從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四)：必用 7 大搜尋技巧

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寫了一系列的「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學」，從無痛的雲端匯入，保持 Evernote 整理習慣（從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一)：使用習慣相對無痛匯入），到利用 Notion 特殊的資料庫整理技巧（從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫），以及特殊的筆記功能（從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三)：上手筆記編輯 15 個超能力）。

接下來這一篇，我想要測試的是利用 Notion 解決一個核心的需求：搜尋筆記與資料。

以結論來說，如果下定決心要從 Evernote 轉移到 Notion ，並且之前在 Evernote 會大量利用搜尋功能的話，那麼在 Notion 上是確定無法回到 Evernote 那樣舒適、強大、有彈性的搜尋方式。

不過轉移工具，這是難免會有的犧牲。

回到 Notion 上，如何利用既有的功能，有更接近 Evernote 的搜尋體驗，並搜尋到自己想要的內容呢？




可搜尋筆記內容關鍵字，但必須知道一個「嚴重的」限制：


直接輸入關鍵字，就可以開始進行搜尋。 在一般搜尋裡，Notion 可以搜尋頁面的標題、頁面的內文，搜尋後可以直接跳到某則筆記的某個特定段落。

目前的 Notion 也可以搜尋中文關鍵字內容。

但是，
Notion 的搜尋有一個非常大的限制，那就是當輸入「兩個以上的關鍵字」時（中間空一格），將會變成只能搜尋「同時包含這兩個關鍵字的一個 block 段落」。

這是什麼意思呢？

例如下圖這個頁面，是我的「大人學時間管理課程」的任務頁面，內容中有提到一個「目標現實化收集箱」的時間管理技巧。


 

但是當我搜尋「大人學」、「目標現實化」這兩個複合關鍵字時，會發現無法搜尋到上面那則筆記，為什麼呢？明明整個頁面中確實有這兩個關鍵字？

因為，「大人學」、「目標現實化」這兩個關鍵字，出現在不同的 block 區塊！（也就是兩個關鍵字在不同行、不同段）

目前的 Notion ，當我們同時使用兩個關鍵字想要聚焦搜尋結果時，會變成只能搜尋「同一行、同一段中，同時出現這兩個關鍵字」的筆記！這將會大大減少可能的彈性搜尋結果。





搜尋技巧1： Ctrl + P ，啟動快速搜尋視窗


當專案、任務、筆記、資料愈來愈多時，「搜尋」絕對是更快啟動行動的方法。

例如我有一萬多則筆記（頁面），無論在 Evernote 或 Notion ，都不可能只是依靠在左方的分類中慢慢翻找，那是很慢的工作邏輯。更快的工作邏輯應該是可以直接搜尋。

在 Notion 中，無論網頁端、電腦端，按下〔 Ctrl 〕+〔 P 〕（一定要記住的快捷鍵） ，就可以呼叫出搜尋面板。

在搜尋面板中，會看到：

  • 最近常常開啟的筆記（頁面），這也是一個快速打開最近常用筆記的方式。
  • 最近常常使用的搜尋關鍵字。

不過 Notion 這裡有一個要注意的機制：

  • 最近頁面、最近搜尋，根據網頁端、電腦端、手機 App 端，會有不同結果。
    • 例如 App 端常常搜尋的是生活上的任務，網頁端常常搜尋的是工作上的任務，這裡就會根據裝置顯示結果，不會彼此同步。




在這個彈出搜尋面板中，可以進行關鍵字搜尋。

另外要注意的是，這裡只能搜尋筆記標題、筆記內容，其他像是插入文件的內容、照片內的文字、你自訂的屬性標籤等等，都是不能搜尋的。




搜尋技巧2：將搜尋結果彈出獨立筆記頁面，方便參考多則資料


當我有一萬多則筆記頁面時，很多筆記是要互相參照的，彼此之間都有參考價值。所以在 Evernote 中，我喜歡透過搜尋，找出這些相關筆記，然後在彼此之間快速切換，整理出新的內容。（可參考：Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法，整理知識網路系統）

Notion 的搜尋結果無法展開成筆記清單，所以我會善用下面這個技巧。

在搜尋結果中，按住〔 Ctrl 〕，點開我想要查詢的多則筆記頁面，這樣可以把頁面開啟在不同分頁或視窗，就能相對快速的彙整多則資料。





搜尋技巧3：針對最佳結果自動排序，或翻出隱藏老筆記


在 Notion 的一般搜尋中，預設是以「 Best matches （最佳相關性）」的方式自動進行排序，這個排序方式，可以幫我們找出跟關鍵字更相關的筆記，他的原則是：

  • 最近有修改的筆記，排在更前面。
  • 筆記標題包含關鍵字，排在更前面。

但是有時候，我們想要翻出的是老資料，這時候最佳相關性的排序，反而會讓我們看不到（或不容易看到）老資料。

那麼，我們就在搜尋結果左上方的「 sort 」選單進行調整，可以改成「 Created: Oldest first 」，把最老（最早）建立的筆記排在更前面。

因為我的筆記量很大，有時候我需要調整幾種不同的排序方式，才能在 Notion 翻找出更多樣化的筆記資料。 





搜尋技巧4：只針對筆記標題搜尋，找出重要任務筆記


如果我們需要的不是找到很多相關筆記頁面，而是非常確定要找的就是某一則任務筆記，或是某種特定任務的所有相關筆記。

那麼可以在關鍵字搜尋結果中，打開右上方的「 Add filter 」，開啟「 Only match titles 」，這時候只要頁面標題包含關鍵字的結果會列出來。

