Google Docs 文件表格功能大強化,自動排序、固定標題圖解教學



如果想要在 Google 文件(不是 Google 試算表)中插入與編輯表格,之前只有簡單的合併儲存格等功能。這時候如果有一些稍微複雜一點,但是又不需要動用 Google 試算表的需求時,就比較兩難,到底要繼續在 Google Docs 文件上比較麻煩的處理表格,還是要換用 Google 試算表呢(但還有其他資料是在 Google 文件中,不想分開)?例如:

  • 想要在換頁時,固定顯示欄位標題,每一個分頁開頭都能顯示標題欄位(才知道每個數據資料的對應項目)。
  • 或是不要在分頁時讓同一列表格的大量資料被切成兩段。
  • 還是說想要自動調整表格數據的排序,就不用手動調整列的順序,又能應付不同排序的查看需求。

現在,上述這些表格需求,都可以在「 Google Docs 文件」的全新表格功能中被滿足了!於是我們一方面可以利用 Google 文件處理圖文規劃內容,在需要插入表格時,也有更自動、有彈性的排序組織方式。

而且「 Google Docs 文件」的表格新功能會對所有用戶陸續開放,即使是個人免費版 Google 帳號也可以使用。




01. 固定表格標題,在每一頁上重複

有時候我們的表格很長,當進入下一個分頁時,會看不到原本的欄位標題,這樣就搞不清楚現在的數據是哪一個項目的資料。




在 Google 文件的表格新功能中,可以設定「開頭某幾列為固定標題欄位」。

只要游標移動到新表格左方,就會看到「釘選」的按鈕,例如可以把頭兩列「釘選」。




這樣一來,開頭兩列的標題,就會在每一個分頁(換頁)的開頭自動顯示。

你還可以利用「表格屬性」功能,把標題列設計特別的顏色,讓他看起來更凸顯。





02. 指定不要在跨頁時,把同一列的資料拆開

如果我們有幾列的資料特別多,又剛好遇到分頁,這時候同一列資料會變成在前一頁、後一頁中,很有可能看漏資料。

例如下圖中,2021/07 那一列的資料,就被分在兩頁中。




這時候,把這一列圈選起來,點擊右鍵,開啟「表格屬性」功能。




在表格屬性的選項中,取消勾選「允許資料列溢位到其他頁面」即可。




這樣一來,出現這種分頁之間的表格列時,會根據適合的位置,「統一」放在上一頁,或下一頁中,不會被分成兩頁。





03. 快速添加欄列、拖曳排列表格

現在要新增欄列,或是調整欄列順序,將會變得更加方便。

只要游標移動到欄、列的邊緣,就會看到出現一個「浮動按鈕」,這時候按下「+」可以快速插入新的表格。

如果按住拖曳,則可以滑動調整順序。





04. 讓表格自動、彈性切換不同排序

如果表格的資料有點雜亂時,現在可以利用新表格的「自動排序」功能來調整。

把游標移動到欄的最上方,就可以使用「遞增排序」或「遞減排序」。




游標移動到不同的欄,可以根據該欄的資料進行自動排序,而且隨時切換都很方便。




如果表格中有不同類型的資料,也會把類似的資料自動分組,然後同類的資料根據數字來排序。




透過這些「 Google Docs 文件」上的表格自動排序、固定標題等新功能,我們在編輯文件中的表格中,將可以更加輕鬆,值得好好利用。

有興趣的朋友,還可以延伸參考:

留言

這個網誌中的熱門文章

只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作,把常用線上工具安裝成專注應用 App

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

網路傳真機,如何在 Google Drive 快速完成免費雲端 fax?

用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學,一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆

Wordle 正在風靡網路圈的每日一單字益智猜謎遊戲

如何利用 Google 雲端硬碟快速收集多人大量檔案?三種上傳方法

如何過濾資訊與稍後閱讀?2022年五個克服資訊爆炸的學習技巧

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片