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Google 文件畫複雜表格教學(一):表格並排、特殊格式實作

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當然, Word 裡有更強大的表格工具,例如「手繪表格」功能,就可以讓你自由畫出各式各樣的表格樣貌。

不過,對於文書處理主要都以 Google Docs ( Google 文件)為主的我來說,也還是想要盡量的試試看用 Google 文件可以做表格做到什麼程度?如果要畫特殊格式的表格,或是要畫出雙欄並排的表格時,有沒有辦法可以做到呢?

所以這一篇文章,整理一下我在工作上實際利用 Google 文件畫表格的經驗,舉的例子是最近要列印的課堂教材,來看看怎麼畫出我需要的表格內容。

這是我的實際經驗分享,如果你還知道更快速有效的技巧,也歡迎留言跟我說。

Task Fighter 把 Google 日曆變快打旋風!格鬥型時間管理方法

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前幾天發現一個有趣的時間管理工具,叫做「 Task Fighter 」,看他的名字,很直覺可以想到是一款遊戲化的任務管理工具,像是「玩,很重要!我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得」,或是「記帳城市:最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣」。

而且「 Task Fighter 」的畫面可能深得遊戲老玩家的心,在模擬老舊電視的風格中,他將每一個任務變成快打旋風般的格鬥遊戲敵人,任務就是戰鬥,幫妳用遊戲的方式統計勝利與失敗的次數。

不過仔細研究一下後發現,「 Task Fighter 」其實最有特色之處不是他把任務清單變成格鬥畫面這麼簡單,而是它是一個「整合 Google 日曆」的任務管理工具,並且背後有一套「專注完成一週任務」的時間管理思維。

就讓我來介紹一下這個有趣的服務,說不定他很適合你來試試看。

變聰明的 Google 試算表:一秒鐘自動幫你用樞紐分析統計資料

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「樞紐分析表(資料透視表)」是使用 Excel 或 Google 試算表整理資料時,很重要的一種資料統計方法,我曾在「Google 試算表樞紐分析表範例教學,像 Excel 般資料快速重整 」一文中寫過教學。當資料數值很雜亂時,只要善用樞紐分析,就能快速的總結出一些統計結果。

例如我在「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載」這個應用案例中,就用樞紐分析,來拆出每個人應該平均負擔的帳款。

只是要設計出自己的樞紐分析表,對不熟練的朋友來說可能還要想一想,操作設定上也可能要花一點時間。
不過,如果你使用 Google 試算表,那麼 Google 現在「會主動建議你應該使用什麼樣的樞紐分析」,而且「幫你直接做好樞紐分析表」,於是我們只要直接插入即可!

CupHead 最簡單的困難遊戲,失敗什麼時候變得這麼有趣?

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失敗是痛苦的,困難讓人逃避,但是有一款遊戲,卻成功的把失敗和困難,變成遊戲裡最有趣的一部分。這一款遊戲在 2017 下半年推出,連奪這半年來的許多遊戲獎項,但是如果你單看他的畫面,你會以為是哪一款古早任天堂時代遊戲的復刻,甚至會以為是你小時候三台卡通會出現的那種黑白迪士尼動畫片。

但正是這些奇妙的衝突,加上背後遊戲開發者巧手融合,而成就了這款看起來在 2018 年如此不協調的遊戲。人家都強調簡單,他卻喜愛困難;大家都玩線上,他卻只有單機;3D特效愈來愈強大,他卻反而用手繪動畫。可是,遊戲的歡樂、休閒,卻還能一點都不減少,甚至更多!

