[高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?



執行任務難免有很多臨時意外與零散資訊,工作時候本來就有很多會議與討論,我們為了不要忘記,準備一本筆記本,開始把這些事情記下來。不過,筆記是寫了,但為什麼這些筆記往往還是無法有效的拿出來利用,總陷入下面這樣的情況:

「筆記愈記愈多,但看到凌亂的筆記更頭大,雖然寫下來,最後還是只好依靠大腦記得牢不牢靠,當大腦遺忘,筆記該要用的時候還是會漏掉去查看。」

於是工作最後還是只能兵來將擋,水來土淹,死到臨頭趕快解決,沒辦法發揮筆記的妙用。

其實可以從兩個「筆記習慣」,查看我們的筆記整理邏輯是否有效:
  • (相對無效)筆記是照著發生時間寫
    • (相對有效)筆記是照著任務邏輯寫
  • (相對無效)筆記寫的時候只想要記住資訊
    • (相對有效)筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動



為什麼我的筆記往往只在解決最近的問題時才有效?


在職場上做好筆記,不只是要記住,而是要解決下面這樣的惡性循環:
  • 瑣事太多
  • 於是想法發散不集中
  • 這時候再加上很多臨時意外
  • 於是開始容易出錯
  • 在執行工作時無法專注

這時候,筆記真正的用意是要「重整思緒」,把上面雜亂的結構在筆記中「理清成可以行動」的結構。
  • 如果只是把現實的雜亂、腦中的紛亂直接寫成筆記,或許不會完全沒用,但效用期會變得很低,只能在我大腦還有深刻印象時拿出來參考。
    • 例如隨手記下上課重點,幾天內看還能參考,幾個禮拜後就幾乎不知道怎麼使用。
    • 例如隨手寫下會議重點,幾天內要解決還有幫助,一兩個禮拜後要處理的時候,大概就開始漏東漏西。

那麼要怎麼改變這樣的整理邏輯呢?我打算從2021年年初自己推出,頗受好評(有許多朋友跟我說他們重看好幾次)的線上課程「高效能職場筆記法」出發,將職場筆記的一些重點技巧,整理成一系列文章分享,也歡迎你提出自己的職場筆記問題,讓我研究參考。



(相對無效)筆記是照著發生時間寫 VS (相對有效)筆記是照著任務邏輯寫


我以前打開筆記本,也很習慣的依照時間順序,從第一頁開始寫起,但這往往會造成一些問題:
  • 第一頁寫上 10/1 針對A專案的會議紀錄,第二頁寫上 10/2 我對B專案研究思考的某些想法,第三頁遇到 10/3 時A專案發生新的問題,第四頁輪到 10/4 時客戶跟我討論B專案的一些修正與待辦行動......就這樣持續累積,然後有可能到了 10/30 已經寫到了十幾頁的地方,又會出現A專案另外一次的進度會議重點。
  • 如果我只是 10 月初要確認 A 專案的細節,這時候大腦還記憶猶新,只要回頭翻前幾頁的筆記確認,或許還足以應付。
  • 可是當到了 10 月底,要重新確認 A 專案的所有細節時,因為筆記本中已經有許多雜亂的專案、任務、會議記錄,就變成一件很困難、花時間,又容易遺漏的事情。

依照發生時間寫筆記,是一個很直覺的寫筆記習慣,但用在工作上時,反而容易讓要管理的事情變得很分散:
  • 跟著發生時間隨手「記下」發生的想法、資訊、待辦,看起來很自然,但發生的時間不一定是要處理的時間,更不是任務處理的邏輯。
  • 當最後事情跟著發生時間排序時,這樣的筆記就變成要依靠大腦去找回與確認,反而失去了筆記記下來幫忙大腦減壓的本意。
  • 需要執行某個任務時,回頭去找幾月幾號的會議記錄,好像是個合理的習慣。但是,任務真正的執行順序其實往往不是會議的順序,如果筆記是一大堆幾月幾號的會議記錄,不僅大腦要花時間回頭去確認,反而還會搞亂真正任務執行的優先次序。

