如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間




最近接受雜誌採訪時間管理方法,最後談到了「利用零碎時間」,對方舉出我在多年前(真的很久,不知不覺已是六年前)寫的一篇文章:「這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!」,詢問我:「要怎麼好好利用零碎時間?行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事?」

經由這樣一問,我才體悟到,自己對零碎時間的利用方式,在這幾年已經有很大的轉變。現在的我,不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我,也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。

相反的,現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」,如何能善用碎片空檔,那麼空檔也能成為:

  • 目標的準備時間
  • 目標的簡單時間
  • 目標的靈感時間
  • 目標的休息時間




零碎時間如何利用,有點像是購物節如何購物。

購物節來臨時,每個購物網站首頁都有很多特價的新玩意,如果我們跟著推送的特價去購物,看似好像撿到便宜,但也很有可能只是多買了不是必需的東西,等於多花了原本不需要花的錢。

當這樣的特價吸引我們買了更多東西後,實際上我們的金錢是減少的,於是我們反而變成「需要去賺更多的錢」來購買原本自己真正需要、一定需要的東西。

零碎時間,當我們發現他們時,也有點像是「特價」的時間,例如等人的5分鐘、在捷運上的10分鐘、講座課程之間的下課、工作安排中穿插的緩衝、每天早起出門前的一段時間,還有各種事情提早開始與提早結束中產生的空檔,看起來是「意外多出來」的時間。

這些意外多出來的時間,如果拿去做一些多出來的事情,會產生兩種時間的占用。

  • 第一種占用是完成重要目標的時間永遠無法增加,因為我們可掌控的空檔時間沒有拿去補充在目標上。
  • 第二種占用則是當空檔拿去做多出來的事,這些多出來的事往往反過來索取我們原本的工作安排時間

當然,零碎時間通常「不在計畫中」,而且往往「短暫、分散」,這樣如何當作目標的「關鍵時間」呢?




一,目標的準備時間


當我提出這樣的想法時,首先會遇到的問題就是:「可是有些事情一定要在計畫的時間才能做,零碎時間根本不可能完成,這樣如何把零碎時間當作目標關鍵時間來利用呢?」

完美的迷思,會導致我們覺得什麼事情「不能全有」,就是「全無」,所以認為零碎時間,絕對不可能成為目標時間。但絕大多數事情往往並非如此。

例如我最近有一個生活目標是:「學習烘焙」,我計畫好周末要練習烤一個蛋糕,那麼這時候當週間出現零碎時間時,我有沒有辦法推進這個目標呢?當然,零碎時間不可能用來烤出一個蛋糕,但是要烤一個蛋糕前,要不要「研究一下食譜?」「列出食材購買清單?」,更進一步的,如果我可以「先把烤蛋糕的最佳操作順序排列一遍」,這樣到了周末要執行時,是不是可以更順暢、完成得更好呢?

這樣一看,在「真正進行烘焙」(目標)之前,不是有很多的「準備步驟」,可以在「零碎時間」完成嗎?

最近我才發生一個真實的例子,禮拜五下班後,我和老婆到了烘焙食器行,因為周末已經準備好要做蛋糕,所以我利用零碎時間,已經完成了食譜研究、購物清單,我便很輕鬆地挑選已經在清單上的材料、器材。但老婆忽然提議,不如周末也來做吐司吧!這時候,我們忽然開始猶豫不決,吐司需要哪些器材呢?有沒有要買什麼特殊材料呢?現場上網研究、結果又在店裡多花了很多時間,小朋友開始不耐煩,於是只好手忙腳亂完成採買。

把這樣的生活目標例子,對應到工作上的目標,也是一樣。

當然有些最困難的事情,必須在計畫中的時間完成,但正是因為那件事情困難,我們應該要利用「零碎時間」先完成「準備行動」,這樣一來等到真正的計畫時間到了,我們將可以「全力、全速」的去執行,遇到的阻礙也將會更小。

所以,零碎時間,其實也是生活、工作目標的準備時間:

  • 在零碎時間,先完成準備行動,就是在降低目標難度,提升計畫時間的效率
  • 在零碎時間,先推進準備,更能及早發現問題,目標也往往能提前修正




二,目標的簡單時間


我們往往想要一口氣地完成困難任務、重要目標。我遇過很多朋友,對於把任務、目標「切割」成很多分散的小步驟,一步一步做,會感到有些困惑。

  • 一來,任務一大塊一大塊的完美分布在時間表上,規畫起來比較方便,看起來也比較清楚好理解,例如今天早上 9 點到 12 點就是寫文章,下午 2 點到 5 點就是想企劃。
  • 二來,面對困難的事情,我們總會有一個錯覺,等(拖延)到了那個計畫時間,我一定可以全力以赴,我一定會更有動力,我到時候絕對會加速把它完成。

可是上面兩種規劃方式,對於困難的任務來說,可能是讓自己壓力更大,需要更多能量,必須更逼迫自己去做的方法。

如果我們試試看,利用「零碎時間」來推進困難任務「現在可以做」的「小步驟」呢?