所以這款遊戲才能在玩家間造成極大的好評,這就是今天要跟大家推薦的:「 CupHead 」,台灣許多玩家稱之為「茶杯頭」。

Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學

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在電腦玩物中,我有一篇文章非常受歡迎:「Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學」,在該篇文章裡面,我整理了自己實際使用過、測試過的 Google 日曆應用,從當作課表,變成公司會議系統,到寫日記。

功能其實都很簡單,工具很好上手,但關鍵是:「我們可以如何利用來解決問題?」
本來操作就是愈簡單愈好,是那種「操作我會,只是沒想到可以用到這個方向」更好。因為工具本來就要用來解決問題,但要解決什麼問題,需要經驗和想像的累積。

今天這篇文章,我就想用同樣的筆法,把我這幾年實際研究,並且實際利用過的另一個工具:「 Google 表單」,整理出除了設計問卷外,可以用來解決哪些實際會遇到的問題。(功能操作可以參考:Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

自動追蹤廉價航空最新機票票價、航班開放,設定通知步驟教學

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去年下半旬,因為在籌畫今年(2018)的出國自助旅行,第一步就是買機票,於是就開始關注各家航空公司,也包含廉價航空的機票票價,那時候有些航空的票價還有點貴,有些廉航的班次還沒有開放出來。但是要一直保持關注,又是很麻煩的事情。

於是就需要一個「可以自動追蹤各家航空公司票價波動,並且注意廉價航空航班開賣消息」的方法。

找來找去,結果最後還是使用我最擅長的 Google 工具,就是利用「 Google 航班」來追蹤機票最佳價位和班次。而且確實有效,後來他也真的在票價降低,以及有新的廉航班次開賣後,主動通知我,讓我第一時間買到自己滿意的機票。

最棒的是,我不用每天去查看、關注每家航空公司的網頁,只要等 Google 郵件通知我即可,可以節省不少時間,又不怕錯過。

Voice Dictation 免裝軟體線上聽寫筆記,支援語音轉中文文字

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最近這段時間,我很認真的研究語音轉文字工具,因為工作、生活中都用得到。工作上要製作逐字稿,而生活中,照顧孩子有時候靈感一來,就想要能「說出來」就打成文字筆記。於是,我之前寫了一篇「 10 個免費語音轉文字工具,支援中文提升多種文書工作效率 」整理了前段時間的研究。

而今天看到一個新的線上工具:「 Voice Dictation ( Voice Notepad )」,從名稱可以知道那是一個聽寫筆記,利用 Google 語音轉文字的技術,讓你不需額外安裝軟體,也不需註冊登入,直接打開網頁就能進行聽寫輸入。

而且他的介面設計優異,聽寫速度快,當然更重要的是,他可以支援中文的聽寫輸入。

這樣製作 Google 表單才省時間: formRecycler 回收問題利用

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Google 表單」,大多數朋友都知道是可以設計問卷、報名表的工具。甚至如果好好利用,像我還嘗試過用來記帳:「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載」。或是製作生活習慣養成表:「贏得好習慣,而非養成習慣:設計一張生活遊戲挑戰表」。

而當逐漸大量運用 Google 表單,遇到一些重複的問題設計需求時,就會想說:「有沒有辦法直接插入之前在另一張表單設計過的問題呢?」

例如我用 Google 表單設計了許多我的公開課程的課前問卷,不同的課程會重新設計新問題,但也一定有一些問題會重複利用,例如已經設計好的「學員職業調查」,好不容易輸入完成各種基本職業的選項,之後如果其他問卷表單要用,就不想重複製作一次。

那麼,有沒有辦法把 A 表單已經設計過的單一問題,複製到 B、 C 等更多表單中,直接插入使用,不用花力氣重新製作一遍呢?

Calendly 快速約好會議時間的方法,整合 Gmail、 Google 日曆

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我自己工作上確實常常遇到這樣的問題:要跟客戶、作者約一個開會時間,寫了一封郵件過去,列出了幾個有空檔的時段,例如下禮拜一早上十點、下禮拜三下午四點、下禮拜四早上十一點,詢問對方哪個時間最方便?然後對方回信給我後,也只是在郵件裡口頭約定,如果要更嚴謹通知,我還要再發一次會議行事曆邀請給對方。

這個流程雖然解決問題,但有點繁瑣,我先一次信件列出可選時間,對方選好後回一次信給我,我還要再發一次會議通知給對方。有沒有可能少掉後面兩個步驟,讓對方選好時間後,我們彼此的行事曆上就會確認會議時間呢?

