用 ChatGPT 開啟修改 Excel、 Google 試算表教學!分析數據生成圖表



ChatGPT 早期有一個功能叫做「 Code Interpreter 」,後來改名「進階數據分析」,但都是透過 AI 撰寫 Python 程式碼來分析我們的數據檔案,最直接的利用就是上傳 Excel 試算表後,可以利用這個功能自動做完統計、創建圖表,甚至提供決策建議。而在 OpenAI 推出 GPT-4o 模型後,這個功能又更進一步,現在可以「連結」我在 Google 雲端硬碟中的文件、Google 試算表,在 ChatGPT 中「直接開啟」,並針對表格中的某一段數據進行 AI 提問、新圖表生成。

前一陣子開放 GPT-4o 後,許多功能(包含 GPT-4o )也開放給免費用戶試用(有使用次數限制),我也看到有免費用戶可以利用 GPT-4o 上傳 Excel ,製作簡單的統計圖表。(這部分操作,跟我之前文章的教學差不多:ChatGPT Code Interpreter 八種應用:分析 Excel、製作圖表與動畫

不過,付費用戶(ChatGPT Plus、Team 和 Enterprise 用戶)也迎來了一個更強大的、可直接互動的 Excel、 Google 試算表 AI 分析統計功能,結合 GPT-4o ,付費用戶應該這幾天就陸續收到更新。

在改進的「互動式」數據分析功能中,有下面這些特色:

  • 除了上傳試算表,也可以直接開啟 Google Drive、OneDrive 的文件。
  • 在瀏覽窗格中針對特定試算表欄位進行提問、分析。
    • 不過,部分試算表檔案可能無法順利在瀏覽窗格開啟。
  • 圈選特定表格範圍,進行統計分析、提出洞見,畫出圖表。
  • 中文也能正常顯示的可互動圖表,下載圖表圖檔。
  • 針對報表進行數據清理、欄位調整,產生新試算表檔案。

我的帳號也更新了上述的「互動式」數據分析功能,這篇文章跟大家分享我的實測與操作教學。




直接連結 Google 雲端硬碟、OneDrive 文件:

如果你的付費 ChatGPT 帳戶獲得了新功能,會看到提問中原本可以上傳檔案的按鈕,現在還可以直接連結 Google Drive、 OneDrive 中的文件。

只要授權 Google Drive 或 OneDrive,就能直接讀取雲端硬碟上的試算表或文件,帶入 ChatGPT 進行分析。






在 ChatGPT 直接開啟試算表內容:

以前在 ChatGPT 上傳 Excel 進行分析有幾個難題,其中一個是都是 ChatGPT 自己在計算、分析,我們只能看答案,卻沒辦法方便的「對照」原始數據資料。

而現在,只要試算表的格式支援(有些比較複雜的表格會無法正常顯示),上傳檔案(或連結 Google 試算表)後,可以在 ChatGPT 中「直接載入」完整表格內容,還可放大表格進行討論。




把表格放大,就會變成左邊是試算表,右邊是 ChatGPT 問答,我們能夠一邊對照試算表,一邊進行提問。(很像其他便利的 PDF AI 問答工具的設計,例如: ChatDoc





圈選特定數據欄位,進行 AI 互動分析:

ChatGPT Plus 之前分析 Excel 時還有一個問題,就是他針對整份檔案做分析,如果我想單獨分析其中一部分數據,就要在提問中做各種描述與限制,讓 AI 理解我要處理哪一部分的數據內容。

但是現在有了可以直接開啟、互動的試算表窗格後,這個問題就迎刃而解了。

例如我可以在 ChatGPT 的試算表瀏覽窗格中,先點選「人員」相關的欄位,然後在右方提問下指令:「統計每個人的支出總金額」。讓 AI 明確知道我想針對哪幾個欄位做整理或分析。





生成新試算表,計算更準確,可下載新檔案:

因為有直接圈選,明確的指定欄位,所以 ChatGPT 相對不會搞不清楚哪一欄才是我說的人員,也能更準確地完成總金額的統計。

我也發現在新版數據分析功能中, ChatGPT 相對喜歡生成新的試算表預覽檔案,直接用試算表提供統計分析後的結果給我。這帶來幾個延伸好處:

  • 比起文字回答, AI 透過 Python 在試算表中完成運算,數字計算的結果更準確。
  • 如果你不知道可以怎麼分析,有時候 ChatGPT 還會提供你分析建議選項。
  • 生成新的試算表,都可以下載成另外的 Excel 檔案。
    • 大多時候中文內容也沒問題,但偶爾下載會出現亂碼。





生成中文也能正常顯示的互動圖表,可下載圖檔:

新版數據分析功能還解決了一個問題:中文圖表。

之前 ChatGPT 生成的圖表無法顯示中文(除非你先提供他字型檔案)。

不過,現在我們不只可以利用 ChatGPT 分析中文數據試算表檔案,也可以在瀏覽窗格圈選需要的範圍,製作中文統計圖表。




生成的互動式圖表支援顯示中文(如果切換到傳統圖表,中文預設一樣是無法顯示的空格)。

還可以把圖表下載成 PNG 圖檔,會正常顯示中文,預設是透明底圖。





可以選擇特定欄位,進行數據清理、修改、換算:

結合這些新功能, ChatGPT 的數據分析不只可以幫我們畫統計圖、做決策建議,還可以幫我們「修改數據表格」。

例如在下面這份旅行記帳表中,我先在 ChatGPT 的試算表瀏覽窗格選擇「支出幣別」欄位,請 ChatGPT 自動幫我:「可以幫我把所有幣別換成新台幣,但是支出金額也要根據目前最新匯率做更換嗎?」




於是 ChatGPT 幫我在表格上加了一欄新台幣欄位,然後直接根據原本的美金、日幣完成匯率換算,輸入最新金額。

雖然這不是直接改在原始的雲端試算表上,但我可以下載這份新的試算表替換。





實戰範例:讓 ChatGPT 校正銷售報表,畫出統計圖,提供決策建議

下面我來跑一個模擬案例,看看 ChatGPT 新版數據分析的效果。

我先讓 ChatGPT 幫我生成一個模擬的產品銷售表格,然後我自己製作成一份 Excel 檔案。不過, ChatGPT 用表格方式生成的這個案例,在「累計」銷售數量與金額上有很大的問題。

於是我把 Excel 檔案上傳到 ChatGPT ,先放大打開在左方瀏覽窗格,然後我「圈選」有問題的欄位,請 ChatGPT 用計算公式重新在試算表中算出正確的累計數字。




ChatGPT 一樣會自動寫 Python 來做數據統計,這次確認完成後,ChatGPT 做了一個新表單,把正確欄位跟錯誤欄位進行對比給我看。




不過,我希望更新原本的試算表,所以我請 ChatGPT 把正確欄位加回原始表格中, ChatGPT 又經過了一陣數據運算,最後提供給我可下載的試算表檔案連結。

下圖就是我下載試算表後開啟的結果,除了中文有正常顯示外,原本的累計銷售數量欄位已經被替換成正確版本了。




於是,我把 ChatGPT 提供給我的正確 Excel 報表,再次上傳 ChatGPT ,請他做統計圖,並提供給我決策建議。





如果你擁有 ChatGPT Plus 版本,值得試試看這個最新版的互動式 Excel、 Google 試算表的數據分析、圖表生成功能。

有興趣的朋友還可以進一步研究:



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