用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到
我也曾經在「把子彈筆記直接改寫成日記，串連計畫、執行與反省的循環流程」這篇文章中，提到可以在行動清單中加上「日記」，用幾句話把行動後的心情、想法、反思寫下來，這會有助於自己明天、下一個階段的新行動規劃。
如果把這樣的筆記、日記方法，有系統的成為自己每天推動待辦清單的技巧，會不會讓自己更能克服拖延，提升生產力，並完成更多重要的目標呢？
2024/2/15 更新，春節與寒假結束後的待辦清單技巧補充：5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣
在電腦玩物中，常常接收到讀者詢問關於待辦清單的問題，而其中又更常出現的問題可能是：
- 很不會列待辦清單，因為列了還是無法有效執行，只是累積愈來愈多做不到的行動
- 尤其當同時執行多個任務，就算有待辦清單還是很焦慮，總是無法專心衝刺當下要做的任務
- 做不到的待辦清單，往往變成壓力、挫折清單，讓自己更沒有動力
而在「Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity」這篇文章中，作者 Coach Tony 提供了一種新的做法，來取代常常適得其反的傳統待辦清單，這個做法就叫做：「間歇式日記 Interstitial Journaling」。
就讓我們一步一步來拆解，「間歇式日記 Interstitial Journaling」如何幫助我們解決規劃待辦清單、執行待辦清單時遇到的各種問題。
為什麼叫做「間歇式日記」？
讓我們先從字面上來理解「間歇式日記 Interstitial Journaling」的「日記」與「間歇」具備什麼特色？以及他如何對應解決上述問題？
- 用「寫日記」的技巧，來取代更難也更花時間的規劃待辦清單
- 如果很不會列待辦清單，那麼與其事先花時間列了不準確的清單，不如不要這樣做，而是改成一邊做一邊寫日記的方式。
- 利用「切換工作的間歇時間」來「寫過去的日記」，把大腦對於前一個任務的焦慮清空、放下
- 待辦清單上常常是很多未完成的理想事項，反而忽略了大腦中的各種煩惱思緒，這其實是需要寫下來，才能放下大腦的焦慮。
- 利用「切換工作的間歇時間」來「寫現在的日記」，思考接下來要推進的專案、目標，有沒有什麼我立即可執行的下一步行動、第一步行動
- 待辦清單上常常只有未來要完成的任務，反而忽略了現在的我可以採取什麼可行的行動，這其實是我們行動前需要花一點點時間做策略思考的。
我們在平常的工作、生活中，完成一個任務到接續下一個任務之間，一定有一些間歇的空檔，這些間歇空檔可能不到 5 分鐘，但正好可以利用這樣的空檔來撰寫「間歇式日記」。
例如如果你採用番茄工作法，在每個 25 分鐘的衝刺工作時間之間，不是就有 5 分鐘的空檔嗎？這時候就是撰寫「間歇式日記」的時機。
或者當我們完成一個行動，準備切換到下一個行動之間，一定會想喘口氣，這時候也是可以撰寫「間歇式日記」的時機。
只要利用這些「很短的間歇空檔」，把「間歇式日記」撰寫好，那麼我們就不需要事先花很多時間規畫也無法照著執行的待辦清單，反而能利用「間歇式日記」更有效的一步一步推進重要的目標工作。
「間歇式日記」的寫法、技巧與範例
現在我們知道，「間歇式日記」是在「任務與任務切換之間的間歇空檔」撰寫，接下來就要說明「如何撰寫」？
那麼，「間歇式日記」有什麼樣的寫法規則呢？下面就用我自己練習的實際範例來說明。
下圖就是我的練習範例，基本寫法很簡單，每一次撰寫「間歇式日記」時就是撰寫三大部分：
- 時間戳記
- 在任務與任務切換之間的空檔撰寫，先寫下剛剛完成的任務的時間戳記。
- 用幾個句子（而非關鍵字或簡短清單），記錄自己剛剛完成了什麼，並且把大腦中對這件事情還在煩惱的部分都寫出來
- 透過日記把大腦清空，寫完後，才能放下對於前一個任務的疑慮，也能記錄前一個任務還有什麼尚未完成的部分。
- 這樣一來，大腦清空後，可以更安心的去做下一個工作。
