ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧
| 步驟 | 輔助操作 | 成效 |
|---|---|---|
| 收集 | 利用AI工具解析問題，找到難以通過標準搜索獲得的資料 | 獲得更精確、結構化的資訊，節省搜尋和篩選時間 |
| 輸入 | 利用AI工具將資料摘要並重整，促進個人筆記生成 | 快速轉化外部資料為個人知識，提高學習和記錄效率 |
| 整理 | 利用AI重新組織資料，轉化為需要的架構 | 增強資料可用性，提升後續應用的便捷性，如報告或學習資料的結構化 |
| 輸出 | 利用AI進行腦力激盪，刺激創新想法的產出 | 促進創意思考，提升文章或報告的內容豐富度和創新度 |
| 摘要和翻譯 | 對長篇文章進行摘要和翻譯，簡化內容 | 節省閱讀和理解外語材料的時間，快速抓取核心信息 |
| 數據處理 | 分析PDF和數據報表，提取重要數據 | 便於進行數據驅動的決策制定，改善數據報告的準確性 |
| 腦力激盪 | 作為交流的對象參與討論，促進想法的碰撞和深化 | 擴展思維視角，增加處理複雜問題的能力 |
| 統整討論 | 將收集的資料和筆記資料進行整合，形成結構化的草稿 | 加速寫作過程，提高報告和文章的結構性 |
| 語音輸入 | 通過語音輸入快速記錄想法，再由AI整理成有結構的文本 | 提高記錄效率，減少寫作時的負擔，便於快速生成初稿 |
| 完成輸出 | 根據特定範本由AI完成有結構的內容草稿 | 保證內容的專業性和一致性，快速生成符合要求的專業文件 |
不過，這不是說 ChatGPT 或AI 工具可以取代我們的個人知識管理系統，或者能夠直接幫我們完成完美的文章、報告內容輸出，事實上 AI 確實只能做到「輔助」，但這個輔助也確實能節省我們的許多時間
下面就來分享與統整，輸入到輸出流程，AI 分別可以在哪些地方提供輔助。
可以搭配這篇文章互補參考：2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作，提示語、常用案例指南
01.收集有需要的資料
現階段來說，很多時候上 Google 搜尋資料，還是一個快速有效的方法。
不過，有時候我們需要立即獲得結構化的資料回答，不是像 Google 一樣給我許多雜亂的資料，而是利用 AI 的生成能力，把資料重新結構化成我需要的內容。
那麼，這時候我會在 ChatGPT 等工具上用下面的指令進行詢問：（相關指令設計邏輯，可進一步參考：從 GPTs 商店熱門應用學 ChatGPT 怎麼用，免費版可用提示語分享）
假設你是一位擁有各領域知識的研究和實踐專家，請跟我解釋「卡片盒筆記法如何操作？」。請一步一步分析，先概述這個知識主題的歷史源流，然後用一般人也能懂的方式詮釋基本概念，接著根據主題適合的角度用完整多層清單展開這個知識的推論邏輯、操作步驟、歷史脈絡或是方法論流程。然後用一個具體形象化的類比案例提供這個知識主題的延伸詮釋，最後，分析這個知識主題適合應用在什麼情況。
這樣的指令有幾個特點：
- 用條列清單，讓 AI 內容更有邏輯結構，更少廢話。
- 指令要求 AI 先建立資料的邏輯結構，才讓 AI 發揮一下延伸內容的想像力。
- 如果使用 GPT-4 ，那麼資料已經更新到 2023 年，且具備上網能力，資料相對正確。
如此獲得的結構化資料，結合我們自己進行一些驗證（還是需要用 Google 等方法驗證不確定資料的正確性），更能有效用於我們需要的筆記、報告、文章中。
02.收集有根據的資料
如果收集資料時，不只希望結構化回答，而且希望能找到最新最即時的資料，那麼或許不適合用 ChatGPT ，而可以試試看下面這些工具。
同樣可以用上述的指令，利用下面 AI 工具找到有根據的資料：
- Google Gemini 免費版可上網搜尋最新資料，內建資料驗證功能：Google Bard 免費升級 Gemini Pro 好用嗎？實測生成圖片、分析長文、內容查證
- Perplexity 可即時搜尋最新資料，並摘要資料後生成回答：Perplexity 用 AI 整理網路資訊，旅遊規劃、新聞摘要、知識學習利器
03.收集各種研究資料
如果你的收集過程需要的是學術研究資料，那麼可以利用下面的工具，可以幫助我們快速針對多篇論文進行摘要，或是找到需要的論文：
04. 進行摘要與翻譯
有時候我們已經獲得完整的資料文章，需要針對這一篇文章進行摘要、翻譯或筆記整理，那麼可以試試看下面這個我常用的指令：
請幫我針對"如何撰寫讀書筆記"用繁體中文摘要下面這篇文章。請一步一步分析，首先根據我的問題一段一段摘要這篇文章的重點，最後幫我用表格整理出"建立閱讀學習系統"的邏輯與格式：
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貼上原始文章
