ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧



要建構一個個人知識管理的第二大腦,需要收集、輸入、整理、輸出幾個階段。而 ChatGPT 或 AI 工具可以在哪些環節幫助我們呢?透過這一年多來的實踐經驗,我整理出下面對我來說有所幫助的 10 個環節:


步驟輔助操作成效
收集利用AI工具解析問題,找到難以通過標準搜索獲得的資料獲得更精確、結構化的資訊,節省搜尋和篩選時間
輸入利用AI工具將資料摘要並重整,促進個人筆記生成快速轉化外部資料為個人知識,提高學習和記錄效率
整理利用AI重新組織資料,轉化為需要的架構增強資料可用性,提升後續應用的便捷性,如報告或學習資料的結構化
輸出利用AI進行腦力激盪,刺激創新想法的產出促進創意思考,提升文章或報告的內容豐富度和創新度
摘要和翻譯對長篇文章進行摘要和翻譯,簡化內容節省閱讀和理解外語材料的時間,快速抓取核心信息
數據處理分析PDF和數據報表,提取重要數據便於進行數據驅動的決策制定,改善數據報告的準確性
腦力激盪作為交流的對象參與討論,促進想法的碰撞和深化擴展思維視角,增加處理複雜問題的能力
統整討論將收集的資料和筆記資料進行整合,形成結構化的草稿加速寫作過程,提高報告和文章的結構性
語音輸入通過語音輸入快速記錄想法,再由AI整理成有結構的文本提高記錄效率,減少寫作時的負擔,便於快速生成初稿
完成輸出根據特定範本由AI完成有結構的內容草稿保證內容的專業性和一致性,快速生成符合要求的專業文件

不過,這不是說 ChatGPT 或AI 工具可以取代我們的個人知識管理系統,或者能夠直接幫我們完成完美的文章、報告內容輸出,事實上 AI 確實只能做到「輔助」,但這個輔助也確實能節省我們的許多時間

下面就來分享與統整,輸入到輸出流程,AI 分別可以在哪些地方提供輔助。





01.收集有需要的資料

現階段來說,很多時候上 Google 搜尋資料,還是一個快速有效的方法。

不過,有時候我們需要立即獲得結構化的資料回答,不是像 Google 一樣給我許多雜亂的資料,而是利用 AI 的生成能力,把資料重新結構化成我需要的內容。

那麼,這時候我會在 ChatGPT 等工具上用下面的指令進行詢問:(相關指令設計邏輯,可進一步參考:從 GPTs 商店熱門應用學 ChatGPT 怎麼用,免費版可用提示語分享

假設你是一位擁有各領域知識的研究和實踐專家,請跟我解釋「卡片盒筆記法如何操作?」。請一步一步分析,先概述這個知識主題的歷史源流,然後用一般人也能懂的方式詮釋基本概念,接著根據主題適合的角度用完整多層清單展開這個知識的推論邏輯、操作步驟、歷史脈絡或是方法論流程。然後用一個具體形象化的類比案例提供這個知識主題的延伸詮釋,最後,分析這個知識主題適合應用在什麼情況。


這樣的指令有幾個特點:

  • 用條列清單,讓 AI 內容更有邏輯結構,更少廢話。
  • 指令要求 AI 先建立資料的邏輯結構,才讓 AI 發揮一下延伸內容的想像力。
  • 如果使用 GPT-4 ,那麼資料已經更新到 2023 年,且具備上網能力,資料相對正確。

如此獲得的結構化資料,結合我們自己進行一些驗證(還是需要用 Google 等方法驗證不確定資料的正確性),更能有效用於我們需要的筆記、報告、文章中。




02.收集有根據的資料

如果收集資料時,不只希望結構化回答,而且希望能找到最新最即時的資料,那麼或許不適合用 ChatGPT ,而可以試試看下面這些工具。

同樣可以用上述的指令,利用下面 AI 工具找到有根據的資料:






03.收集各種研究資料

如果你的收集過程需要的是學術研究資料,那麼可以利用下面的工具,可以幫助我們快速針對多篇論文進行摘要,或是找到需要的論文:





04. 進行摘要與翻譯

有時候我們已經獲得完整的資料文章,需要針對這一篇文章進行摘要、翻譯或筆記整理,那麼可以試試看下面這個我常用的指令:

請幫我針對"如何撰寫讀書筆記"用繁體中文摘要下面這篇文章。請一步一步分析,首先根據我的問題一段一段摘要這篇文章的重點,最後幫我用表格整理出"建立閱讀學習系統"的邏輯與格式:
###
貼上原始文章
###

把下面這篇"如何撰寫閱讀筆記與建立知識管理系統"主題的文章,翻譯成台灣繁體中文,請一段一段翻譯,盡量在維持原文語意、主題風格的情況下,讓上下文的語句更自然通順,遇到專有名詞時附註英文原文:



