超深入剖析 OneNote 教學！筆記術專家必備17個功能

前一陣子，我受邀到一個以工廠生產為主的某企業內部演講「 OneNote 」主題，分享如何運用這樣的雲端筆記，架構出和工作專案管理正相關的知識、資料管理流程。雖然大家都知道電腦玩物熟悉並且自己善用 Evernote ，但就像我常說的：一法通、萬法通，要跳躍到 OneNote 做實例分享也還是做得到的。

而且我故意去接下這個挑戰，因為我認為目前市面上雖然筆記「工具」很多，但足以負擔知識筆記管理、專案資料管理流程等重責大任的雲端服務，看來看去，就只有 Evernote 與 OneNote 這兩個是好選擇。於是，我也想趁著那次講座的機會，給自己一個動力，去深入的研究一下目前 OneNote 的細節。

那次講座很順利的完成，也獲得很多迴響，大家對於「第二大腦的筆記術」可以帶來的工作效率改變都很有興趣，無論使用的工具是 Evernote 或 OneNote ，其實道理不變。

我也決定不藏私，透過那次講座所累積的我對 OneNote 的深入剖析，和一段更長時間的應用心得，今天這篇文章我就要來做一次整理分享！

當然，身為 Evernote 的愛用者（目前還是），我免不了在分析過程會帶著一點從 Evernote 剖析 OneNote 優缺點的角度，請大家多見諒，但這篇文章我盡量以優點為主，若還有不周全之處，歡迎 OneNote 使用者們來補充。

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  一、 OneNote 最重要的筆記方法

1. OneNote 類似一本書或論文：章節分類法

Evernote 和 OneNote 乍看之下就有很大不同，我們要怎麼理解兩者在基本筆記分類上的區隔，並善用各自優點呢？我會說， Evernote 像是筆記本，而 OneNote 像是書、論文。

其實兩者的基本分類架構是差不多的：

• Evernote 堆疊－記事本－記事
• OneNote 筆記本－節－頁面

不過不像 Evernote 把所有資料統整在同一個資料庫檔案，在 OneNote 中每一個筆記本都是一個像是 Word 那樣的獨立檔案。 Evernote 希望你把所有筆記當作一個資料庫來搜尋，而 OneNote 希望你把不同內容當作每一本不同的書來翻閱。

所以你可以把 OneNote 的分類方式想像成你會怎麼分類一本書、一本論文的方式，在一本筆記本內，上方的分頁就是你的第一章節、第二章節......，每一個章節打開來右方的頁面清單，就是這個章節裡等待翻閱的有順序的內容。

延伸閱讀：Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜

2. 筆記邏輯排序的自由與自主：頁面下的子頁面、子子頁面

咦？如果說 OneNote 和 Evernote 基本分類層次差不多，為什麼有人說 OneNote 有更細緻、更多層的目錄分類呢？

這就要講到接下來的兩個 OneNote 重點功能：子頁面、節群組。

首先我要推薦 OneNote 電腦版中可以做到的「子頁面」功能，這有點類似「待辦清單」、「樹狀目錄」的概念，我可以在頁面清單中的某一則頁面（筆記）上點擊右鍵，選擇「製作子頁面」（往右降階一層），或是「升階子頁面」。

於是，就依靠這個簡單素樸，但是絕對有效的方法，我們的筆記清單看起來不會只有一層，而可以分出兩層、三層的層次，這樣主從結構、重要與不重要的關係，就很清楚了！

這裡還要推薦一個 OneNote 關鍵功能，搭配這個子頁面功能的，是 OneNote 可以讓我們「自由拖曳排序每一則筆記的上下順序」，於是每一則筆記之間的邏輯、關係、權重可以「單純透過排序與升降」就一清二楚。

3. 章節再分類與收納隱藏：節的群組

更進一步的， OneNote 在上方的章節分頁中，也允許節與節之間組成一個新的「群組」。

我通常會把這個功能想像成是：把已經不重要、用完的章節，收納到一個群組資料夾中，讓畫面上優先顯示重要的章節分頁。

只要在分頁上點擊右鍵，選擇「新增節群組」即可，就像下圖中的［封存］就是一個我收納不重要的節的群組。

4. 像真實筆記一樣，但也是雙面刃：筆記自由排版

OneNote 的筆記內容可以自由排版，一向為人所津津樂道，這個意思是你可以把 OneNote 筆記頁面想像成一張真實的白紙，你可以隨時在任何上下左右位置加上任何文字與圖片，自由揮灑，而非數位文件那樣的上下流水帳。

