2021 覆盤:有效實踐清空大腦,輕鬆管理第二大腦的 9 個關鍵技巧



你覺得自己時間管理、工作效率的瓶頸往往卡在哪裡呢?我常常在自己的提升生產力相關課程中詢問這個問題,而往往收到最多的答案都集中在:「要處理的事情太多、太雜、太亂,又有很多臨時變動與意外。」這個答案是很正確的,也是現在職場、生活中最常遭遇到的挑戰。但關鍵在於處理這個挑戰的方法,是希望現實中事情不再雜亂與變動?還是幫助自己建立一套管理這個現實的系統呢?後者,才是所謂的生產力方法、時間管理技巧。

這也是為什麼經典的時間管理方法 GTD 推出了數十年後,直到如今,我覺得裡面的核心洞見:「清空大腦」四個字,依然是我們現在跨出有效自我管理的第一步。




為了面對「要處理的事情太多、太雜、太亂,又有很多臨時變動與意外。」這樣的現實挑戰,我們就必須意識到不可能只依靠自己的大腦、記憶力、意志力來管理這些任務與目標。

清空我們的大腦,就是在規劃執行任何目標前,先捕捉所有在大腦中的雜訊,建立第二個大腦來管控各種事務,這樣我們才能有餘裕的去推進重要目標。 
大腦本來就不可能記住並管理好上面那些雜亂事項,所以需要建立一個系統,讓這些東西移出大腦,在外接的第二大腦中做好管理。

不過,「清空大腦」四個字看似簡單,做起來其實有很多眉角。移出大腦是一回事,但是如果捕捉後的第二大腦依然雜亂無章,那麼就算記住,還是混亂依舊。所以,當雜亂的工作移出大腦時,要用什麼樣的流程,捕捉入第二大腦,就變得至關重要。

我自己實踐這樣的清空大腦流程也已經有十幾年的時間,這個過程中,遇到各種不同情況應該如何繼續清空?如何整理?如何保持?如何簡單有效的捕捉?我想利用這篇 2021 覆盤文章,統整一些實踐技巧,跟大家分享。




為什麼要清空大腦,捕捉所有訊息?

  • 一個任務、專案的資料、行動,往往是出現在很多不同的時間點、不同的工作管道、不同的工作系統中,這時候整理資料、想起資料、找到資料都要另外「多花很多時間」。
  • 當大腦中要管理、記註一個任務有哪些重要步驟、有哪些重要資料,這些資料放在哪裡等等細節時,我們會很容易因為忘記而遺漏,這時候「就會做錯」。
  • 當大腦中同時在煩惱很多個不同的任務、專案,每個任務中又有很多雜亂的不同行動時,我們的大腦只覺得一團混亂,這時候是無法判斷優先次序的,於是往往就會「做了不重要的事,拖延了重要的事」。
  • 當任務是依靠大腦來推進、找資料、執行步驟,大腦裡千頭萬緒、一團混亂,每次要找一個任務的資料時,往往就會不小心被其他任務的資料吸引,而這其實就是我們「常常分心」的原因之一(甚至可以說是分心的主要原因)。
上面幾點,是如果依靠大腦管理的缺點,所以要清空大腦、建立第二大腦的原因。

那麼要如何有效捕捉,才能真正清空大腦,並且獲得一個有效運用的第二大腦呢?

基本邏輯我相信大多數朋友都知道,就是要把所有專案、任務的雜訊、行動從大腦移出,放進一個第二大腦的系統中,統一管理。只是有一些實踐過程可以運用的技巧,值得跟大家分享。




技巧一:捕捉的分類單位,是一個任務一則筆記

  • 不只是雜訊不能用大腦記住,雜訊的分類也很難用大腦記住,因為記不住。
    • 傳統的資料分類方式,其實反而會變成清空大腦過程的另外一種阻礙,這個阻礙導致我們往往花了很多時間分類資料,但最後還是忘記自己把資料分類到哪裡。
    • 所以徹底的清空大腦,應該是要連分類這種需要記住的東西都清空!

