2021 覆盤：有效實踐清空大腦，輕鬆管理第二大腦的 9 個關鍵技巧
這也是為什麼經典的時間管理方法 GTD 推出了數十年後，直到如今，我覺得裡面的核心洞見：「清空大腦」四個字，依然是我們現在跨出有效自我管理的第一步。
為了面對「要處理的事情太多、太雜、太亂，又有很多臨時變動與意外。」這樣的現實挑戰，我們就必須意識到不可能只依靠自己的大腦、記憶力、意志力來管理這些任務與目標。
清空我們的大腦，就是在規劃執行任何目標前，先捕捉所有在大腦中的雜訊，建立第二個大腦來管控各種事務，這樣我們才能有餘裕的去推進重要目標。
大腦本來就不可能記住並管理好上面那些雜亂事項，所以需要建立一個系統，讓這些東西移出大腦，在外接的第二大腦中做好管理。
不過，「清空大腦」四個字看似簡單，做起來其實有很多眉角。移出大腦是一回事，但是如果捕捉後的第二大腦依然雜亂無章，那麼就算記住，還是混亂依舊。所以，當雜亂的工作移出大腦時，要用什麼樣的流程，捕捉入第二大腦，就變得至關重要。
我自己實踐這樣的清空大腦流程也已經有十幾年的時間，這個過程中，遇到各種不同情況應該如何繼續清空？如何整理？如何保持？如何簡單有效的捕捉？我想利用這篇 2021 覆盤文章，統整一些實踐技巧，跟大家分享。
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為什麼要清空大腦，捕捉所有訊息？
- 一個任務、專案的資料、行動，往往是出現在很多不同的時間點、不同的工作管道、不同的工作系統中，這時候整理資料、想起資料、找到資料都要另外「多花很多時間」。
- 當大腦中要管理、記註一個任務有哪些重要步驟、有哪些重要資料，這些資料放在哪裡等等細節時，我們會很容易因為忘記而遺漏，這時候「就會做錯」。
- 當大腦中同時在煩惱很多個不同的任務、專案，每個任務中又有很多雜亂的不同行動時，我們的大腦只覺得一團混亂，這時候是無法判斷優先次序的，於是往往就會「做了不重要的事，拖延了重要的事」。
- 當任務是依靠大腦來推進、找資料、執行步驟，大腦裡千頭萬緒、一團混亂，每次要找一個任務的資料時，往往就會不小心被其他任務的資料吸引，而這其實就是我們「常常分心」的原因之一（甚至可以說是分心的主要原因）。
上面幾點，是如果依靠大腦管理的缺點，所以要清空大腦、建立第二大腦的原因。
那麼要如何有效捕捉，才能真正清空大腦，並且獲得一個有效運用的第二大腦呢？
基本邏輯我相信大多數朋友都知道，就是要把所有專案、任務的雜訊、行動從大腦移出，放進一個第二大腦的系統中，統一管理。只是有一些實踐過程可以運用的技巧，值得跟大家分享。
技巧一：捕捉的分類單位，是一個任務一則筆記
- 不只是雜訊不能用大腦記住，雜訊的分類也很難用大腦記住，因為記不住。
- 傳統的資料分類方式，其實反而會變成清空大腦過程的另外一種阻礙，這個阻礙導致我們往往花了很多時間分類資料，但最後還是忘記自己把資料分類到哪裡。
- 所以徹底的清空大腦，應該是要連分類這種需要記住的東西都清空！
- 我們要找到一個最小、最簡潔，並且不會忘記的分類單位，我認為這個分類單位就是「任務」。
- 「任務」代表我要完成的最小有價值成果，例如一篇要完成的文章，而不是寫文章過程需要的資料。例如舉辦一個小型的活動，而不是活動過程要準備的器材。
- 在捕捉與清空大腦的過程，以「任務」為單位，問自己現在出現的這個資料、行動是哪一個「任務」完成所需要的，就放入那個「任務」的單位中。
- （例如我是用筆記系統做時間管理，那麼就是把這些資料放入那則任務筆記中）
- 捕捉與清空大腦的時候，不能只是單純的把雜亂的訊息，分散的丟進自己的整理系統中，這樣的話，無論怎麼捕捉與清空大腦，無論用什麼系統，你還是會覺得自己的第二大腦依然是混亂的。
