[習慣力-4] 新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化



除了真的被各種重要事情卡滿的少數人外(但如果你的時間都被重要事情卡滿,表示你在完成有價值的事,換個角度其實就不是沒時間,而是善用時間了),我自己的經驗是,大多時候我「感覺沒時間」,其實是三個原因:「瞎忙」、「不專注」和「不面對現實」

而要做時間管理,一定要先解決這三個問題。而要解決這三個問題,其實有一個很簡單且立即可做的第一步,就是「把時間數據化」,讓自己真實看到到現實時間的使用情況。

因為,大多時候我們都是憑感覺在時間管理,而這正是掉入時間黑洞最大的兇手(所謂時間黑洞,就是時間不見了,但你不知道自己完成了什麼)。

不需說別人,就拿我自己當做例子,跟大家分享去年(2017年)小孩剛剛誕生時,我如何讓自己掉入時間黑洞,誤以為自己沒時間,後來又利用「時間數據化」的方法,重新自我調整的故事。




時間數據化,幫我走出時間黑洞的故事:


2017 年的上半年,我的小孩剛剛誕生,那時候發現自己的時間被切割得更破碎,工作、家人、孩子、寫作,和許多我想做的事情,全部混在一起,我發現自己「感覺沒時間」去做每一件事情。有一小段時期,真的覺得自己什麼都完成不了,只能被時間拉著跑,雖然覺得很忙,卻一點成就感都沒有,只有許多事情沒時間去做到的壓力。你或許也有似曾相識的感覺?

那時候,因為我多年來的時間管理經驗,當遇到這種「全新的時間情況」,或是這種「又掉入混亂的時間情況」時,我總有一個習慣,就是我會開始練習「把自己的時間重新數據化測量一番」。

每一次這樣的練習,都能有效地幫我重新認識時間的「新現實」,找到在新的現實時間中「專注」的節奏,然後停止瞎忙,開始「快樂的忙碌」。

那時候我使用的工具是「時間塊」這個 iPhone App ,在 Android 上類似的工具有「 Time it 」。這是我下面文章要介紹的「三種可選擇的」時間數據化工具的其中一種,他的特色是可以把 24 小時的每一格填滿,讓自己了解時間運用的比例。



我是怎麼利用這個工具做練習,來讓自己脫離時間黑洞呢?



  • 把現實數據化,讓自己接受現實

一開始,我並不是把這樣的工具當作「自我考試工具」來使用,我就是「很真實」的記錄自己每半個小時、每一個小時的時間區塊,到底幹了什麼。

這樣紀錄了兩週後,我發現自己上班日大概每天需要三到四個小時照顧孩子的時間,週末起碼需要每天七到八個小時。而且晚上時間、早晨時間,都是照顧孩子最高峰的時間。這就是我要面對的新現實,我必需接受他,找到與他快樂和平共處的方式,而不是硬要像之前一樣在這段時間排入寫文章、學新技能等任務。

如果不接受現實,硬要排入更多任務,或是把任務排在錯誤時機,那當然完成不了,完成不了就帶來更多壓力,就陷入了惡性循環。




  • 製造更多專注時段,才能創造「產值」

接著,我在這樣的「時間數據化」中,發現自己因為太多想做的事,時間又比之前更少,於是我開始焦慮,開始不專注,開始什麼都做一點。

但是,「什麼都做一點」的意思就是「什麼都沒完成」!也就是什麼價值都沒有。

我發現我沒辦法在「時間塊」的每半個小時、每一兩個小時的紀錄中,記下我剛剛到底做了什麼,因為我什麼都有摸一下,但什麼都沒完成!這給了我一個很大的提醒,不是沒時間的問題,是我沒有創造「專注時間」,所以我去年談了很多次「優質時間」,就是從這個時間數據化的練習發現而來。

於是我開始調整,照顧小孩時專心照顧,孩子睡了,就不要東摸西摸,趕快開始一件有價值的是,然後專注做好。讓我可以在每一個時間段很明確地按下這段時間專注完成的事情。

下圖就是一個優化過的例子,也不用放棄休閒娛樂,也還是能專注照顧孩子,但也還是能完成自己的事情,只要有更多專注的優質時段。





  • 了解自己需要的現實時間,停止瞎忙

最後,這樣的「時間數據化」練習,重新提醒了我,尤其在沒時間時,更要認知到:

「要完成有價值的事情,就是要投入對這件事情來說:足夠的時間。」

我沒辦法把時間拿去看很多新資訊、測試很多新工具、回很多信,然後還希望自己有時間寫出一篇優質的文章。因為一篇有論點的方法文章,起碼需要加起來四個小時的寫作時間。我怎麼知道?就是「時間數據化」告訴我的。

我們可以利用「時間數據化」,逐漸了解自己完成一些重要工作時,「真正需要花費」的時間。這會讓我們感覺到時間的重量與有限,於是,排除那些次要事情,投注在關鍵的事情,就會變得簡單。

因為我們開始懂得「花時間」了。

我會知道怎麼安排每天真正的行動清單,盡可能不排超過我現實所能負荷的,並且能看到足夠的空檔,去完成某一件真正有價值的事情。





三種時間數據化工具,推薦給三種需求的人


所謂的「時間數據化」,指的就是利用「時間塊」、「番茄土豆」或「 Toggl 」這類工具來量化時間。

這三種工具,都可以達成上述的效果,而且剛好各有偏重。




這類工具的優點在於快速統計出你在每一個現實時間區段裡的「選擇」,並且看到那些你會被佔用的「現實區段」。可以幫助你了解現實中的「空檔時間」,並且提醒你做出專注有價值的「時間選擇」。