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把下面這篇"如何撰寫閱讀筆記與建立知識管理系統"主題的文章，翻譯成台灣繁體中文，請一段一段翻譯，盡量在維持原文語意、主題風格的情況下，讓上下文的語句更自然通順，遇到專有名詞時附註英文原文：
詳細解析，可參考：讓 AI 成為閱讀助手， ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享
- 任何學習前，先問自己想要解決什麼問題？想要產生什麼輸出？這對學習有莫大的幫助。
- 特別要求 AI 要一段一段根據問題摘要分析。
- 強迫問問自己想要什麼輸出，讓 AI 建立基本內容，更能作為自己未來筆記的補充參考。
- 「表格」是一個很有效的 AI 輸出格式，可以在表格中看到這篇文章更有邏輯的結構，也幫助自己如果要深入閱讀前，可以建立基本知識架構。
05. 針對PDF文件與數據報表進行整理
或者我們獲得的是 PDF 等文件檔案，那麼可以利用下面的工具來進行分析：
06. 整理輸入資料，建立分析論點
不過一個有效的知識管理過程，不會只是收集資料而已，這些片段的資料還需要進一步的整理、分析，從而建立我們的論點，雖然論點應該是我們自己去思考出來，但 AI 也可以給我們一些草稿版本，刺激我們的思考。
我常常會在對話串中，讓 ChatGPT 去統整上面摘要、翻譯、生成過的資料，然後利用表格進行一次統整：
整合上面討論資料，建立一個「Esor 的防彈筆記法」與「卡片盒筆記法」的對比表格，呈現出防彈筆記法的特色
「表格」是讓 ChatGPT 把雜亂資料整理出有結構邏輯的一個好方法，我也會搭配下面文章提到的幾種提問技巧，讓 AI 輔助我進行一些論述、統整、分析的思考：用 ChatGPT 升級學習筆記整理技巧教學，如何有效輔助摘要文章？
07. 腦力激盪，刺激我的想法輸出
有些時候，腦力激盪需要一個對象來跟我進行「問答」。
但是我們通常的學習過程中不一定有這樣的對象，而 ChatGPT 就可以充當這個腦力激盪的對手，利用下面的指令，可以設計出各種會跟我來回問答的助理，針對前面收集的資料進行討論，激發出我更多的想法。
我曾經分享過很多這種「對話行助理的指令」，歡迎參考這篇文章：ChatGPT 五種助理教練提示語分享：目標規劃、寫作、學習到教學。
08. 統整討論、筆記資料，進行草稿輸出
如果透過上面的討論，我已經累積出足夠數量的筆記，這些筆記可能包含了資料的整理，也包含了我自己的想法輸出，那麼我就會利用下面提到的方式，請 AI 統整我的所有筆記，進行草稿輸出。
- 利用儲存在自己第二大腦筆記系統中的資料，透過 AI 輸出成類似我撰寫的文章內容。
- 利用第二大腦中的筆記，快速地將原本雜亂無章的資料轉變為條理分明的專案企劃。
- 使用第二大腦中的資料快速生成各種問題的解答系統，產出符合我的邏輯的問答內容。
- 詳細操作步驟請參考：3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗，第二大腦筆記用 AI 生成文章報告
這樣的草稿輸出裡融合了我的論述，有時候還可以提供給我原本我沒想到的視野，能夠更快速的幫助我推進最後的文章報告書出。
如果你是使用免費版的 ChatGPT ，沒辦法一次提問輸入數萬字的資料時，可以利用下面的方式分斷輸出，一樣可以做到類似效果：利用 ChatGPT 提示語突破字數限制教學，深入分析摘要2萬字資料。
09. 用語音進行自由書寫，加速輸出流程
真正的有效輸出，一定還是要包含自己的想法，而這時候我會利用「語音轉文字」的工具，結合 ChatGPT 整理，幫助我用「說的」快速產出想法，但利用 AI 快速整理成有結構的文章、表格、清單。
教學可參考：
10. 讓 AI 根據範本完成有結構的輸出
最後，如果我的輸出需要有特定的格式、風格，例如需要輸出成特定風格的文案，或是要輸出成特定格式的報告。這時候我會先提供 ChatGPT 一個「好的範本」，請 AI 先去分析這個範本的風格與結構。
等 ChatGPT 分析成功後，我會請 ChatGPT 根據他分析出來的邏輯，把前面討論的資料，重新輸出成類似範本的風格、結構。
而這往往會產生很棒的效果，讓我快速輸出特定格式的內容草稿。可參考下面兩篇我的實戰經驗：
上述流程，幫助我在資料輸入、內容輸出的過程中，搭配 AI 的輔助，讓整個工作流程更順暢，這篇文章將這些技巧整理在一起，提供給常常需要進行輸入、輸出工作的朋友參考。
如果你需要延伸輸出不同內容，還可以參考下面這些 AI 輸出工具：
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- 時間管理、筆記系統、AI 工具相關課程：「課程介紹連結」
- 目前最新著作：《防彈筆記法》
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