時間管理Q&A：不一定是沒時間？用時間顆粒度打敗拖延與干擾
這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」
不過，上述幾個解決辦法，其實很容易在現實中撞牆：
- 「如何減少干擾與臨時任務？」
- 如果是一個職場中的工作者，有可能要求客戶、老闆都不要打斷自己工作，都不要有臨時任務嗎？
- 「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」
- 有很長的專注時間，當然不是壞事，但真的有很長的時間時，我們就能立刻變得很專注嗎？
- 「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」
- 都已經很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就會想做嗎？還是更不想做？
而或許從一個小小的觀念做個轉念，我們就能更從容有餘裕的面對上述問題，找到自己可以掌控的時間，並且打敗拖延，克服干擾。這個小小的轉念，稱為：「時間的顆粒度」。
「時間的顆粒度」，可以概略定義為「完成行動的一個基本時間單位」。
讓我們一起來思考看看，不同的「時間的顆粒度」，會發生什麼不同的情況。
假設現在我要做一份報告，如果我的「時間顆粒度」是早上時段、下午時段、晚上時段這麼大的單位，例如做一份報告「感覺」大概要 3 個小時，所以想要找到「3小時」的時間空檔來完成這份報告，那麼我的「時間顆粒度」就是 3 小時。
這時候，我開始在未來的行事曆上，想辦法找出 3 小時的空檔，有可能找不到（因為被各種會議、行程佔滿了），於是我叫苦連天，想說只能晚上加班來把這個報告完成了。當然，一旦要占用到加班時間，一定覺得更加痛苦，更不想做。
也或許，我在未來的行事曆上，真的找到一個 3 小時的時段，於是我把做完報告這個任務安排上去。但是，現實往往是到了那一天的這一個時段，我發現出現一個臨時會議，或者做到一半時來了客戶電話，還是說當下我很累沒有心情去做。於是，無論是哪一種理由被打斷，我往往會拖延到另外一個覺得有 3 小時空檔的時段來執行，這往往還是那個晚上加班的時間。
同樣假設現在我要做一份報告，但當我們的「時間顆粒度」是 30 分鐘，甚至更短的單位時，會發生什麼事情呢？
這個意思不是我想辦法把做報告變成可以 30 分鐘內完成，而是當我們意識到「時間顆粒度」是 30 分鐘為單位時，我會主動地把一個可能需要 3 小時的報告任務，分割成「 6 個 30 分鐘的小行動」，例如：
- 先寫出目前我腦中有的大綱。
- 設定報告的目標，以及目前尚未解決的問題。
- 詢問有經驗的人如何解決問題。
- 針對問題去找三份補充資料。
- 調整大綱並確立報告的關鍵論點。
- 和老闆（客戶）確認關鍵論點可以推進。
- 撰寫報告開場。
- 撰寫報告分析。
- 撰寫報告結論。
咦？你說怎麼拆一拆，超過 6 個行動耶？這時候你就會發現，原本我們設想的那種「3小時時間顆粒度」還會遇到一個麻煩，那就是最後真正需要的時間，往往超出自己模糊預估的時間，以為半天能完成的任務，結果根本不夠！原來根本需要快 5 個小時才能好好完成這份報告，於是晚上加班現在要變成凌晨熬夜了！！
只有當「時間顆粒度」變小後，我們放下對任務的模糊想像，開始具體的拆解出每一個小小時間單位要推進的行動，這時候反而可以更精準的估算需要的總共時間。
但是，也不是要找另外一個 5 個小時空檔來一口氣完成這個任務。
當時間顆粒度變小，我們還會看到幾件事。首先，我們可以「看見」更多可以拿出來運用的時間空檔，例如原本早上的通勤時間，可能覺得也就20~30分鐘，應該只能滑滑手機吧？但是當「時間顆粒度」變小後，你就會看到「寫出腦中大綱」、「設定報告目標」、「傳訊息問個有經驗的人」等等，其實都有可能在這個小小的空檔執行。
接著，我們可以開始「接受」被打斷，並且被打斷也不會太大程度影響自己的時間安排。如果早上原本的專注時間被叫去開會了，回來後還有一個小時，依然還是可以推進兩個行動單位，不需要完全放棄。
