2016年3月2日 星期三

[生活駭客5] 找到拖延瑣事的四個有效節奏


你有沒有發生過下面這些情況。早上,我打定主意今天到公司後要好好認真在進度有點落後的專案上,但是一到公司打開信箱,發現又多了幾件主管或同事交代的臨時任務,我當下心急,一一處理完成後,卻發現已經中午過後,一天的精力差不多被這些今天才追加的瑣事耗盡,也沒有力氣再去推進真正重要的專案,這是「專案管理方法」裡的大忌。

或者,當我正在認真執行專案,好不容易進入高度工作狀態一個小時了,這時候忽然一個即時通、一封郵件通知,我忍不住打開來看,又忍不住回應起客戶的最新需求,這樣跳出個十分鐘後,我發現自己回不去剛剛那個高度工作狀態了,這是「培養專注習慣」中的失策。

於是,我們的每一天都因為這些突如其來的瑣事而變得低效率,最重要的專案進度常常拖延,因為我沒有找到一個「拖延瑣事」的好方法。只有找到拖延瑣事的節奏,我們才不會拖延到更重要的專案進度。

電腦玩物上的「生活駭客」系列文章已經寫到第五篇,這個系列顧名思義就是我想從一些比較輕鬆具體的問題切入,分享如何解決這些工作與生活上低效率問題的方法,而今天要分享的生活駭客技巧,就是我自己如何找到拖延瑣事的節奏,希望對大家有所幫助。




1. 時間的節奏:


我的第一個方法就是先確定自己工作時間的節奏,讓自己有規律地查看「瑣事通知」(包含像是郵件或即時通等會出現瑣事的地方),而不是一直查看,然後其他時間維持在高度工作狀態。

我有兩種做法,第一種比較極端,就是當我今天的目標是要完成非常重要的專案任務時,我會要求自己這一天只有中午和傍晚才能查看郵件、才能打開即時通,這樣一來我就擁有完整的早上時段、下午時段,可以進入兩次好幾個小時的高度工作狀態。

第二種做法比較彈性,當還是需要關注客戶即時需求,當今天也沒有最關鍵進度時,我會用「番茄鐘工作法」的節奏來接收瑣事,每隔兩個或四個番茄鐘的高度工作時間後(約一個小時或兩個小時),再去看一下即時通與郵件,即時回覆一些瑣事訊息。

這樣一來,就能保有處理瑣事又擁有高度工作時間的節奏。

但還有一個重點,那就是不能當下兩分鐘處理完成的瑣事,都應該「拖延」。我之前還曾說過:「拖延的不完美,反而讓效率大加倍」。




2. 時段的節奏:


什麼意思呢?例如我早上10點完成了第一輪番茄鐘的高度工作,暫時完成一個重要小任務,這時候我去查看郵件與即時通,接收到一些新的瑣事,裡面有些瑣事可能要花上我15分鐘到30分鐘處理,這時候我要不要去做?

我的方法是通常不要,因為如果花時間去處理兩件30分鐘的瑣事,那早上一個小時就不見了!而且經過這麼久的「精神放鬆」(處理瑣事時通常很難保持高度工作狀態),很難再快速回去之前的高效率且集中的工作速度。

所以我還有另外一個節奏原則,就是看到瑣事時,先全部拖延,等到傍晚或下午真正完成今日重要工作進度後,覺得差不多今天成果讓自己滿意了,我才開始處理這些從早上到下午所有拖延起來的瑣事。

這也是時間管理中一個很知名的原則,那就是「重要但不緊急」與「重要又緊急」的事情在一天裡要優先處理,而「緊急但不重要」(也就是瑣事)的事情,要一天中的最後空擋才處理,除非那件事情緊急到對方需要妳馬上回覆(但通常不會)。




3. 收集的節奏:


要把瑣事全部拖延到下午才處理,那就進一步需要另外一種節奏:如何快速有效的收集我們的所有瑣事?

想要拖延的瑣事絕對不要記在腦袋裡面,一來一定會忘記,二來你會因為害怕忘記而一直擔心著這幾件還沒做的瑣事,徒增壓力,而且最後你一定還是會忘記一些!這樣何必呢?

