如何用 11 款 AI 工具打造高效率工作流程,我目前最頻繁應用實例



眾多的 AI 工具讓人眼花撩亂,根據不同需求有不同的工具選擇,要如何針對自己的工作流程,選擇適合自己的 AI 工具呢?更重要的是,避免在玩工具的過程中花費過多的時間,結果用了一大堆工具,卻沒有真正有效的提升我們的工作效率,解決我們工作的問題,讓工作成果往前推進。有時候最困難的是不要在一大堆工具裡迷失,才能建立剛剛好適合自己的 AI 工具組合。

這也不是一個有辦法全面回答的問題,因為程式開發領域、影音設計領域、文書處理領域,可能都有不同工具組合的需求,甚至也有不同 AI 工具組合的變化。

所以,我也只能分享屬於自己的 AI 工具流程,應用在我日常的文書、行政、資料處理工作流程,以及自媒體與部落格寫作流程中,下面是我的工具組合,以及如何搭配在工作流程中,提供大家參考。

工具流程沒有標準答案,歡迎大家在留言分享你的選擇與組合。

想要快速掌握我常用的 11 個 AI 工具的朋友,可以直接參考下面的表格,並透過工具名稱的連結,進入到相關的工具的教學介紹文章。


核心工具
工具名稱特色及功能應用情境
ChatGPT文字內容生成主導,可進行資料摘要、分析、繪圖、流程圖生成
企劃報告整理、文章構思討論、生成簡報大綱、資料摘要與分析、翻譯與改寫
如果需要 AI 輔助時,所有成果都會先經過的 ChatGPT 的處理、分析、討論、篩選與整理
資料收集、輸入工具
工具名稱特色及功能應用情境

替代:copilotgemini
針對最新網路資料的搜尋和梳理解決文章寫作、報告企劃中需要的即時資料與知識分析需求
SciSpace用 AI 搜尋相關論文、摘要,分析 PDF文章、報告中需要加入研究案例與參考資料時使用
Readwise reader將網頁、PDF、電子書等內容集中並進行高效閱讀,利用AI做摘要快速推進閱讀過程的資料判讀
Heuristica AI 知識心智圖學習工具知識心智圖學習工具,用 AI 將複雜資料轉化為視覺化的知識心智圖學習、研究某種知識主題的快速入門工具
特殊檔案、文件、影片分析工具
工具名稱特色及功能應用情境

替代:claude
上傳大量文件資料並進行AI整理資料庫中的資料梳理、生成延伸報告、簡報和課程內容規劃
BuzzAI分析影片檔案、錄音檔案,把語音轉成逐字稿製作影片字幕、會議逐字稿
簡報、報告美化生成工具
工具名稱特色及功能應用情境
Gamma快速製作漂亮的簡報從 ChatGPT 產出的簡報大綱轉換成視覺簡報、報告
圖像類生成工具
工具名稱特色及功能應用情境
Canva輸入標題、資訊,利用模板與素材快速製作圖片,利用 AI 功能快速修圖、改圖、調整圖片製作海報、封面圖、文章與貼文的配圖,或是簡報中的吸睛圖表
Playground生成擬真AI圖片簡報、文章、社群貼文中需要接近真實照片小果的圖片時使用
Recraft AI利用AI生成和修改 ICON 、插圖類圖像,具備多種創意模板設計社群貼文、簡報當中需要的圖示




工具本身的介紹,我之前在電腦玩物中都已經有很深入的分享。

所以接下來可以補充的,是我如何搭配這些工具,進入我真實的工作流程中呢?下面這張流程圖,可以展示出目前我的工作流程。


如果你說,為什麼沒有 AI 影片編輯工具?沒有 AI 程式碼工具?沒有更進階的 AI 圖像編輯工具?很簡單,因為這就是我目前需要的真實工作流程,每一個人需要的工具會有不同處,也歡迎分享你的工作流程與工具。