- 收集的目的，不是為了完成分散的行動，或是整理分散的資料，而是都為了完成一個一個最小有價值成果，也就是「任務」。
- 所以請記住，最小的捕捉單位是「任務」，所有雜訊、資料、行動都應該捕捉到某一個任務單位中。
技巧二：捕捉所有下一步行動到任務筆記，而非零散待辦清單
- 把要做、想做、別人交辦我做的「行動」，持續丟上待辦清單，其實不是有效的清空大腦方法，因為行動沒有價值，有價值的是一連串行動後要完成的那個任務成果。
- 接續前面技巧一，所以行動要捕捉到他最後要完成的那個「任務」筆記單位中。
- 例如要列印參加名單、要通知活動場地、要準備資料夾、要準備海報，這些行動不能雜亂分散的收集在待辦清單中，而是要捕捉收集到他們所要完成的那一個最終任務：「舉辦某某活動」的任務筆記中。
- 要以任務為單位（要完成的最小有價值成果），來收集、排序這些下一步行動，這樣的行動才有意義。
- 延伸閱讀與實作範例：為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？
- 徹底的清空大腦，應該是要把「所有」下一步行動，都捕捉到他所屬的任務筆記中，但什麼是「所有」的下一步行動呢？
- 要完成這個任務，我拆解出來要做的下一步行動。
- 跟這個任務有關，但臨時插入、變動意外產生的下一步行動。
- 跟這個任務有關，還沒確定是否要做，未來可能需要的下一步行動。
- 漏掉上面某一種行動沒有從大腦清空，沒有收集到第二大腦的任務筆記，那麼都會造成過程中還是有遺漏，第二大腦就不完整，變成我們依然需要繼續用第一大腦來管理。
- 這其實也是為什麼很多朋友可能實踐過第二大腦的方法，最後卻還是覺得雜亂，還是覺得沒有效果的原因。
技巧三：收集資料時，當下就要思考需要採取的下一步行動，把資料放入任務筆記中需要的行動後
- 但是，還是有些行動，我們常常會忘記紀錄到第二大腦的筆記中，造成清空大腦的不完整，也造成系統的不完整。為什麼會這樣？那是因為有些行動不一定是用行動的方式出現在我們面前！而往往是用「某種資料」、「某種訊息」的方式出現。
- 這時候，如果我們是用資料、訊息的邏輯來整理、移出這些資訊的話，那麼其實我們不算是真正的清空大腦，因為我們還有些東西記在大腦中沒有清空。
- 這些忘了從大腦移出的東西就是：「我們要怎麼處理這個資料？要怎麼運用這些訊息？這些資訊要用來完成哪一個任務的哪一步行動？」
- 所以真正有效的清空大腦，當看到的是一些資料、訊息類的內容時，要捕捉到第二大腦的那一刻，別忘了問自己一個關鍵的問題：「我要在那一步行動中取用這些資料與訊息？他們是要完成哪一個任務所用？」
- 問對這個問題，我們就會產生出一個新的行動，也要同時捕捉到第二大腦中。
- 這時候，資料、訊息的最佳整理位置是哪裡呢？就是任務筆記中的要使用這些資料與訊息的那一步行動後面。
- 延伸閱讀與實作範例：整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務
技巧四：隨時、隨手捕捉出現的想法到任務筆記，即使是做其他事情到一半
- 我們自己建立的第二大腦系統，應該是一個可以隨時、隨手在身邊就能打開的系統（例如我自己用的 Evernote）。因為清空大腦的過程，應該是隨時、隨手都要捕捉大腦中產生的新行動、新想法、新資訊。
- 我們不能說現在在移動中，所以等到回家再捕捉。現在在處理另外一件工作，所以等一下再清空目前腦中的新想法。如果這樣做，往往就無法真正的清空大腦，而且很容易遺忘、遺漏，最後第二大腦的系統也就不完整。