摘要指令的設計,我也有幾個慣用的邏輯:

  • 任何學習前,先問自己想要解決什麼問題?想要產生什麼輸出?這對學習有莫大的幫助。
  • 特別要求 AI 要一段一段根據問題摘要分析。
  • 強迫問問自己想要什麼輸出,讓 AI 建立基本內容,更能作為自己未來筆記的補充參考。
  • 「表格」是一個很有效的 AI 輸出格式,可以在表格中看到這篇文章更有邏輯的結構,也幫助自己如果要深入閱讀前,可以建立基本知識架構。




05. 針對PDF文件與數據報表進行整理

或者我們獲得的是 PDF 等文件檔案,那麼可以利用下面的工具來進行分析:




其實付費版的 ChatGPT 也可以分析 PDF ,也能分析像是 Excel 等數據報表,並且畫出統計分析圖,你可以參考我這篇文章的實測教學:ChatGPT Code Interpreter 資料分析8種應用:分析 Excel 製作圖表





06. 整理輸入資料,建立分析論點

不過一個有效的知識管理過程,不會只是收集資料而已,這些片段的資料還需要進一步的整理、分析,從而建立我們的論點,雖然論點應該是我們自己去思考出來,但 AI 也可以給我們一些草稿版本,刺激我們的思考。

我常常會在對話串中,讓 ChatGPT 去統整上面摘要、翻譯、生成過的資料,然後利用表格進行一次統整:

整合上面討論資料,建立一個「Esor 的防彈筆記法」與「卡片盒筆記法」的對比表格,呈現出防彈筆記法的特色

「表格」是讓 ChatGPT 把雜亂資料整理出有結構邏輯的一個好方法,我也會搭配下面文章提到的幾種提問技巧,讓 AI 輔助我進行一些論述、統整、分析的思考:用 ChatGPT 升級學習筆記整理技巧教學,如何有效輔助摘要文章?





07. 腦力激盪,刺激我的想法輸出

有些時候,腦力激盪需要一個對象來跟我進行「問答」。

但是我們通常的學習過程中不一定有這樣的對象,而 ChatGPT 就可以充當這個腦力激盪的對手,利用下面的指令,可以設計出各種會跟我來回問答的助理,針對前面收集的資料進行討論,激發出我更多的想法。

我曾經分享過很多這種「對話行助理的指令」,歡迎參考這篇文章:ChatGPT 五種助理教練提示語分享:目標規劃、寫作、學習到教學





08. 統整討論、筆記資料,進行草稿輸出

如果透過上面的討論,我已經累積出足夠數量的筆記,這些筆記可能包含了資料的整理,也包含了我自己的想法輸出,那麼我就會利用下面提到的方式,請 AI 統整我的所有筆記,進行草稿輸出。

  • 利用儲存在自己第二大腦筆記系統中的資料,透過 AI 輸出成類似我撰寫的文章內容。
  • 利用第二大腦中的筆記,快速地將原本雜亂無章的資料轉變為條理分明的專案企劃。
  • 使用第二大腦中的資料快速生成各種問題的解答系統,產出符合我的邏輯的問答內容。
  • 詳細操作步驟請參考:3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

這樣的草稿輸出裡融合了我的論述,有時候還可以提供給我原本我沒想到的視野,能夠更快速的幫助我推進最後的文章報告書出。


如果你是使用免費版的 ChatGPT ,沒辦法一次提問輸入數萬字的資料時,可以利用下面的方式分斷輸出,一樣可以做到類似效果:利用 ChatGPT 提示語突破字數限制教學,深入分析摘要2萬字資料





09. 用語音進行自由書寫,加速輸出流程

真正的有效輸出,一定還是要包含自己的想法,而這時候我會利用「語音轉文字」的工具,結合 ChatGPT 整理,幫助我用「說的」快速產出想法,但利用 AI 快速整理成有結構的文章、表格、清單

教學可參考:






10. 讓 AI 根據範本完成有結構的輸出

最後,如果我的輸出需要有特定的格式、風格,例如需要輸出成特定風格的文案,或是要輸出成特定格式的報告。這時候我會先提供 ChatGPT 一個「好的範本」,請 AI 先去分析這個範本的風格與結構

等 ChatGPT 分析成功後,我會請 ChatGPT 根據他分析出來的邏輯,把前面討論的資料,重新輸出成類似範本的風格、結構。

而這往往會產生很棒的效果,讓我快速輸出特定格式的內容草稿。可參考下面兩篇我的實戰經驗:





上述流程,幫助我在資料輸入、內容輸出的過程中,搭配 AI 的輔助,讓整個工作流程更順暢,這篇文章將這些技巧整理在一起,提供給常常需要進行輸入、輸出工作的朋友參考。

如果你需要延伸輸出不同內容,還可以參考下面這些 AI 輸出工具:

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧

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