今天要介紹的這個「 Calendly 」工具,就是要解決這樣的問題。他可以在 Gmail 中直接插入讓對方挑選的會議時間按鈕,對方選好後,我們彼此的 Google 或慣用行事曆上就自動加上通知。

來看看他如何做到。而想了解更多會議技巧的朋友,推薦可以參考:「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議」一文。

Pin 強大 iPhone 文書輔助 App,從剪貼簿分詞到搜尋翻譯擴展

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之前介紹了「Copied 免費高效率剪貼簿鍵盤 App,提昇 iPhone 文書生產力」這個 iPhone 剪貼簿 App 後,很多讀者來信跟我推薦應該試試看「 Pin 」。

Pin 這款 App 的副標題叫做「剪貼簿擴展」,這是款很有野心,並且為了追求效率而想到許多工作細節的工具,它的功能與應用遠遠不只是剪貼簿同時複製那麼簡單。

值得推薦「 Pin 」的理由,在於它更加關注:「我們複製一段文字,然後呢?要幹嘛?」複製,是一個起始動作,這個動作應該會連結其他目的。可能是要翻譯這段文字,可能是想搜尋相關網頁、圖片、百科,可能是要取得裡面幾個關鍵字,也或許是要打個電話、規劃個地圖路線。

而「 Pin 」把上述所有這些「複製之後」的「下一步動作」全部整合起來,讓我們在 iPhone 「通知中心」的一塊剪貼板中就可以直接動作,很多時候連切換視窗都不用,確實高效率。

Google 雲端硬碟終於開始支援「搜尋指定資料夾內」的檔案!

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在 Google Drive 雲端硬碟中,有著搜尋檔案「內文」的能力,也有著一些特殊的搜尋語法、過濾條件,我之前在「Google Drive 雲端硬碟 12 招祕密搜尋技巧教學大公開」一文中有深入的介紹。

不過,技巧再多, Google 雲端硬碟卻缺少了一個理應要具備的功能,就是「搜尋指定資料夾內」的檔案,例如只搜尋[ A 專案資料夾]中的相關文件,這樣才不會一次找到整個雲端硬碟雜七雜八的東西。

而現在,這個對工作者、企業用戶來說很必要的改變終於出現,在 G Suite 版本的 Google 雲端硬碟中,開始可以支援搜尋「指定資料夾」的資料了。

分享 Google 文件、試算表與簡報時看起來更專業的兩個語法

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大多數使用 Google 雲端硬碟的朋友,可能知道分享、協作 Google 文件、簡報與試算表。基本的檔案共用合作規則,我在「Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案」、「Google Drive 讓你共享檔案同時禁止對方下載複製列印」等文章都有教學,也在「如何 Google 試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧」一文,分享過很多朋友想知道的進階合作設定。

不過最近我常常在分享 Google 文件、試算表、簡報時,加上兩種特殊的語法,可以讓分享出去的內容看起來更專業,或是更符合我的需要。
一個語法是,讓你要分享文件、簡報、試算表給對方時,不用對方自己複製,而可以直接幫對方建立檔案副本到雲端硬碟(因為對方不一定知道怎麼複製副本)。

另一個語法是,當你要分享 Google 簡報給對方瀏覽時,可以讓對方直接打開簡報模式,而不會出現干擾視線的編輯功能視窗,這樣簡報看起來更專業。

Listly 自動抓取網頁轉成 Excel 表格!支援中文購物與資料網站

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在購物網站、旅館機票網站,搜尋一大串需要比價、研究的商品清單,或許是工作上需要製作一份競爭產品列表,也許是要抓資料來跟朋友討論旅行規劃。這時候,有沒有高效率的方法,讓我不用一個一個手動複製與整理資料,如果可以把網頁資料直接抓取成 Excel 表格有多好。

又或者你在搜尋「電腦玩物」的某主題文章(網站右上角有搜尋功能喔!),找到了一大串你想讀的文章搜尋結果,有沒有辦法直接把搜尋結果裡十幾、二十篇的文章,自動轉換成表格清單。在類似的百科、資料、學習網站中,就能更快的整理你需要的參考資料。

今天要介紹一個可以幫你更快完成上述動作的工具:「 Listly 」,這個工具只要輸入網頁網址,就能把網頁中的品項清單、資料內容,自動下載並轉換成 Excel 表格。而且我的實際測試裡,對中文內容的購物網站、資料網站皆可支援,免費帳號也有一定程度的使用量。