- 前面講到了要捕捉所有的下一步行動到任務筆記，捕捉所有的資訊並轉化成行動後進入任務筆記，還有包含腦中關於某個任務的想法，也應該隨時捕捉到任務筆記中：
- 任務目標的設想
- 任務發現的問題
- 覺得好像可以這樣做，但是還沒想清楚的想法
- 這些想法，都請放心的立刻打開任務筆記，隨手的補充上去。
- 這樣隨時、隨手補充會不會很花時間，反而干擾我們的工作呢？我們只要把握下面幾個最簡潔步驟，就不會構成干擾：
- 不要亂捕捉，也不需要做額外整理，就是找到所屬的任務筆記，捕捉進去即可。
- 捕捉時，就是把目前新出現的想法捕捉進去（沒有出現的就不用硬去想），而不是要花很多時間去想清楚這個目標、問題或計畫。只要隨時捕捉與累積，慢慢的一個有效的目標自然就會更容易出現。
- 捕捉完，就立刻離開，繼續回到工作。
技巧五：如何快速記錄，隨手清空大腦？用最簡潔但有效的筆記清單格式
- 為了避免捕捉、清空大腦、建立第二大腦的過程，反而變成我們要花很多時間去做整理，所以應該要保持一個最簡潔但有效的筆記格式就好。
- 最好捕捉的過程就是快速打開任務筆記，只要複製、輸入一小段資料，就能立刻離開，不需要多餘整理，馬上回到工作中。
- 但是這樣的步驟就能確保未來使用時找得到，並且找到時看到的是有效的筆記內容。
- 我自己覺得最簡潔的任務筆記格式就是：
- 用大綱清單（樹狀清單、項目清單）列出筆記的目標、問題、階段進度、行動清單的分層結構。
- 筆記的內容順序，就是任務的行動執行順序。所有資訊的整理順序，就是跟著如何使用資訊的行動順序排序。
- 可以不要用表格就不要，可以不要畫額外的圖表就不要，可以不用做的格式設定就不要做。
- 延伸閱讀與實作範例：架構愈簡單，整理愈簡單：談專案不斷變動時的工作系統整理方法
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- 為什麼上面這樣的筆記清單格式，最能幫助隨手清空大腦？
- 有任何要補充的新行動，只要捲動到那一層的大綱下，插入一個新項目清單即可。
- 有任何要插入的資料、訊息，只要捲動到那一層行動下，用下一個階層插入相關資料、訊息即可。
- 要調整目標計畫的想法，要調整行動順序，只要移動大綱順序、階層即可。
- 如果用其他更好看的整理方式，當要做上述調整時，很有可能不是插入一個新階層即可這麼簡單，可能要做很多步驟的設定，這樣一來，就沒辦法真正隨手清空大腦了。
技巧六：如何減少整理又能確實找到？搜尋、搜尋、搜尋
- 呼應我的技巧一，清空大腦不只是要清空那些任務、行動、資料、想法，還要「清空我們整理這些內容的分類方式」！
- 因為就連這些自己設計的分類方式，我們也往往有可能自己都記不住，反而變成自己大腦的新負擔。
- 所以無論用什麼系統建立第二大腦，我都強烈建議，無論是怎麼整理、怎麼找到、怎麼使用，都不要忘記這個關鍵字：「搜尋！搜尋！搜尋！」
- 其實真的搜尋找到就好。
- 如果我們用「任務」為單位來清空大腦、建立第二大腦，其實就是搜尋任務關鍵字，就能找到這個任務筆記，就能看到所有任務下的想法、行動、資料了。
- 這個意思就是，不要用想法、資料、行動的關鍵字來搜尋，要用「任務」這個單位為關鍵字進行搜尋。
- 延伸閱讀：當你有上萬筆資料如何快速找到資料？ Evernote 四個整理技巧
- 如果你想要貫徹清空大腦、建立第二大腦的流程，這個「搜尋任務關鍵字」的方法必須要深植在我們心中。
- 當有任何雜訊要捕捉時，「搜尋任務關鍵字」，找到所屬的任務筆記放進去。
- 當出現新的意外變動行動時，「搜尋任務關鍵字」，找到所屬的任務筆記放進去。
- 當出現一些新的想法時，「搜尋任務關鍵字」，找到所屬的任務筆記放進去。
走到這一步，你慢慢會發現，清空大腦、建立第二大腦，真的很簡單，並不會花掉很多時間，除非我們用錯了整理方法。