然後，我們可以「意識」到有些行動可以馬上開始做（甚至，必須現在就開始做）。例如要趕快有大綱，才能找有經驗的人問問題，那麼我只要趕快找到今天有空檔的 30 分鐘把大綱產出就好，甚至現在你在看這篇文章的當下就一定是一個對你來說的空檔，不如就馬上來產出。
「時間顆粒度」愈小，我們安排時間就愈有彈性，並且更能面對各種被打斷的變化，也能看見更多原本看不到但其實可以運用的空檔時間，甚至我們能夠更精確的計算推估時間。
（可以延伸閱讀：克服拖延 5 個進階步驟，以養成閱讀學習等生活習慣為例）
我常常在時間管理課程中，讓學員練習把「時間顆粒度」變小，重新看到任務的可能性。最近的時間管理課程，我就收到不少學員回饋：
提到這為他們找到、發現原本有很多可以運用的時間，並且開始能真正推進目標。
這裡我就挑選兩位朋友練習的很棒的例子，給大家參考看看（有適度改寫）。
第一位朋友原本有一個目標是：「半年把家中亂丟的數百本書，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好幾個小時的空檔來做，但是當然一直拖延，畢竟周末有更好玩的事情啊！但是當重新切割「時間顆粒度」後，這位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分鐘清理一落15~20本不需要的書。」
這樣一來，當「時間顆粒度」變小，我們會發現原來不用刻意安排一個大段時間去做某件事，回家一點點空檔，順手一做，進度也可以往前推進。
而且，或許就在這順手一做的 10 分鐘，發現一本之前買了但亂丟，可是對現在自己很需要的書，那麼或許這個禮拜的讀書計畫就可以用上這本書了！
（可以延伸閱讀：工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟）
第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性質時常會被中斷、電話接不完，自認一天沒有完整的一小時可以做完交辦事項。從沒想過零碎時間使用，十分鐘至三十分鐘，只要工作有一小點的進度，終會積沙成塔。」
而最後這位朋友上完課後，對於自己處理公事進行了「時間顆粒度」的改善，並跟我分享了他的方法：
- 以前的做法，想要等到完整長時間一次整理好會議記錄：
- 每日有很多人員面談會議
- 結束後要完成記錄回報主管
- 但這樣的記錄，時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出
- 這時候要花很多時間在整理當初的會議紀錄
- 而且因為遺忘等，需要回想的時間變得更多
- 現在縮小「時間顆粒度」後的方法：
- 面談時就記錄關鍵字並完成大綱
- （利用會議中的小型「時間顆粒度」，開始採取行動）
- 利用面談後，那一天的其他零碎空檔，把關鍵字延伸成完整記錄，一次推進一段即可
- （例如午休吃完飯後，下午開會前、後，其他工作之間的片段等等，每次15分鐘左右其實就能推進一小段記錄補完）
- 於是面談完第二天，透過幾次的空檔推進，就能發出會議紀錄
最後的問題是，會有哪些原因，導致我們無法輕易的縮小「時間顆粒度」，總是不知不覺的往很大的「時間顆粒度」去設想呢？
我這邊列出幾個可能的原因，做為這篇文章的最後提醒：
- 接收到任務後沒有拆解
- 要做一個報告，沒有主動拆解成幾個可以分段完成的小步驟
- 延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟
- 之前沒有記錄自己實際執行的步驟
- 不知道做報告可以拆解成多少步驟，那就先記錄一次自己做了什麼步驟，下次就知道怎麼拆解了
- 延伸閱讀：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵
- 完美心態、定型心態作祟，沒有轉變成成長心態
- 要把書都整理好，只想到要一口氣整理好，沒辦法接受每次處理掉一點點
- 沒有完美整理好，但找到需要的書，其實就可以了
- 延伸閱讀：覺察時間管理習慣中的定型心態，開啟「成長心態」的轉變
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