所以我需要一個外部的「收集籃」,他的目的是收集我今天(或這幾天)所有拖延的瑣事,可以讓我在前面兩個節奏中看到而想要拖延的瑣事就全部丟進去,這樣我就可以告訴大腦說:「現在就忘記這些瑣事吧!不要有壓力,因為他們全部放在收集籃那邊。」然後等到下午時段,真的要處理瑣事的時間到達時,我只要打開收集籃,一件一件處理即可。

這是很有效的工作節奏,而有很多工具可以充當收集籃,最簡單的就是使用你辦公桌上的一個實體收集籃、一張白紙,或是一本專屬的筆記本,然後遇到任何瑣事插進來你的工作時,立刻把他寫到收集籃中,接著忘記他,要處理時到收集籃拿取即可。

或者像我則是用 Evernote 做專案管理,把這樣的雲端筆記服務當作統一收集籃,郵件瑣事轉寄 Evernote ,想進一步研究的網頁資料丟進 Evernote ,主管交代的任務先寫進 Evernote ,即時通裡的瑣事複製貼上到 Evernote ,我在 Evernote 中甚至就有一本筆記本叫做「收集箱」,專門收集這些我還沒空深思的今日瑣事,這樣每天傍晚我只要好整以暇打開這個 Evernote 收集箱,一一處理這些今日收集的瑣事即可。




4. 提醒的節奏:


最後,瑣事的拖延有時候不是一天之內的事情,我的意思是,有些瑣事可能我這幾天都不想處理(沒空處理),例如我正在進行一個工作上的重要專案,這一週就要截止,這幾天我希望專心在這件事情上,但是臨時有一個演講邀約,需要我兩個小時構想課程大綱,這時候我會怎麼做呢?

首先我會把這件演講邀約的瑣事(瑣事不代表不好的事,而是代表不在我目前重要目標上的事)拆成兩件瑣事(工作切割是最有效時間管理方法之一,第一件瑣事是回信跟對方說我會構想,但需要給我一些時間;第二件瑣事是我真的開始構想這個課程。

然後第一件瑣事回信,我可以在當天下午的瑣事處理時段處理,但跟對方說抱歉,希望對方給我一個禮拜的時間。

接著我會把無法今天處理,也無法這幾天處理的第二件瑣事,設定一個提醒,提醒我週末再開始思考這件臨時任務,而那時候我應該已經完成本週重要專案目標,有時間可以處理這件稍大的瑣事了。

所以一個瑣事收集籃的系統最好有「提醒功能」,可以在我設定的延後時間後(一週後、一個月後)再次提醒我有這件瑣事要處理,例如我使用的 Evernote 收集箱就有這樣的筆記時間提醒功能,所以我覺得那是非常好的瑣事收集系統。

如果你使用紙本的收集籃怎麼辦?這時候你可能就需要把延後到更久之後的瑣事,放入你的數位時間提醒系統中,例如你的各種待辦清單行事曆工具裡,或是像 Google Inbox 郵件系統本身也是充滿了拖延瑣事的最佳精神。




小結:


本文啟發於好友張永錫的新書:「早上最重要的3件事」,我也擔任此書的責任編輯,裡面是我最喜愛的時間管理主題,所以在企劃與進行本書時,也有許多啟發,後續我會在電腦玩物與喜愛時間管理的朋友繼續深入分享。

最後,透過上面四個拖延瑣事的節奏,幫助我們專心在更重要的工作上,但是又不會漏掉也很重要但不是當下目標的瑣事,而且還減輕自己被瑣事打擾的壓力,降低自己要一直擔心瑣事的壓力,我覺得對我自己工作上是非常有幫助的方法,也分享給大家。

本系列文章歡迎參考:

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[生活駭客5] 找到拖延瑣事的四個有效節奏

15 則留言 :

  1. hack不是駭客的意思,不要濫用駭客這個詞

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    1. 感謝您的提醒,不知道是否有建議 lifehack 如何翻譯比較好呢?

