內建連結Google試算表,Gmail 免外掛一鍵發送1500封客製化郵件



在工作上要寄送大量的客製化電子報郵件?或是舉辦活動的時候要發送大量客製化通知信?還是要定期的針對客戶、會員、團隊成員發送報告郵件?隨著最近 Gmail 的企業版加入了可以跟 Google 試算表連結的合併郵件功能,我們不再需要依賴繁瑣的外掛或第三方服務來處理大量客製化郵件的發送。

去年(2022年底),Gmail在企業版推出了「多重傳送」與「電子報」功能,讓您可以根據通訊錄一次寄送1500封客製化郵件。不過當時僅限於自動替換通訊錄中的姓名。(參考:Gmail 內建電子報版面與郵件合併功能,發送客製化通知信教學

而現在(2023年中) Gmail 進一步推出了完整的合併列印郵件功能,可以直接連結 Google 試算表內的資料,不僅可以寄送名單上的電子郵件地址,更可以在郵件內文中根據試算表欄位,替換更多的內文內容,達到更加客製化的功能

例如,你可能利用 Google 表單設計了一份問卷、報名表,因此獲得一份包含了郵件地址、姓名、稱謂、興趣喜好與各種特殊資料的「 Google 試算表」。而現在,我們可以在 Gmail 寄送郵件時直接連結這份試算表,寄出名單上的地址,並且在郵件內文替換試算表中的所有欄位。





善用 Gmail 企業版內建的合併郵件功能,我們可以思考看看下面用途:

  • 行銷活動:快速向客戶名單發送個性化的促銷郵件。
  • 活動通知與報名確認:針對不同活動,發送個別化的報名確認或提醒郵件。
  • 客戶關係管理:根據客戶的購買歷史或互動行為,發送個人化的感謝信。
  • 內部團隊溝通:對企業內部的不同部門或小組發送特定的通知或公告。
  • 學校通知與報告:用來發送學期報告、活動通知或學生個人進度報告。
  • 會員管理:對社群會員發送特定的會員通知、活動邀請。

這個功能不僅強大,操作也相當簡單,因為它直接內建在Gmail中,完全不需要額外外掛(以前需要外掛的方式:Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學)。讓我們一起深入了解這個新的客製化郵件功能。





首先,我們需要具備 Gmail 企業版、教育版等帳戶。傳送上限方面,Gmail企業版允許每封電子郵件加入最多1,500位收件者,每天最多能傳送給2,000位收件者。

打開 Gmail 撰寫一封郵件,在收件人右方選單,選擇「郵件合併」,並且按下「從試算表新增」,就可以連結任何一份擁有郵件地址名單的試算表。




如果連結的 Google 試算表符合規格,就會彈出下面視窗。

我們要選擇試算表中對應的郵件地址欄位、姓名欄位即可。




接著,在 Gmail 中撰寫郵件內文時,可以利用 @ 來插入試算表中對應的欄位。

到時候,就會根據每一位收件者的欄位,替換掉相應的郵件內文。




如果在一份擁有大量名單的試算表中,有些人的特定欄位是空白的怎麼辦?

這時候還可以設定「預設值」,例如沒有填寫頭銜的名單,全部統一稱呼為讀者。

這樣寄送郵件時,才不會因為客製化而出現一些空白的尷尬。




最後,按下傳送即可,一次最多可以寄送 1500 封郵件。




對方收到的郵件內容會像是下面這樣,已經自動替換試算表中對應的欄位資料。




Gmail 內建的合併列印郵件功能為個人工作,或企業和教育工作帶來了新的便利性。透過直接連結 Google 試算表,可以輕鬆地創建和發送最多1,500封的客製化郵件,不論是行銷活動、客戶關係管理或內部溝通都能一手掌握。

此功能的推出,不僅讓郵件傳送更加精確有效,更讓客製化的溝通更方便,有興趣的朋友可以試試看,或者延伸閱讀相關文章:



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:內建連結Google試算表,Gmail 免外掛一鍵發送1500封客製化郵件

留言

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

待辦清單到底有用無用?避開完成焦慮,符合人性的使用待辦清單

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Readwise Reader 如何自訂 AI 中文摘要指令?我的 prompts 分享

5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費