用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單,不會再寫了一堆卻做不到



在前一篇文章:「2022起始:九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行」,分享了一個小技巧:「做了什麼清單」,先從累積自己剛剛執行了什麼開始,其實往往就能更有動力的推進繼續下去的行動。

我也曾經在「把子彈筆記直接改寫成日記,串連計畫、執行與反省的循環流程」這篇文章中,提到可以在行動清單中加上「日記」,用幾句話把行動後的心情、想法、反思寫下來,這會有助於自己明天、下一個階段的新行動規劃。

如果把這樣的筆記、日記方法,有系統的成為自己每天推動待辦清單的技巧,會不會讓自己更能克服拖延,提升生產力,並完成更多重要的目標呢?




在電腦玩物中,常常接收到讀者詢問關於待辦清單的問題,而其中又更常出現的問題可能是:
  • 很不會列待辦清單,因為列了還是無法有效執行,只是累積愈來愈多做不到的行動
  • 尤其當同時執行多個任務,就算有待辦清單還是很焦慮,總是無法專心衝刺當下要做的任務
  • 做不到的待辦清單,往往變成壓力、挫折清單,讓自己更沒有動力

而在「Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity」這篇文章中,作者 Coach Tony 提供了一種新的做法,來取代常常適得其反的傳統待辦清單,這個做法就叫做:「間歇式日記 Interstitial Journaling」。

就讓我們一步一步來拆解,「間歇式日記 Interstitial Journaling」如何幫助我們解決規劃待辦清單、執行待辦清單時遇到的各種問題。




為什麼叫做「間歇式日記」?


讓我們先從字面上來理解「間歇式日記 Interstitial Journaling」的「日記」與「間歇」具備什麼特色?以及他如何對應解決上述問題?
  • 用「寫日記」的技巧,來取代更難也更花時間的規劃待辦清單
    • 如果很不會列待辦清單,那麼與其事先花時間列了不準確的清單,不如不要這樣做,而是改成一邊做一邊寫日記的方式。
  • 利用「切換工作的間歇時間」來「寫過去的日記」,把大腦對於前一個任務的焦慮清空、放下
    • 待辦清單上常常是很多未完成的理想事項,反而忽略了大腦中的各種煩惱思緒,這其實是需要寫下來,才能放下大腦的焦慮。
  • 利用「切換工作的間歇時間」來「寫現在的日記」,思考接下來要推進的專案、目標,有沒有什麼我立即可執行的下一步行動、第一步行動
    • 待辦清單上常常只有未來要完成的任務,反而忽略了現在的我可以採取什麼可行的行動,這其實是我們行動前需要花一點點時間做策略思考的。

我們在平常的工作、生活中,完成一個任務到接續下一個任務之間,一定有一些間歇的空檔,這些間歇空檔可能不到 5 分鐘,但正好可以利用這樣的空檔來撰寫「間歇式日記」。

例如如果你採用番茄工作法,在每個 25 分鐘的衝刺工作時間之間,不是就有 5 分鐘的空檔嗎?這時候就是撰寫「間歇式日記」的時機。

或者當我們完成一個行動,準備切換到下一個行動之間,一定會想喘口氣,這時候也是可以撰寫「間歇式日記」的時機。

只要利用這些「很短的間歇空檔」,把「間歇式日記」撰寫好,那麼我們就不需要事先花很多時間規畫也無法照著執行的待辦清單,反而能利用「間歇式日記」更有效的一步一步推進重要的目標工作。




「間歇式日記」的寫法、技巧與範例

現在我們知道,「間歇式日記」是在「任務與任務切換之間的間歇空檔」撰寫,接下來就要說明「如何撰寫」?

