一條函數公式讓多份 Google 試算表帳目自動匯整到總表教學


假設我有好幾個新舊年份、不同專案的試算表,想要把每一份試算表中的收益資料,「自動統整」到一份總表,除了不用手動剪貼,更希望可以在每一份試算表資料更新時,總表也能跟著「自動同步更新」。這樣一來,我就可以節省下好幾個步驟。

我之前介紹過一個第三方工具可以解決這樣的工作流程設計:「Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表」。不過就在該篇文章的底下留言,有朋友提到 Excel、 Google 試算表也有內建的「函數公式」可以解決同樣問題。

所以今天就讓我們透過 Google 試算表,來介紹一下這條可以「自動彙整多份試算表,並同步更新資料」的函數公式教學。對於常常要做報告總表的朋友來說,說不定可以節省不少時間。




這條函數公式是:「=importrange(“來源試算表網址”, “指定工作表與資料範圍”)」。

操作起來並不難,可以用在當我們有好幾份試算表,某些資料希望A表修改,B表也跟著自動修改時。

我們來假設一個情況:我有開車記帳生活記帳旅行記帳等多份 Google 試算表,想要把多個表格中關鍵的記帳金額,統整到一個最終的個人記帳總表。但開車、生活、旅行記帳會持續更新,也希望最終的個人記帳總表持續更新,於是我就可以直接在總表中統整開支。

這時候,可以利用上面那條函數公式做設計。完整的教學流程如下。




我自己的做法是這樣的。

我喜歡利用 Google 表單設計不同需求的「記帳 App 」,於是最後就會獲得每一種記帳需求的 Google 試算表。

這部分的教學可參考:






不過流水帳的帳目是混亂的,所以我會利用「樞紐分析」的功能,在每一份試算表建立「各種支出類型總消費」的報告表。關於樞紐分析操作,可參考:「Google 試算表樞紐分析表範例教學,像 Excel 般資料快速重整」。

接下來,我要把這兩份帳目試算表的樞紐分析報表,自動匯整到我的個人理財總表中。




方法就是利用前面提到的函數公式`:「=importrange(“來源試算表網址”, “指定工作表與資料範圍”)」

先打開我的記帳總表,在要插入生活記帳報表的欄位,輸入上述函式:

=IMPORTRANGE("生活記帳來源試算表網址","家庭記帳分析!A3:B10")

  • =IMPORTRANGE:只要輸入函式部分開頭, Google 試算表就會提供下一步應該怎麼做的提示。
  • "生活記帳來源試算表網址":直接複製來源試算表網址列上的網址,在這邊直接貼上即可。
  • "家庭記帳分析!":這邊是指定要擷取資料的「工作表」名稱,不指定的話,就是以第一個工作表為準。
  • "A3:B10":這邊就是設定要匯入 A欄3列,到B欄10列的資料。 


如果有第二份資料表要匯入,就是在要開始匯入的欄位,再次輸入上述函數公式:

=IMPORTRANGE("旅行記帳來源試算表網址","旅行記帳分析!A3:B8")




如果同時有多份試算表要匯入,就是在每個要匯入的欄位裡,輸入上述的函數公式即可。

下圖中,我就是把兩份試算表的樞紐分析報告,自動匯入整合成同一份。這樣我就可以做出自己需要的完整統計報告了。

要注意的是,自動匯入的內容,無法在匯入的地方修改,只能從來源處修改。


一條簡單的函數公式:「=importrange(“來源試算表網址”, “指定工作表與資料範圍”)」

說不定可以節省很多我們整理報表的時間,而且之後其他試算表內容更新時,這份自動匯整的總表資料,也會即時同步更新喔!

不知道還可以用來做什麼樣的利用,或是更好的技巧呢?歡迎大家討論分享。

有興趣的朋友,還可參考:[Google 試算表活用教學:你可能還不知道的10個技巧]、[Google 試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學]、[免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格]等文章。


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留言

  1. 多份帳本會不會太複雜?
    以家慈健康紀錄為例,雖有不同類型的資料,但都是同一表單,只是會依照選擇跳到不同頁面,續填後續資料。這樣的好處是資料都在同一試算表,需要時還是可以透過篩選找出某一類別的資料。

    回覆刪除

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