免費微軟新版 Office App ,用手機完成 9 種辦公室工作總整理



最近微軟的 Office 手機版 App ,正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。其中最大的改變,就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案,不需要安裝三種 App ,只要安裝一個 Office App 即可。

這是一個更有效率的改變。




雖然我自己的辦公室文書工作流程,是以 Google 雲端硬碟與雲端文件為主。但一直以來,我也覺得在手機上要分別安裝 Google 文件、簡報、試算表 App ,才能編輯不同類型的文件。為什麼不能在一個統一的 Google 雲端硬碟就解決呢?

微軟新版的 Office App ,便是把原本多個不同 App 的功能整合在一個 App 中,只要安裝一個工具,便能:

  • 「移除」原本的 Word、 Excel、 PowerPoint App 。
  • 甚至也整合了紙張掃描 App
  • 可以掃描講義,自動轉成 Word
  • 可以掃描表格,自動轉成 Excel
  • 具備 PDF App 基本功能 
  • 可同步 OneDrive
  • 便利貼筆記
  • 手機電腦傳送檔案工具
  • 等等相關功能

而且,上述 Office App 整合的功能,目前都是可以「免費使用」的,連註冊帳號都不一定需要。

今天這篇文章,就來幫大家整理一下,新版 Office App 整合了哪些功能?

你可以先安裝「 Office App Android 版」或「 Office App iOS 版」。




一,Word、 Excel、PowerPoint 合一,免費編輯文件


安裝新版的 Office App ,就可以在手機上用一個工具,處理 Word、 Excel、 PowerPoint 三種檔案,還有幾個特性值得注意:

  • 跟之前一樣,手機 App 中,也可以「免費編輯」文件。
  • 不需要註冊微軟帳號,可以當作單機使用,只要把文件傳到手機即可。
  • 如果登入微軟帳號,可以同步 OneDrive 中儲存的文件檔案。

當然,原本手機上各自獨立的 Word、 Excel、 PowerPoint App ,很早之前也就一直是可以免費使用的狀態。




另外,有一個小細節,值得提出來說說。

當整合到一個 Office App 後,我可不可以同時在手機「開啟多個檔案視窗」呢?因為說不定有切換、對照、複製多份文件的整理需求。

答案是可以,但是有限制。(以下我是用 Android 手機來測試。)

在微軟的 Office App 中:

  • 可以同時開啟一個 Word 文件畫面、一個 PPT 檔案、一個 Excel 視窗。
    • 也就是說,可以同時開啟三種不同格式的文件。
  • 但是,「不能」同時開啟兩份 Word 文件。
    • 一種格式,一次只能開啟一個檔案視窗。

而如果對比 Google 文件 App ,則是可以同時開啟很多份 Google Docs 文件,或是很多份 Google 簡報,或是很多份 Google 試算表,都沒有問題。

這是一個小小的差別,但也有可能在某些時刻造成工作阻礙。





二,免費套用文件範本


Office 的文件可以有強大的版面編輯功能,也有很多更精美的範本,而在手機版的 Office App 中,你可以透過下方的[+],新增文件,然後選擇直接套用 Word、 Excel、 PowerPoint 的範本。

當然,這個功能也是可以免費使用的。





三,免費的多人協同合作


Office 也已經推出多人協同合作功能很多年,可以讓多人「同一時間」一起編輯一份 Word、 Excel 或 PowerPoint 。

手機版的 Office App 也具備這樣的多人協同合作功能,而且是免費的。

可以和同樣免費的「線上版 Office 」,完成一個 Office 文件系統的多人協同合作。

  • 只要直接用手機版 Office App ,開啟與 OneDrive 同步的 Word、 Excel、 PowerPoint。
  • 另一端使用者,可以從電腦網頁進入 Office 線上版,開啟同一份文件。
  • 雙方就可以同步進行編輯,兩邊都會看到修正。




下圖就是線上版的 Word ,也是免費就可登入與編輯,可以和免費的手機版 Office App ,同一時間一起編輯一份文件。

不過,我實際測試時, Office 文件的協同合作偶爾會慢半拍(和 Google 文件的協同合作相比),有時候線上版做了編輯,手機版要等個好幾秒才會反應過來。





四,掃描紙本文件,轉成 Word


前面的操作步驟中,有看到一個點擊 Office App 下方[+],選擇新增文件,就能建立多種格式檔案。

其中有一個功能,就是直接掃描紙本文字,轉成 Word 文件。




透過 Office App 內建的掃描工具,對準紙張、書頁,出現瞄準框後,按下拍照。

這樣一來,就會獲得一份包含照片圖檔、轉換後文字的 Word 檔案囉!

