時間管理Q&A:安排一個任務時間表的 4 個思考層次



當我們臨時接獲一個幾天後要完成的任務,打開自己的行事曆,發現上面已經排滿了行程與會議,這時候,我應該如何安排這個新任務中的時間表,才能相對容易的在時限前完成,並且不要干擾到原本安排好的重要活動或其他重要任務呢?

這是我在時間管理課程中常進行的一個小小練習,經過多次演練,發現常出現幾種類型的答案,這些類型其實也是我們時間管理時關鍵的不同思考層次。

今天這篇文章,跟大家分析常見的幾種安排時間的思維,什麼樣的思考層次更有效,也邀請大家一起來思考與討論這個問題。




提問

假設今天是禮拜一,準備開始新的工作週,結果老闆一大早跑來跟我說:「這個禮拜五下班前,請提供一份A專案的目前進度與成效報告給我。」
  • 這份A專案是由我負責,我已經進行好幾週,也確實有了一些成果。
  • A專案確實有些數據資料還需要花時間統整,並分析成效。
那麼,我們會如何在下圖這個已經排好的本週行事曆中,進一步安排時間,讓這個禮拜五可以順利交付任務呢?





思考層次一:擠出時間完成

  • 優點:
    • 如果這是一個需要長時間專注完成的工作,那麼我們或許會先思考看看這週的行程還有沒有調動的空間?然後在排開少數幾個行程後,可以擠出一個完成這個任務的長時間空檔。
    • 這個空檔最好不是禮拜五或禮拜四,因為這樣一旦有意外,自己也少了彈性補救的時間。
    • 從既有的行事曆上來看,原本的禮拜二有稍微多一點的空檔,這時候如果能夠跟客戶商量提前並減少會議時間,再犧牲一下自己的午餐時間,那麼看似可以空出六個小時的完整空檔,讓我一口氣完成這個任務。
    • 就算禮拜二完成不了,還有禮拜三、禮拜四可以補救。
  • 缺點
    • 在職場上,不一定有這樣長時間可以不受干擾的時段。就算我在禮拜一設定了禮拜二排出六小時空檔,難保明天不會臨時出現一個新會議,或是多了一件新的意外要處理,很有可能這六個小時無法像我想像的一樣一口氣專注完成整個任務。
    • 長時間的專注對人來說是有難度的,很有可能這六個小時,我並不能以最高效率推進任務,反而有可能耗費更多時間。
在時間表上挪移調整時間,這是時間管理我們通常會進行的第一層思考,但這時候調整的時間表,很有可能只是一種理想化的預估,但是現實是不斷變化的,且現實可能跟我們的理想有差距!(延伸參考:新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

於是最後這六個小時的挪移,很有可能反而排擠了其他重要的事情,最後發現時間還是不夠(因為沒辦法全力專注、還是被干擾打斷),於是任務未完成,又排擠了後面幾天的時間表。(延伸參考:時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則





思考層次二:安排每日進度

  • 優點
    • 從上述的第一層思考往下拆解,既然現實中每天會被許多行程、會議、意外切割時間,很難有高效率的長時間專注,那麼我就把這個任務切割成幾個進度,每天推進一點進度。
    • 於是我利用「時間盒」的概念,把這個重要任務像是會議、行程一樣,在既有的、現實的行事曆上,把剩下需要用來完成這個任務的時間區塊「保護起來」。(延伸參考:設計一份 Google 日曆範本,建立在家工作與學習的時間盒習慣
    • 而且為了保險起見,我多留一點,在五天中保護了10個小時的空檔。
  • 缺點
    • 如果進度的切割是模糊的數字概念,例如每天推進20%,這時候看似有保護每天推進進度的時間,但到了那個保護時段,我們很容易「不知道現在應該做什麼最好」,這時候反而會開始做一些低效能的行動(例如一直在重複找資料,而不是做最關鍵的分析資料),於是就算看起來每天都有花一點時間做,但到了禮拜四、五,可能才發現還有很多更重要的內容沒時間做完。
    • 為了怕時間不夠,我們就想說不如多保護一點時間。但如果我們一開始起心動念就是多保護一點時間,其實人性就會開始在頭幾天偷懶,心裡會想說反正有額外預留時間,結果就還是擠在最後幾天才開始趕工。
意識到我們日常的時間其實是被不斷切割與干擾的,從理想化的規劃,開始懂得分割任務的進度,縮小時間的顆粒度,讓每一小段時間都有助於推進某個任務的進度,並且把自己這些零散空檔保護起來利用,這是時間管理的第二層思考。