這一點確實有其好用之處，例如靈感筆記時，可以自由編排圖文位置就可以展現思緒的路徑。例如現在很流行的黃金三分割筆記法也可以在 OneNote 實現。甚至，你可以用 OneNote 排版出一個跟海報一樣漂亮的筆記！

但是為什麼是雙面刃呢？

因為自由排版雖好，但是從電腦端同步到 App 端、網頁端後，就會常常造成錯亂，而且這個錯亂可能是不同筆記區塊重疊而無法在行動版 OneNote 中閱讀。

所以何時應該善用自由排版？何時為了行動筆記方便而應該節制自由排版？就變成使用 OneNote 時必須考量的一個筆記方法。

5. 共寫筆記本：多人即時同步合作筆記

但是 OneNote 可以自由排版筆記的特性，也就是他是以一個一個圖文區塊來解析內容的技術，帶來了一個我必須大力稱道的優點，那就是：

在 OneNote 中可以支援多人一起同步協同合作一則筆記！不會有筆記衝突！因為每個人都可以在各自筆記區塊自由撰寫。

在  OneNote 中，可以允許我們和他人「共用」一整個筆記本，這時候參與共用的人可以一起編輯筆記本中任何一則筆記的內容，甚至可以多人同步編輯。

例如下圖是我在那次 OneNote 課程講座的實作練習中，我同時邀請現場 60 位以上的學員一起編輯我開放的一本筆記，我可以從電腦軟體端編輯，他們可以從網頁端編輯，而內容都能即時協同合作。

6. 留下修改簽名：標註每個人修改的筆記段落

而如果你仔細看圖中的展示，你會看到  OneNote 還可以在每一個他人編輯的筆記段落，加上對方的名稱註解，讓我知道一則筆記到底哪些段落由誰做了最後修改。

這一點我覺得也非常有用！讓我知道筆記中有哪些段落被哪個人改動，可以讓工作更好的被追蹤。

其實，我知道 Evernote 團隊也正在研發要支援多人即時協同合作筆記的功能，我會建議他們參考目前 OneNote 可以做到的，也保留 Evernote 目前的優點（例如可以單獨分享單則筆記、把筆記發布成網頁等等），這樣一定會更有競爭力。

7. 跳到指定內文段落：插入筆記的段落連結

在 Evernote 中，我常常說「記事連結」是最好的專案筆記整理方式，透過類似維基百科那樣的方式，把其他筆記的超連結，整理到一則專案總目錄筆記，這樣就方便我們點擊目錄連結來跳到需要的筆記中。（參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理）

而 OneNote 一樣可以做筆記連結整理。

甚至更進一步的， OneNote 不只可以插入一則筆記的連結，還可以插入「某一個筆記內的某一個特定段落的位置連結」，讓我們點擊連結後，直接跳到那個內容段落的位置！這尤其對筆記很長很大時，可以當作找到內容錨點的好方法。

我只要先圈選筆記內某一個小段落，然後按右鍵選擇「複製段落連結」。

把連結貼到任何一則其他筆記中，以後點擊這個連結，就會跳回上圖中的那個文字段落。

你還可以這樣應用：有一則很長很多內容的筆記，把每一個標題段落複製段落連結，統一貼在筆記的最上方，這樣就好像是這則筆記內文的快速跳轉目錄了！

    二、 Onenote 2016 Windows 版特殊功能（與其他版本有巨大差距）：

8. 標記重要筆記段落：筆記內圖示標籤與過濾搜尋

前面介紹的七個功能是每個電腦版本都可以用的，但是 OneNote 在不同平台之間其實也有很多差異，尤其很多特殊的新功能，目前只出現在 OneNote 2016 for Windows 的版本中， Windows 使用者要確認一下自己是否有正確安裝與更新到 OneNote 2016 。

接下來我就要介紹幾個只在 OneNote Windows 版，甚至是 OneNote 2016 Windows 版才有的優秀筆記功能。

第一個是 OneNote 的標籤搜尋， OneNote 的標籤和 Evernote 的標籤功能有很大不同， OneNote 的標籤比較像是針對內容的圖示說明，我們可以把標籤插入在筆記內文的任何地方。

OneNote 內建了很多基本的標籤，例如待辦事項核取方塊、重要星號、問題問題等等，我就在筆記內文覺得適合這個說明的地方，貼上這個標籤圖示即可。

而 OneNote 2016 Windows 版最棒的一點是，他可以過濾搜尋這些圖示標籤，例如我可以過濾出所有加上星號的筆記段落、過濾出所有有待辦方塊的內文段落。

