來自 Google 生產力專家免費電子書的 5 個時間管理技巧建議
有興趣的朋友可以下載這份「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」，這份指南並非是 Google 工具的操作教學，而是針對時間管理、目標規劃，乃至郵件處理、會議設定的通用工作建議。
Laura 在開場的時候就先明確的定義「什麼是生產力？」她提到：
生產力不是如何燃燒自己把時間排滿、事情擠爆，然後又逼自己去做完所有事情。 （延伸參考：如何評估時間管理夠好？不是把時間表排好排滿）
真正的生產力定義是，如何設計策略去「做到」真正需要完成的事情，排除不是真正需要執行的流程，並且為自己創造「價值」。（延伸參考：一張解決問題的時間管理流程圖）
我自己也十分認同這樣的生產力、時間管理邏輯，有些朋友可能覺得這樣的「概念」好像只是理想化，但並非如此，因為真正的關鍵就在後半段的「設計策略」，所謂的時間管理，其實就是在設計自己的工作流程，而非蠻幹與混亂行事。（延伸參考：如何幫自己設計一套時間管理系統？無關工具的方法論）
今天這篇文章，就來整理「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」中的五個時間管理技巧建議重點。
一，確認自己的高峰時間，並保護時間盒：
什麼是「高峰時間」呢？意思是在一天中的什麼時段，自己的體力、思考力、精神力最好，那麼這個時段應該是安排最重要工作的時機。很多時候我們沒有意識到自己一天之中的狀況其實是有起伏的，於是很有可能在不適合的時段逼自己做事，結果事倍功半。
更進一步的說，其實有些瑣事可以留在自己一天之中狀態比較無法集中的時候做。有些輕鬆工作可以留在比較累的時候做。有些不用很專心的事務可以在容易分心的環境做。但有些重要且需要專注的事情，就要保護好自己每天精力最佳的時段去執行。
例如禮拜一的早上是自己的思考時間，禮拜五下午是自己的計劃時間，每天的9：00-11：00是自己推進重要專案的時段。
每種不同類型、不同重要性的任務，有不同的適合執行時段、情境。更關鍵的是：
- 我們是否有意識到這樣的區別？
- 是否知道自己的高峰、低谷時段是什麼時候？
- 是否有為自己設計安排適合時段做適合的事情？
- 以及是否有保護好自己的高峰時間？
我在電腦玩物中推薦過「列印這張每日精力熱點圖，規劃事半功倍的個人生產力節律」，你也可以利用這張圖表追蹤看看，找出自己最有精力、相對沒有精力的時段。
然後可以利用「畫時間盒的練習：如何在更少時間完成更多事情」這裡的行事曆技巧，把每天最有精力的時段，畫出時間盒，保護起來，留給最重要的事情。
這樣執行一段時間後，我們會開始更有意識的了解自己每天的工作狀態起伏，並且知道自己可以如何更有效的保護時間，這時候可以進一步試試看做更有規律的時間保護計畫：「設計一份 Google 日曆範本，建立在家工作與學習的時間盒習慣」。
如果說你每天的精力時段是不固定的，那麼我建議你把固定的時段，改成「彈性的情境」。無論如何，每天都有更適合思考的時間，更能專注的時間，只是他們不是固定時段出現而已，那麼就用有彈性的方法管理這些情境適合去做的事情：「用情境而非時間排任務，我的情境排程技巧分享」。
二，目標化的計畫一週不同時段
從前面的高峰時間、時間和技巧出發，其實時間是不能理想化去安排的，也不能平等去排程。因為就是有些日子適合做某些事，就是在某些時刻特別需要推進某些進度。如果沒有搞清楚而混在一起安排，就算列出一大堆待辦清單，最後工作也就是一團混亂，然後就容易先去做一些無關緊要的小事。（延伸參考：一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好）
而且當待辦清單上是雜亂的工作排程，一大堆缺乏先後次序的任務，我們就會因此在許多工具、任務之間不斷轉換，每一次轉換都會浪費一些時間，且無法深度完成某些最有價值的工作。（延伸參考：工作愈忙愈要先理清順序，但不是排重要性，是避免時間浪費）
