[高效能職場筆記法-4] 一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率



要讓工作任務更輕鬆但更有效的管理,要克服工作中的各種臨時事項的干擾,要讓自己簡單架構一個可以安心不失誤的工作系統,這時候,準備一個暫存工具,是工作流程必不可少的設計。

這樣的暫存工具,並不需要什麼複雜軟體,他應該就是從你手邊既有工具出發去設計,或是拿一張紙來充當即可。

如果說,你目前已經有一套自己的時間管理、待辦清單、知識整理工具和系統,但常常覺得用起來卡卡的,例如常常要花很多時間停下工作來整理自己的系統,或是依然有很多東西漏東漏西就是無法有效統整到系統中,那麼很有可能你就是缺乏一個「暫存」的工具與工作流程。

今天這篇文章,就來分享我們可以如何設計一個「暫存」的工作流程,以及會帶來什麼樣的生產力正向效應。




先來分享我自己目前如何設計這樣的「暫存」工作流程。

真實案例,我在 Evernote 中設計的兩種暫存工具與使用方式

  • 步驟一:暫存便利貼

雖然在 Evernote 中本來就可以隨時新增筆記,但雜亂的新增筆記不能算是真正的暫存工作流程。

所以,我還是利用 Evernote 新的首頁功能,準備了一張「草寫本」便利貼。用途是有時候我走在路上忽然腦袋蹦出一個想法,或是開會工作到一半忽然想到一個額外行動,我會先記在草寫本(便利貼)中,而不是直接寫進筆記,更不是另外開一則新筆記。(延伸教學:2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例



為什麼呢?首先是這些情境下有更需要保持專注的事情要做(走路、正在做的工作),沒有時間好好把想法與行動整理到正確位置,但又需要最短時間完成記錄,所以「首頁」中一張隨時開啟的「便利貼」,就能一打開就記錄,然後立刻回到原本要專注的流程中,但又不怕之後忘記

只要之後這段專注工作時間結束,或是自己回到更適合「整理」的桌面工作環境,打開便利貼,把剛剛草寫的內容,用更舒適、更準確也更有效率的方法整理回真正的筆記即可。



但是為什麼不另外新增筆記呢?因為一旦每個臨時想法、臨時行動都另外新增一則筆記,最後就會有很多零散的筆記,想統整時反而更花時間。(延伸閱讀:為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?

所以為了「專心做某件事情時,捕捉自己腦中跑出來的額外想法或行動,捕捉從他人處臨時接收到的想法或行動」,一張這樣的便利貼更能解決問題。


  • 步驟二:暫存收集箱

我在 Evernote 中也有一個記事本叫做「(暫存)收集箱」,這和前面的暫存便利貼(草寫本)有什麼不同呢?



雖然我想要避免有什麼新內容都新增一則筆記(因為會導致筆記混亂),我希望能把新資料都整理回真正的任務筆記中。(延伸閱讀:如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

但「整理回真正的任務筆記」這個動作需要花時間,包含分類整理的操作時間,也包含判斷要放進哪裡的思考時間,而現實環境不一定允許有這些時間。

更進一步的,有些時候臨時出現的資料不一定只是「一兩句話」可以收集好的想法、行動,而是:某幾個檔案、一封電子郵件、一篇網頁,或其他更多更繁雜的內容,例如一整段即時通裡討論的訊息、文件來回對話。這些內容往往無法簡單記進一張便利貼(草寫本)。

所以這時候還是只能把這些內容先收集到「(暫存)收集箱」。雖然難免要多新增一則記事,但這則記事放在「(暫存)收集箱」,我就知道這是還沒準確整理歸位的內容,需要等有空檔時,在適合環境時,歸位到正確的專案、任務筆記中。

