來自 Google 生產力專家免費電子書的 5 個時間管理技巧建議



Google 最近分享了一份免費電子書檔案,任何人都可免費下載。這份 PDF 電子書由 Google 的執行生產力顧問 Laura Mae Martin 撰寫,整理她多年來協助 Google 員工提升工作生產力所發展出的幾個有效技巧。

有興趣的朋友可以下載這份「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」,這份指南並非是 Google 工具的操作教學,而是針對時間管理、目標規劃,乃至郵件處理、會議設定的通用工作建議。

Laura 在開場的時候就先明確的定義「什麼是生產力?」她提到:

生產力不是如何燃燒自己把時間排滿、事情擠爆,然後又逼自己去做完所有事情。 (延伸參考:如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿
真正的生產力定義是,如何設計策略去「做到」真正需要完成的事情,排除不是真正需要執行的流程,並且為自己創造「價值」。(延伸參考:一張解決問題的時間管理流程圖

我自己也十分認同這樣的生產力、時間管理邏輯,有些朋友可能覺得這樣的「概念」好像只是理想化,但並非如此,因為真正的關鍵就在後半段的「設計策略」,所謂的時間管理,其實就是在設計自己的工作流程,而非蠻幹與混亂行事。(延伸參考:如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論

今天這篇文章,就來整理「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」中的五個時間管理技巧建議重點。




一,確認自己的高峰時間,並保護時間盒:

什麼是「高峰時間」呢?意思是在一天中的什麼時段,自己的體力、思考力、精神力最好,那麼這個時段應該是安排最重要工作的時機。很多時候我們沒有意識到自己一天之中的狀況其實是有起伏的,於是很有可能在不適合的時段逼自己做事,結果事倍功半。

更進一步的說,其實有些瑣事可以留在自己一天之中狀態比較無法集中的時候做。有些輕鬆工作可以留在比較累的時候做。有些不用很專心的事務可以在容易分心的環境做。但有些重要且需要專注的事情,就要保護好自己每天精力最佳的時段去執行。

例如禮拜一的早上是自己的思考時間,禮拜五下午是自己的計劃時間,每天的9:00-11:00是自己推進重要專案的時段。

每種不同類型、不同重要性的任務,有不同的適合執行時段、情境。更關鍵的是:

  • 我們是否有意識到這樣的區別?
  • 是否知道自己的高峰、低谷時段是什麼時候?
  • 是否有為自己設計安排適合時段做適合的事情?
  • 以及是否有保護好自己的高峰時間?

我在電腦玩物中推薦過「列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律」,你也可以利用這張圖表追蹤看看,找出自己最有精力、相對沒有精力的時段。

然後可以利用「畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情」這裡的行事曆技巧,把每天最有精力的時段,畫出時間盒,保護起來,留給最重要的事情。

這樣執行一段時間後,我們會開始更有意識的了解自己每天的工作狀態起伏,並且知道自己可以如何更有效的保護時間,這時候可以進一步試試看做更有規律的時間保護計畫:「設計一份 Google 日曆範本,建立在家工作與學習的時間盒習慣」。

如果說你每天的精力時段是不固定的,那麼我建議你把固定的時段,改成「彈性的情境」。無論如何,每天都有更適合思考的時間,更能專注的時間,只是他們不是固定時段出現而已,那麼就用有彈性的方法管理這些情境適合去做的事情:「用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享」。




二,目標化的計畫一週不同時段

從前面的高峰時間、時間和技巧出發,其實時間是不能理想化去安排的,也不能平等去排程。因為就是有些日子適合做某些事,就是在某些時刻特別需要推進某些進度。如果沒有搞清楚而混在一起安排,就算列出一大堆待辦清單,最後工作也就是一團混亂,然後就容易先去做一些無關緊要的小事。(延伸參考:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

而且當待辦清單上是雜亂的工作排程,一大堆缺乏先後次序的任務,我們就會因此在許多工具、任務之間不斷轉換,每一次轉換都會浪費一些時間,且無法深度完成某些最有價值的工作。(延伸參考:工作愈忙愈要先理清順序,但不是排重要性,是避免時間浪費

那要怎麼辦才好呢?

具體的做法就是要有專案目標進度的視野,並且以推進重要專案為前提,先規劃好每一週、每一天的工作計畫,我在之前的「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧」一文中,提到了這樣的做法帶來的好處:

  • 透過進攻行事曆,明確的計算出這一週應該要推進的專案進度有哪些。
  • 一週前提前設計每一天的優先行動,讓這週完成時可以推進需要的專案進度。
  • 區隔要事與瑣事,讓自己可以先專注在要事,瑣事可以在零碎時間再處理。




三,檢查郵件並快速回覆或排程,但不一定馬上處理郵件

在前面針對時間管理、待辦清單安排的大方向建議後,Google 的執行生產力顧問 Laura 開始針對一些工作上常見的具體問題提供建議,首先就是處理郵件的方法。

Laura 列出了很多點的建議,大多數我在「圖解 Gmail 13條高效率工作流程,自動整理、快速處理、排程提醒」都有提及,並提供實際步驟教學。

而針對「如何不遺漏重要的任務交辦,在工作進度上不拖延,不造成合作者困擾,但也不拖慢自己工作安排?」 Laura 還分享了幾點很棒的處理郵件建議:

  • 設定每個小時,或固定時段才檢查一次郵件,專心工作時可以把郵件關閉通知。這樣可以不怕漏掉臨時意外郵件,但也保有自己專心工作的時間。
  • 查看郵件時,不一定每一個都要馬上處理,但看過後要快速回覆,意思是即使不能馬上處理,也能先跟對方說明自己安排的處理時間。
  • 接著就要搭配我上述文章提及的許多排程功能,把大量郵件排程到適合的處理時間。




四,有效管理會議的技巧

無論是實體會議、遠距會議,許多的會議可能是推進工作進度,但也可能造成許多人的工作干擾,甚至反而讓工作效率降低。

Laura 在電子書中也提到了許多高效率會議的技巧,我統整成以下幾點:





五,試試看只開啟一個分頁工作

我整理的書中第五個建議,不是像前面的系統方法,而是一個工作小技巧,不過很推薦大家可以試試看。

我們工作時開啟很多分頁,但其實當下並不需要真的處理那些分頁,只是造成干擾

Laura 提到現在工作者往往習慣在瀏覽器開啟一堆分頁,但其實反而讓自己工作流程更混亂、更容易分心有干擾,不如試試看「只開啟一個分頁工作」的狀態。

例如我現在在處理 Google 文件上的企劃,試試看只開啟這個分頁,其他處理到一半的、等等要處理的、打開但還沒看的,不如都先關掉。

當然,我們可能就是怕關掉會漏掉、找不回,才不敢關掉而全部開啟。不過其實這都可以依靠簡單的工具解決,我推薦試試看「Workona 2021 整理瀏覽器工作最佳工具,同步筆記、待辦清單與分頁群組」,透過有效的分頁群組,我們可以放心的、快速的關掉所有當下不用的分頁,並且在之後一組一組的快速開啟。




以上是我從「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」整理出來的五個重點建議,當然該份文件中還有很多其他的技巧,有興趣的朋友也可以自己去閱讀與梳理。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 我試了兩次workona,都崩潰了。不知道是什麼問題。

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    1. 我這邊倒是一直以來都很穩定,反而沒有出現過問題。會不會是跟其他套件有衝突?

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