「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App,我的用法心得


當一天一晃而過,有時我們忽然驚覺:「我今天到底做了什麼?」感覺好像很忙,但卻又覺得缺乏成就感,到底那些時間「不知不覺的」跑去哪裡?我在多年前寫過一篇「抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?」如今我也常常用那篇文章的問題,檢視自己有時一不小心對時間的浪費。

而如果我們常常「對時間的敏感度低」,沒有警覺到我其實還有半個小時可以完成什麼事情。如果對空檔缺乏「更優質的時間利用」,沒有分配更多時間完成更有價值行動(這裡的價值,不一定是工作,也可以是讓你幸福快樂的事,可以參考:「停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」」)。那麼就很容易陷入上述的黑洞循環中。

所以,這裡有一個值得養成的時間管理習慣是:「提高自己對時間的敏感度」,能主動注意到空檔。並且「增加更多的優質時間利用」,也就是在空檔主動選擇專注有價值的事。而要養成這樣的習慣,一個「統計時間利用的工具」,確實有幫助。




既然我敏感度低,就讓時間分配變成「可以看到」的視覺圖表。

既然我常常做出虛度時間的選擇,就來統計自己到底把「零碎時間」用來幹嘛,從「實際的數據」作出反省與改變。

今天要跟大家分享的「時間塊」,就是一個這樣的時間追蹤、統計工具,她目前只有 iOS App ,但 Android App 也有在開發計畫中。當我換到 iPhone 後,不只一位讀者跟我推薦,並且都說很希望聽聽看我會如何利用這個「時間塊」,而這篇文章,就是我的用法與心得整理。




「時間塊」的核心特色與基本用法:


當然,這類追蹤與統計時間利用的工具很多,我在電腦玩物也介紹過不少,我就不一一介紹,就以我自己目前也長期使用中,並且被《最有生產力的一年》作者所推薦的:「 打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」來說。或是我們其實也可以自己在行事曆上畫出自己的時間利用圖(可參考: Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學)。

但這類工具與方法都「操作麻煩」的問題,我們要記得在開始紀錄時按下「開始」,在結束工作時按下「結束」。如果事後要補充,也有很多個時間設定調整步驟。

可是如果我的目標只是「養成能好好利用時間的習慣」,那麼其實關鍵並非花時間的細節紀錄,而是要:

  • 非常簡單易用,不花時間就能記錄時間,容易養成習慣。
  • 事後回想也沒問題,能快速做出時間分配圖。
  • 有強烈視覺效果,增加時間利用成就感與警覺度。

而這三點,正是「時間塊」的工具特色




「時間塊」自己有很好的引導教學,當你第一次打開 App 後,跟著他的教學步驟,就能了解怎麼操作。所以我這篇文章,只介紹他的特色,以及我如何利用的方法。

不過為了讓大家看文章也能有基本了解,我還是快速展示「時間塊」的三個基本用法。

打開「時間塊」 App ,左方是每一天的時間軸,預設以半個小時為一塊,一天有 48 塊方格。而右方則是我設定的時間利用標籤。我只要把「時間利用標籤」填入「時間空檔方塊」,就能完成每一天的時間分配圖

沒有設定時間的麻煩步驟,在一個畫面不需任何選單就能完成,真的是「最省時間」的時間紀錄工具。




 「時間塊」也有很棒的動畫與視覺效果。當一般預覽模式時,以顏色來顯示時間分配,而如果左右滑動,則可以打開顯示實際行動內容的檢視模式。

「時間塊」許多的操作都非常滑順,而且操作流程的設計都很簡潔易用。




記錄好時間,就能進入「時間塊」的統計畫面,可以看到自己每週、每月的時間分配圖表,或是從趨勢圖看到重要工作的時間利用是否成長?虛度時間的數量是否降低?