  • 我們要找到一個最小、最簡潔,並且不會忘記的分類單位,我認為這個分類單位就是「任務」。

  • 「任務」代表我要完成的最小有價值成果,例如一篇要完成的文章,而不是寫文章過程需要的資料。例如舉辦一個小型的活動,而不是活動過程要準備的器材。
    • 在捕捉與清空大腦的過程,以「任務」為單位,問自己現在出現的這個資料、行動是哪一個「任務」完成所需要的,就放入那個「任務」的單位中。
    • (例如我是用筆記系統做時間管理,那麼就是把這些資料放入那則任務筆記中)

  • 捕捉與清空大腦的時候,不能只是單純的把雜亂的訊息,分散的丟進自己的整理系統中,這樣的話,無論怎麼捕捉與清空大腦,無論用什麼系統,你還是會覺得自己的第二大腦依然是混亂的。
    • 收集的目的,不是為了完成分散的行動,或是整理分散的資料,而是都為了完成一個一個最小有價值成果,也就是「任務」。

  • 所以請記住,最小的捕捉單位是「任務」,所有雜訊、資料、行動都應該捕捉到某一個任務單位中。




技巧二:捕捉所有下一步行動到任務筆記,而非零散待辦清單

  • 把要做、想做、別人交辦我做的「行動」,持續丟上待辦清單,其實不是有效的清空大腦方法,因為行動沒有價值,有價值的是一連串行動後要完成的那個任務成果。
    • 接續前面技巧一,所以行動要捕捉到他最後要完成的那個「任務」筆記單位中。
      • 例如要列印參加名單、要通知活動場地、要準備資料夾、要準備海報,這些行動不能雜亂分散的收集在待辦清單中,而是要捕捉收集到他們所要完成的那一個最終任務:「舉辦某某活動」的任務筆記中。
    • 要以任務為單位(要完成的最小有價值成果),來收集、排序這些下一步行動,這樣的行動才有意義。
    • 延伸閱讀與實作範例:為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?

  • 徹底的清空大腦,應該是要把「所有」下一步行動,都捕捉到他所屬的任務筆記中,但什麼是「所有」的下一步行動呢?
    • 要完成這個任務,我拆解出來要做的下一步行動。
    • 跟這個任務有關,但臨時插入、變動意外產生的下一步行動。
    • 跟這個任務有關,還沒確定是否要做,未來可能需要的下一步行動。

  • 漏掉上面某一種行動沒有從大腦清空,沒有收集到第二大腦的任務筆記,那麼都會造成過程中還是有遺漏,第二大腦就不完整,變成我們依然需要繼續用第一大腦來管理。
    • 這其實也是為什麼很多朋友可能實踐過第二大腦的方法,最後卻還是覺得雜亂,還是覺得沒有效果的原因。




技巧三:收集資料時,當下就要思考需要採取的下一步行動,把資料放入任務筆記中需要的行動後

  • 但是,還是有些行動,我們常常會忘記紀錄到第二大腦的筆記中,造成清空大腦的不完整,也造成系統的不完整。為什麼會這樣?那是因為有些行動不一定是用行動的方式出現在我們面前!而往往是用「某種資料」、「某種訊息」的方式出現。
    • 這時候,如果我們是用資料、訊息的邏輯來整理、移出這些資訊的話,那麼其實我們不算是真正的清空大腦,因為我們還有些東西記在大腦中沒有清空。
    • 這些忘了從大腦移出的東西就是:「我們要怎麼處理這個資料?要怎麼運用這些訊息?這些資訊要用來完成哪一個任務的哪一步行動?」

  • 所以真正有效的清空大腦,當看到的是一些資料、訊息類的內容時,要捕捉到第二大腦的那一刻,別忘了問自己一個關鍵的問題:「我要在那一步行動中取用這些資料與訊息?他們是要完成哪一個任務所用?」
    • 問對這個問題,我們就會產生出一個新的行動,也要同時捕捉到第二大腦中。
    • 這時候,資料、訊息的最佳整理位置是哪裡呢?就是任務筆記中的要使用這些資料與訊息的那一步行動後面。
    • 延伸閱讀與實作範例:整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務




技巧四:隨時、隨手捕捉出現的想法到任務筆記,即使是做其他事情到一半

  • 我們自己建立的第二大腦系統,應該是一個可以隨時、隨手在身邊就能打開的系統(例如我自己用的 Evernote)。因為清空大腦的過程,應該是隨時、隨手都要捕捉大腦中產生的新行動、新想法、新資訊。
    • 我們不能說現在在移動中,所以等到回家再捕捉。現在在處理另外一件工作,所以等一下再清空目前腦中的新想法。如果這樣做,往往就無法真正的清空大腦,而且很容易遺忘、遺漏,最後第二大腦的系統也就不完整。