例如搜尋「時間管理課程」，限制只搜尋標題，那麼所有包含這個關鍵字的課程任務筆記就會被找出來。





搜尋技巧5：針對特定頁面、特定資料庫搜尋，聚焦某專案資料


在 Evernote 時，因為他的搜尋功能夠強大，我常常都是在一萬多則筆記直接搜尋，就能快速找到所有我需要的筆記。

但目前的 Notion 搜尋比較弱，所以我會需要限制多一點搜尋範圍，才能更精確找到需要的筆記。

例如我想要找出跟「時間管理」這個關鍵字有關的課程、書籍任務，我就可以在搜尋結果右上方的〔 Add filter 〕處，選擇「 in page 」這個限制條件，添加一到多個頁面，然後限制只搜尋特定的頁面或資料庫。

例如我的書籍、課程任務，都在「工作任務」、「工作封存」這兩個頁面資料庫，我就可以加上這兩個限制條件。

要注意的是，這時候的意思是： OR ，也就是出現在工作任務，或是出現在工作封存的頁面，都可以被找到。





搜尋技巧06：過濾筆記編輯時間，找到某一時段的任務資料


換個角度，如果我知道我要找的資料，是屬於 2020 年上半年新增、修改的資料，這時候也可以限制一個搜尋範圍，找到這某個日期範圍內新增、修改的筆記。

同樣也是在搜尋結果中，選擇「 Add filter 」，利用「 Created 」或「 Last edited 」等等時間條件，設定一個建立、修改筆記的日期區間，就可以找到特定時段內的筆記。

這個搜尋方式其實很好用，例如搜尋「課程」，限制「 Created 」或「 Last edited 」在最近一年，大概也就能找出最近一年的所有課程任務筆記。





搜尋技巧07：在資料庫中過濾，快速過濾相關任務


Notion 最有特色，也最強大的用法，其實不是他單純的筆記功能，而是他的資料庫（ Database ）。（可以參考：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學）

所以如果你的資料庫建立得好，在資料庫中直接過濾搜尋，也是一個很好用的搜尋方法。

如果你也是從 Evernote 匯入筆記到 Notion ，那麼每個 Evernote 記事本都會變成一個 Notion 資料庫，並且 Evernote 的標籤也會變成 Notion 上的 Tag 屬性。

這時候在，在 Notion 的資料庫右上方，可以看到「 Search 」小方塊，可以在這個欄位中，針對下面的資料庫進行搜尋過濾。




這個資料庫專用的搜尋列，可以搜尋「筆記頁面標題」、「屬性標籤」兩種關鍵字。

例如我搜尋「專訪與演講」，那麼這個資料庫中，有加上「專訪與演講」標籤的筆記就會過濾出來，而其他不相關的筆記頁面就會隱藏。

這個搜尋的好處是，可以重現我在 Evernote 上很喜歡的搜尋後顯示過濾結果的記事清單，方便我進行聚焦管理。

不過 Notion 在資料庫專用搜尋時，是無法搜尋頁面內文的。





結論：


其實 Evernote 的搜尋，可以帶來很多便利、強大的利用，新版 Evernote 10 的搜尋甚至又更上一層樓：

而如果要轉換到 Notion ，這對我來說是最難以忍受的犧牲，其他功能（例如 Evernote 可以收集掃描紙張等）都還可以多一點麻煩就算了。但搜尋得好，才能真正大量節省時間，並且有效地找到需要的，甚至忘記的資料。

所以，我當然也想把 Notion 當成第二大腦，於是盡我所能的研究上面目前可用的各種搜尋技巧，希望盡可能提升搜尋的效果，並且了解其搜尋的限制。

如果你知道 Notion 還有更厲害的搜尋技巧，也歡迎留言討論。

歡迎大家提出問題，讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言，我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，也歡迎寫信跟我討論。

最後，我想做一份簡單的問卷調查，了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向，歡迎大家協助我填寫，提供我參考：「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




有興趣的朋友，就請繼續追蹤電腦玩物，我會繼續推出這個系列的新文章！

最後附上 Notion 系列教學文章清單：

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四)：必用 7 大搜尋技巧）
文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. user from HK2020年11月8日 下午3:33

    謝謝你的文章啊
    Evernote最近的改動，已經令我火起上萬次了!! 我辛辛苦苦打好的筆記，居然可以全不見了，如果Evernote可以回復上一個版本，其實我已經很滿意了。但現在，忠實地用了它4年的我，也要考慮是否應該轉用另一個軟件....

    很糾結，還是我應該等他可以有改善完成的一天呢....

    回覆刪除
    回覆
    1. Esor Huang2020年11月9日 清晨6:27

      目前是可以新舊版本，兩個電腦端軟體同時使用。但手機上就沒辦法了。

      刪除
  2. AY2021年3月29日 中午12:55

    Hi Esor, 想問目前Notion 的Time reminder 功能是否有bug ？

    我收到第一次@時間提醒後，其他時間提醒就沒有然後了

    敲了客服也有提及過是issue bug ，讓我留意之後的update
    但感覺社群都沒太多人提這件事啊 ( 這很嚴重耶)，是只有我有這個問題麼…？

    回覆刪除

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