- 之後要接續回前一個任務時，也能清楚記得尚未完成的部分是什麼。
- 用幾個句子，寫下接下來要做什麼，並且思考有沒有可以立刻推進的下一步行動、第一步行動
- 這裡最重要的效果是，利用兩三分鐘的時間，讓大腦動一下，思考下一件事情有沒有「現在的我可以推進」的最簡單行動。
- 這樣一來，我們就能縮定最簡單行動，而非是困難又不想做的任務結果。
- 之後有時間可以執行任務時，便能更快採取下一步行動。
下圖就是我練習的範例，包含了某一天上午到中午，「好幾次」的「間歇式日記」，我用「黑色粗體字」標出來的部分，就是上述的兩大結構：
- 把大腦中對前一件事情還在煩惱的部分都寫出來
- 思考有沒有可以立刻推進的下一步行動、第一步行動
讓我來解釋一下上述範例中，幾個關鍵的銜接、轉折點，以及「間歇式日記」如何發揮效果：
- 你可以看到，在早上寫下第一則「間歇式日記」時，我記錄了 6:30 完成的一件事情，並把這件事情中還在煩惱的部分寫出來，覺得可以「先統整到一頁的可列印範本中」。
- 同一時間，我想到今天還需要處理一堂課程的練習表單設計，但我進一步思考今天我可以先做的第一步簡單行動是「先列出幾個互動問答就好」。
- 7:00 我先去處理了一些家務
- 8:00 回到工作狀態後，我根據前一段「間歇式日記」設想的第一步行動，採取這個最簡單行動並完成了。
- 在記錄完成這件事情的過程中，我又繼續思考這件事情未完成的部分，如何採取下一步行動來跟進，於是決定「先以老婆為對象去訪談」。
- 9:00 後又插入了不少家務
- 但是在寫「間歇式日記」的空檔中，我還是利用2~3分鐘時間，思考了一個推進目標工作的簡單策略，決定「先在紙上手繪一個清單草稿版本就好」。
- 於是到了中午 12:30 ，我對應前面「間歇式日記」思考的步驟，吃完飯找到空檔跟老婆快速訪談。
- 到了下午一點，我又對應前面「間歇式日記」思考的下一步行動，先在紙上把清單範本手繪出來。
這大概就是一個我練習運用「間歇式日記」的流程，你可以發現最大的效果就在於：
寫間歇日記，幫助我們放下未完成的焦慮，並促進我們思考更有效的行動策略，於是後續有時間時，就更能接續前面的行動，並立即採取可行的下一步行動。
而如果缺少了這些間歇時間中的策略思考日記，在單純條列式的待辦清單中，我們可能只會覺得事情很多、很難、一直拖延等重重阻礙，也感受不到完成與推進的喜悅。
結語：間歇日記與待辦清單的對比
「間歇式日記」執行方式簡單不複雜，而且並不需要什麼特定工具，無論是筆記、待辦清單，乃至於紙張都可以實現。
但是，透過上述的方法與範例分析，我們可以看到「間歇式日記」和傳統待辦清單之間的對比：
- 邊做邊寫，不一定需要先花時間規劃
- 待辦清單可能還要花很多時間做事先規劃，但又往往無法照著執行
- 利用極短的間歇空檔，做關鍵的行動策略思考
- 待辦清單可能條列了很多事項，但可能只有收集要做的事，卻沒有真正深入思考要採取的有效行動
- 清空大腦，補上行動之外的難題、想法和各種疑慮
- 待辦清單往往只有看起來完美的執行事項，但事情背後各種還在大腦中的糾結思緒，沒有地方安放
- 用下一步行動，銜接下一步行動，而非在一大堆未完成事情中做選擇
- 待辦清單可能造成我們在許多未完成事項當下猶豫、拖延，不知道如何做選擇。
當然，從我個人的角度來看，並非要大家一定要放棄待辦清單，畢竟我自己也有一套如何規畫有效行動清單的流程，目前我也依然是如此來規劃待辦清單：「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧」。
但是不同的方法與系統，一方面可以帶給我們啟發，不一定要全部跟著用，但一定能帶給自己原本的系統一些修正。另一方面，針對遇到不同情境與問題的朋友，或許需要的正是不同的方法。
而今天跟大家分享的「間歇式日記」，就是這樣一個值得你試試看的待辦清單管理系統。
（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到）
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