如何統計工作時間,統計後又如何節省任務執行時間?



在最近一次時間管理課程中,有學員提出了這樣的問題:「 Esor 會如何統計工作時間?又如何在統計後最佳化(節省)執行時間呢?」

很多時候在職場上的時間管理問題,並非我不知道要專注在長期目標上,而是工作中許多會重複執行的任務本身就要花掉很多時間,但又不得不去做,怎麼樣才能更節省時間,提升執行效率?

這也很有道理,就算知道時間管理要推進重要目標,但是如果在基本的任務執行上就已經耗費大量時間與心力,我們大多數人根本就沒有餘力再去做時間管理。

而針對這個問題,課程中我提出了幾個建議步驟,也分享成文章提供給大家參考,或許工作情境不一樣時你需要一些修正,但都是我的真實經驗談。




如何統計工作時間?

  • 統計的基本單位:單一任務成果的完成時間

我們應該如何計算自己的工作時間呢?是直接看看自己每天工作多少個小時、加班多少個小時嗎?還是長期追蹤完成一個專案花了幾百個小時或多少日子嗎?還是說看看推進一個子目標需要幾天的時間呢?

當然,這需要先問問我們統計時間的目的是什麼?如果回到文章開頭的問題:「如何在統計後最佳化(節省)執行的時間。」那麼我的經驗是要統計的單位應該縮小到「單一任務成果」。

  • 因為太長的工作流程就算統計出來,但一整塊十幾個小時以上的工作時間,要最佳化也無從下手,結果就變成只是知道自己常加班,或知道自己工作真的很花時間,還是於事無補。
  • 但是統計太短的行動步驟也不行,如果要最佳化,會變成太瑣碎,而且解決的方案其實也就變成只能針對單一行動熟練度下手而已。

所以如果想要統計工作時間,最好的統計單位應該是「單一任務成果」:

  • 一來這是一個不會太長或太短而無法改進,相對剛好的單位(後面會解釋為什麼)。
  • 二來任務成果是工作價值的基本來源(完成瑣碎行動沒價值,整個專案有時候不一定能做到100%,但完成足夠的任務成果就能讓專案產生價值),這樣的統計相對有意義。

我們用一個案例來解說看看,例如我要製作與「撰寫一本書」,如果只是統計一整本書的專案製作時間(幾乎是半年以上到一年的時間),那就算統計出什麼數字,也只是一個數字,真的無法知道改進如何著手。

在製作書籍過程中,有一個子目標是「封面設計」,這個子目標中包含了我要撰寫出封面文案、和設計師來回溝通、校對修改封面細節等單一任務成果。如果只有統計「封面設計」的總時間,這時候還是難以看出造成時間增加的是哪一個環節。

所以這時候,「寫出封面文案」、「和設計師溝通確認」、「封面細節校對與修改」個別三個任務,這是我這邊說的「單一任務成果」,是我們統計時間時的基本單位。就算後來也想知道整個子目標、大專案的總時間,其實也只要加總這些單一任務時間即可。(可以延伸參考:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理



  • 統計時間的工具

有什麼樣的工具,可以幫助我們統計這樣的單一任務成果的執行時間呢?

簡單一點的方法,就是我們手動在行事曆上記錄「時間塊」,例如這個禮拜在「寫出封面文案」時,禮拜一早上花了30分鐘、禮拜二下午花了60分鐘、禮拜三早上又花了30分鐘、禮拜四下午花了60分鐘完成,分別畫在行事曆上,這樣一週回顧後,也就大概知道自己花了 180 分鐘左右完成這個單一任務。(還可搭配:Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數

專業一點的作法,就是利用電腦玩物上常常介紹的各種「時間追蹤工具」,不過如果以今天這篇文章要解決的問題來看,我們需要的是「明確可以用任務為單位來追蹤的工具」,而不是一些籠統的工作時間追蹤,那麼更值得試試看的就是:




如何節省任務執行時間?