  • 前面講到了要捕捉所有的下一步行動到任務筆記,捕捉所有的資訊並轉化成行動後進入任務筆記,還有包含腦中關於某個任務的想法,也應該隨時捕捉到任務筆記中:
    • 任務目標的設想
    • 任務發現的問題
    • 覺得好像可以這樣做,但是還沒想清楚的想法
  • 這些想法,都請放心的立刻打開任務筆記,隨手的補充上去。

  • 這樣隨時、隨手補充會不會很花時間,反而干擾我們的工作呢?我們只要把握下面幾個最簡潔步驟,就不會構成干擾:
    • 不要亂捕捉,也不需要做額外整理,就是找到所屬的任務筆記,捕捉進去即可。
    • 捕捉時,就是把目前新出現的想法捕捉進去(沒有出現的就不用硬去想),而不是要花很多時間去想清楚這個目標、問題或計畫。只要隨時捕捉與累積,慢慢的一個有效的目標自然就會更容易出現。
    • 捕捉完,就立刻離開,繼續回到工作。




技巧五:如何快速記錄,隨手清空大腦?用最簡潔但有效的筆記清單格式

  • 為了避免捕捉、清空大腦、建立第二大腦的過程,反而變成我們要花很多時間去做整理,所以應該要保持一個最簡潔但有效的筆記格式就好。
    • 最好捕捉的過程就是快速打開任務筆記,只要複製、輸入一小段資料,就能立刻離開,不需要多餘整理,馬上回到工作中。
    • 但是這樣的步驟就能確保未來使用時找得到,並且找到時看到的是有效的筆記內容。


  • 為什麼上面這樣的筆記清單格式,最能幫助隨手清空大腦?
    • 有任何要補充的新行動,只要捲動到那一層的大綱下,插入一個新項目清單即可。
    • 有任何要插入的資料、訊息,只要捲動到那一層行動下,用下一個階層插入相關資料、訊息即可。
    • 要調整目標計畫的想法,要調整行動順序,只要移動大綱順序、階層即可。
  • 如果用其他更好看的整理方式,當要做上述調整時,很有可能不是插入一個新階層即可這麼簡單,可能要做很多步驟的設定,這樣一來,就沒辦法真正隨手清空大腦了。




技巧六:如何減少整理又能確實找到?搜尋、搜尋、搜尋

  • 呼應我的技巧一,清空大腦不只是要清空那些任務、行動、資料、想法,還要「清空我們整理這些內容的分類方式」!
    • 因為就連這些自己設計的分類方式,我們也往往有可能自己都記不住,反而變成自己大腦的新負擔。

  • 所以無論用什麼系統建立第二大腦,我都強烈建議,無論是怎麼整理、怎麼找到、怎麼使用,都不要忘記這個關鍵字:「搜尋!搜尋!搜尋!」
    • 其實真的搜尋找到就好。
    • 如果我們用「任務」為單位來清空大腦、建立第二大腦,其實就是搜尋任務關鍵字,就能找到這個任務筆記,就能看到所有任務下的想法、行動、資料了。
    • 這個意思就是,不要用想法、資料、行動的關鍵字來搜尋,要用「任務」這個單位為關鍵字進行搜尋。
    • 延伸閱讀:當你有上萬筆資料如何快速找到資料? Evernote 四個整理技巧

  • 如果你想要貫徹清空大腦、建立第二大腦的流程,這個「搜尋任務關鍵字」的方法必須要深植在我們心中。
    • 當有任何雜訊要捕捉時,「搜尋任務關鍵字」,找到所屬的任務筆記放進去。
    • 當出現新的意外變動行動時,「搜尋任務關鍵字」,找到所屬的任務筆記放進去。
    • 當出現一些新的想法時,「搜尋任務關鍵字」,找到所屬的任務筆記放進去。

走到這一步,你慢慢會發現,清空大腦、建立第二大腦,真的很簡單,並不會花掉很多時間,除非我們用錯了整理方法。




技巧七:準備一個收集箱,放入臨時捕捉,但還沒放入任務筆記的內容

  • 不過,總是會有特例,前面說要隨手捕捉,隨時就把新的資訊、行動放入任務筆記中。但有時候就是真的很趕、很臨時、很緊急,我真的就是在處理一個更重要的工作,然後出現另外一個任務的雜訊,這時候真的沒有時間捕捉到那一則任務筆記中怎麼辦?

