我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫?6 種整理邏輯建議


我們平常免不了會拿到大量的紙張資料,應該如何整理這些資料,提升效率呢?例如:

  • 工作時大量的會議文件、筆記、單據
  • 學習時的書籍、論文資料整理
  • 生活中的各種收據、說明書、個人資料

當我在進行紙張資料的整理時,有三個目的,為了滿足這三個目的,所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」:

  • 如何有效歸類?
    • 比起實體的資料夾分類, Evernote 的記事連結、標籤,可以讓分類更有彈性。
  • 如何有效搜尋?
    • 比起實體的翻找, Evernote 的關鍵字搜尋,加上紙張內文的辨識索引,可以加快速度。
  • 如何重複利用?
    • 比起實體的複印, Evernote 的筆記功能,讓紙張的利用更多元。

今天這篇文章,是我的真實應用案例分享,歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊,我如何利用 Evernote ,來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。




一,目錄索引:(案例)寶寶的檢查報告


第一個整理方法,就是用 Evernote 筆記連結建立目錄索引,取代實體紙張的資料夾分類。

從老婆懷孕,到孩子誕生初期,一年多的時間裡,要做許許多多的檢查,也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中,有些想要留作紀念(例如產檢時的超音波照片),有些則是覺得要以備不時之需(例如小孩的各種檢查報告,或是重要的醫療紀錄)。

我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是:

  • 每次拿到一份新的紙本報告,當下就用 Evernote 掃描成一則筆記,漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。
  • 一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」,目錄筆記只會有一則。
  • 每次掃描一則新的檢查報告筆記,就用記事連結,連到目錄筆記中。
  • 在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡,做分類與排序。

之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記,就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。

  • 要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記,很簡單。
  • 如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告,則相對有難度。

所以我只要建立好目錄筆記,能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記,再用記事連結去索引,這是找到大量零散資料的好辦法。(功能教學,可參考:Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法





二,工作排程:(案例)汽車保險資料


第二個整理方法,用 Evernote 目錄索引建立工作排程順序,取代在實體的資料夾中排序。

生活中也會有許多複雜資料需要整理,像是我和老婆的保險資料,或是像車輛的保險資料,我也會用 Evernote 來建立一個好整理、好查詢的資料庫。

以我整理車輛保險的筆記為例,我會這樣做:

  • 用 Evernote 掃描業務、保險人員名片。
  • 用 Evernote 掃描處理流程的說明文件。
  • 用 Evernote 掃描每年更新的保險單據。
  • 如果不幸發生事故(還真的發生過,幸好人都沒有大礙),也用 Evernote 把相關的紙張資料掃描成一則筆記(例如對方名片、報案三聯單等等)。
  • 建立一則「車輛保險與車禍處理流程」的統整目錄筆記,把前述的資料,連結到這則目錄筆記。
  • 並且在「車輛保險與車禍處理流程」這則筆記中,排程一個最有效率的查找資料、處理問題流程。

還是一樣的邏輯,分散的資料難以快速查找,但只要紙張數位化,並且根據需求,建立一個整理目錄,以後就能根據需要快速索引。

而且這個整理目錄,還可以根據我解決問題的前後順序,更有彈性地進行排列整理。





三,剪貼簿(抓重點):(案例)樂高說明書


第三種整理方法,用 Evernote 筆記簡化紙本說明書,取代每次都在說明書中重新翻找。

很多時候買了產品,會附上像是說明書這樣的文件,我也喜歡把這樣的說明書用 Evernote 整理起來。當然,不是掃描整本說明書,而是利用數位化的方式「獲得更方便的使用狀態」。

例如我自己喜歡組合樂高,也幫小孩買了幾組樂高來玩,但是小孩免不了常常把組合好的樂高拆掉,這時候就要陪孩子一起把樂高重新組合回去。

而因為有些模型確實比較複雜,我也每一次都要對照一下說明書,才知道組合的正確方法。

於是當我買了一個大樓救火消防車的樂高場景組,我就這樣做:

  • 建立一則該樂高模型的筆記。
  • 把裡面幾個比較困難的模型「完成圖」掃描下來。
    • 例如大樓完成圖、消防車完成圖、工地吊車完成圖。

這樣一來,每次這組樂高又有東西被拆掉時,我就只要快速搜尋這則筆記,參考該模型的完成圖,就能回想起組合回去的方法了。

就算原本紙本說明書被收起來(所以拿出來很麻煩),或是搞丟,也都沒關係了。





四,剪貼簿(多合一):(案例)家電產品資料


第四個整理方法,是利用 Evernote 把多種相關資料整合在一則筆記。取代實體中分散成多份紙張資料。

例如我安裝了一個大門的電子鎖,安裝過程中,獲得了下面這些紙張資料:

  • 電子鎖說明書。
  • 購買收據。
  • 維修安裝廠商的名片。

這些紙張資料是分散的,但透過 Evernote 掃描,就可以統整在同一則購買電子鎖的筆記中。

這樣一來,就不用整理分散的紙張資料,未來查找也會更快速,因為都整合在同一則筆記了。






五,做筆記的彈性:(案例)閱讀書籍心得


第五種整理方法,是用 Evernote 的數位打字加上紙張掃描,重新整理學習筆記。取代在原本的紙本書稿論文上做筆記。

當閱讀紙本書籍時,我的目標不是要整理書籍資料,而是要建立一個行動任務,真正重要的是我要如何在閱讀後獲得真正的改變。

所以我在整理一本書的資料時會這樣做:

  • 一邊閱讀,一邊快速掃描書中最關鍵的圖表、結論、方法流程。
  • 讀完書後,再讀一次自己掃描的內文。
  • 重新根據自己的理解,整理自己的方法系統、行動步驟。

透過這樣一則筆記本,我可以節省很多重新翻閱書籍的時間,並且在閱讀過程就能快速做好重點記錄。

更重要的是,我可以在一則結合了自己的大綱整理、書頁掃描的 Evernote 筆記中,很輕鬆的把書籍內容,重新整理成一則自己的筆記。

更具體的細節操作,可以參考之前的這篇文章:「Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統」。






六,做筆記的整合:(案例)任務規劃


第六個整理方法,則是用 Evernote 的待辦清單、提醒功能整理會議記錄,取代紙本筆記本中分散的會議筆記。

雖然我很習慣使用各種數位工具,但開會時、採訪時、和客戶腦力激盪時,確實紙本可以更直覺地做速記。

我一定會帶著筆電開會,可以的話,我會優先選擇用 Evernote 處理任務。但也同時準備一本紙本筆記,以防需要時可以快速做筆記。(真實例子可參考:回顧我的一年份「紙筆」筆記本,那些手寫圖像記錄更好的筆記

而這時候我會這樣做:

  • 速記在紙本筆記、便利貼上。或是在紙張上畫出流程圖。
  • 用 Evernote 掃描紙張上內容。
  • 將紙張速記的內容,整合到數位的任務筆記中。

這樣一來,我可以很輕鬆結合:


而我的經驗是,紙本筆記上要翻閱查找資料,並非易事,也容易遺漏。

把這些資料整合到數位的任務筆記中,會是更有效率的做法。





我的 Evernote 筆記數量大約是 13000 多則,其中大約 2900 多則包含了紙張內容的資料!

  • 其實我的工作流程,也會使用紙本筆記,也需要紙張資料。
  • 但我會把紙張資料,統整到數位資料庫。
  • 建立上述六種整理邏輯,幫助我更有效率的分類、查詢與利用這些紙張資料。

分享我的真實案例、整理方法,提供大家參考。


或是參考我的 Evernote 最完整的課程、著作:《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫?6 種整理邏輯建議

留言

  1. 版主有聽過Joplin這套開源筆記軟體嗎,據說可以當作Evernote的替代選項,不知版主試用的感想如何?

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    1. 最近我也有注意到,正準備找時間來試試看呢

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