(操作流程很方便,轉換文字的效果也不錯。之後有機會,我再來跟「如何用 Google 免費工具打造快速的 OCR 無紙化工作流程?」這個流程比較看看。)





五,掃描紙本表格,轉成 Excel


而且 Office App 還具備一個「把紙張上的表格,掃描為 Excel 檔案」 的功能。選擇新增 Excel 項目的[掃描表格]即可。

下圖是我掃描書上的一個表格,會出現可以裁切表格範圍的工具。

最後自動轉換完成,就是一份 Excel 檔案。

以下圖的效果來看,目前表格辨識時,文字的錯誤率會高很多。另外如果不是規規矩矩的表格欄位,往往不能非常正確的轉換處理。





六,掃描白板、名片


另外, Office App 也整合了一個單純的掃描功能,利用原本的 Office Lens ,可以掃描像是白板、名片等內容,轉換成單純的掃描照片。





七,建立、簽署、註解PDF


新版 Office App 整合了很多 PDF 相關功能,我們可以透過[動作]分頁,來獲得這些應用:

  • 簽署 PDF:打開一份 PDF 文件,可以插入簽名。或者,也可以用畫筆直接做註解。
  • 掃描到 PDF:把紙張掃描成 PDF 文件檔案。
  • 圖片到 PDF、 文件到 PDF :把原本的照片、 Word 等檔案,轉換成 PDF。





八,快速傳送接收檔案


如果沒有透過 OneDrive 同步,而需要在手機、電腦之間傳送文件檔案, Office App 也內建了快速在不同裝置傳送檔案的工具。

一個是可以和鄰近的手機,都安裝 Office App 的情況下,彼此快速傳送檔案。

另一個是在手機與電腦間互傳檔案的[傳輸檔案]工具,手機端打開這個工具,選擇要傳送或是接收檔案,這時候,會出現一個掃描 QRCode 的畫面。




電腦端,要在網頁上開啟[https://transfer.office.com/]網頁,就能用手機掃描網頁中的 QR Code。

配對成功後,手機、電腦之間就可以互傳檔案。

操作是很簡單的,不過有一個很大的限制,就是檔案大小必須在「 10 MB 」以內,所以如果是簡報檔案,往往無法用這個功能傳輸。





九,便利貼筆記


最後, Office App 內建了一個簡單的便利貼工具,可以讓我們額外做些簡單的筆記,也內建了拍照等功能,可以在便利貼中插入圖片。




在一個免費的 Office App 中,把微軟文書工作、多人協作、掃描紙張、掃描表格、簽屬 PDF 等等功能,都打包在一起。確實建立了一個更順暢、更節省步驟的工作流程。

對相關工具有興趣的朋友,還可參考:[免費10款微軟與 Adobe App 幫商務人士搞定專業工作]、[這 10 個免費的新微軟工作術,和你想的不一樣!]、[Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯,不需安裝外掛]。



(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:免費微軟新版 Office App ,用手機完成 9 種辦公室工作總整理

留言

  1. Microsoft 的產品都很肥大,早已立志脫離 Microsoft :)

    回覆刪除
    回覆
    1. 雖然我自己的工作流程,也不是建立在 Office 系統上。

      不過看到這個 Office App 的整合,覺得也希望 Google 雲端硬碟的 App 也能這麼做^^

      刪除
  2. 为何我的android不兼容?

    回覆刪除
  3. 對我來說,Microsoft 的這次改版確實比較簡單方便。不過對我來說,只是畫蛇添足。原本的分別的office app,已經可以使用,不知為何又多做這個軟體?
    在我的工作上,我覺得google文件的多人協同合作方面,更來的方便易用,畢竟多數人都有google帳號多於擁有微軟帳號,假如要多人協同合作並需要帳號登入的話,google肯定比較方面。

    回覆刪除
  4. 免費的andriod版word並不能製作橫向文件

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學

Supercoloring 免費兒童著色本,五萬張著色圖下載或線上塗鴉

Zoom 超好評的視訊會議軟體:像打電話一樣快速簡單

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率

Google Classroom 遠距教學全圖解:設計作業測驗、評量成績

無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化

柏林愛樂橫跨 50 年古典音樂會高畫質影片,限時免費線上觀賞

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定