現在我們有了方法與工具,統計出了「單一任務成果」的執行時間,例如「寫出封面文案」花了三個小時(或是花了 6 個番茄鐘時間),但是接下來如何想要下次做類似任務更節省時間,要如何進行最佳化呢?

這時候,其實還需要加上一個前提:

追蹤單一任務成果的執行時間同時,還要一邊記錄、拆解我具體做了哪些步驟,以及行動順序。

有時候我們可能用過時間追蹤工具,但是追蹤出時間結果後,只是知道好像自己花了很多時間,但要最佳化卻不知道怎麼下手。而這時候,往往就會從「好吧!那似乎只能不斷練習、熟練,讓自己下次節省一點時間。」於是時間追蹤工具,變成只是在比較看看自己是不是更熟練而已。

這都是因為我們只追蹤了時間,卻沒有追蹤自己具體用什麼順序、做了哪些步驟。

當要最佳化執行時間時,除了「一直練習,直到熟練」的思考角度,其實更可以優先思考的是「動作清單」的調整:

  • 有沒有哪些步驟其實可以去掉,就能多節省一些時間?
  • 有沒有哪個步驟順序可以調整,這樣可以減少重工、修改,於是時間就能節省?

如果以前面「寫出封面文案」的案例來看,第一次執行時,我不只追蹤花了多少時間,還一邊記錄我做了什麼步驟,於是我發現自己花很多時間去研究各種資料(例如前述的禮拜一、禮拜二都在找資料),然後花很多時間設計封面文案(例如前述的禮拜三、禮拜四都只是自己想、自己改),但以為自己設計好封面草案後給其他人看、給設計師製作時,才發現文案有許多不足、盲點之處,也導致封面需要反覆修改,結果統計下來增加了很多工作時間。

但我要在追蹤時間時,也有記錄自己的行動清單,我才有改進的基礎。例如我下次可以試試看這樣改進流程:

  • 第一步先寫出大腦目前可以想到的基本文案(禮拜一早上花了30分鐘)
  • 針對基本文案中的關鍵字,到網路上找對比來初步修正(禮拜二下午花了30分鐘)
  • 先拿目前的文案草稿,去跟目標對象訪談後修改(禮拜二下午的另外30分鐘)
    • 如果大致上架構沒問題,那就只要針對還缺少的細節資料補充,就可以給設計師設計,設計完成也不需要大改。(禮拜三早上的30分鐘完成)
    • 如果基本架構有問題,那麼起碼第一階段沒有浪費太多時間,之後可以快速先做出文案第二版,重複同樣的確認流程。
    • 可以參考看看敏捷工作流程的技巧:Scrum:用一半的時間做兩倍的事,人生更需要的敏捷方法

工作上時間的增加,很多時候是「不必要的步驟」、「導致重工的順序」、「沒有提早修正」等問題,導致的時間增加。

但要看出這樣的問題,一定是任務要先有明確的行動步驟拆解,才能去研究如何調整行動來節省時間。

如果沒有行動步驟拆解,只是「這個任務花了三小時」這樣的統計結果,我們是無從去改進的,或者只能用單純的「反覆熟練」來改進,熟練不是不好,只是進度緩慢,而且如果在錯誤步驟上熟練就很明顯是有問題的。




小結:

所以,回到文章開頭的提問:「 Esor 會如何統計工作時間?又如何在統計後最佳化(節省)執行時間呢?」

可以總結為幾個重點:

  • 追蹤單一任務成果的執行時間。
  • 同時還要一邊記錄、拆解我具體做了哪些步驟,以及行動順序。
  • 從「刪掉不必要的步驟」、「調換導致重工的順序」、「盡可能提早修正」,在調整流程時就能節省許多時間。

而且,這樣同時結合了任務時間追蹤、行動記錄的方法,還可以直接節省下次執行類似任務時,重新思考、拆解、遺忘而犯錯所消耗的時間,因為這一次已經有「明確的時間」、「明確的步驟」的模板了!(可延伸參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

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