我用「時間塊」的時間管理邏輯:


「時間塊」確實好看又好用,但可以如何利用呢?接下來,就讓我來分享自己的管理邏輯。

當我剛開始使用「時間塊」時,我先問了自己一個問題:我應該去填滿時間塊?還是不要填滿,只要紀錄重要時間利用就好?

後來我決定採用「把時間塊都填滿」的方式,因為無論如何時間一定利用在某件事情上,可能是「優質的」用來照顧小孩、家庭出遊、撰寫文章、推進工作,或是「中性但必要」的睡眠與交通,以及「相對價值低的」上網亂逛。

我「把時間塊都填滿」,背後的潛台詞就是「希望自己對每一塊時間都有自覺」。當然不是說都不可以有「相對價值低」的行動,而是:

透過每一個時間塊我都要選擇,投射到每一個時間我都應該是有自覺的行動(可延伸閱讀: 快樂並投入當下的理性作法:我們會需要的做得到技巧)。




 「時間塊」預設的時間空檔長度是 30 分鐘,也可調整成 15 分鐘。我覺得半個小時的長度很剛好,一方面這樣填寫更簡單,不會太瑣碎,二方面 30 分鐘是一個足夠完成一個重要性小任務的時間空檔。

不要一開始就想像一次好幾個小時的時間空檔,當然有可能最後有這樣的時間專注長度,但如果一開始就想像「我要有兩個小時完整時間才工作」,那麼很有可能永遠沒有辦法開始工作。

反而是只要有 30 分鐘零碎空擋,就可以投入到重要工作的一個步驟,完成一個子任務,而一投入說不一定更專注,更長時間的專注就會出現。

時間塊的這種「 30 分鐘一塊」的設計,可以讓我更自覺到「原來我有這麼多分段的空檔可以利用」,降低時間壓力,看到時間的空隙,搭配「SMART 原則,克服拖延要這樣設計下一步行動」,把任務做有效分割,就能利用更多空檔完成更多進展。




來到設計「時間塊」裡的時間標籤(事件類別),我用前面提到的邏輯,區分出「優質的時間利用」可能是做哪些類型的事情(例如認真工作、撰寫文章、家庭活動等)。「中性而必要」的是哪些事情(例如睡覺休息等)。「相對價值低但還是會做」的是哪些事情(例如看電視、上網等)。

這邊沒有明確要做什麼事件類別的建議,主要就是可以思考「優質時間」是什麼樣的行動?以及覺得自己如何分配行動可以感覺到平衡?那就這樣來設計你的事件類別。




而「顏色」是這邊的設計重點,「時間塊」的視覺效果中,時間軸的顏色可以很直觀看出我一整天的時間利用結果。於是我自己使用上,希望達到這樣的效果:

感覺每一天是「彩色的」,彩色代表我做了更多優質的時間利用。

於是我把那些「優質時間利用」的事件類型,設定成藍、紅、黃、綠等色彩更鮮明的顏色。然後把「相對價值低」的事件設定為灰色或棕色

這樣一來,我就可以很直觀的在「時間塊」的時間軸上,從色彩直接反應我的一天到底是充實還是虛度。





「時間塊」的額外時間管理功能:


在我自己的利用方法之外,「時間塊」還有一些額外的功能。

像是他也可以先設定未來的時間怎麼利用,然後到時候就會彈出提醒,提醒你要記得用來幹嘛。

不過我自己沒有這樣做,我都是當作當下或事後的紀錄,以回頭去反省為主。




另外「時間塊」除了基本的「事件類型」外,也可以進一步設定每一種類型的具體子事件。

我還在測試與思考有沒有需要這樣利用,因為這樣會多出一些操作步驟,就少了原本簡潔流暢的風格。

但也有好處,例如都是家庭活動的時間,可能是打掃,可能是照顧孩子,可能是做料理,有時候也確實會想有所區分。 (家庭活動,對我來說也都是優質時間,可以參考這篇心得: 新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事