技巧七：準備一個收集箱，放入臨時捕捉，但還沒放入任務筆記的內容
- 不過，總是會有特例，前面說要隨手捕捉，隨時就把新的資訊、行動放入任務筆記中。但有時候就是真的很趕、很臨時、很緊急，我真的就是在處理一個更重要的工作，然後出現另外一個任務的雜訊，這時候真的沒有時間捕捉到那一則任務筆記中怎麼辦？
- 有一個緩衝的做法，建立一個叫做「臨時收集箱」的分類，把這些臨時捕捉（為了節省時間，什麼都沒做，只是單純記錄）的內容先丟進去。
- 這樣我就知道「臨時收集箱」裡面的東西，是還需要判斷的東西。
- 我可以等到一天比較有空檔時，判斷一下「臨時收集箱」裡面的東西，應該要放入哪一個任務筆記的哪一個行動中。
- 這樣就為自己建立一個緩衝做法。
技巧八：執行時要打開任務筆記，並同時修改任務筆記
- 我們的清空大腦不夠徹底，導致最後任務還是常常漏東漏西，除了前面的各種捕捉、整理的原因外，還有另外一個很大的影響因素，那就是我們常常「忘記捕捉自己正在做的東西」。
- 例如現在一邊做這個任務，一邊多做了幾個步驟，卻沒有更改回任務筆記中。
- 例如現在一邊處理這個任務，發現了幾個新問題，卻沒有立刻補充回任務筆記中。
- 我們常常把自己的待辦清單、行事曆、任務筆記當作一種「提醒」、「規劃」，卻不是當做真正的「記錄」工具。或者說我們以為的記錄常常是執行前的記錄，卻漏掉執行中、執行後的記錄。
- 這樣一來，我們的清空大腦、第二大腦系統，等於只清空了1/3，卻漏掉了2/3。
- 這也是為什麼最後我們還是發現清空大腦、第二大腦好像沒用？可能不是沒用，而是我們根本沒有真正清空大腦。
- 所以最好在執行任務的過程中，不只是打開任務筆記確認，而是打開任務筆記，跟著任務執行一起記錄，把執行過程中產生的新行動、新想法、新問題，也都隨手補充到任務筆記中。
- 這樣一來，有時候任務做到一半被打斷，我們都能隨時依靠任務筆記快速回到前一步繼續。
- 這樣一來，如果有重複的任務，上次的任務筆記才會成為真正值得參考的筆記。
- 而這也才是真正的第二大腦。
技巧九：如何凸顯不能忘記或遺漏的重點？放在未完成的下一步行動
- 有可能這樣的清空大腦過程中，一則任務筆記累積的內容愈來愈多，可能會讓人覺得好像沒辦法很快看到重點，那麼如何讓自己打開一則長長的任務筆記，就能快速看到重點呢？
- 這時候只要思考一個問題就好，什麼是重點？重點應該是，這個尚未完成的任務，下一步需要馬上採取的行動或要處理的資料。
- 所以凸顯重點並不困難，只要我們前面的捕捉邏輯，是跟著任務的下一步行動在排序。
- 那麼接續著前面已經勾選完成的行動，接下來上未勾選完成的行動，以及他下一層需要的資料，就是重點了。
清空大腦、管理第二大腦的過程本身，可以成為一個有效的持續覆盤的過程，這個過程一方面可以為自己帶來成長與改變，一方面也可以成為自己的一種持續的動力。
「成就感、動力，不一定是來自於事情完成後的成果本身，而是來自於對一件事情的行動本身的規劃、實踐與修正的過程」
這些書常常舉一個例子是，受傷後復健是很痛苦且感覺無聊的一件事情，但怎麼去設計每一步行動，意識到小行動上都有修正調整的空間，相對比較容易讓人長期且持續的投入到復健這樣的工作上。
這其實也可以類比到上述這樣的「清空大腦」、「建立第二大腦」的流程中，除了我一開頭提到的那些提升生產力的好處，建立更精準的工作系統的優點外，其實這樣不斷清空、記錄、修改、檢視與調整的過程，大腦壓力減少了，而且不知不覺成就感也會在這樣的過程中產生，成為自己推動任務的最佳動力。
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