所以為了「專心做某件事情時,捕捉出現的其他以後要用的臨時文件、檔案、複雜資料內容」,一個這樣的「(暫存)收集箱」更能解決問題。


  • 步驟三:每天清空暫存便利貼,每週理清暫存收集箱

如果是「草寫本(便利貼)」,因為打開 Evernote 就能看到,只要這時候我是處在空檔狀態,或是正好回到電腦操作,就立刻處理一下這張便利貼(所以每天會清空好幾次)。處理的邏輯如下:
  • 如果是一小段想法,就確認這段想法應該整合到之前哪一則知識記事,或是哪一則任務企畫中。
  • 如果是一個行動,就確認這個行動應該整合到之前哪一則專案、任務筆記中的哪一個步驟之後。
  • 關鍵就是,把這些暫存的零散想法、行動,利用稍後空檔,歸位到他們真正需要的任務筆記的需要的位置中。(延伸閱讀:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理

如果是「(暫存)收集箱」,起碼每週要列下週子彈清單時就會回顧、理清一下這幾天的收集箱(延伸閱讀:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧):
  • 如果是一些暫存檔案,就確認這些檔案應該歸檔、連結到哪些真正需要的專案、任務筆記中。
  • 如果是一封電子郵件、一段來回對話,就要整理一下並拆解出自己需要做的行動清單,然後同樣歸位到需要的專案、任務筆記。
  • 如果是一篇網頁,或是一些資料內容,就要思考一下是什麼任務需要?是關連到自己目前在研究的什麼知識主題?然後最好歸檔或連結。
  • 關鍵就是,把這些暫存的檔案、郵件、對話、資料內容,利用每週要列行動清單的時機,或是每隔幾日的空檔,做好需要的歸位、連結,尤其要和他們需要的專案、任務筆記連結。
  • 「(暫存)收集箱」我不要求自己一定要完全清空,因為人難免會收集一些多餘的資料,有些資料在「(暫存)收集箱」放久了都沒有歸檔,其實是提醒我這些是多於資料,我就在不想再看到他們的時候一次刪除他們即可。




一張便利貼、一個暫存箱帶來什麼效率提升?

為什麼上面這樣的簡單工作流程設定,只是多一個「暫存工具」,就可以有效的提升工作效率呢?讓我們來做一些對比。

  • 如果在處理工作任務時

走在路上,工作到一半,忽然想到、臨時接收到一個行動,這時候怎麼辦?
  • A:先記在大腦中,等到之後再記得處理。但往往很快就會遺忘,一旦遺忘就是更多出錯產生的時間浪費。
  • B:記到自己正式的專案系統、待辦清單、筆記系統中。這個步驟是有益的,但往往這需要耗費一些整理專案、判斷行動的時間,於是可能自己必須停下手邊在做的事情,反而可能影響了優先事項的效率,或是讓自己分心而難以回到高效率工作狀態。
  • C:先記到一個固定的暫存工具,例如一張便列貼就是專門收集這些臨時出現的行動,等到回到更適合整理的辦公桌,或是完成一個工作階段,利用小空檔,再把剛剛臨時出現的行動整理回任務系統。
這時候選項 C ,可以兼顧要記住,以及不用花太多時間,但之後又能有效整理的目的。

這時候你可能會問,會不會有選項 D ,反正這些臨時的行動,就直接收集到一個統一的待辦清單呢?我不太建議這樣做,因為這往往會讓我們擁有充滿一大堆「沒有順序」、「沒有關聯目標」的雜事清單,最後不僅做不完,也搞不清楚輕重緩急。

所以選項 C 是相對平衡的選擇,一方面讓當下可以記住又不干擾正常工作流程,另一方面可以確保之後去做「整理回自己的專案、任務流程」這個關鍵的動作,避免產生只是一堆雜事的清單。

  • 如果在學習、思考某些主題時

任何時候都可能忽然靈光一閃,或是對最近的學習蹦出想法,這時候該怎麼辦?
  • A:先記在大腦中,等到之後再整理回自己的學習系統。但一樣幾乎很快就忘記,於是很多靈感想法就浪費掉了,之後要花更多時間重複思考與學習。
  • B:直接整理到自己的學習系統裡。這個步驟當然是有益處的,可是這可能需要很多分類的思考、標籤的處理、連結的製作等等,如果想要整理得完整,又必須停下手邊工作,影響了當下的優先事項效率,同樣容易分心。
    • 如果當下不能整理得完整,或是收集時沒辦法做深入思考但又直接放入學習系統,往往就是產生很多之後也無法使用的垃圾資料,反而導致自己使用系統的更多時間浪費
  • C: 先記到一個固定的暫存工具,例如一個可以收納文章、檔案的收集箱,當下甚至不一定有時間做延伸思考,但把這些資料先整理到收集箱,等到之後真正的學習、整理時間,再來消化處理這些資料,並統整回真正的學習系統。
這時候選項 C ,同樣可以兼顧想要收集資料,但又需要消化資料,並且最後還需要有效的整理思維放入自己的學習、知識系統等需求