這樣要找到關鍵筆記的位置，就可以善用標籤來找，可惜這個過濾搜尋功能只有 Windows 版有。

9. 更快速的筆記連結目錄整理：快速搜尋並插入連結

前面講到了筆記連結的好用之處， OneNote 2016 for Windows 還具備一個很棒的插入筆記連結的方法，就是在想要插入連結的地方直接點擊右鍵，選擇要插入連結，這時候可以在彈出小視窗直接搜尋到該則筆記，直接插入該則筆記連結。

這樣就不用兩三則筆記反覆來回去複製貼上了。

10. 筆記內插入可播放的線上影片

OneNote 2016 還能在筆記內嵌 YouTube 等線上影片網站的播放器，只要在插入時選擇插入線上視訊，加上影片網址，就會自動生成播放器。

而且這個影片是可以直接在 OneNote 筆記內播放的！

11. 手繪、手寫或流程圖筆記：強大的繪圖功能

在 OneNote 2016 中也內建了更強大的手繪功能，如果你搭配 Windows 平板或 Surface 電腦來使用的話，效果相得益彰。

當然，這個繪圖功能不只是手繪、手寫的好工具，他還內建了基本的流程圖圖庫，所以我們還可以用來快速劃出心智圖或組織圖。

更進一步的， OneNote 2016 可以直接圈選畫面中的任何單獨繪圖元素，移動這些繪圖元素的位置或大小。

12. 筆跡辨識！將手寫筆記轉換成數位文字

而如果你真的在平板中利用 OneNote 來做手寫筆記，當你把手寫筆記圖案同步到電腦版的 OneNote 2016 後，可以試試看他的「筆跡轉文字」功能！

針對「橫書」的中文， OneNote 2016 還可以將中文筆跡，辨識成數位文字內容。

這部分我還沒有深入測試可以支援到多強大的轉換，但確實值得好好利用。

13. 內建商務、學習筆記範本

我在介紹 Evernote 筆記方法時，常常說要幫自己建立常用的筆記格式範本，這樣下次同樣工作直接套用即可，例如：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 、九宮格筆記法 Evernote 實作，跳脫直線的表格思考術 等筆記法中，我都提供了筆記範本給大家下載。

而在 OneNote 2016 裡，就像 Office 的 PowerPoint 範本、 Excel 範本一樣， 也內建了不少的商務開會筆記、學習考試筆記範本，裡面甚至還有三分割筆記法，可以直接套用。

14. 還原筆記舊版本

OneNote 在免費版中就支援了筆記舊版本還原的功能，不過電腦版、 App 版裡只有 OneNote  2016 Windows 版才能操作。

我可以從［歷程記錄］找回我過去幾天編輯的不同筆記內容，查看舊版本內容，或還原到那個時間點的筆記。

15.  跳到未讀取過的：下一個他人修改的筆記段落

前面不是提到 OneNote 可以多人即時編輯筆記嗎？於是更進一步的在 OneNote 2016 中，我們可以快速查看「最近哪些人編輯了哪個段落的筆記」。

進入「歷程記錄」，點擊［下一個未讀取］，就會自動跳轉每一個我還沒查看過的、他人新增或修改的筆記內容，讓我統一快速整理。

     三、 OneNote Android 版特殊功能

16. 快捷筆記按鈕＋筆記遞增模式

OneNote 的 App 版本老實說比較陽春，但基本功能還是有，而且 OneNote 的 Android App 版有一個我滿喜愛的特色，就是他可以常駐在桌面最上層的筆記徽章。（參考：用過後真正改變效率的10個 Android 桌面小工具推薦）

這個筆記徽章不只幫助我們快速新增筆記，最重要的是它可以用「遞增模式」新增筆記，也就是我可以把新增的筆記內容插入之前某一則筆記下方！而不用單獨新增一則全新筆記。

其實 OneNote 之前的網頁擷取功能也可以這樣做（遞增模式），但最近 OneNote 網頁擷取常常出錯，有些電腦根本無法安裝，不知道出了什麼事情。

17. 用 Office Lens 掃描紙本匯入 OneNote 

最後，要推薦大家的是行動端的 Office Lens App， 這個 App 也與 OneNote 密切結合，掃描後的紙本可以同步到 OneNote 中，是利用 OneNote 進行無紙化工作的必備工具。

哇！或許有些朋友看完 OneNote 強大的多個功能後，也有所心動？那麼我建議你就去試試看，尤其如果你已經是 Evernote 使用者，試試看不同的知識庫整理工具，會有新的啟發。

那麼對我來說最後會怎麼選擇呢？我還是會繼續使用 Evernote ，為什麼？這或許先讓大家充分討論 OneNote 後，之後我再來寫一篇 Evernote 與 OneNote 的優缺點比較，而最終結果其實不是誰比較好，而是兩種不同風格與方法的知識管理，你比較適合誰？

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