Basecamp Personal 溝通優先的專案管理經典工具，推免費版

「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。在專案管理工具中他有很多先行的設計，最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中，每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區，甚至也能開出獨立的問題討論串，把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合。

「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ，該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外，最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是 Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森，也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍：《ReWork 工作大解放》，這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起：「不要當工作狂，真正的英雄已經回到家裡，因為他們找到更快把事情完成的方法。」

正是這樣的工作理念，誕生了這款看起來精簡，但強調整合、彈性、快速的專案管理工具：「 Basecamp 」。




這麼經典又行之有年的專案管理工具，現在又特別在電腦玩物撰寫一篇介紹的原因，是最近該團隊推出了「 Basecamp Personal 」，是一個可以「免費使用」，針對個人專案、自由工作者、生活家庭管理用途的版本。

一直以來「 Basecamp 」都只有付費版，針對企業用戶，一開始可以免費試用 30 天，接下來則是每個月 99 美金。而近期推出的「 Basecamp Personal 」，則是首次推出的可持續免費使用版本，讓個人用戶，也可以利用「 Basecamp 」進行管理。

當然，「 Basecamp Personal 」除了可以持續免費使用外，也有一些免費版的限制，最主要的就是只能同時建立「 3 個專案」，邀請最多「 20 位合作者」。




如果你有這樣的需求：管理專案時，各種內容千頭萬緒，有專案的待辦清單、專案的文件檔案，還有專案的行事曆，更有專案需要進行的問題與討論，如果他們很分散，管理起來就很麻煩。

這時候，這些專案需要的訊息，可以在 Basecamp 中整合到一個專案主頁面中。就讓我們來看看「 Basecamp Personal 」如何為我們打造一個專案管理工作流。

一，註冊一個新帳號，建立一個新專案

打開「 Basecamp Personal 」網頁，你可以免費註冊一個新帳號。

進入［ Home ］頁面，選擇［ Add another project ］就可以新增一個專案。

下圖就是「 Basecamp Personal 」中一個專案的頁面，這個專案管理工具的設計邏輯是，把專案需要的待辦清單、問題討論區、文件共享、時程表、即時通等等，全部整合在一個工具中進行管理。每一種專案的資訊，都是一個小看板。

在新增專案內容前，我可以在上方的［ Add people ］，新增要一起合作專案的夥伴帳號，讓大家一起協同合作。

二，管理專案待辦清單

接著讓我們一個一個來看看「 Basecamp Personal 」可以整合的專案管理內容。

首先是［ To-dos ］待辦清單，透過［ New list ］綠色按鈕，就能新增一組任務的待辦清單，可以建立多組任務，分別進行管理。

當行動清單勾選完成時，「 Basecamp Personal 」的設計也很不錯，不是直接刪除行動，而是把完成的行動移動到最下方備查。

點進任何一個可勾選的行動，還可以進行更進階的設定，例如：

• 指派任務。
• 完成或開始時間。
• 任務說明。

此外，每一個行動的專屬頁面下，都可以讓團隊留言進行這個行動的討論與支援，或者也可以在討論區交換這個任務需要的檔案。

三，重要問題的討論板，取代電子郵件

「 Basecamp Personal 」中還有一個［ Message Board ］的功能，這其實是他的核心設計，專案的推動，不是透過崇高的計畫，而是透過「解決下一個階段的問題」，讓專案可以不斷成長進步。

而［ Message Board ］的用途就在於，提出專案目前遇到的「阻礙」，把問題具體的描述出來，讓團隊一起來討論出解決方法。

在每一個問題的討論中，也可以同時進行附加檔案的動作。

這個意思就是，要討論專案，不要使用另外的電子郵件系統，因為這樣專案就又變得分散了。應該直接在「 Basecamp Personal 」中，利用問題訊息面板，進行專注聚焦的討論。

四，連結、整合重要的文件檔案

一個專案當然一定會有很多文件、檔案資料，這些檔案資料有可能會用其他雲端硬碟服務來同步，但這樣就變成專案需要的資料，還要去另外一個地方確認。

這時候「 Basecamp Personal 」提供了一個［ Doc & Files ］看板，在這裏面可以上傳電腦的檔案，也可以直接連結幾個知名雲端硬碟中的檔案，並且可以在「 Basecamp Personal 」專案中重新分類整理。

而每一個文件、檔案中，也有討論功能，讓大家針對這個檔案一起溝通。

五，專案時程表，可和 Google 日曆整合

「 Basecamp Personal 」中還有一個時程表的看板，是一個簡單的行事曆功能，專案重要的截止日、里程碑，可以添加到行事曆中。

在這個行事曆上方有一個超連結，點擊後，就能獲得可以和 Google 日曆同步的網址。

同樣的，在每一個里程碑、會議行程下方，「 Basecamp Personal 」也都設計了可以討論這個任務的對話區。

六，專案專用的即時通

除了任務清單、時程表、文件檔案彙整、問題討論區等工具，都內建了訊息留言功能外，「 Basecamp Personal 」也整合了同一個團隊的另外一個工具：「 Campfire 」，可以讓專案團隊進行即時通式的討論。

你可以把這個即時通，當作像是 Slack 的茶水間來使用，用來做為團隊成員的閒聊、鼓勵、資訊分享的空間。

七，設計每日的自動提問、問題追蹤

「 Basecamp Personal 」還有一個很特殊的工具叫做：「 Automatic Check-ins 」，這是一個自動提問機制，可以設計出：

• 每日或每週，自動循環提問。
• 用固定問題，請團隊成員定期回答或回報。

這要用來幹嘛呢？例如用在讓大家每天早上，都要回報今天的工作目標。或是讓大家每天下班前，回報今日工作遇到的新困難。

透過這樣的定期自動回報，讓專案保持溝通，隨時可以解決新問題。

八，每個地方都能留言，可以互相鼓勵團隊成員

「 Basecamp Personal 」的核心專案管理理念，就是討論可以促進專案的問題解決，而問題解決是推進專案的關鍵要素。

也因為這樣，「 Basecamp Personal 」任何工具中都有「討論」的設計，並且不只如此，還提供了一個叫做「 Boost 」的功能（留言中一個火箭的按鈕），讓我們可以去［贊同、鼓勵］其他成員有幫助的發言。

而每一個工作者，可以看到自己的哪些討論、哪些建議，被團隊成員［按讚鼓勵］。

九，查看專案進行的工作訊息流

在「 Basecamp Personal 」主頁的下方，則有一個「 Project Activity 」，這邊可以看到這個專案最新的修改動態，用時間軸呈現，可以看到有哪些內容的更新或留言討論。

十，專注自己要處理的任務

而在上方的［ My Stuff ］中，則是從團隊專案畫面，回到目前登入的工作者身上，讓我們看到自己目前有哪些被賦予的任務，可以專注到任務的執行。

可以看到，「 Basecamp Personal 」看似簡單的外表下，其實有這自己獨特的專案管理邏輯：

• 專案的內容應該要整合在一條工作流中。
• 專案推進的重點在溝通，在透過討論解決問題。

他的設計圍繞在這兩個核心，幫助我們去進行專案的推動。

而現在有免費版的推出，可以讓更多工作者有機會來試試看這樣的管理邏輯。

對專案管理工具有需要的朋友，則還可以進一步參考：［Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道］、［如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包］、［如何重新整理 Evernote 筆記？完整教學流程的重新排序分享］等文章。

「 Basecamp Personal 」網頁


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