那要怎麼辦才好呢？
具體的做法就是要有專案目標進度的視野，並且以推進重要專案為前提，先規劃好每一週、每一天的工作計畫，我在之前的「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧」一文中，提到了這樣的做法帶來的好處：
- 透過進攻行事曆，明確的計算出這一週應該要推進的專案進度有哪些。
- 一週前提前設計每一天的優先行動，讓這週完成時可以推進需要的專案進度。
- 區隔要事與瑣事，讓自己可以先專注在要事，瑣事可以在零碎時間再處理。
三，檢查郵件並快速回覆或排程，但不一定馬上處理郵件
在前面針對時間管理、待辦清單安排的大方向建議後，Google 的執行生產力顧問 Laura 開始針對一些工作上常見的具體問題提供建議，首先就是處理郵件的方法。
Laura 列出了很多點的建議，大多數我在「圖解 Gmail 13條高效率工作流程，自動整理、快速處理、排程提醒」都有提及，並提供實際步驟教學。
而針對「如何不遺漏重要的任務交辦，在工作進度上不拖延，不造成合作者困擾，但也不拖慢自己工作安排？」 Laura 還分享了幾點很棒的處理郵件建議：
- 設定每個小時，或固定時段才檢查一次郵件，專心工作時可以把郵件關閉通知。這樣可以不怕漏掉臨時意外郵件，但也保有自己專心工作的時間。
- 查看郵件時，不一定每一個都要馬上處理，但看過後要快速回覆，意思是即使不能馬上處理，也能先跟對方說明自己安排的處理時間。
- 接著就要搭配我上述文章提及的許多排程功能，把大量郵件排程到適合的處理時間。
四，有效管理會議的技巧
無論是實體會議、遠距會議，許多的會議可能是推進工作進度，但也可能造成許多人的工作干擾，甚至反而讓工作效率降低。
Laura 在電子書中也提到了許多高效率會議的技巧，我統整成以下幾點：
- 開會前，先想想這件事情需要開會嗎？不能用一封完整郵件就溝通確認嗎？不能利用線上協作文件就完成討論嗎？如果可以，就不用開會。
- 會議只邀請需要的人參加，參加會議的目的是表決出解決問題的方法、專案的下一步行動。
- 會議前，一定要有會議討論議程，並明確的限制會議時間（愈短愈好）。
- 盡可能事先協作會議文件，「會議前」就充分的思考並提供自己的意見，「會議前」就知道背景資料、前因後果、可行方案，「會議中」就是下決定而已。
- 會議的目的不是研究討論，而是聚焦下一步行動。
五，試試看只開啟一個分頁工作
我整理的書中第五個建議，不是像前面的系統方法，而是一個工作小技巧，不過很推薦大家可以試試看。
我們工作時開啟很多分頁，但其實當下並不需要真的處理那些分頁，只是造成干擾
Laura 提到現在工作者往往習慣在瀏覽器開啟一堆分頁，但其實反而讓自己工作流程更混亂、更容易分心有干擾，不如試試看「只開啟一個分頁工作」的狀態。
例如我現在在處理 Google 文件上的企劃，試試看只開啟這個分頁，其他處理到一半的、等等要處理的、打開但還沒看的，不如都先關掉。
當然，我們可能就是怕關掉會漏掉、找不回，才不敢關掉而全部開啟。不過其實這都可以依靠簡單的工具解決，我推薦試試看「Workona 2021 整理瀏覽器工作最佳工具，同步筆記、待辦清單與分頁群組」，透過有效的分頁群組，我們可以放心的、快速的關掉所有當下不用的分頁，並且在之後一組一組的快速開啟。
以上是我從「 Google 生產力與幸福的工作指南電子書」整理出來的五個重點建議，當然該份文件中還有很多其他的技巧，有興趣的朋友也可以自己去閱讀與梳理。
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我試了兩次workona，都崩潰了。不知道是什麼問題。
回覆刪除我這邊倒是一直以來都很穩定，反而沒有出現過問題。會不會是跟其他套件有衝突？
刪除謝謝分享
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