讓 ChatGPT 學會專業邏輯,成為自動完成報告文案草稿的真正助手



在日常工作中,你是否曾經因為重複的瑣事而感到疲態且無聊?想像一下,如果有一個能理解你專業邏輯,且可以幫忙快速完成例行公事的助手,那我們的工作是否可以更加輕鬆,也能有更多時間聚焦在核心內容之上?這就是今天這篇文章想要介紹的 ChatGPT 應用方式,把她設計成可以學習和執行我的專業(但有重複性的格式)任務的 AI 工具。

不論是撰寫不同主題的文案,或是根據特定的格式撰寫報告,例如撰寫一份報名網頁內容,我們都能和 ChatGPT 一起「協作」。我的意思是,當然我們不是完全讓 ChatGPT 去憑空想像,而是當我可以「更直接、更聚焦」在「提供關鍵想法」、「提供重要資料」,或許可以交給 ChatGPT 根據「專案的文案邏輯」、「固定的報告格式」去發揮,讓他把我們的雜亂資料瞬間變成一份符合格式、更有可用性的「草稿內容」。

這樣的過程,我們可以節省那些組織資料、排版格式的繁瑣動作時間,也可以節省一開始沒有草稿時的大腦卡關時間

當然我們還是要花時間去提供關鍵想法,也要花時間去修改草稿成更好的內容,不過節省「中間這段作業時間」,已經非常值得。




那麼我們如何讓 ChatGPT 做到這樣的結果呢?利用我在「我如何訓練 ChatGPT 撰寫 Midjourney 提示語?AI 繪圖四個階段」一文嘗試過的方法,在那篇文章中,我透過提供 ChatGPT 一些對自己有用的 Midjourney 提示語,讓 ChatGPT 可以自動幫我撰寫未來需要的不同主題提示語,並且符合 Midjourney 提示語需要的專業邏輯與特殊格式。


只要給予足夠的訓練資料(而且不用很多,一開始或許只要兩三則以上的資料範例,就能開始出現效果), ChatGPT 就能夠像個真正的助手,理解你的需求並為你服務。更棒的是,他的學習過程並不需要你去了解深奧的程式語言或 AI 原理,只需要你提供一些好的文案、好的報告範例,讓 ChatGPT 自己去分析、自己學習裡面的結構,就像是教導新進員工一樣,然後他就會學會自己去做出類似的內容

這個邏輯其實是讓 ChatGPT 學會我們的工作方式,而不只是讓他憑空發揮。

這樣做,不僅能幫我們省下寶貴的時間,更讓我們有更多的頭腦空間去思考那些真正重要的問題,而不是被那些瑣事所困擾。

在接下來的教學中,會分享我實際使用 ChatGPT 測試的經驗與成果。我會解析如何讓 ChatGPT 開始學習過程,如何訓練他學會我的報告文案結構,到如何請他自己寫出新的報名網頁內容,並且符合我慣用的格式、語言和架構。

一起來看看如何善用這個 AI 助手,將工作效率提升到另一個層次吧!




例如,我在工作上常常要撰寫許多活動報名、介紹的文案,這裡面有許多需要我自己花時間想的部分,像是活動的目的、活動的關鍵特色,也有一些我需要自己收集的資料,例如講者資料、活動場地等等,這些部分,或許 ChatGPT 還幫不了我(畢竟連 Bing AI 有時候撰寫的講者資料都有一些問題,我還是自己收集原始資料更保險)。


但是,要撰寫成一份報名網頁內容,還是有許多繁瑣的動作,例如有一些固定的時間日期地點格式、有一些固定的網頁欄位。也有許多需要我將原始資料進行重新組織的動作,例如活動訴求、活動對象、活動特色等等固定格式。


讓我們來試試看,當我擁有一些基本原始想法、資料的時候, ChatGPT 是否可以經過訓練,「直接」幫我把原始資料變成一份符合固定格式、符合基本邏輯的活動報名網頁文案(報告)。

然後,我就可以在這個基礎上去做進一步的修正。





其實,有兩種方式可以做到這件事情,第一種方式我在「活用你的第二大腦筆記範本,協作 ChatGPT 生成好內容的 6 個案例」這篇文章有提過,如果我們本來就有許多工作的範本,可以提供給 ChatGPT ,請他依照範本結構來處理原始內容,直接變成我們需要的報告。

但如果我們還沒有累積這樣的範本,或者自己也一時之間分析不出這樣的範本結構,則可以試試看這篇文章分享的第二種方法。

我可以先提供幾個「報名網頁」之前的完整內容,請 ChatGPT 幫我分析裡面的結構。我會這樣問他:

分析下面這個「報名網頁」的內容結構,看看設計一個報名網頁需要哪些內容?用什麼格式?文案撰寫的風格特色為何?請用表格拆解:

這時候, ChatGPT(GPT-4)會產出下面的結果。





第一步驟的目的,是經過幾個範例的分析後, ChatGPT 在對話串中就會「記住」這個結構的邏輯。

這時候,第二步驟,我就可以開始請 ChatGPT 根據他記住的報名網頁邏輯來發揮,我會這樣問他:

根據前面你分析且記得的報名網頁結構,撰寫一個關於「2023 防彈筆記法,如何成為個人時間管理系統」的報名網頁,並參考下面的資料,完成報名網頁內容文案撰寫:

一方面,我請 ChatGPT 根據之前他自己分析出來的報告格式來撰寫新主題的內容,但另一方面我也補充一些新的報告原始資料請他改寫。






上面這樣產出的「草稿」,當然我還會進行進一步的微調與修正。

可是也無法否認這樣的草稿,確實已經幫我節省了非常大量的時間,現在我只要做最後的修正即可。

而當如果我平常有許多這樣的報告、文案需要撰寫,透過上述的流程,就可以幫助我快速產生大量的草稿,甚至因為「有時間修正」,而能產出更好的文案內容了。

如果你手邊有需多重複、大量的工作,有類似這樣的固定邏輯、基本格式,或許也能試試看上述的方法,幫助我們節省工作時間,幫助自己最後產出更好的內容喔!



有興趣的朋友還可以進一步研究:


大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

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