那要怎麼辦呢?其實也不難,無論使用什麼筆記工具,筆記應該照著任務邏輯來寫。
  • 這時候,我們的筆記本裡就不會是這樣:
    • 10/1會議紀錄
    • 10/2討論記錄
    • 10/3思考記錄
    • 10/4會議紀錄
    • 10/5電話記錄
    • 反而要回頭找某個任務細節的時候很花時間
  • 這時候,我們的筆記本會變成這樣:
    • A任務筆記
      • 包含不同日期的記錄,但根據任務執行邏輯整理
    • B任務筆記

最簡單的方式,就是有一個專屬的任務頁面,無論這個任務在什麼時間、哪個會議發生什麼事情,不是新增一則時間記錄或會議記錄,而是回頭更新這個任務筆記頁面。(可以參考:如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單



(相對無效)筆記寫的時候只想要記住資訊 VS (相對有效)筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動


為什麼我們的筆記很容易變成一天一頁、一會議一篇的情況呢?很有可能是我們只是想到要「記住」,而沒有想到更關鍵的是要「執行」。

當我們只是想到要記住發生在眼前的資訊,就會很自然的翻開一頁就開始隨手記錄,甚至拿起一張便利貼就開始速記。但這樣的記錄很自然的衍伸出前述的問題。

那麼可以怎麼做呢?其實也不難,在記下來的時候,多想一下未來要怎麼行動,並且把要記的內容寫在「未來要行動的地方」。例如:
  • 老闆會議中跟我說,之後要製作產品網頁時,可以把剛剛討論的消費者需求問題寫在網頁中當做訴求。
  • 隨手記的方法,就是把老闆剛剛說的這段話,直接寫在今天的會議筆記中。但是這樣的記錄,只能解決幾天內要完成的事情,如果時間一久,往往到時候就漏掉忘記,或是要花很多時間回頭確認。
  • 而「寫在未來要行動的地方」,就是立刻打開目前正在構思產品網頁要怎麼設計的那一頁任務筆記,在裡面文案的部份,加上一句:「把消費者需求問題寫上去」,甚至當下就把剛剛討論的需求,簡單轉換成文案,記在網頁文案筆記的行動內。
  • 可延伸參考:「如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記」。

這樣的作法,可以帶來兩大好處:
  • 未來等到要製作產品網頁時,理當會打開那一則任務筆記,這時候自然就看到文案的行動下方,有「把消費者需求問題寫上去」,自然就記得去執行,也不用另外去確認。
  • 如果在記下來的時候,就想到未來要怎麼執行、如何行動,有可能我當下就會發現「剛剛討論的消費者需求」,有些很難轉成文案,這樣當下就可以跟對方詢問,討論怎麼轉換、刪減,這樣到時候的行動又更加明確。

這時候,我們的筆記本就不會是這樣:
  • 老闆今天說:XXXXXX
  • 客戶剛剛說:XXXX
  • 老闆要我記得XXXXXX
  • 下次要做XXXX的時候記得XXXXX
  • 這樣雖然記了一大堆,但真正能夠執行的反而很少
這時候,我們的筆記本應該會變成這樣:
  • A任務
    • 文案
      • 老闆某天說做到文案時記得加入XXX
  • B任務
    • 結案
      • 客戶某次說要記得做一個XXX版本



職場筆記和我們的課堂筆記、學習筆記有很大的不同,那就是一定是以任務為導向的。這時候,改變上面兩個筆記習慣:
  • (相對無效)筆記是照著發生時間寫
    • (相對有效)筆記是照著任務邏輯寫
  • (相對無效)筆記寫的時候只想要記住資訊
    • (相對有效)筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動
改變這兩個習慣,可以立刻幫我們寫出更有效、更不容易遺忘,並且不混亂的工作筆記。(事實上,課堂筆記、學習筆記如果以這個邏輯來撰寫,也會大幅提升使用效率喔!)

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可以進一步參考系列文章:

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