Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載



Excel、 Google 試算表這樣的工具,除了做數據的統計運算外,因為其表格的特性,也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式,每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。

像是 Airtable ,或是 Notion 中的表格功能,更把這樣的專案表格需求發揚光大,提供了在多人合作下,也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。

那麼, Google 試算表是否也可以做出類似的專案任務表格呢?

Airtable、 Notion 這兩個工具的專案表格教學,可參考:

例如像是下圖這樣的效果。


當然, Notion 或是 Airtable ,有更多他們獨特的強大功能。

但是如果我們的需求只是「一個方便協同合作、有效率、不出錯、格式統一的專案任務管理表格」,那麼或許 Google 試算表經過簡單的設定,也能滿足這個需求。




今天這篇文章,讓我們來試試看,在 Google 試算表中,利用這兩個 Excel 中也有的功能:

  • 資料驗證
  • 條件格式設定

設計出一份多人協同合作時不出錯,可以:

  • 回報任務進度有統一格式選單。
  • 分配任務有統一格式選單。
  • 截止日期自動用顏色提示緊急性。
    • 已完成顯示綠色。
    • 過期顯示紅色。
    • 一週內即將到期顯示黃色。

滿足專案任務清單管理需求的合作表格。

你也可以直接複製、下載我的範本,進行自己的修改與研究:





用「資料驗證」製作表格選單:


首先,用一張表格,列出專案要執行的每一條任務,這個應該都沒問題。

接著要在後面的欄位,填上任務目前進度、任務執行者、任務截止日期,這時候,需要「統一的格式」,以免大家亂填。

利用 Google 試算表的「資料驗證」功能,就可以為欄位設計出「選單」,禁止使用者隨意填寫。

首先,選取自己需要製作選單的欄位,點擊右鍵,選擇「資料驗證」。




例如這裡的例子是,進度欄位,需要讓合作者在選單選擇進度,而不是自己亂寫。

在「資料驗證」設定視窗中,做以下幾個步驟:

  1. 條件:選擇「項目清單」
  2. 項目清單後方欄位,輸入我們想要的進度選項
  3. 勾選「在儲存格中顯示下拉式清單」
  4. 勾選「拒絕輸入內容」
  5. 按下「儲存」




這樣一來,協作者在這份表單的進度欄位,就無法隨意填寫資料,而可以在彈出選單裡,直接選擇統一、正確的進度狀態。

同樣的,像是執行者欄位等等,凡是要大家統一填寫內容、有固定選項,都可以用上面方法設定完成。




如果要設定每個任務的截止日期,並且要統一填寫日期的格式,也可以用資料驗證。

這時候步驟變成:

  1. 條件:選擇「日期」:「是有效日期」
  2. 勾選「拒絕輸入內容」
  3. 按下「儲存」




這樣一來,在填寫日期的欄位,點擊後會彈出月曆選單,直接選擇日期,而不能隨意自己填寫日期。

其他像是要統一填寫金額、郵件等等格式的欄位,也都可以用類似方法設計。





用「條件格式設定」設計顏色提示:


前面的方法,完成合作表格的統一格式設定,接下來,我還希望可以用不同顏色,「自動」標註某些欄位內容,做出醒目提示。

我在這裡的範例中,想要達成下述的自動格式化效果:

  • 不同任務進度狀態,顯示不同顏色。
  • 如果任務狀態是已完成,截止日期上也自動顯示綠色。
  • 如果任務過期,且未完成,日期上顯示紅色。
  • 如果任務在一週內即將到期,日期上顯示黃色。

先從比較簡單的來。

要在「進度」欄位讓不同進度顯示不同顏色,就在欄位上點擊右鍵,選擇「條件格式設定」。然後在右方規則功能表,依序完成下面設定:

  1. 設定要套用的範圍
  2. 格式規則選擇「文字包含」
  3. 文字欄位輸入符合條件的文字,例如「已完成」
  4. 樣式設定中選擇要填滿的顏色,例如綠色
  5. 按下「完成」

這樣設定後,進度欄位只要文字出現「已完成」,這個欄位就會變成「綠色」。




我這邊的進度有四種,我就設定四個條件格式規則,分配給不同進度不同顏色。

這樣之後在進度欄位選擇好進度,就會自動套用顏色了。




那如果想要在「交付日期」欄位輸入任務日期後,自動追蹤進度,並加上醒目顏色提醒呢?

同樣是用「條件格式設定」,就可以設計出來。

可以在同一個欄位設定多條規則,這時候可以排列順序,第一條規則優先,如果不符合才啟動第二條規則。




第一個需求,我想要進度是已完成時,交付日期也自動顯示為綠色。

這時候,要在交付日期欄位,加上第一條自動格式規則:

  1. 格式規則選擇:「自訂公式」
  2. 公式輸入:=B2="已完成"
    • 這裡的意思是,只要對應的進度那欄,文字顯示已完成,就符合規則。
  3. 樣式設定選擇要填滿的顏色為綠色。
  4. 按下完成。




第二個需求,如果想要讓過期的任務日期,自動顯示為紅色提示呢?

這時候,要在交付日期欄位,加上第二條自動格式規則:

  1. 格式規則選擇:「日期早於」
  2. 選擇「今天」
    • 這裡的意思是,只要填入的交付日期,比今天還早(就是過期的意思),就符合規則。
  3. 樣式設定選擇填滿紅色。
  4. 按下「完成」

例如原本的交付日期是 9/14 ,一旦「今天」來到 9/15 ,那麼這一欄就會自動顯示為紅色。

除非,他符合前一個規則,就是進度狀態設定為已完成,那就會顯示為綠色,而非紅色。




第三個需求,一週內即將到期的任務,如果想要顯示為黃色來提醒呢?

這時候,要在交付日期欄位,加上第三條自動格式規則:

  1. 格式規則選擇:「自訂公式」
  2. 公式輸入:=NETWORKDAYS(Today( ),D2)<7
    • 這個意思是,從今天開始,到交付日期欄位填寫的日期結束,如果之間的工作天數小於 7 天,就啟動規則。
  3. 樣式設定為填滿黃色
  4. 按下「完成」

例如填寫的任務交付日期是 10/13 ,如果今天是 9/13 ,那麼這個欄位不會有任何變動。但是如果今天的日期來到了 10/6 ,並且這個任務未完成,一週內要到期了,這個欄位就會自動顯示為黃色。




結論:


透過 Google 試算表的「資料驗證」、「條件格式設定」,我們就可以在多人合作報表、團隊協作專案任務清單時,設計出填寫統一、不出錯、自動替換醒目提示的表格。

而且這樣設定好後,無論是電腦端,還是手機端,也都非常方便填寫與查看。

因為剛好有讀者問,能不能用 Google 試算表更精準的管理多人任務合作,所以分享這篇教學,提供給還不確定如何操作的朋友參考。

若是你本來就常常這樣設定,並且有你更好的、獨特的設定技巧,也歡迎留言跟我分享。


或是進一步參考更多相關文章:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載

留言

  1. 謝謝站長的介紹,真的很有幫助,對工作分配跟任務協調很有幫助。

    回覆刪除
  2. 您好,想請教google表單的的問題
    設定是僅限回覆1次,填答者可以編輯
    但是發現[選擇題],在[清除選取的項目]後,試算表回應裡卻還是留著之前的資料,並未更新
    這是正常的嗎?
    如何解決?

    回覆刪除
  3. 非常感謝Esor教學,對我來說這是最直覺的操作方式,只要學習條件是格式設定的變化,不用再去學新的一套工具與使用方法!

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