Clockify 專案管理、遠距團隊追蹤工作時間免費利器，中文圖解教學

「將自己的時間用途數據化」，是一個可以提升效率的技巧。無論是想要精進自己的時間管理方法，或是自雇者需要追蹤各個工作專案的工時與計價，還是遠距工作團隊需要管理每一個合作者的工作時間，這時候，一個「追蹤工作時間」的工具，都會節省許多時間。

之前有多年的時間，我慣用的工作時間追蹤工具是：「打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。

最近這一年，我換成一個比較輕鬆簡單，但對個人時間管理一樣有效的方法：「Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數」。

今天要介紹的，是一個類似 Toggl 的追蹤工時服務，叫做「 Clockify 」，他在介面結構、管理邏輯上都和 Toggl 非常一致，但是這個工具訴求免費版本就可以：進行更多專案管理的任務拆解、時薪費用統計功能。

「 Clockify 」在其團隊自我介紹頁面提到，「 Clockify 」於 2017 年推出，起因是他們團隊本來就有計算工時、追蹤專案時間的需求，但之前他們使用的追蹤時間工具改變收費模式後，讓他們提升了許多費用，於是決定開發一個類似的工具，並且讓核心的管理功能免費使用。

「 Clockify 」還是有付費版，不過確實有更多專業需求的功能免費開放，這篇文章，就來寫一篇完整的圖解教學介紹。

「 Clockify 」如何追蹤專案、任務時間？

讓我們先從「 Clockify 」要解決的核心需求開始介紹，就是追蹤自己、團隊每一個專案任務的時間，統計總工時、總費用。

註冊一個新帳號，或是利用 Google 帳號，登入「 Clockify 」的免費版本。

在第一個「 Time Tracker 」頁面，可以開始利用計時器，追蹤自己的工作時間，計時器上的幾個欄位功能分別為：

• 輸入行動的描述
• 例如這是一個寫作「任務」中的大綱規劃「行動」，就是自己實際做了什麼的描述。
• 選擇專案、任務
• 後面我會介紹，如何設定「專案」、「任務」，就能追蹤這些工作到底花了多少時間完成。
• 選擇標籤
• 可以利用在做重要性分類，或是工作場所分類等等。
• 開啟計價
• 後面我會進一步介紹，設定每小時費用，就能統計工時與收取費用。
• 可以看到目前累績的時間
• 按下開始、停止，就完成一次計時

「 Clockify 」的一個核心區隔，就是免費版就可以建立專案、任務，讓我們追蹤具體的任務時間，避免最後的時間記錄只是一堆雜亂的流水帳。

如果事先拆解好自己、團隊要做的專案、任務，就可以在計時的時候「選擇」目前要做的是哪一個專案或任務，設定明確的分類追蹤。

例如，我的「課程」專案中有一堂課（任務）是「立即做得到的時間拆解技術」，當我要準備這堂課時，就可以在計時器中明確的選擇這個任務。

在工作中，很多行動、任務，是會分段進行的，早上推進了一個小時，下午又有空檔又推進了一個小時。

這時候，「 Clockify 」在列出來的時間記錄清單中，每一項右方會有一個「繼續播放」按鈕，按下去，就可以繼續進行這個任務的計時，不用重新輸入資料。

在時間追蹤的過程，不一定都能「當下就計時」。有時候，工作先做完了，才想到剛剛沒有記錄下來，這時候怎麼辦呢？

來到到「 Clockify 」，在計時器右方，預設是「時鐘：自動計時」模式，可以切換為「清單：手動輸入」模式。

在手動輸入時，可以自由輸入任何時間的工作時間記錄。

「 Clockify 」如何設定專案任務的計時、計價？

和 Toggl 相較，「 Clockify 」免費版可以做更多專案、任務的拆解與設定，切割出具體的任務，以及專案費用計價。

滿足個人工作者、團隊工作者的精細任務工時追蹤、費用追蹤的需求。

我們先設定好自己要追蹤的專案、任務，這樣計時的時候就能像前面所說的直接選擇。進入「 Projects 」頁面，利用右上方的「新增專案藍色按鈕」，就能新增一個一個專案。