規劃旅行最需要天氣網站 Weather Spark 各城市全年天氣預測

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日常生活中,我們需要知道明天、未來幾日的天氣預報,上班時要不要帶傘?有沒有要加衣服?週末出遊有沒有辦法成行?這些天氣預報資訊,很容易查到,最直接的就是上 Google 直接搜尋某地天氣,或是安裝一個天氣預報 App ,像是:「替換 iOS Android 內建天氣 App 好選擇?「台灣超威的」比較 」。

不過,有時候我們不一定只想看到未來一週的天氣。例如規劃下個年度的旅行計畫時。
像是我正在規劃今年要找一個時間,到日本的北海道旅行,什麼時間點比較適合呢?或者我可以抽出時間的月份,適不適合到北海道旅行呢?那時候會不會太冷?有沒有機會看到雪?會不會很容易遇到壞天氣?適合到戶外活動嗎?

這其實才是我們規劃年度旅行計畫時,最想知道的天氣資訊,不是未來幾天的天氣,而是世界各國城市一整年的天氣預測,而這篇文章要介紹的「Weather Spark」,這個天氣網站就能非常棒的解決這個問題。

Messenger 手機網頁版開啟教學,免裝 Facebook 即時通 App

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當然,我不是說一定不要裝 Facebook 即時通 App 。像有些朋友會利用 Facebook Messenger 打電話、視訊,或是 Facebook 真的對你很重要,那麼當然裝個即時通 App 會更加便利。

但我反而希望在這個地方「稍微不便利」一點。透過這樣的不便利,讓我提醒自己這件事對我個人來說產值不高,我應該投注更多時間去專注對自己更有價值的事情。(可延伸閱讀:停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」

所以換到 iPhone 後,我目前尚未安裝 Facebook App ,也不想裝臉書即時通 App ,因為我不想被更多的通知干擾,要讓自己因為麻煩,會減少「不自覺」打開臉書的習慣,並且不要被一直出現的更多即時通訊息左右工作生活節奏。

我的正職工作上,其實有很多合作的客戶會利用 Facebook 即時通傳訊息給我,但我上述「沒有第一時間在手機上回訊」的做法,目前為止從來沒有造成過困擾。因為,我更多時候會等回到辦公桌上,在電腦上打開「臉書即時通網頁」,然後在「更舒適且便於大量輸入」的電腦上,「好好的、完整的」回訊給對方。對方反而覺得我的回訊更有效率,更能解決問題。

Freerange Stock 不只是照片圖庫,大量平面設計圖片免費下載

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在電腦玩物介紹的許多圖庫中,不知道大家最愛用那幾個呢?我自己也隨著不斷發現更有趣的圖庫,而一段時間就會更新自己常用的圖庫。最近愛用的,有「更聰明的免費圖片素材搜尋引擎 Everypixel 用 AI 排除俗氣照片 」他的搜尋機制非常強大。還有「PhotoAC 日本高品質免費圖庫,18萬張商攝照片支援中文搜尋 」他的照片品質優秀又適合亞洲風格。

不過上述兩個圖庫,都是以拍攝的照片為主,如果有時候你需要的背景圖是插畫設計呢?這時候,或許可以試試看今天要介紹的這個「 Freerange Stock 」。

「 Freerange Stock 」上的圖片同樣提供免費、不需署名的商業設計使用,而且網站上不只有大量攝影圖片,還包含了大量的「數位繪圖圖片」,並且在內容上很有自己的特色,有很多其他網站沒看過的圖檔素材。

用 Google 簡報製作 GIF 動畫:教學行銷投影片自動轉動畫圖

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在 Facebook 等社群,或是網頁文章裡,常常會看到有人分享「 GIF 動畫圖」。在一篇教學文章裡,可以用一張動畫圖表現幾個連續操作步驟。而在社群分享中,可以用一張動畫圖描述一個事件或原理,或是推銷一個產品。只要一張圖片,有趣又能傳達更多內容。

我之前的「免費線上 GIF 動畫製作懶人包:GIF圖還有10種玩法! 」一文,就常常被轉貼,可見很多朋友有製作動畫圖的需求。
而如果你也是常常為了教學、介紹、行銷的需求,要製作 GIF 動畫圖,那麼或許可以試試看用最好上手的 Google 簡報來製作。是的,就是用簡報,在簡報中製作出我們的連續說明頁面,然後就能自動轉成連續重複播放的 GIF 動畫圖檔!

