Google 試算表 3 種篩選器教學,共用者可依各自需求過濾排序資料



Google 試算表中有許多篩選、排序資料的功能,包含了:「篩選器」、「篩選器檢視畫面」、「篩選器控制項」,這三種工具各有什麼特色,又適合用在哪些不同的需求情境中呢?今天這篇文章,跟大家分享這三種排序、篩選功能的比較與教學。

當 Google 試算表中彙整了大量的數據資料後,可能因為不同需求,而需要不同的篩選模式。更進一步的,當試算表跟其他同事共用時,就會出現幾種不同情境的篩選功能需求:

  • 想要讓共用的人一起看到共同篩選內容:使用「建立、關閉篩選器」
    • 所有共用者都會一起看到篩選過濾、排序結果。
    • 但是無法同時儲存幾種不同的篩選模式切換。
  • 只有我看到自己需要的篩選內容,但不影響其他共用者讀取完整資料:使用「新增篩選器檢視畫面」
    • 個別使用者篩選時,只有自己看到篩選結果,其他共用者還是維持原本正常畫面。
    • 每個有編輯權限者可以儲存多個篩選器檢視畫面。
    • 有存取權限的人都能查看並套用其他人儲存的篩選器檢視畫面。
    • 只有檢視權限的人,也能臨時使用篩選器過濾。
  • 讓查看試算表的人更輕鬆的篩選他們需要的內容:使用「篩選器控制項」
    • 在試算表上產生一個到多個可移動位置的快速篩選器。
    • 有存取權限的人,可以利用篩選器控制項過濾資料,不過只有自己會看到過濾結果。
    • 如果將篩選器控制項過濾後的內容儲存為預設值,也可以變成所有人都看到過濾結果

接下來我們就來看看,如何活用 Google 試算表中的「篩選器」、「篩選器檢視畫面」、「篩選器控制項」,滿足不同需求。




建立、關閉篩選器:讓共用的人一起看到共同篩選、排序結果

在 Google 試算表中,點選要過濾的欄位,選擇上方功能列出的「資料」-「建立篩選器」。




點選某個欄位上的篩選器圖示,就可以開始設定篩選、排序規則。




例如可以選擇「依條件篩選」,然後設定過濾出「營業額小於10000」的單位,這樣就能快速篩選出需要的內容。




一份試算表,一次只能進行一組篩選結果的過濾。這樣篩選出來的結果,所有共用這份試算表的工作夥伴都會強制看到更新。

例如以上面的例子來看,其他共用者也會看到這份試算表只剩下營業額小於10000的三個單位。

其他人如果只有檢視權限,就只能接受有編輯權限的人過濾的篩選結果,不能做更動。




有編輯權限的人如果要關閉篩選器,只要到「資料」中選擇「關閉篩選器」,上述的篩選欄位功能與過濾結果就會立刻取消。





新增篩選器檢視畫面:只有我自己看到自己需要的篩選內容

有時候雖然跟很多人一起共用一份試算表,但「我有自己想要過濾查看的特殊內容」,這時候一方面希望能重新篩選、排序這些資料,但另一方面希望其他共用者看到的資料不會受到影響。那麼,就要使用「新增篩選器檢視畫面」的功能。

點選「資料」-「篩選器檢視畫面」,就能「建立新的篩選器檢視畫面」。




開啟一個新的「篩選器檢視畫面」後,資料表上會出現一個黑色的篩選器框框,這時候可以跟前面一樣進行各種條件的篩選、排序。




完成篩選後,可以在上方黑色框框的「名稱」處,輸入這個篩選器檢視畫面的用途,這樣就可以儲存下這個篩選規則。

按下黑色框框右上角的「 X 」,則可以關閉這個篩選器檢視畫面。




一個試算表中可以儲存很多組「篩選器檢視畫面」,之後可以快速選擇所有已經儲存的篩選器檢視畫面,快速跳轉到需要的篩選內容。

所以如果你需要的是一份資料表要常常在幾種不同的篩選結果中切換,並且讓每個共用者可以各自使用自己需要的篩選結果,那麼就要利用「篩選器檢視畫面」。




其他使用者打開這份試算表,不會看到我上述步驟篩選出來的結果,他們依然可以看到完整的資料。

不過其他使用者可以使用我設定好的「篩選器檢視畫面」進行他們需要的過濾,同樣不會影響其他使用者。




如果你設定了一個篩選器檢視畫面,並且希望分享給他人,讓他人直接看到過濾出來的內容,而不需要自己去開起篩選器,可以怎麼做呢?

非常簡單,在我們開啟某個篩選器檢視畫面的情況下,直接複製目前網址列的網址,分享這段網址給他人,他人開啟時就會直接打開具備篩選器檢視的畫面。





篩選器控制項:讓查看試算表的人輕鬆篩選自己需要的內容

如果說你製作的這份試算表除了要提供給很多人查看,還需要讓他們可以「更輕鬆」、「更直覺」的過濾出自己需要的內容,那麼可以試試看「篩選器控制項」。




每個「篩選器控制項」可以控制一個欄位資料的過濾、排序結果。而且我們可以在試算表中新增多個「篩選器控制項」,並且自由決定他們的擺放位置。




其他共用者都會看到所有建立的「篩選器控制項」,不過每個人可以各自切換自己需要的過濾、排序規則,不會互相干擾。




不過如果將某一個篩選器控制項的過濾結果「儲存為預設值」,那麼所有共用者都會共同看到變更後的篩選內容。




以上就是 Google 試算表中的三種篩選器,不同的功能與不同的應用場景,分享給需要了解的朋友參考。

有興趣的朋友還可以進一步參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 試算表 3 種篩選器教學,共用者可依各自需求過濾排序資料

留言

  1. 若要用公式取得過濾後的資料,可以用 FILTER、QUERY

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