2021覆盤:單純的筆記,累積的效力,分析四則案例的筆記法



這兩年同時要兼顧小小孩的成長、工作上的多個專案、部落格寫作,以及課程的邀約,在時間上確實很難做到面面俱到,也難免犯了各種錯誤。在這樣的過程中,幸而多個面向的專案都還是逐步往前推動,也各有不同的新挑戰、新成績。只是在每一個諸事繁雜的情境,每一個挫折犯錯的時刻,每一個尚未能做出成績的緩步當下,推動我繼續保持前行的,或許最重要的就是「筆記的力量」:

隨手寫下筆記,保留重要的回憶,並且隨時回顧過去的軌跡。

很多時候不一定是先設好什麼目標,或是做出很漂亮的計畫,而是在不斷的記錄與回顧中,讓事情有所進展,或是找到某些真正的成就方向,無論是生活還是工作上。

你是否也有隨時寫筆記記錄,並且常常回顧筆記的習慣呢?

今天這篇覆盤,就挑選幾則我持續累積的生活、工作筆記,分享如何記錄、如何回顧的心得。




累積進步的筆記:小孩畫畫任務

小孩兩歲多之後開始喜歡畫畫,第一次畫出了一個有點樣子的成品時,我就想要把它隨手記錄下來。

接著,小孩開始畫出了第二幅有趣的作品,本來想要另外新增一則筆記,但想一想,如果未來慢慢累積到數十則日記後,要怎麼快速有效的回顧這段練習畫畫的歷程呢?

本來想要做一些分類,但仔細想一想,其實自己在使用上,並不會真的依照這是畫動物、這是畫人物來查看。需要查看時,其實只是要看到一段時間(好幾年)在畫畫上的進步與學習而已。

於是最後決定返璞歸真,選擇最簡單的筆記方法,開一則「畫畫任務」的筆記,然後每一次小孩有新的、階段性的畫畫成果時,就持續累積在這一則筆記中,單純的記錄,累積進度軌跡。



  • 記錄
    • 小小孩很喜歡畫畫,有時候陪著他的時候,我會把他每個第一次學會畫的東西,記錄(拍照掃描)到筆記當中。
      • 後來有新的內容圖畫,或是有進步的作品,只要搜尋這一則筆記,持續記錄累積在筆記裡。
    • 我的筆記方式也很「素樸」,但「有效」。目前持續記錄了快兩年的時間,都保持記錄在「同一則畫畫任務筆記」中,每一次有新的作品就記錄到筆記的開頭(從新到舊的排序)。



  • 回顧
    • 搜尋:畫畫,就可以找出這一則持續累積的小孩畫畫筆記。
    • 偶爾有空閒時間不知道要做什麼,我會拿出來這則筆記,讓孩子看到自己前後進步的對比,鼓勵孩子繼續畫畫,持續進步。
    • 累積兩年的各種有趣的畫畫內容,我自己也常常拿出來,當作緩解心情的調劑。




問題解決的筆記:小孩溝通與情緒練習

到了某個階段,遇到和小孩之間的一些情緒、溝通問題,和老婆一起討論後,其實我們也不知道應該怎麼樣來解決這樣的問題,或者說,想到了一些可能的方法,但也不知道是否有效。

不過,問題的解決往往需要的也是時間,本來就不一定有速效的方法。

所以我決定先從寫筆記開始,把最近老婆與我遇到的各種和小孩溝通之間的煩惱,都先寫下來,然後把自己意識到的問題點也記錄下來。這個清空大腦的步驟很有用,可以幫助我們更清晰地看到一些問題點。

接著有時在開車上班的路上,我就挑出一兩個問題點,跟老婆討論看看有什麼解決辦法。下車時,我就把剛剛討論的可能辦法,也記錄到這則溝通問題筆記中。

我自己確實會在生活中,尤其與小孩相處的過程,常常拿出這則筆記來「複習」。幫助自己意識到那些我們有注意過的問題,幫助自己想起一些我們討論過的可能解決辦法,然後就可以當下試試看。

試過後,可能有些有效,有些發現想錯了,也都一一修改為溝通問題筆記。

這樣也持續累積了一年多,慢慢的,當初的那些溝通、情緒問題解決了(就像習慣養成一樣),當然也繼續有一些新的問題發生,但在這一則「溝通問題筆記」中,透過整個調整的脈絡,我發現自己更能面對新問題並找到有效的解決辦法。



  • 記錄
    • 把一些生活、工作中頭痛的問題寫下來,建立一則新的目標拆解、問題解決筆記。
      • 但不一定要急著把答案、計畫寫下來,因為需要醞釀一下。
    • 有空檔時,抽空思考如何解決問題、可能的測試實驗方案,並隨手記錄到筆記中。
    • 下次遇到問題情境,一邊測試,一邊繼續修改、記錄到筆記中。
    • (延伸閱讀:[下班後時間管理] 這 5 種技巧寫生活日記,在家時間管理更有動力