Fotojet 內建多套繁體中文字型,線上免費平面圖片設計工具

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國外有非常多簡單易用,又能做出不錯平面設計圖的線上工具,像是非常知名的「Canva 日常的設計家:簡報海報、資訊圖表免費製圖 」,或是我自己頗喜歡使用的「製作最美的內容行銷圖!免費 Visage 不懂設計也上手 」,他們都能在一定程度下免費使用,但通常都沒有支援更多中文字型,或是要付費後才能上傳自己的中文字型。

而最近注意到,另一個知名的線上圖片設計工具:「 Fotojet 」,不僅是一個有中文介面的免費線上設計工具,而且也內建了多種「繁體中文字型」,例如知名的思源黑體,或是王漢宗自由字型。

我在 2015 年的時候就有介紹過 Fotojet :「製作卡片、設計海報免費救星,套用500+設計範本!」,那時候他還沒有內建中文字型,我也不清楚是什麼時候開始支援,但最近我需要製作一個設計圖時,發現了這個特色,於是跟大家再來介紹一番。

用 Inoreader 開始為自己閱讀作主:15步上手指南與訂閱包分享

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新的一年,當然還是要繼續貫徹我在「社群時代,你還在手工訂閱嗎?」、「我如何保護上網閱讀注意力?」兩篇文章提到的網路資訊閱讀方法:利用由我作主的 RSS 訂閱,以「集中」、「高效率」、「手動挑選」的方式,幫助自己更深入的閱讀值得深入了解的資訊。

像是 Feedly Inoreader 這類文章訂閱服務,他們可以:

「集中」:把我最需要、最喜歡的網站文章或影音,集中在一個閱讀器裡閱讀。「高效率」:新文章準確送達,閱讀時統一介面,再結合一些整理功能,帶來更高閱讀效率。「手動挑選」:由我自己選擇自己要的文章來源,也只會有我自己選擇的文章,讓閱讀更專注。
面對社群源源不斷的訊息更新,以及被機器服務推薦所主導的閱讀方式。我還是喜歡回到像是 Feedly 與 Inoreader 這樣的 RSS 閱讀器中,手工訂閱自己喜愛的網站,認真閱讀他們上面發表的文章。

Mandalachart 幫你列印一張紙本曼陀羅九宮格年度計劃表格

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「曼陀羅九宮格思考法」,最早由日本的今泉浩晃博士提出,是從佛教思想發展而來的一種思考方式。後來有佐藤傳將其發展為知名的「晨間日記」筆記法。也有由日本管理顧問松村寧雄發展出來,更有系統性的做人生計劃、企業規劃的九宮格方法。

我在電腦玩物的「九宮格筆記法 Evernote 實作,跳脫直線的表格思考術」一文中,也有介紹過這樣的方法,我們不一定要從佛教的思想進入,就是把九宮格方法當作一種可以激發你更全面、更平衡的思考,了解人生重要優先次序,並且跳脫直線去發展出每個面向脈絡的方法即可。

而昨天,和張永錫老師討論他即將開設的「覆盤的技術:練習寫出真正有效自我改變的日記」課程細節(我是負責幕後策畫),聽老師提到了一個線上九宮格工具:「Mandalachart」,正是由前述的松村團隊所開發,特別適合用來做人生計畫、企業計畫的 9*9 九宮格線上版。

我研究了一下,發現「Mandalachart」不只可以在舒適的工具中畫出我們的九宮格思考,而且也能把「 9 X 9 的大九宮格計畫」,列印成「一張 A4 紙張」,這樣一來,就很適合做出年度計畫,並且列印出來後,還能折疊後放進皮夾,隨身攜帶。

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