

  1. 關於:「不近完美之處(例如其他人只能查看,不能同步在試算表 A、 B、 C 編輯不同範圍)」,若改為各個分表都分別一個輸入、一個查看不同的工作表,再依工作表設定權限,這樣有達到您要的目的嗎?
    把總表與各個分表交互 IMPORTRANGE,讓 A 能輸入自己的資料、查看自己的資料;讓 B 能輸入自己的資料、查看自己的資料;管理者可以彙整所有資料:
    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Pk-Nh9dNcxyCgGYNMiAS9ijarqrZuQxTmtlNvxoAPDQ/edit?usp=sharing

    回覆刪除
  2. Esor 大有沒有打算成立 LINE 社群,讓同好們討論 Google 試算表應用技巧? 期待 :)

    回覆刪除
  3. 其實用Airtable就能完美解決了

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟

羅浮宮開放48萬張文物照片圖庫,從蒙娜麗莎到獅身人面像免費下載

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

工作愈忙愈要「離開前歸位」, 4 個小步驟幫助未來的自己減少拖延

Audible Stories 免費英文有聲書,從兒童繪本到福爾摩斯專人朗讀