KanbanFlow 番茄鐘專案看板， Trello 沒有的5個時間管理功能

我寫了很多篇關於「 Trello 」這個熱門專案管理工具的文章，例如最新的一篇：「如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享」。但我在電腦玩物也常常介紹類似的其他專案管理工具，例如：

1. 知名專案管理工具 Asana 推出類似 Trello 看板，視覺化工作流程

2. Zenkit 一個專案多種視覺化管理：清單、看板、表格、月曆合一

3. Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

而今天這篇文章，我要再來推薦另外一個比 Trello 「更有時間管理概念」的選擇：「 KanbanFlow 」，這個服務的字面意思直翻，就是「看板工作流」，而它的特色正是除了和 Trello 一樣的視覺看板管理之外，還加上了更多「有效的時間管理流程」。

並且，「 KanbanFlow 」與我常常推薦的時間管理技巧：「番茄鐘工作法」結合，在執行專案看板裡的任務時，可以用內建的番茄鐘來計算工作時間，並且幫助自己保持專注。（關於專注，歡迎延伸閱讀：為何排暑假時間表無效？方法在掌握空檔和習慣）




「 KanbanFlow 」也是一個可以免費註冊使用的雲端服務，同時可以在電腦網頁與手機上查看。他同樣也有付費版，如果需要進階功能則可付費升級。

不過今天這篇文章要推薦的「 KanbanFlow 」五個 Trello 沒有的時間管理功能，則都是在免費版中就可以設定或使用。

基本的「 KanbanFlow 」上手我就不多介紹，因為和 Trello 差不多，就是可以建立列表，在列表中建立任務卡片，在卡片中列出待辦清單。

1- 設定到下一個進度的時間提醒

「 KanbanFlow 」值得一提的第一個特殊時間管理功能，就是可以「設定到達下一個進度的時間提醒」，這是什麼意思呢？讓我用實際例子示範給大家看。

「 KanbanFlow 」的列表假設就是專案的進度，那麼我有一個在「待辦清單」的 A 任務，必須在明天 17:00 前到達「已完成」的進度列表，如果時間到達時，這個任務還沒「移動到」指定的進度就提醒，若是已經移動就不用提醒。

這時候我可以在任務卡片的［ Dates ］分頁，設定多個進度提醒時間，例如原本在「待辦清單」進度列表的任務，必須在明天進入「處理中要事」進度，然後在後天進入「完成中」進度。

設定好時間提醒後，如果這個任務時間到了，還沒進入指定的進度列表，就會像是下圖那樣出現「紅色提醒」，告知我必須把這個任務移動到下一個進度了。

而如果時間到達之前，任務有順利移動到指定的進度列表中，則會像下圖這樣，不會看到額外的時間提醒。

這是一個很棒的時間提醒巧思，看板的列表本意就是專案進度，而這個特殊的時間提醒設計，可以讓我們知道某一個任務什麼時間應該轉交到哪一個進度列表。

這個功能對於個人或團隊的專案任務進度控管，會很有幫助！因為在專案裡，最重要的就是進度的管理，所以才會有很多專案管理者用甘特圖這類工具來辛苦規劃專案進度。

附註：如果你對甘特圖進度管理有興趣，可延伸參考：「GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學」、「在Google Drive免費協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學」。

2- 限制要專注的任務數量

在時間管理中，一個最基本的認知就是：「我可以做的事情，多於我可以做的時間」，所以我們要專注，要能夠：「用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣」。

而減法工作，也包含選擇自己最重要的任務，並專注在重要任務上。

所以「 KanbanFlow 」有另外一個巧妙的設計，就是在列表中可以「限制」這個進度要處理的任務數量！例如下圖中，「處理中要事」只能有 3 件，如果超過了，就會提醒我工作效率可能要降低囉！

我可以在「列表（ Column ）」的設定中，找到「 WIP Limit 」的選項，在這裡設定好每個列表不同的任務限制數量。

例如「收集箱」可以無限制，因為這裡只是可以做，而非我選擇要做的任務。但「處理中要事」就可以限制為「早上最重要的三件事」（這裡借用一本我製作，由張永錫老師撰寫的時間管理書籍名稱）。

3- 直接展開子任務

另外， Trello 的卡片中可以放入很多待辦清單，但是清單無法直接列在卡片上（沒有內建功能），這在執行時還要切換卡片，可能有點麻煩。

而「 KanbanFlow 」把這個問題解決了，每一個任務卡片裡一樣可以插入待辦清單，但是這個待辦清單可以「隨時縮放」，不需要時可以縮起來，需要時直接展開來查看勾選。

4- 計算任務處理時間

「 KanbanFlow 」還有一個 Trello 沒有內建的強大時間管理功能，就是幫我們統計每一個任務的「總執行時間」。計算每個任務的工作時間，除了是專案回報時需要的資料外，在個人時間管理上也可以精進我們的時間利用效能：「改變上班打卡心態，開始學 SOHO 一樣精算工時」。

在「 KanbanFlow 」的任務卡片中，可以切換到「 Time log 」頁面，在這裡可以隨時添加這個任務「已經花費」的工作時間，這樣等到專案結束，你也能統計每一個任務的執行時間成果。

我平常也會利用這個工具：「打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」，來隨時追蹤個人的時間利用。

5- 結合番茄鐘

最後，「 KanbanFlow 」最棒之處，就是直接在看板中結合了一個「番茄鐘」。所謂番茄鐘工作法，是指每專注衝刺工作 25 分鐘，就休息 5 分鐘，這是一個番茄鐘循環，我們可以利用這樣的切換讓自己保持注意力，並且可以計算自己優質工作時間有多少。

「 KanbanFlow 」的番茄鐘可ˇ利用左下方的［ Timer ］開啟。

利用這個內建的「 Pomodoro timer 」，我們可以指定某個任務，開始利用番茄鐘去執行這個任務，這樣任務執行完成後，也會幫我們計算這個任務「花了多少個番茄鐘循環」，甚至還有「分數」可以統計。

這有點像是我之前推薦過，把待辦清單與番茄鐘結合在一起的「番茄土豆： 番茄鐘 + GTD 夢寐以求的時間管理利器」。而「 KanbanFlow 」更把整個專案看板與任務卡片，都跟番茄鐘做好結合。

你覺得「 KanbanFlow 」是值得用來取代 Trello 的另一個專案看板管理工具嗎？或者你會用它來取代你的「待辦清單 App 與軟體」？

Trello 整體來說還是更簡單易用，速度、操作都順暢得多，在協同合作上也有更多優秀的設計。

但是對於部分使用者來說，如果你也很需要番茄鐘工作法，或者你的專案需要統計任務的工作時間，還有你更在意「時間管理」的功能，那麼擁有更多獨特時間工作流程設計的「 KanbanFlow 」，同樣免費就可使用基本功能，或許會是你不錯的選擇。

「 KanbanFlow 」網站

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