  • 回顧
    • 問題重複發生時,回頭看之前問題與解決筆記,能夠知道自己是不是忘了某些重點?漏掉某些行動?遺失某些習慣?
    • 有些問題可能不是馬上就可以解決的,但持續累積與調整,就能獲得一些完成的百分比。
    • 也會有新的問題出現,但往往可以從之前設想過、尚未執行過的解決方案,還是之前完成的基礎上,進一步為新的問題設計解決方案。




工作上註記錯誤:封面任務的筆記

執行許多工作任務時,雖然難免想要做好計畫、完美執行,但真正能盡如人意的時刻並不多。犯錯、輕忽、猶豫的情況還是會發生。可能是自己經驗不足、可能是自己有需要改進的壞習慣、可能是自己沒有建立更好的工作流程。

出現錯誤的當下,當然心情、自我上都會受到一些打擊,也可能傷害了某些任務、某些人的關係。

除了彌補過錯、道歉反省之外,我應該怎麼要記住這次的錯誤,並且確保自己之後不會再犯呢?

我自己有一個做這類犯錯、反省筆記的特別習慣,就是我不會另外寫一篇反省日誌,而是當下直接在任務筆記的行動清單上,註記下一次要做時應該加入的新行動、應該調整的行動順序。

因為這樣就可以確保下次要做類似任務,回頭參考上一次任務筆記時,可以明確看到正確、更好的行動與流程。



  • 記錄
    • 任務筆記中當然有執行這個任務的待辦清單,但是每一次完成行動,不只勾選完成,也同時筆記這次有沒有哪些地方做錯、漏做、做得不夠周全。
      • 保留這些未完成的下一次行動清單,確保下次參考時明確看到更好的行動。
    • (延伸閱讀:KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌







工作上註記想法與經驗:圖卡製作的筆記

不過上述的方法:「在任務筆記中,持續修正行動清單」,在我執行很長一段時間後,發現還是有所不足。不足之處是什麼呢?那就是如果只有一些行動清單,很有可能我們沒有意識到當初寫下這些反省行動背後的想法,甚至會忘記當初發生錯誤的前因後果。

這時候,這樣的反省行動清單也還是有可能失效。

所以更好的做法,是要插入一些新行動時,也隨手記錄想法、緣由,這樣可以確保自己之後要回頭覆盤時,這則筆記成為真正有累積、有效果的筆記。

尤其我在執行許多第一次做的任務時,例如今年設計了很多套圖卡,這樣的筆記,我就會更注意的把關鍵行動當下的想法寫下來。



  • 記錄
    • 很多時候如果筆記上只有待辦清單,短期處理這個任務時或許記得這個行動的用意與目的,但是只要任務時間拉長。這時候下次打開任務筆記,看到這些待辦清單,很容易忘記當初為什麼做這個行動?有沒有要注意的細節?
    • 所以在規劃行動、處理行動時,不只是規劃清單,如果能在這個行動下,隨手寫出當下的想法、經驗,對於以後要確認這個行動會有很大的幫助。



  • 回顧
    • 當不用依靠大腦記得所有的細節,處理長期或過去任務時有一個可以依靠的「行動+想法+經驗」系統,那麼我們就可以更容易的:
      • 重複高品質且正確的行動。
      • 更有效率地完成任務



單純的筆記,不需要很複雜的整理或設計,但這樣寫起來也很節省時間,更能當下就完成隨手的記錄。

單純的筆記,無論是紙本,還是 EvernoteNotion 都能實踐。

而在一則一則任務筆記中,累積這些進步的記錄、解決問題的記錄、犯錯的記錄、想法的記錄,那麼慢慢的我們就累積出執行任務更好的、有修正方向的筆記系統。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 偶然看到您的文章,覺得您分享的內容很有幫助。
    謝謝您和大家分享這麼多的心得。

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  2. 对于持续做笔记,我确实有些感想。

    首先,把行动写成清单可视化的把脑海中的想法具现在了纸笔、屏幕中,对于下一步的判定(比如确定重要性、判断紧急程度、与目标是否相关等等)有很大的帮助。

    然后,对于生活中的某些事件的记录增强了我对这些事情的记忆强度。

    最后,越简单的笔记系统越好用,倒不是说复杂的系统没有用,而是复杂的系统需要额外的整理步骤,这些步骤往往会占据挺多的时间(如果有自动化程序帮忙可以减少这些工作)。

    保持记录就是了,进有进一寸的欢喜,谢谢博主的文章,共勉。

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