2013年10月4日 星期五

10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧

「時間管理」、「工作效率」是這兩三年來電腦玩物投入許多心力關注的一個議題,尤其在介紹了大量的數位新工具後,到底這些工具只是玩具,還是真的可以回過頭幫助我們改善或大或小的某些問題,也是在電腦玩物這個部落格裡比以前更加關心與在意的重點轉變。

但也因為我之前從介紹解決問題的軟體小工具開始,所以我一直相信「方法」比人的個性與意志更適合依靠,比起鼓勵的話語,在電腦玩物中我更希望傳達的是一些「具體」、「可行」、「只要照著做,而且容易照著做」的步驟,不是要激勵大家透過什麼意志力來改變自己的個性,而只是在實際的作法上微調,就能改善工作效率(參考:這五個數位工作方法,幫助我和我的缺點和平共處)。

而其中有些方法,是不管換到什麼工具上都是共通的,無論何時何地都能「被執行」,並且不需要你修身養性還是改變意志就能被執行!我稱其為具體可行的小技巧,而這或許就是改善生產力最需要知道的關鍵,今天這篇文章,就要從我自己的經驗,來分享時間管理上「真的可以被具體執行」的小技巧。

 

 

  • 一、幫自己留下「神聖時間」

我有一個習慣是每天都有預留一段「神聖時間」,可能是晚上10點到12點,或是早上5點到7點,但也有可能是某個假日中午的12點到2點,當然這個神聖時間是留在我自己心裡的,只有我自己知道。

但是無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間,都絕對不會碰觸到我心中的這段每日的「神聖時間」,當我跟別人說:「不好意思,這一天真的沒有時間了。」實際的意思就是除了神聖時間外,沒有其他時間可以安排了。

「神聖時間」的時段不是固定每天一樣,但「神聖時間」一定是用來執行一個我自己非常想要執行的事情,可能是寫一篇部落格文章,也可能是學習一個事物,或是讀一本書。

擁有「神聖時間」的好處就是:我自己想做的事情總是會一直保持進度。而這一點正是時間管理的真諦:

完成比之前更多的任務「不是」時間管理,要真正完成自己想做的事情,才是時間管理

 

 

  • 二、「少量多餐」的工作切割法

時間管理不只是安排時間,而是可以在有時間的時候具體有效的完成現在可以做的任務,讓你無論面臨什麼樣的時間變化都可以應付自然,只要有空檔,我就有事情可以做,總是可以推進工作進度。

很多時候我們其實是「浪費了太多空檔時間」,明明開會前有30分鐘空檔,明明下午臨時空出1個小時,但我們把這些空檔浪費掉了。(參考:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!

要改善這個問題,具體的作法就是「切割工作」,一件工作盡可能的切割成很多個任務步驟,每一個都要能獨立執行,並且每一個都能在60、30甚至20分鐘以內完成。

這樣一來,我們不用等到有完整的兩個小時才能開始工作,而是少量多餐,一天之中只要給我4個30分鐘的空檔,我就可以把這項工作完成。仔細計算一下:

  • 上班開始後大家還沒開始互相丟工作的30分鐘。
  • 中午午休前大家開始放下工作的30分鐘。
  • 下午開會前覺得做什麼都會被打斷的30分鐘。
  • 傍晚下班前開始醞釀下班心情的30分鐘。

只要切割成多的任務,你真的可以空出空檔來完成一個本來很龐大的工作。而且少量多餐會讓我感覺輕鬆,一次要吃下大餐則負擔太過沈重,反而產生了厭食的感覺。

 

 

  • 三、「想到就能做」,善用行動工作

「行動」工作可以大幅度的改變我們的工作效率,這裡指得就是在我的行動裝置上進行的工作,包含手機、平板,或者非常輕便的筆電,以及可以在任何環境下進行工作,像是會議室、咖啡廳、捷運上、行人馬路口。

這裡不是說要大家「什麼時候都在工作」,就像前面說的,這不是時間管理的目的,甚至違背時間管理的精神。

「行動工作」對我的意義是,什麼時候我都「可以」工作,只要我想要、需要以及有必要,我可以立即的推進工作進度,不用回到辦公室,不會遺忘資料,善用每一個值得善用的時間。前面第二點所說的切割工作,就很需要行動工作一起搭配,才能更加善用空檔。

另外,我自己的經驗是常常很多時候我的「工作靈感」、「工作問題與解決的方法」是發生在「行動中」。這時候如果我善用行動工具來工作,就可以立即儲存想法、推展進度、解決問題,當下就去掉一個待辦清單,這樣整體來看更能節省自己的時間。