  • 有一個緩衝的做法,建立一個叫做「臨時收集箱」的分類,把這些臨時捕捉(為了節省時間,什麼都沒做,只是單純記錄)的內容先丟進去。
    • 這樣我就知道「臨時收集箱」裡面的東西,是還需要判斷的東西。
    • 我可以等到一天比較有空檔時,判斷一下「臨時收集箱」裡面的東西,應該要放入哪一個任務筆記的哪一個行動中。
  • 這樣就為自己建立一個緩衝做法。




技巧八:執行時要打開任務筆記,並同時修改任務筆記

  • 我們的清空大腦不夠徹底,導致最後任務還是常常漏東漏西,除了前面的各種捕捉、整理的原因外,還有另外一個很大的影響因素,那就是我們常常「忘記捕捉自己正在做的東西」。
    • 例如現在一邊做這個任務,一邊多做了幾個步驟,卻沒有更改回任務筆記中。
    • 例如現在一邊處理這個任務,發現了幾個新問題,卻沒有立刻補充回任務筆記中。

  • 我們常常把自己的待辦清單、行事曆、任務筆記當作一種「提醒」、「規劃」,卻不是當做真正的「記錄」工具。或者說我們以為的記錄常常是執行前的記錄,卻漏掉執行中、執行後的記錄。
    • 這樣一來,我們的清空大腦、第二大腦系統,等於只清空了1/3,卻漏掉了2/3。
    • 這也是為什麼最後我們還是發現清空大腦、第二大腦好像沒用?可能不是沒用,而是我們根本沒有真正清空大腦。

  • 所以最好在執行任務的過程中,不只是打開任務筆記確認,而是打開任務筆記,跟著任務執行一起記錄,把執行過程中產生的新行動、新想法、新問題,也都隨手補充到任務筆記中。
    • 這樣一來,有時候任務做到一半被打斷,我們都能隨時依靠任務筆記快速回到前一步繼續。
    • 這樣一來,如果有重複的任務,上次的任務筆記才會成為真正值得參考的筆記。
    • 而這也才是真正的第二大腦。




技巧九:如何凸顯不能忘記或遺漏的重點?放在未完成的下一步行動

  • 有可能這樣的清空大腦過程中,一則任務筆記累積的內容愈來愈多,可能會讓人覺得好像沒辦法很快看到重點,那麼如何讓自己打開一則長長的任務筆記,就能快速看到重點呢?

  • 這時候只要思考一個問題就好,什麼是重點?重點應該是,這個尚未完成的任務,下一步需要馬上採取的行動或要處理的資料。
    • 所以凸顯重點並不困難,只要我們前面的捕捉邏輯,是跟著任務的下一步行動在排序。
    • 那麼接續著前面已經勾選完成的行動,接下來上未勾選完成的行動,以及他下一層需要的資料,就是重點了。




清空大腦、管理第二大腦的過程本身,可以成為一個有效的持續覆盤的過程,這個過程一方面可以為自己帶來成長與改變,一方面也可以成為自己的一種持續的動力。

我記得這幾年看過一些關於「心流」、「成長心態」類的書籍,裡面常常不約而同提到一個類似的想法:

「成就感、動力,不一定是來自於事情完成後的成果本身,而是來自於對一件事情的行動本身的規劃、實踐與修正的過程」

這些書常常舉一個例子是,受傷後復健是很痛苦且感覺無聊的一件事情,但怎麼去設計每一步行動,意識到小行動上都有修正調整的空間,相對比較容易讓人長期且持續的投入到復健這樣的工作上。

這其實也可以類比到上述這樣的「清空大腦」、「建立第二大腦」的流程中,除了我一開頭提到的那些提升生產力的好處,建立更精準的工作系統的優點外,其實這樣不斷清空、記錄、修改、檢視與調整的過程,大腦壓力減少了,而且不知不覺成就感也會在這樣的過程中產生,成為自己推動任務的最佳動力。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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  1. Esor的文章架構清晰、內容完整且深具啟發性。對於個人的公務管理和私人生活都提供了相當正面的幫助。很感謝您 :)

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