但這樣的小顆粒度時間盒做法要有效,還必須要有第三層次的思考輔助。





思考層次三:安排每日行動

  • 優點
    • 從上述的第二層思考往下繼續拆解,如果要更明確的知道完成這個任務到底實際上需要多少時間,以及要明確的知道每一個被保護的零碎空檔要推進什麼最有效,那麼我不能只是數字化的分割任務進度,而必須實際拆解出任務的分割行動。(延伸參考:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟
    • 所謂分割的行動,就是把一個任務拆解成多個更小的階段成果,最好能拆解到一個小時內、30分鐘內可以推進的成果顆粒度,例如:
      • 擬定 A 專案報告大綱。
      • 製作 A 專案報告開場數據報告。
      • 把數據報告畫出統計分析圖。
      • 製作 A 專案未來的進度規劃。
      • 階段性的跟主管確認一下這樣的內容方向是否正確。
      • 補充、修正主管提點還需要加入的內容。
      • 最後調整完成整份 A 專案成效報告文件。
    • 這樣一來,結合時間盒(預先保護未來的零散空檔時段)的做法,每一天遇到空檔時,不只知道要推進 A 專案的進度,還知道應該採取什麼具體行動,並且知道要完成到什麼樣的成果。
即使這樣拆解好行動,並保護好時間盒,在現實世界裡,其實也不代表到時候我真的有時間,因為還是有可能臨時被叫去開會或處理意外。

但是,因為行動、時間切割的顆粒度夠小,所以我要在同一天中「找到其他空檔」補完今天因為意外而沒完成的行動成果,就是比較可能的,並且我也知道明確要補完的成果是什麼(不會是一個模糊的20%)。





思考層次四:穿插確認目標的行動

  • 優點
    • 在第三個層次後,還可以有一個延伸的第四層思考。在上述的每日行動拆解中,有一個關鍵的行動是「階段性的跟主管確認一下這樣的內容方向是否正確」。
    • 在安排一個任務的時間表時,不只要思考到時間的問題,更要思考到「目標確認」的問題,以免我們花掉絕大多數時間後,才發現目標錯誤,或是目標需要修正,這樣一來很多花費的時間就要白費,而且未來還需要擠出更多時間來補救。
    • 所以不要傻傻地安排時間後,就等到最後才交付成果。而要先透過行動的拆解,找到某些最關鍵的行動成果(例如大綱、統計圖、未來進度),然後先跟對方確認這樣的目標是否正確?是否需要修正?等到確認好了,再把其他的修正、補充、調整到更好等細節行動完成。(延伸參考:Scrum:用一半的時間做兩倍的事,人生更需要的敏捷方法



能夠推進到第四層的思考,就代表我在被交付要完成一個任務,要安排一個任務的時間表時,能逐步思考:
  1. 需要保護時間來做。
  2. 需要切割進度,逐步完成,更容易應付意外。
  3. 需要拆解行動,才能在零碎空檔明確知道要採取什麼行動,產出什麼小成果。
  4. 需要設定一個階段性目標確認,確保我的草案與目標是一致的,確保需要補充修改之處不會最後才發現,也確保我的時間不會白費。
那麼,我們就相對能夠有效的安排時間、掌控時間,並在忙碌的每週行事曆中,更有效的安插並完成各種任務。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友,還可以繼續閱讀:
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留言

  1. 感謝Esor分享,這次例子配合時間表,看起來很清晰也容易明白!
    另外看了Esor平日的工作很繁忙,也還能兼顧家人相處時間和運動,同時也能持續寫作,記得之前你提過自己會運用碎片時間來閱讀或寫作,可以多寫寫這方面的內容嗎?謝謝。

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