 

 

  • 四、「到此為止」,設定大中小截止線

我自己的時間管理經驗告訴我,有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時候我為了要把一件工作做好,可以無止盡的進行準備、規劃、收集資料,在執行上我也可以永遠的去修改任何細節而讓其感覺更好,但這種事情如果沒有一個終止,那麼沒有任何工作可以被完成。

甚至,有時候這樣的永無止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時,反而只能急就章,最後結果更加慘烈。

所以我在工作時隨時都會給自己「到此為止」的截止線,而且可以區分三個層次,第一個大截止線是這個專案必須完成的那一天,或許是一個月後。

第二個中截止線是我切割這個專案後,設定的每週進度,每一週結束前,無論如何我要達到這個進度,無論做出來的結果是100分還是80分(當然,如果只有 60 分就要調整進度)。

第三個小截止線是每天每個時段的瑣碎任務,例如這個任務我要花兩個小時做,或者更真實的情況是:「我只有兩個小時可以做」,那麼我就做出兩個小時能夠做到的現在最好的結果,接著就「到此為止」。(參考:Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得

當然要追求一個更好的結果,但比起強求這一次做到最好,而實際上自己並沒有任何具體能力、條件去保證這一點,那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好

 

 

  • 五、「就照著做吧!」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單

如果自己有些工作在本質上是要反覆做的(或者以後還有做的機會),那麼當然要依據這次的經驗,建立一個固定的流程,而且要把這個流程寫下來,並且把流程轉化成一個一個具體、連續的待辦步驟,讓自己下一次可以照著做就好。

這不只是說下一次可以比較輕鬆,而是有一個「具體步驟流程」可以相對容易克服工作上最大的敵人:自己的焦慮

無論是之前做過的工作,還是這一次全新的陌生專案,我都會從自己的經驗或請教別人的經驗中,事先建立好這次的「流程」、「步驟」、「待辦清單」,並且把這個流程非常明確、具體的寫在筆記上。

在執行專案時,無論遇到什麼挫折、阻礙,即使心情再低落、腦袋再混亂,我都知道「只要打開這份流程筆記,照著繼續做下一步就好」,事先把大概的流程確定下來,可以很大程度的讓整個工作更加順暢,自然的無論如何時間就能在自己的掌控之中。

 

 

  • 六、「刪去法」,去除多餘的步驟

第五點中建立了工作流程、待辦清單後,我還會做一件事情,就是開始刪去那些其實沒有必要的步驟。

尤其在有時間壓力下,千萬不要忘記第一點,這種時候依然要留給自己神聖時間,所以一定要刪去多餘的步驟或任務。

而且一定有可以刪去的,只要我們仔細的去思考專案的目的、工作的意義和整個流程的邏輯性,就可以找出那些可以精簡的部份,精簡的愈多,你就愈容易獲得掌控這次專案時間的權力。

 

 

  • 七、「不要高估自己」,排出真正可以完成的時間

在排定工作流程時,難免會發生「本來想要今天完成的任務但沒有完成」,這時候要思考一個問題:我是不是太高估自己了?這樣安排了一大堆今日要完成的任務,結果變成只是一種心理安慰,那麼,不如下次真正排出自己可以確實完成的任務數量吧!

雖然數量一定會變少,但這樣才會讓自己真正知道需要多少時間來完成這項任務,請務必「真正的認識自己能力的極限、感覺的極限」,不只是能力上做不做得到,也要在意自己的精神力是不是能支撐,然後才知道自己確實可以完成什麼樣的任務進度。

不要每一次沒有達成目標時就想:「下次我拼一下應該就可以」,或是「那就把今天沒做完的全部丟到明天一起做,但明天原本預計要做的還是做完」,這種想法是時間管理的另外一個大陷阱,會讓你永遠都沒有辦法「安排出真正符合自己的時間管理方案」,永遠都在趕工。

很多時候專案開始前會讓你預估時間,與其錯誤的預估一個月就能完成,不如準確的預估自己實際上需要兩個月時間,比起緊縮導致最後延誤,反而準確推出的效果更好,因為一個專案很有可能還牽涉到其他團隊的配合,不是你自己的事情,只有時間準確才能讓每個團隊搭配出最好的效果。

 

 

  • 八、「不要打斷自己」,關閉過度的提醒

我以前也是會使用像是新郵件提醒這類工具,但是後來我發現那對我來說是工作效率的另一個大敵,是的,沒錯,我透過郵件通知即時收到最新任務了,但結果卻是讓我從現在的工作上分心、打斷了現在的工作。

