Basecamp Personal 溝通優先的專案管理經典工具,推免費版


「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。專案管理工具中他有很多先行的設計,最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中,每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區,甚至也能開出獨立的問題討論串,把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合

「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ,該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外,最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是 Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森,也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍:《ReWork 工作大解放》,這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起:「不要當工作狂,真正的英雄已經回到家裡,因為他們找到更快把事情完成的方法。」

正是這樣的工作理念,誕生了這款看起來精簡,但強調整合、彈性、快速的專案管理工具:「 Basecamp 」。




這麼經典又行之有年的專案管理工具,現在又特別在電腦玩物撰寫一篇介紹的原因,是最近該團隊推出了「 Basecamp Personal 」,是一個可以「免費使用」,針對個人專案、自由工作者、生活家庭管理用途的版本。

一直以來「 Basecamp 」都只有付費版,針對企業用戶,一開始可以免費試用 30 天,接下來則是每個月 99 美金。而近期推出的「 Basecamp Personal 」,則是首次推出的可持續免費使用版本,讓個人用戶,也可以利用「 Basecamp 」進行管理。

當然,「 Basecamp Personal 」除了可以持續免費使用外,也有一些免費版的限制,最主要的就是只能同時建立「 3 個專案」,邀請最多「 20 位合作者」。




如果你有這樣的需求:管理專案時,各種內容千頭萬緒,有專案的待辦清單、專案的文件檔案,還有專案的行事曆,更有專案需要進行的問題與討論,如果他們很分散,管理起來就很麻煩。

這時候,這些專案需要的訊息,可以在 Basecamp 中整合到一個專案主頁面中。就讓我們來看看「 Basecamp Personal 」如何為我們打造一個專案管理工作流。




一,註冊一個新帳號,建立一個新專案


打開「 Basecamp Personal 」網頁,你可以免費註冊一個新帳號。

進入[ Home ]頁面,選擇[ Add another project ]就可以新增一個專案。




下圖就是「 Basecamp Personal 」中一個專案的頁面,這個專案管理工具的設計邏輯是,把專案需要的待辦清單、問題討論區、文件共享、時程表、即時通等等,全部整合在一個工具中進行管理。每一種專案的資訊,都是一個小看板。

在新增專案內容前,我可以在上方的[ Add people ],新增要一起合作專案的夥伴帳號,讓大家一起協同合作。





二,管理專案待辦清單


接著讓我們一個一個來看看「 Basecamp Personal 」可以整合的專案管理內容。

首先是[ To-dos ]待辦清單,透過[ New list ]綠色按鈕,就能新增一組任務的待辦清單,可以建立多組任務,分別進行管理。

當行動清單勾選完成時,「 Basecamp Personal 」的設計也很不錯,不是直接刪除行動,而是把完成的行動移動到最下方備查。




點進任何一個可勾選的行動,還可以進行更進階的設定,例如:

  • 指派任務。
  • 完成或開始時間。
  • 任務說明。

此外,每一個行動的專屬頁面下,都可以讓團隊留言進行這個行動的討論與支援,或者也可以在討論區交換這個任務需要的檔案。





三,重要問題的討論板,取代電子郵件


「 Basecamp Personal 」中還有一個[ Message Board ]的功能,這其實是他的核心設計,專案的推動,不是透過崇高的計畫,而是透過「解決下一個階段的問題」,讓專案可以不斷成長進步。

而[ Message Board ]的用途就在於,提出專案目前遇到的「阻礙」,把問題具體的描述出來,讓團隊一起來討論出解決方法。




在每一個問題的討論中,也可以同時進行附加檔案的動作。

這個意思就是,要討論專案,不要使用另外的電子郵件系統,因為這樣專案就又變得分散了。應該直接在「 Basecamp Personal 」中,利用問題訊息面板,進行專注聚焦的討論。





