時間管理Q&A:不一定是沒時間?用時間顆粒度打敗拖延與干擾



每一次在上時間管理課程的時候,常常會遇到有人提出這類問題:「工作上太忙碌了,所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾,所以排好的計畫也往往拖延。」

這時候,通常我們第一時間的反應大多是:「如何減少干擾與臨時任務?」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間?」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情?」

不過,上述幾個解決辦法,其實很容易在現實中撞牆:
  • 「如何減少干擾與臨時任務?」
    • 如果是一個職場中的工作者,有可能要求客戶、老闆都不要打斷自己工作,都不要有臨時任務嗎?
  • 「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間?」
    • 有很長的專注時間,當然不是壞事,但真的有很長的時間時,我們就能立刻變得很專注嗎?
  • 「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情?」
    • 都已經很累、很忙、很不想做,逼自己去做,真的就會想做嗎?還是更不想做?
而或許從一個小小的觀念做個轉念,我們就能更從容有餘裕的面對上述問題,找到自己可以掌控的時間,並且打敗拖延,克服干擾。這個小小的轉念,稱為:「時間的顆粒度」。




「時間的顆粒度」,可以概略定義為「完成行動的一個基本時間單位」。

讓我們一起來思考看看,不同的「時間的顆粒度」,會發生什麼不同的情況。

假設現在我要做一份報告,如果我的「時間顆粒度」是早上時段、下午時段、晚上時段這麼大的單位,例如做一份報告「感覺」大概要 3 個小時,所以想要找到「3小時」的時間空檔來完成這份報告,那麼我的「時間顆粒度」就是 3 小時。

這時候,我開始在未來的行事曆上,想辦法找出 3 小時的空檔,有可能找不到(因為被各種會議、行程佔滿了),於是我叫苦連天,想說只能晚上加班來把這個報告完成了。當然,一旦要占用到加班時間,一定覺得更加痛苦,更不想做。

也或許,我在未來的行事曆上,真的找到一個 3 小時的時段,於是我把做完報告這個任務安排上去。但是,現實往往是到了那一天的這一個時段,我發現出現一個臨時會議,或者做到一半時來了客戶電話,還是說當下我很累沒有心情去做。於是,無論是哪一種理由被打斷,我往往會拖延到另外一個覺得有 3 小時空檔的時段來執行,這往往還是那個晚上加班的時間。




同樣假設現在我要做一份報告,但當我們的「時間顆粒度」是 30 分鐘,甚至更短的單位時,會發生什麼事情呢?

這個意思不是我想辦法把做報告變成可以 30 分鐘內完成,而是當我們意識到「時間顆粒度」是 30 分鐘為單位時,我會主動地把一個可能需要 3 小時的報告任務,分割成「 6 個 30 分鐘的小行動」,例如:
  • 先寫出目前我腦中有的大綱。
  • 設定報告的目標,以及目前尚未解決的問題。
  • 詢問有經驗的人如何解決問題。
  • 針對問題去找三份補充資料。
  • 調整大綱並確立報告的關鍵論點。
  • 和老闆(客戶)確認關鍵論點可以推進。
  • 撰寫報告開場。
  • 撰寫報告分析。
  • 撰寫報告結論。
咦?你說怎麼拆一拆,超過 6 個行動耶?這時候你就會發現,原本我們設想的那種「3小時時間顆粒度」還會遇到一個麻煩,那就是最後真正需要的時間,往往超出自己模糊預估的時間,以為半天能完成的任務,結果根本不夠!原來根本需要快 5 個小時才能好好完成這份報告,於是晚上加班現在要變成凌晨熬夜了!!