一旦從現在正在進行的工作抽離,要回頭繼續工作,就要花費更多時間的浪費,這其實非常划不來。

所以現在我都不裝任何電腦上的通知軟體,把 Chrome 的通知關閉,也把手機上的通知關閉,我不要這些新任務的通知來干擾我,而讓自己可以「在這段工作結束後」才去看看有什麼新通知

這是一個小小的方法上的改變,可是可以大幅的增加工作效率,讓每一段工作都能最有效率、最準確的完成。

 

 

  • 九、「告別今日」,寫下明日的任務清單

我曾經在「今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣」中分享過這個想法,對我來說每天晚上寫下明日的任務清單有兩層意義。

第一是告別今日,既然要寫下明日任務,那麼當然表示我整理了今天完成的、未完成的工作,把今日的任何問題、錯誤留在今日封存,然後看向明日,好好計畫那麼「接下來我可以做什麼」。

時間管理的關鍵就是永遠只看現在與未來,只思考接下來怎麼做,因為人沒辦法回到過去去改變已經在之前的時間點上發生的事情。

第二則是讓明天一開始就能很快的進入工作狀態,並且在一日裡可能的各種意外來臨之前,優先完成最重要的工作

 

 

  • 十、「給自己休息時間」

最後回頭呼應第一點,在第一點中預留的神聖時間依然是「要做什麼事情」的時間,但除此之外,還要預留真正休息的時間。

短的來說可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘,中的來說可能是每天中午會睡個午覺,晚上會去好好吃飯,長的還說則是計畫週末的旅行出遊。

時間管理終極的意義還是在「怎麼樣擁有自己的時間」,怎麼樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個時間的手段與過程,而這些自己真正休息的時間,才能讓自己享受人生,回頭好好珍惜自己,並且也獲得更多工作的動力。

所以千萬不要自己壓榨自己,總是去想「反正我犧牲週末就能完成」,多嘗試換個想法:「在週末前我可以怎麼精簡工作、善用工具、請人幫忙、溝通協調」,來讓目前的工作順利達到截止線?

 

 

  • 小結:

這十個方法對我來說其實環環相扣,而且有效的改善了我的時間管理與工作效率,今天這篇文章做一個統整分享,希望對大家有幫助,也歡迎大家一起來討論,提供你們的想法。

17 則留言 :

  1. 受教了。重點像是要保持理性。

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  2. 寫下清單,是美式的作風。不過簡單有力,一般人都可以寫。

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  3. esor主
    請問 二、一件工作盡可能的切割成很多個任務步驟,每一個都要能獨立執行,並且每一個都能在60、30甚至20分鐘以內完成。
    這個可以舉例?

    尤其獨立完成是什麼意思?
    而且一份工作要怎樣分割成步驟來執行?

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    1. 大概有兩個方向可以參考,
      一個是我的這篇文章:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!http://www.playpcesor.com/2013/08/10.html
      另外一個則讓我分享自己的經驗:
      例如一個需要三個小時完成的專題文章寫作,我可以切割成幾個任務:30分鐘建立資料整理、30分鐘整理大綱、30分鐘寫出第一段、60分鐘把內文先快速寫完、30分鐘做檢查整理與潤飾

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  4. 請問行者,如果一個企劃之下又分成許多子企劃,子子企劃,具體上怎麼管理呢?

    似乎要有一個整體企劃的全覽圖,才能看出各計劃之間的關係,這似乎是把整個企劃寫在單獨的 Evernote 筆記或文件檔等等;但同時又做到把工作切割成小工作、小小工作,且每個小工作都會有不同的完成時間或重要/緊急程度,這似乎得把把每個小工作做成獨立的筆記或工作時事,並設定單獨的重要/緊急程度標示及時間提醒。如何處理兩種方案的衝突?

    另外,有些工作是週期性的,比如幾個月要續約、幾天要做什麼事之類的,看行者最近的文章似乎 GTD 全面使用 Google 日曆和 Evernote 管理,但 Evernote 似乎不太容易管理週期性的工作。不知行者會怎麼處理呢?

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    1. 另外用 Evernote 做企劃全覽還有個問題是 Evernote 似乎不支援 checkbox 前面有縮排或空格(至少 Android 手機版是如此),那麼行者怎麼處理巢狀工作列表呢?

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    2. evernote 無法處理週期性工作,只能自己手動

      另外我會習慣在電腦端處理真正的「整理、規劃」,電腦版的編輯功能強大得多

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  5. 十分受用的分享,借收藏!:)

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  6. 非常受用!!!已收藏您的多篇文章在我的Flipboard~~

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