此外,「時間塊」除了基本的統計分析,還可以另外設定「目標」,例如「優質時間」每一個禮拜要達到多少時數,這樣就可以變成一個習慣養成的具體任務。




在功能上,可惜目前「時間塊」還沒有網頁版,也沒有真正雲端同步功能,也期待他的 Android 版能盡快推出。

不過「時間塊」目前還是可以把自己的時間資料匯出,或是備份到 iCloud。





補充一個我的「時間塊」延伸利用:


我自己其實已經使用「時間塊」一小段時間,接下來應該也會繼續使用。而最後,就讓我補充一個我自己利用的小技巧。

我會每個禮拜,把自己這個禮拜的「時間利用統計圖」 截圖下來,然後插入「我的每月每週子彈筆記清單,跟我那一週實際執行的行動任務放在一起,這樣就能做一個對照與反省。




整體來說,「時間塊」是一個簡單易用、操作便捷、視覺突出的時間紀錄工具,他的塊狀管理方式,不只是輕鬆,也帶來一個「邏輯清楚」、「有效自覺」的時間利用流程。

推薦想要解決「到底自己時間跑去哪裡?」問題的朋友,可以試試看。

而想更進一步了解我的時間管理方法的朋友,還推薦可以參考「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」 、「畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情」、「加班不一定壞,但不要因為這 9 種壞習慣加班」等文章。

「時間塊」iOS App



歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App,我的用法心得

留言

  1. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除
  2. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除
  3. 個人經驗:
    時間記錄,對時間利用不高效的人群,價值不大。理由是大多不高效的通病在於不能主動去控制,利用時間。而時間記錄更像是事後的懺悔與檢討。問題的關鍵不在於檢討反省,而在於改變。
    結論:拒絕被動的時間記錄,主動在大時間塊中去規劃任務,這樣的控制更有效,比如晚上提前列寫明日待辦清單

    回覆刪除
  4. 謝謝站長這麼深入剖析時間記錄的方式,也很贊同『「優質時間」設定成鮮明的顏色、「相對價值低」的事件設定為灰色或棕色』這個做法。很視覺化。

    想請問站長:安卓上有沒有辦法達到類似的體驗呢?

    主要是希望能log rapidly
    以及有colorful themes
    和easy analytics

    曾經想用excel嘗試製作一個類似邏輯的表單,但是rapid log仍然無法解決。

    若是使用google表單每小時回問卷,又失去了上文所說的「有強烈視覺效果,增加時間利用成就感與警覺度。」

    好想知道站長還有什麼口袋法寶嗎?甚至有機會用像是trello或是airtable等達到類似體驗嗎?

    非常謝謝站長筆耕不輟地分享數位生活心得!

    回覆刪除
  5. 感謝 Esor 的分享,我一直在思考這樣的方式跟番茄時鐘有什麼不同。我自己持續在找施行番茄時鐘最好的方式,因為往往會忘記可以使用蕃茄時鐘幫助自己,就會覺得無效,但又想要紀錄所花的時間。但仔細看看,兩個的作用好像有一點不同,一個是提前規劃,一個是之後紀錄。有可能一起完成嗎?

    回覆刪除
  6. 開發者是一位中國人...看來要上GOOGLE PLAY看來不太可能
    但中國那邊卻下載得到APK XDD

    回覆刪除
  7. android 有一個可以即時記錄的APP叫做 Save my time 可以讓程式作為解鎖APP時紀錄用,應該是我目前看過最無腦的紀錄方式,不過他的電力消耗略大,而且免費版可以記錄的量感覺略有不足,希望作者可以看看。如果可以找到更棒的替代方案那就更好了

    回覆刪除
  8. 事件類別和事件內容如何區分?

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

既然用 LINE 討論要事,起碼還可以學會這 11 個訊息管理技巧

Sligrid 在各種思考模板上協同合作,台灣開發的知識管理工具

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Agenda 子彈筆記愛好者適合的專案管理軟體:功能詳細拆解

Pocketmod 免費下載列印 8 頁小書,一張 A4 自製口袋筆記本