只有當「時間顆粒度」變小後,我們放下對任務的模糊想像,開始具體的拆解出每一個小小時間單位要推進的行動,這時候反而可以更精準的估算需要的總共時間。

但是,也不是要找另外一個 5 個小時空檔來一口氣完成這個任務。

當時間顆粒度變小,我們還會看到幾件事。首先,我們可以「看見」更多可以拿出來運用的時間空檔,例如原本早上的通勤時間,可能覺得也就20~30分鐘,應該只能滑滑手機吧?但是當「時間顆粒度」變小後,你就會看到「寫出腦中大綱」、「設定報告目標」、「傳訊息問個有經驗的人」等等,其實都有可能在這個小小的空檔執行。

接著,我們可以開始「接受」被打斷,並且被打斷也不會太大程度影響自己的時間安排。如果早上原本的專注時間被叫去開會了,回來後還有一個小時,依然還是可以推進兩個行動單位,不需要完全放棄。

然後,我們可以「意識」到有些行動可以馬上開始做(甚至,必須現在就開始做)。例如要趕快有大綱,才能找有經驗的人問問題,那麼我只要趕快找到今天有空檔的 30 分鐘把大綱產出就好,甚至現在你在看這篇文章的當下就一定是一個對你來說的空檔,不如就馬上來產出。

「時間顆粒度」愈小,我們安排時間就愈有彈性,並且更能面對各種被打斷的變化,也能看見更多原本看不到但其實可以運用的空檔時間,甚至我們能夠更精確的計算推估時間。





我常常在時間管理課程中,讓學員練習把「時間顆粒度」變小,重新看到任務的可能性。最近的時間管理課程,我就收到不少學員回饋:

提到這為他們找到、發現原本有很多可以運用的時間,並且開始能真正推進目標。

這裡我就挑選兩位朋友練習的很棒的例子,給大家參考看看(有適度改寫)。

第一位朋友原本有一個目標是:「半年把家中亂丟的數百本書,清掉不需要的,留下需要的」,原本想要找周末完整好幾個小時的空檔來做,但是當然一直拖延,畢竟周末有更好玩的事情啊!但是當重新切割「時間顆粒度」後,這位朋友找到的方法是「每天下班一回到家,花十分鐘清理一落15~20本不需要的書。」

這樣一來,當「時間顆粒度」變小,我們會發現原來不用刻意安排一個大段時間去做某件事,回家一點點空檔,順手一做,進度也可以往前推進。

而且,或許就在這順手一做的 10 分鐘,發現一本之前買了但亂丟,可是對現在自己很需要的書,那麼或許這個禮拜的讀書計畫就可以用上這本書了!





第二位朋友原本遇到的困境是:「工作性質時常會被中斷、電話接不完,自認一天沒有完整的一小時可以做完交辦事項。從沒想過零碎時間使用,十分鐘至三十分鐘,只要工作有一小點的進度,終會積沙成塔。」

而最後這位朋友上完課後,對於自己處理公事進行了「時間顆粒度」的改善,並跟我分享了他的方法: 
  • 以前的做法,想要等到完整長時間一次整理好會議記錄:
    • 每日有很多人員面談會議
    • 結束後要完成記錄回報主管
    • 但這樣的記錄,時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出
    • 這時候要花很多時間在整理當初的會議紀錄
      • 而且因為遺忘等,需要回想的時間變得更多 
  • 現在縮小「時間顆粒度」後的方法:
    • 面談時就記錄關鍵字並完成大綱
      • (利用會議中的小型「時間顆粒度」,開始採取行動)
    • 利用面談後,那一天的其他零碎空檔,把關鍵字延伸成完整記錄,一次推進一段即可
      • (例如午休吃完飯後,下午開會前、後,其他工作之間的片段等等,每次15分鐘左右其實就能推進一小段記錄補完)
    • 於是面談完第二天,透過幾次的空檔推進,就能發出會議紀錄




最後的問題是,會有哪些原因,導致我們無法輕易的縮小「時間顆粒度」,總是不知不覺的往很大的「時間顆粒度」去設想呢?

我這邊列出幾個可能的原因,做為這篇文章的最後提醒:


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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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