點進某一個專案的專屬頁面，在「 Tasks 」分頁，可以利用右上方的「輸入任務：Add按鈕」，新增一個一個獨立要計時、計費的任務。

「 Clockify 」的免費版也有協同合作功能，可以邀請最多 5 位團隊成員，並且在這裡邀請他們加入專案、分配工作任務、設定工時時間等等。

來到專案的「 Project settings 」頁面，可以在「 Project billable rate 」中，按下「 Change 」設定「每小時的費用」。

例如時薪要用每小時 6000 計算的話，可以在這裡輸入，之後就會幫我們統計到底花了多少時間，需要收取多少費用，甚至列印出、匯出統計報表。

進入專案的「 Status 」頁面，可以看到這個專案目前的計時結果：

• 這個專案目前的總工時，每個任務的目前工時。
• 這個專案目前要收取的總費用，每個任務的費用。
• 這個專案目前的完成進度（如果前面有設定預估工時的話）。

「 Clockify 」跨平台的各種計時工具：

「 Clockify 」提供了跨平台的工具，可以讓我們在各種裝置上輕鬆開始計時。你可以到其官方網頁下方，下載包含 Windows、 Mac、 Android、 iOS 等平台的軟體，或是直接使用網頁版也可以。

其實，「 Clockify 」網頁版的功能最完整，而且電腦、手機都能使用。反而軟體端以計時為主，功能比較陽春。

不過「 Clockify 」有一個很棒的特色，就是他的跨平台同步十分即時，電腦端計時開始，手機端立刻打開或修改，都能雙向順利同物。

如果你平常慣用雲端工具，例如 Google 日曆、 Trello、 Notion、 Evernote 、Google 文件等等，可以安裝「 Clockify 」的「 Chrome 外掛」，它可以幫我們在各種雲端服務頁面，「插入」計時器，一邊處理任務時，就能一邊計時。

不過我覺得這一點不會特別方便，因為往往完成一個任務的過程，會在多個雲端工具，或是一個雲端工具的多個頁面切換，這時候這樣的計時功能反而無法準確對應出真正的工作時間。

還是用「 Clockify 」原本的計時器，好好寫上任務，是比較好的選擇。

「 Clockify 」 如何查看時間統計結果：

經過前面的時間追蹤、專案設定，追蹤幾天後，我們可以開啟在「 Dashboard 」查看統計結果。

預設的專案模式，可以看到每一個專案花費的時間、每週總工時等等。

在上方切換到「 Billablility 」模式，則可以查看自己的工作時間換算成多少費用？有哪些時間是有費用的？有哪些時間是沒有費用收益的？

當然，你可以把「 Clockify 」當作單純的個人時間管理工具來使用，這時候就不用理會費用這塊功能。

「 Clockify 」如何匯出完整的工時報告：

最後，來到「 Clockify 」的「 Reports 」頁面，這邊有兩個用途：

• 讓我們「匯出報告」
• 讓我們快速修改每一條時間表

我建議切換到「 Detailed 」模式，這時候會顯示成一份像是試算表的表單，每一條都可以直接編輯修改。

如果要匯出，可以先利用上方的「 Filter 」功能，過濾出自己需要的專案、任務、標籤等分類。然後把過濾後的報表，匯出成 Excel、 PDF 檔案。

甚至也能簡單地把過濾後的報表，直接「線上分享」，例如這是我的測試範例。

結論：

「 Clockify 」是一個 2017 年推出，很明顯想要取代 Toggl 的服務，他在免費版的機制下提供了專案拆解、費用統計等等進階功能，並且有一個潔白簡潔但專業的介面風格。

如果簡單的計時工具無法滿足你的時間管理需求，你希望能追蹤每一個特殊任務的工時，或者你真的需要為這些任務工時收取費用，還是說你要管理的是一個團隊的專案工作時間。

• 在遠距團隊工作中，或許是一個不錯的追蹤統計方案
• 對於個人接案工作者，可以快速管理自己的工時
• 對於時間管理需求，也可以方便的追蹤統計

那麼，「 Clockify 」確實是一個值得一試的工具。

有興趣的朋友，還可進一步閱讀：

• 遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享
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也歡迎參考我的「時間管理哲學課程」，或是我的《時間管理的30道難題》，一起來練習具體、有效的時間管理方法。

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