因為真正的問題不是沒時間(因為時間跟你想做的事情相比,其實永遠不夠),而是除了無法改變的現實情況外,剩下的空檔時間我是不是能創造價值。

對於一開始還無法接受自己時間現實,還是會排太多任務而做不到,或是不知道自己空檔時段的人,我都推薦利用「時間塊」類型工具來將時間先數據化,讓自己看到現實。




當了解現實時間區段,但是難以在一個一個空檔時段,讓自己專注投入去完成一件事情

這時候,就是「番茄鐘工作法」派上用場的時刻。你不一定要相信每 25 分鐘做一個專注衝刺到底有沒有道理,重點是自己能不能真的起碼專注這麼長的時間,然後讓某件事情有所進展。

你可以試試看用這樣的工具,統計自己一天可以吃多少顆番茄,也就是可以創造多少專注時間,用這樣的數據來讓自己持續進步。






最後,了解自己時間現實了,開始會投入專注時間了,這時候,可以轉換到第三種工具,類似「 Toggl 」這種紀錄每一種工作花了多少時間的工具。

這類工具的意義是,讓自己了解寫一篇文章需要多久?回覆郵件需要多久?完成某個行政流程需要多久?做一份會議報告需要多久?讓自己對每一個常做的任務有「真正的、現
實的時間數量概念」

這樣當安排待辦清單時,才知道可以安排多少任務,才不會排下不可能做到的行動。





小結:


時間管理的第一步,其實不是去做時間管理,甚至也不是排清單、規劃任務,而是「了解自己,了解現實」。

如果沒有從這裡開始,怎麼排清單也沒用,因為不可能做得到。於是我們就會陷入「沒時間」的惡性循環。

所以新的一年,說不定你可以在農曆春節前開始練習,拯救沒時間,第一步不是去找出時間,也不是開始排任務,而是先「認識自己的時間」,把時間數據化,讓自己了解

  • 我的現實時間如何分配,有哪些真正必要佔用?
  • 我真的有在每個時間區段專注去創造價值嗎?
  • 我完成一些重要任務真正要花費的時間有多少?

了解這三個問題,其實時間排程對你來說,可能就只是小菜一碟了。

你可以參考我去年走出時間黑洞後,寫下的有了孩子後的時間管理心得:「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事 」。你也可以連結到為什麼時間管理不要先列清單的相關文章:「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單 」。你或許還會對我如何進入專注的技巧有興趣:「如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法 」。

如果你有什麼時間管理問題,也歡迎到電腦玩物搜尋相關文章,或是來信跟我詢問。

你還可以參考我的「習慣力」系列文章,這是我從 2018 年開始展開的優質時間的練習:

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[習慣力-4] 新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

留言

  1. 如果主要是電腦前的工作, 有幾款工具可以幫助釐清時間的使用狀況
    如 ManicTime, 或 RescueTime,
    也是一種把時間數據化的方式

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    1. RescueTime 我在很早期的電腦玩物文章中,也曾經很熱衷,寫了好幾篇文章來介紹呢^^

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    2. 是的, 我有看到, 最近我又回頭試用它
      現在畫面有改善不少, 而且有 Free Plan可以用
      目前用它的 Free Plan搭配Chrome Extension 的 DropKick來使用
      (DropKick類似 StayFocused, 不過是定義一個時間塊內的網頁限制, 是紅綠燈的概念)

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    3. 恩恩,看起來目前功能已經很完善,改天我也回頭來試試看

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  2. 看了esor的文章一段時間了,開始用「時間塊」紀錄、了解自己後,嘗試優化了安排時程的方法,覺得很有收穫。

    不過想問一下esor怎麼看「可優化時段不足」的情形?就是大部分的時間被一些固定而必須的時間佔去。

    比方說睡眠這方面,esor的圖例看起來只需要不到7小時,但我個人測量起來,如果要有足夠好好應付白天工作的精力,大概都要睡8-9小時甚至更多,而且加上假日再補點眠才夠。而如果用運動來訓練自己的精神力,也會變成要再付出運動的時間。(好像沒看到esor有排到運動的時間XD?還是說就用之前提到的一萬步,在通勤時順便完成了運動?)

    還是說就接受自己的體質,去優化能掌握的部分即可?目前我只能想到這樣做XD把可掌握的時間再提高價值,比方說運動時找朋友一起,這樣可以同時達到和親友聯絡感情的效果。

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    1. 感謝你的回饋。

      關於「必須固定的時間」我有一個想法,就是先試試看把這件固定的事情,變成自己的優化計畫,那這樣固定的時間也是優化時間了。

      以睡眠和運動上,我目前大概平均就是接近 7 小時。這一點每個人生理體質可能都不一樣,足夠的睡眠讓白天有精力,還是非常重點。不過也可以去思考幾個「把這件固定的事情,變成自己的優化計畫」的方式。

      例如,睡眠品質夠好嗎?是不是能夠很快入睡?早上有做一些可以快速提振精神,或是讓自己樂於早一點起床的事情嗎?我並不預設答案,但是我會這樣去做進一步優化,固定時間也是可以優化的。

      而日常運動上,我目前確實就是以中午的新習慣:外出走路30-60分鐘。這也是優化固定時間的結果,也可能還有更好的方式。

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    2. 優化這些固定的時間!這個方式很棒。的確有發現我如果有抓到對的入睡時間(例如12點前睡覺),好像就會提高準時起床的機會。

      感謝esor的回覆,我在這方面也努力看看,再來分享心得。

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