例如我在寫部落格文章時,不是有寫作時間表,而是把一篇文章切割成很多小塊,想題目、想問題、寫大綱、設計案例、寫第一段草稿等等。這時候沒有時間表,而是遇到「零碎時間」,就拿出幾篇最近在寫的文章,找一個現在覺得可以做的小步驟,趁著零碎時間完成。

透過這個方法,慢慢的累積每個零碎時間的小步驟,我的許多草稿文章的完成度也逐步提高,於是從而確保了在現在工作、家庭、育兒、休閒等等時間分配下,我的文章還是有一定的產量。(可參考:寫作加速法教學,解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸




三,目標的靈感時間


有時候零碎時間不一定是要具體做什麼,而是可以當作思考的好時間。靈感的出現往往一瞬間,零碎時間也可以完成對某個工作、企劃、文稿的「關鍵想法」的累積。

但要出現靈感絕對「不是等待」那一瞬間,那樣是等不到的。相反的,我們要有計畫地去觸碰關鍵問題,在零碎時間把關鍵問題惦記在心裡,這樣那個一瞬間才會出現。

一個好想法的出現,也往往是很多種零碎時間的累積。

我記得自己之前在構思「 Evernote 子彈時間管理術」的線上課時,就是採用這樣的方法。對方要我提供課程腳本大綱,但我每次規劃好要「想腳本」的時間,等到計畫時間一到,通常什麼想法都沒有。

於是我就換個做法,利用零碎時間去寫大綱,每次寫一點點,遇到問題沒關係,先把問題寫下來。這是前面所說的,「目標的準備時間」,透過零碎時間慢慢累積,我會知道目前自己可以掌握哪些大綱,還有哪些未解決的問題。

接著,我開始利用零碎時間去思考那些還沒解決的腳本問題,這次這個問題卡關也沒關係,就跳到下個問題。因為這是零碎時間,我不需要一次解決所有問題,就算一個問題都還解決不了,讓這些問題在腦袋中醞釀,也是有幫助的。(可參考:不會靈光一現的東西正是靈感,生產好點子的五個方法

靈感通常不會是當下解決的,而是需要先知道問題點在哪裡,然後先把可以思考的思考過一遍,接著在大腦中釀造一下,當遇到新刺激時,才會迸發而生。

這樣一看,如果不利用零碎時間來釀造靈感,怎麼會在計畫好的時間裡,就想要一口氣出現一大堆好的想法呢?




四,目標的休息時間


最後一個切入點,則是如果零碎時間也都用來處理目標,那我們的休息、休閒時間呢?不是也可以利用零碎時間來好好放鬆嗎?當然是可以的。

如果休息、休閒也可以是有目標的,那麼我們的零碎時間,又能幫助我們達到更高的放鬆、放空、恢復能量的效果。

其實去反思自己零碎時間的利用,便可以有所感受。

如果當我遇到零碎時間時,想說是好不容易的休息時間,於是很開心地去找找有什麼新鮮事可以做,覺得這是「多出來」的時間,要用來做「多出來」的事情,例如在網路、電視繞了一圈,但通常這時候零碎時間也結束了,這樣,有達到真正放鬆的效果嗎?(可參考:為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間

如果我真的想要放空,於是有一個放空的目標計畫,遇到零碎時間,我就立刻去戶外散步,讓大腦放空。如果我想要培養一個休閒興趣(如前面所說的烘焙計畫),到了零碎時間,我就開始努力研究這個興趣。

或者我最近一篇文章提到的:「一鍵進入 Android 手機專注模式,用在假日放鬆比工作更有效」,我想要周末的空檔成為陪伴家人的目標時間,而不是會忍不住東看個郵件、西回個訊息,所以我反過來把手機在周末開啟專注模式,讓這些空檔時間全部都聚焦在家人陪伴目標上。

這樣一來,反而我可以擁有更多充分休息、充分自我實現的時間。




結論:


零碎時間,也不要零碎的利用,零碎時間反而不要拿來作瑣事。

因為通常所謂的「零碎時間」,雖然分散、短暫,卻也往往是我們自己「真正可以掌控」的時間。不是別人幫我們計畫好的,別人不會拿去用的。

所以這幾年,我推翻了自己多年前那篇用零碎時間做瑣事的想法,反而認為零碎時間才是我們推進目標,尤其推進自己的目標,包含生活休息目標的關鍵時間。

對這個方法有興趣的朋友,還可延伸閱讀:[時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則]、[把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息]、[「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法]。



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