反省覆盤說得簡單,為何我仍無法落實 PDCA 的改善方案?


我們都希望自己可以更有效率的工作,都希望可以節省時間、掌控時間,都希望自己能夠輕鬆解決工作問題。


這些問題其實有一個最實際可行的解決辦法,就是:「善用經驗、持續改善,讓下一次比這一次做得更快更好」。


或許我們很難一次做出完美計畫,很難第一次就做出最有效率行動,我們不一定是天才,不一定一開始就是專家。

但只要做好 PDCA 的查核與改善,那麼大多數朋友都能透過快速進步,讓自己快速的提升效率。

然而,PDCA 說來簡單,反省、改善看似容易,大家也都能認同,只是說要從經驗中獲得反省,或是改善經驗,卻好像知道,實際做起來又好像做不到。

這中間,是不是還缺少什麼關鍵步驟呢?今天這篇文章,就來嘗試分析看看,我們做不好覆盤、做不好經驗反省,關鍵的原因,與有效的做法會是什麼?





為什麼我們沒辦法有效的反省經驗?


要反省經驗,首先要有經驗可以反省。但經驗不是做過就會有的,因為做過,跟「記得自己做過什麼」實際上是兩回事。

就算我們想要檢核自己的任務,但是如果前面沒有對任務做好步驟紀錄,沒有把任務過程中產生的問題,跟自己的想法隨時筆記下來,那麼就算任務結束的時候想要做一個反省,基本上我們根本已經忘記了任務執行過程中的那些關鍵細節。

這時候可能要花非常非常多的時間去做回憶,如果反省的動作要花掉這麼多的時間,就會讓我們不願意去做這件事情。於是大多數任務,尤其龐大的專案,我們反而因此而抗拒覆盤。因為太花時間了,而實際上我們也找不回許多細節,所以變成花了時間,卻沒有真正改善效果。

然後就算我們願意花時間,但因為當任務接近完成的時候,很多細節沒有記錄已經遺失了,所以就算要做覆盤,往往也是一種很籠統的經驗反省。最後的結論不外乎:我應該要再更努力、應該要再更認真、應該要早一點做、下次應該更細心,等等其實沒有什麼具體意義的反省。

因為,我們已經沒辦法確認到底是哪些步驟、細節需要改進,我們也沒辦法確認到底時程表的哪個環節如何具體的調整,因為任務完成了,中間的細節卻已經完全丟失了,我們花再多時間都找不回當時的那些關鍵步驟。




有意識的記錄:行動、問題、想法


那麼如果希望一個專案、任務結束之後,我們可以做出有效的反省,這時候我們應該怎麼做呢?

我就需要隨時有意識的記錄自己到底做了什麼。

什麼是有意識?就是任何事情一開始,就明確的知道這件事情未來一定有機會改善得更好,所以我需要為未來的改善,留下一個可用的改善依據。

不過下一個階段的問題來了:「我應該要記錄到什麼程度才夠呢?」

當然我是可以記錄的非常細節鉅細靡遺,但有時候紀錄得太詳細,反而會讓我們浪費更多的時間。

有時候事情做到夠用就可以了,這時候如果我們希望未來可以做出有效的覆盤,有三個關鍵的記錄重點:

  • 我做了什麼行動。
    • 或許不一定要鉅細靡遺,但關鍵的步驟一定要記錄下來。
    • 什麼是關鍵步驟?做得當下覺得這個步驟未來需要參考,例如它很重要、做得很好、做得不好、感覺還可以更好,都是關鍵的步驟。
  • 過程當中遭遇哪些問題點。
  • 一邊做一邊想到的改進想法。




尤其是「一邊做一邊想到的改進想法」


在執行任務的過程記錄「想法」,尤其是一個重要的習慣養成。


這件事看似簡單,其實很容易被忽略,因為我們通常只想著事情趕快做完,做過就算了,很少會去在意自己腦中冒出的各種其他想法,然後這卻是最關鍵的部分。

因為我們做過什麼行動、遭遇什麼大問題,還有可能在一些自然的工作記錄中(例如電子郵件),比較容易回憶起來。

但最難找出來的東西,是我們在工作的過程中,遇到問題的當下,產生的某些改進想法。這些想法,隨時都有可能在我們執行任務的過程中在腦袋跑出來,但最難整理的,就是等到任務結束之後,這些改進的想法往往也已經從腦袋中消失了!

如果我們要等到最後覆盤才來整理這些想法,在現實中不太合理,又會消耗更多的時間。
不如一邊做,一邊就把想到的改進想法記錄下來,最後再去蕪存菁與統整,才是最有效又最快的方法。





不是從積極的反省開始,而是從有意識的記錄開始


如何讓PDCA的改善法可以有效實踐?反省說得簡單,實際上善用經驗需要技巧。

當我們能夠執行前面的方法,那麼等我們完成一個任務,或是專案各階段需要做一個檢核的時候,我們就能夠真正的完成需要的覆盤。

只要「有意識的記錄任務過程的:行動、問題、想法」。

我們可以很清楚的知道之前做了哪些步驟、遇到哪些問題,並且我們也知道過程中已經產生了哪些想法,這才是真正有效的「經驗」。

可以被改善的經驗,不會是存在腦袋中的模糊景象,而是白紙黑字的細節。

這篇文章,希望能提醒大家,雖然我們都很容易接受:「反省很重要,改善很有效」這樣的道理,但有效覆盤的落實,不是從積極的反省開始,而是從有意識的記錄開始。

沒有有意識的記錄,反省只會變得更花時間,還可能是浪費時間。

許多時間管理的方法皆是如此,方法雖然看似有道理,但實行的細節其實有順序、有巧門,如果沒有掌握細節,反而容易遇到更多問題。這也是我在《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?》新書中想要解決的問題。

而關於覆盤與記錄的方法,歡迎可以延伸參考:

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