四,連結、整合重要的文件檔案


一個專案當然一定會有很多文件、檔案資料,這些檔案資料有可能會用其他雲端硬碟服務來同步,但這樣就變成專案需要的資料,還要去另外一個地方確認。

這時候「 Basecamp Personal 」提供了一個[ Doc & Files ]看板,在這裏面可以上傳電腦的檔案,也可以直接連結幾個知名雲端硬碟中的檔案,並且可以在「 Basecamp Personal 」專案中重新分類整理。




而每一個文件、檔案中,也有討論功能,讓大家針對這個檔案一起溝通。





五,專案時程表,可和 Google 日曆整合


「 Basecamp Personal 」中還有一個時程表的看板,是一個簡單的行事曆功能,專案重要的截止日、里程碑,可以添加到行事曆中。

在這個行事曆上方有一個超連結,點擊後,就能獲得可以和 Google 日曆同步的網址。




同樣的,在每一個里程碑、會議行程下方,「 Basecamp Personal 」也都設計了可以討論這個任務的對話區。





六,專案專用的即時通


除了任務清單、時程表、文件檔案彙整、問題討論區等工具,都內建了訊息留言功能外,「 Basecamp Personal 」也整合了同一個團隊的另外一個工具:「 Campfire 」,可以讓專案團隊進行即時通式的討論。

你可以把這個即時通,當作像是 Slack 的茶水間來使用,用來做為團隊成員的閒聊、鼓勵、資訊分享的空間。





七,設計每日的自動提問、問題追蹤


「 Basecamp Personal 」還有一個很特殊的工具叫做:「 Automatic Check-ins 」,這是一個自動提問機制,可以設計出:

  • 每日或每週,自動循環提問。
  • 用固定問題,請團隊成員定期回答或回報。




這要用來幹嘛呢?例如用在讓大家每天早上,都要回報今天的工作目標。或是讓大家每天下班前,回報今日工作遇到的新困難。

透過這樣的定期自動回報,讓專案保持溝通,隨時可以解決新問題。





八,每個地方都能留言,可以互相鼓勵團隊成員


「 Basecamp Personal 」的核心專案管理理念,就是討論可以促進專案的問題解決,而問題解決是推進專案的關鍵要素。

也因為這樣,「 Basecamp Personal 」任何工具中都有「討論」的設計,並且不只如此,還提供了一個叫做「 Boost 」的功能(留言中一個火箭的按鈕),讓我們可以去[贊同、鼓勵]其他成員有幫助的發言。




而每一個工作者,可以看到自己的哪些討論、哪些建議,被團隊成員[按讚鼓勵]。





九,查看專案進行的工作訊息流


在「 Basecamp Personal 」主頁的下方,則有一個「 Project Activity 」,這邊可以看到這個專案最新的修改動態,用時間軸呈現,可以看到有哪些內容的更新或留言討論。





十,專注自己要處理的任務


而在上方的[ My Stuff ]中,則是從團隊專案畫面,回到目前登入的工作者身上,讓我們看到自己目前有哪些被賦予的任務,可以專注到任務的執行。




可以看到,「 Basecamp Personal 」看似簡單的外表下,其實有這自己獨特的專案管理邏輯:

  • 專案的內容應該要整合在一條工作流中。
  • 專案推進的重點在溝通,在透過討論解決問題。

他的設計圍繞在這兩個核心,幫助我們去進行專案的推動。

而現在有免費版的推出,可以讓更多工作者有機會來試試看這樣的管理邏輯。

對專案管理工具有需要的朋友,則還可以進一步參考:[Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道]、[如何活用 Trello 專案管理?完整技巧案例教學一次學會懶人包]、[如何重新整理 Evernote 筆記?完整教學流程的重新排序分享]等文章。

「 Basecamp Personal 」網頁


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Basecamp Personal 溝通優先的專案管理經典工具,推免費版

留言

  1. 免費版似乎沒有經常任務的循環排程功能,
    不曉得如果要能專案管理又要有經常任務的循環排程需求的話,會比較推薦哪一套免費軟體呢?

    回覆刪除

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