同樣的,如果選項 D 是「反正就收集再說」,那是非常危險的,尤其對一個學習、知識系統來說,更重要的是「自己反饋的輸出、自己組織的架構、自己判斷的行動」,缺乏這些東西,只是收集的系統,最後幾乎都是無效的。亂記想法,只會有一堆重複,和一堆時間一久就無用的資料。(延伸閱讀:如何閱讀一本書?我的深讀、反芻、拆解三步驟

所以選項 C 同樣是相對平衡的選擇,一樣可以在不干擾當下正常工作流程的情況下,幫我們先預留一個緩衝區,記住並區分出哪些資料是自己處理過(在真正的學習系統中),哪些資料是自己沒有處理過(在暫存箱中),光是這個簡單區隔,就能為建立更穩固的學習系統產生效率提升。


延伸建議:但針對個人學習的資料收集,我會建議那些完全沒有處理過的資料也不要放入暫存箱,例如收集一篇網頁文章時沒有任何基本要用來做什麼的判斷,就只是單純收集一篇網頁,這樣不如不要收集。(延伸閱讀:如何過濾資訊與稍後閱讀?2022年五個克服資訊爆炸的學習技巧
  • 因為「稍後整理」的意思是我有基本要使用他的判斷(已經有基本想法),只是之後還需要時間做更好的整理。
  • 不要「稍後閱讀」,這樣會讓你的暫存箱立刻爆炸,累積很多根本沒辦法讀,也沒辦法判斷輕重緩急的壓力。




結論

很多時候我們會有臨時插入的意外雜事,或是靈光一閃的想法,有可能因為當下不知道怎麼整理,於是直接放在大腦中記得,但這常常等於直接放棄了這些行動與想法,於是導致工作常常漏東漏西,或是很多重複學習與整理的動作。

有些時候我們很想要全部記住這些意外雜事、這些靈光一閃,但我們直接花時間去整理,可能變成自己工作常常要分心,當下的優先事項反而被拖慢速度。而且這種壓迫時間下的不舒適整理很可能讓整理變得缺乏自己的判斷,只是把東西放進一個以後也找不出來的系統中。

所以,一個你我都做得到的簡單動作:
  • 「準備一張便利貼」(注意!就是一張,不是很多張喔!)把臨時行動、想法先寫下來,稍後空檔,再整理回真正的任務筆記(系統)中。
  • 「準備一個暫存箱」把一些還沒思考與判斷過的檔案資料先放進去,每天或每週要安排下一段行程時,記得回來看看,做下思考與判斷,整理回自己的工作系統、學習系統中。
其實就能克服很多工作效率降低、容易分心、容易漏東漏西的問題,也就是能有效的提升生產力。

任何工具幾乎都能設計出這樣的流程,文章中我分享了自己實際在 Evernote 中的方法,或者您也可以這樣做:
  • Notion 中設計一個頁面就叫做便利貼,有臨時行動、想法先寫入這個頁面。並且在這個頁面中插入一個資料庫(Database),同時收集一些臨時的檔案、資料,稍後整理。有空檔時,整理回 Notion 其他真正的專案頁面中。
  • Google Keep 當作這樣的便利貼與收集箱,釘選一張筆記,當作暫存便利貼。其他筆記用來收集臨時檔案、文件、網頁。處理回自己的真正任務系統後,就從 Google Keep 移除。
  • 一張真正的便利貼紙,一本定義為暫存箱的筆記,也同樣能解決類似需求。

想要進一步研究相關生產力技巧的朋友,可以延伸閱讀:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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