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    2. lifehack一詞,可以參考這個網站的討論喔!
      http://www.arthurtoday.com/2011/02/life-hack-lifehack.html
      http://forum.wordreference.com/threads/life-hack-lifehack-life-hacking.3115327/

      我覺得生活竅門、生活捷徑,生活妙招、生活一點靈還不錯!

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    3. 感謝建議,生活捷徑我相對喜歡,給我一點時間讓我考慮看看囉^^

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    4. 可是樓上的建議都少了活用科技的味道,esor雖說過這個系列的靈感是來自lifehack,但這並不是lifehack的翻譯文章,而是esor的實戰經驗,根本不用拘泥於lifehack/生活駭客是否對等翻譯的關係,以"用駭客思維處理工作/生活事項"過個概念來命名有什麼問題?

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    5. 我也還在思考,想聽聽大家更多的意見

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    6. 以下是維基的解釋
      「Hacker」(黑客、駭客)一般指:
      一個對(某領域內的)程式語言有足夠了解,可以不經長時間思考就能創造出有用軟體的人。
      喜愛編程,並享受在其中變得愈加擅長於編程的人。
      喜愛自由、不易受約束,但覺得假如是為了喜愛的事物,則可以被受適當的約束。

      我個人覺得Rory Tse說的沒錯。
      另外用不用駭客這個詞真的很重要嗎?
      版大又不是在評論些什麼公眾話題或敏感議題,需要很講究用詞的含意。
      如果只是用來訴說個人本身的想法,高興用又有什麼不可以?

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    7. Hack 這一詞在MIT被創造出來的時候,本來就是指以靈巧有趣的方式解決問題,不論是精巧的程式技法或是為了取得電腦更高權限的程式,甚至為了拿到需要的零件入侵MIT教授辦公室都被稱作 hack

      駭客的思維方式並不僅僅局限在軟體駭客的文化圈內。也有人用駭客態度對待其它事情,如電子和音樂方面——其實你可以在任何最高級別的科學和藝術活動中發現它的身影。軟體駭客對這些領域的踐行者尊重有加,並把他們也稱作駭客

      想知道更多請看:http://translations.readthedocs.org/en/latest/hacker_howto.html
      或是閱讀 黑客列傳:電腦革命俠客誌 http://www.books.com.tw/products/0010548392
      (對!沒錯我在傳教

      但是如果真要講究的話,不妨用黑技(黑技術)這個翻譯詞

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  2. 作者已經移除這則留言。

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  3. 只要是原創文章,如何開闢新的名詞,新的思維,都是一個新的科技結合
    一個標題可以吸引到人們兒的注意,才是重點!!! haha

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    1. 看來真的引起不少討論了,這是好事,提醒了我一開始可能沒有深入去想的地方

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  4. 我同意一樓的留言,駭客這個詞有點被濫用了

    除非沒有更好的詞可用,不然用這個詞總有點像綜藝節目,找個流行語來套的感覺

    hack 印象中,有這樣的說法:
    遍尋不著更趁手的斧頭,於是就自己做了一把來用
    後來就引申為,為了解決問題所想出的一些招數;更有甚者,願意用更好的方法去解決一件看似平常的事情,也稱之為 hack

    有些事可以不用那麼嚴肅,不過有更好的方法就大家提出來討論,也是駭客精神的一種喔 ^ ^

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    1. 可惜不能編輯~ 另外的提議是駭客這個音譯不好,中文字義和原文字義相差甚遠,不好聯想又是負面詞語;看過一些替代用詞:嘿客、嗨客,不過覺得也沒有多好

      另外的建議是不要翻,保留原文

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    2. 這也是我目前想到的方向哩,因為我覺得駭客如果不好的話,其他目前看到的中文翻譯都沒有感受性上強過他的,所以似乎不如就是保留 lifehack 的名稱,只是這個不知道有沒有商標,還要查查看

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  5. 不如來個「生活諸葛亮」「事務效率通」好了(我承認我是來亂的,抱歉各位)

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