比起自動化功能,麻煩一點的手動整理與判斷,更適合時間管理



許多生產力工具會提供自動化的功能,例如:
這些自動化的功能,如果是用在比較偏向機械化的工作,或是用來處理瑣碎次要的雜事,或是真的拿來處理「資料」(而非有價值任務),那麼還是有用的。

但是如果我們在打造自己的時間管理系統過程中,認為可以運用這些自動排程功能,打造一個自動化行動清單,然後就能做好時間管理,實際上是非常困難且不切實際的。

不是說這些自動化功能不好,而是如果目標是時間管理,那麼比起自動的時間計算,「手動的價值判斷」更加重要。




自動追蹤軟體使用時間工具,還缺少什麼?

例如我確實喜歡利用一些追蹤工具,不定期的追蹤自己的工作時間利用情況。有些工具可以非常仔細的自動紀錄我在每個電腦、手機軟體的使用時間。(可參考:新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

不過,就算知道軟體的使用時間,不代表就是有生產力,或是沒有生產力,例如:
  • 在 Chrome 瀏覽器中花了 3 小時,有可能是上網亂逛,也有可能是打開線上文件編輯。
  • 就算都是上網搜尋、看新聞網站,有可能是研究工作資料,也有可能是打發時間。
所以除非我們的工作軟體用途很單一,譬如工作完全不需要用到瀏覽器,或是打開 Evernote、 Notion 一定是處理工作而不是管理個人生活,或是真的為了監督軟體使用情況。

要不然就算這類工具可以幫助我們自己追蹤軟體使用時間,但自動算出來的時間不一定有意義,通常還真的沒有太大意義。

這時候,我們可能在自動追蹤計算出來的時間中,還是再手動去區分哪些是用在工作、哪些用在生活、哪些是無意識打發掉了。甚至工作上還要分判哪些時間用在哪個專案上。

所以後來我發現,如果使用這類追蹤時間工具的目的是「為了個人時間管理」,也就是想要提升自己時間使用的品質,那麼其實最好用的工具還是「自己手動按下追蹤、停止」的工具。例如:
  • 自己手動把準備要執行的任務填上。
  • 自己手動按下追蹤。
  • 完成任務,或是任務告一段落,按下停止計時。
  • 工具只是自動幫我累積這些任務的花費時間。
因為無論是各種可以自動追蹤判斷軟體使用時間的工具,最後我還是必須自己手動去分辨這裡面到底各自花在執行什麼任務,要不然自動追蹤出來的數據不一定有意義。

那麼,不如一開始就手動追蹤,一開始就手動分辨到底要花時間去做什麼任務,雖然手動有時候可能會忘記、可能會不那麼精確,但統計出來的「任務時間花費結果」最往往還是比「自動統計軟體使用量」要有價值。(可參考:打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器




在待辦清單上設計各種時間提醒,還缺少什麼?

各種待辦清單軟體、各種筆記類軟體,都有各自的時間提醒、優先權過濾的方式,在我自己使用的 Evernote 中,我也會設定記事提醒,用標籤過濾優先權,利用最新的工作事項提醒筆記內的階段性進度等。

但是,如果我們設想的是有一種工具,可以搭配各種自動匯入、自動提醒、自動排程、自動排序的功能,最後幫我們自動產生一份每日行動清單。

雖然工具一定做得到,但是這份自動行動清單,卻往往不是我們時間管理追求的真正行動清單。

例如時間提醒,要讓時間到了的任務自動彈出通知,或是整理成一份清單很簡單。不過我們要問自己的是:「幾個禮拜、一兩個月前設定的時間提醒,就算現在到了,難道不會有任何新的變動嗎?全部都是這一天、這個禮拜的提醒,他們的優先順序是時間的順序嗎?」

所以雖然我也會利用這樣的功能去設定時間提醒,時間到了讓這些事情自動出現。不過,我只當這樣的功能是為我做一個以防萬一的過濾,也就是先自動過濾出這一天、這個禮拜我可能要優先處理的事情。

至於要處理什麼,要把哪些事情放入接下來的每日行動清單,我認為還是需要自己動手、動腦筋,重新判斷與排序,是很難交給機器軟體自動完成的。

我不會去看機器自動過濾出來的結果當作我的行動指引。我還是比較信任自己經過重新深思熟慮後的手動排序判斷。(可參考:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧




在管理工具上設計各種優先權重參數,還缺少什麼?

例如優先權過濾,有些生產力工具會製作出類似「任務評分」這樣的自動過濾機制,但如果這是用來管理自己個人同時進行的斜槓專案時,這種任務評分的權重機制其實是有問題的。

因為一個目標的價值難到是固定不動,不會隨著時間調整的嗎?一個任務的價值真的可以用分數或簡單的輕重緩急表示嗎?

所以我雖然也介紹過類似的自動權重、評分類的任務工具,但用來用去都覺得很難符合個人時間管理的實際需要。

在實際情境中,我更常做的是進入專案、任務的管理筆記、頁面中,不是去設定什麼參數,而是去撰寫、修改、調整、反思裡面的目標設定內容、問題解決內容、成果模擬內容、行動想法內容
  • 如果我們現在管理的是一個比較機械化的工作,或者真的涉及整個團隊大量資源分配的專案時,那麼這些參數或許是有效的,但也要設計出準確的參數才行,這可能需要花上許多時間。
  • 但是如果鎖定個人的時間管理,我們要決定的其實是在自己的人生中:
    • 要採取什麼行動去創造價值?
    • 要在不同的專案、任務中設定什麼樣的自我價值?

這些是沒辦法用數字統計自動結算的,反而更適合親自手動、動手,把大腦中的想法反覆在管理筆記、管理頁面中修改,然後透過這樣的手動撰寫與修改,慢慢找到一個更好的方案。(可以參考:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好




請問 Esor ,某某工具有沒有什麼自動化功能?

其實我常常被詢問這樣的問題:
  • 這個工具能不能幫我「自動」過濾、歸納、列出待辦清單?
  • 這個工具能不能「自動」把我的行事曆、筆記、待辦清單整合在一起?
  • 這個工具能不能更自動的做些......?
如果是處理瑣事,處理資料,那麼或許我也會去找自動化的工具。例如我只是想要記錄自己用了什麼軟體、上了什麼網站,不做價值判斷的話,自動電腦軟體追蹤工具似乎也就足夠。

可是,時間管理的核心就是「價值判斷」,而價值判斷就需要:
  • 「手動」決定自己現在要做什麼?為何而做?做了要歸類到什麼價值?
  • 隨時深入專案、任務的內容中,「手動」記錄新的經驗、調整新的判斷、構思新的價值。
  • 在一大堆根據時間或任何參數過濾出來的任務清單中,「手動」重新判斷有限的時間中要優先推進的任務是什麼。
  • 甚至常常需要「手動」推翻自己之前的時間判斷、參數判斷。
因此或許我們要避免陷入的是,花了太多時間設計出一個自動化的時間管理系統,雖然架構整理得漂亮,可是真正推進時卻是窒礙難行,或是無法為自己創造價值。

那還不如一開始就簡簡單單寫單純的目標筆記,其實就是最好的時間管理工具。

有興趣的朋友還可以延伸參考:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:比起自動化功能,麻煩一點的手動整理與判斷,更適合時間管理

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