但或許我如何思考這個工作流程的邏輯,可以套用在不同的工作需求上。

  • ChatGPT 生成核心內容, ChatGPT 可以生成的,盡量不使用其他工具:
    • 大多數草稿、企劃、大綱、筆記、想法、摘要、翻譯、整理、分析、改寫,都可以在 ChatGPT 中生成,而我不會使用太多額外工具,可以的話盡量在 ChatGPT 中討論、生成與修改。
      • 例如我會在 ChatGPT 中討論所有跟寫作有關的問題、大綱、想法,而不會使用額外的寫作 AI 工具。尤其如果你是付費版的 ChatGPT Plus。(也因為這樣,目前我也比較少使用 Notion AI Evernote AI 這類內建在筆記的 AI 工具)
    • 這樣做的主要原因,是因為 ChatGPT 對一般人來說可以很大程度的自訂指令,讓 AI 用符合我需要的工作方式去處理內容,而這就已經可以替代絕大多數 AI 文字工具,並且慢慢訓練成更符合我們自己的需要。
    • 這樣做的附加原因,除了因為 ChatGPT 本身內建了絕大多數功能,也可用 GPTs 延伸外,還因為透過「專案集中對話討論」的頻道分類,可以更深入在一個專案中做不同的思考、延伸與生成附加內容。

  • 用 ChatGPT 當作處理中心,整理其他 AI 工具生成的雜訊:
    • 有一些 AI 工具適合處理特別的內容,例如資料收集,或是大量文件整理,但對我來說,最後還是要回到 ChatGPT 中做修正、分析、整理,然後才進入成果中,這樣通常的內容會更有條理。
    • 例如我可能會透過 Perplexity 收集一些最新資訊,利用 Heuristica 獲取一些關鍵知識,然後都複製到 ChatGPT 上做統一個整理分析。

  • 額外使用獲取資料的輸入工具,當做快速收集的輔助:
    • 資料輸入的 AI 工具對我來說是快速收集的「輔助」,我不會在這類工具上做深入的處理與研究,就是把這樣工具當做獲得「 資料」的管道。
    • 但是要進一步處理時,一律進入 ChatGPT 去做統整分析。
    • 而這類資料輸入工具中,我的使用頻率最高的是「 Perplexity 」,我的使用經驗是他獲取最新資料、知識並進行第一步梳理生成的結果最好、最精準,但要進一步處理仍然要進入 ChatGPT 。

  • 因應特殊檔案、成果的輔助工具,但依然會透過 ChatGPT 修正:
    • 有一類 AI 工具是為了處理特殊檔案、成果而存在,例如用「Google NotebookLM 」處理大量文件資料庫的分析(之前我用 claude ),用「 Buzz 」處理影片錄音檔案轉成逐字稿,用「 Gamma 」處理生成簡報報告。
    • 不過,這中間也都需要經過 ChatGPT 輔助,例如先在 ChatGPT 生成大綱後才進入 Gamma 生成簡報。或是 NotebookLM 與 Buzz 的內容也會經過 ChatGPT 潤飾修改後,才進入成果中進行進一步處理。

  • 圖像類特殊工具,以 Canva 為核心:
    • 文字內容類的成果,包含需要先以文字企劃為主的成果(例如影片大綱),都會以 ChatGPT 為處理中心,再輔助其他適合的 AI 工具。
    • 而單純圖像類的成果,例如海報、封面圖等等,我目前則會以 Canva 為核心工具。
    • 然後需要一些類似真實照片圖片時使用 Playground(當然 Midjourney 更好,不過因為我沒有那麼大需求,後來就先退訂了),需要一些特殊 ICON 時使用 Recraft AI,但最後都會集中到 Canva 做設計,然後才進入成果中最後修正。

以上就是我目前利用這些工具的工作流程,提供大家參考,也歡迎分享你的工作流程,大家互相參照。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何用 11 款 AI 工具打造高效率工作流程,我目前最頻繁應用實例

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