那麼,「間歇式日記」有什麼樣的寫法規則呢?下面就用我自己練習的實際範例來說明。

下圖就是我的練習範例,基本寫法很簡單,每一次撰寫「間歇式日記」時就是撰寫三大部分:
  • 時間戳記
    • 在任務與任務切換之間的空檔撰寫,先寫下剛剛完成的任務的時間戳記。
  • 用幾個句子(而非關鍵字或簡短清單),記錄自己剛剛完成了什麼,並且把大腦中對這件事情還在煩惱的部分都寫出來
    • 透過日記把大腦清空,寫完後,才能放下對於前一個任務的疑慮,也能記錄前一個任務還有什麼尚未完成的部分。
    • 這樣一來,大腦清空後,可以更安心的去做下一個工作。
    • 之後要接續回前一個任務時,也能清楚記得尚未完成的部分是什麼。
  • 用幾個句子,寫下接下來要做什麼,並且思考有沒有可以立刻推進的下一步行動、第一步行動
    • 這裡最重要的效果是,利用兩三分鐘的時間,讓大腦動一下,思考下一件事情有沒有「現在的我可以推進」的最簡單行動。
    • 這樣一來,我們就能縮定最簡單行動,而非是困難又不想做的任務結果。
    • 之後有時間可以執行任務時,便能更快採取下一步行動。

下圖就是我練習的範例,包含了某一天上午到中午,「好幾次」的「間歇式日記」,我用「黑色粗體字」標出來的部分,就是上述的兩大結構:
  • 把大腦中對前一件事情還在煩惱的部分都寫出來
  • 思考有沒有可以立刻推進的下一步行動、第一步行動



讓我來解釋一下上述範例中,幾個關鍵的銜接、轉折點,以及「間歇式日記」如何發揮效果:
  • 你可以看到,在早上寫下第一則「間歇式日記」時,我記錄了 6:30 完成的一件事情,並把這件事情中還在煩惱的部分寫出來,覺得可以「先統整到一頁的可列印範本中」。
    • 同一時間,我想到今天還需要處理一堂課程的練習表單設計,但我進一步思考今天我可以先做的第一步簡單行動是「先列出幾個互動問答就好」。
  • 7:00 我先去處理了一些家務
  • 8:00 回到工作狀態後,我根據前一段「間歇式日記」設想的第一步行動,採取這個最簡單行動並完成了。
    • 在記錄完成這件事情的過程中,我又繼續思考這件事情未完成的部分,如何採取下一步行動來跟進,於是決定「先以老婆為對象去訪談」。
  • 9:00 後又插入了不少家務
    • 但是在寫「間歇式日記」的空檔中,我還是利用2~3分鐘時間,思考了一個推進目標工作的簡單策略,決定「先在紙上手繪一個清單草稿版本就好」。
  • 於是到了中午 12:30 ,我對應前面「間歇式日記」思考的步驟,吃完飯找到空檔跟老婆快速訪談。
  • 到了下午一點,我又對應前面「間歇式日記」思考的下一步行動,先在紙上把清單範本手繪出來。
這大概就是一個我練習運用「間歇式日記」的流程,你可以發現最大的效果就在於:

寫間歇日記,幫助我們放下未完成的焦慮,並促進我們思考更有效的行動策略,於是後續有時間時,就更能接續前面的行動,並立即採取可行的下一步行動。

而如果缺少了這些間歇時間中的策略思考日記,在單純條列式的待辦清單中,我們可能只會覺得事情很多、很難、一直拖延等重重阻礙,也感受不到完成與推進的喜悅。




結語:間歇日記與待辦清單的對比

「間歇式日記」執行方式簡單不複雜,而且並不需要什麼特定工具,無論是筆記、待辦清單,乃至於紙張都可以實現。

但是,透過上述的方法與範例分析,我們可以看到「間歇式日記」和傳統待辦清單之間的對比:
  • 邊做邊寫,不一定需要先花時間規劃
    • 待辦清單可能還要花很多時間做事先規劃,但又往往無法照著執行
  • 利用極短的間歇空檔,做關鍵的行動策略思考
    • 待辦清單可能條列了很多事項,但可能只有收集要做的事,卻沒有真正深入思考要採取的有效行動
  • 清空大腦,補上行動之外的難題、想法和各種疑慮
    • 待辦清單往往只有看起來完美的執行事項,但事情背後各種還在大腦中的糾結思緒,沒有地方安放
  • 用下一步行動,銜接下一步行動,而非在一大堆未完成事情中做選擇
    • 待辦清單可能造成我們在許多未完成事項當下猶豫、拖延,不知道如何做選擇。

當然,從我個人的角度來看,並非要大家一定要放棄待辦清單,畢竟我自己也有一套如何規畫有效行動清單的流程,目前我也依然是如此來規劃待辦清單:「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧」。

但是不同的方法與系統,一方面可以帶給我們啟發,不一定要全部跟著用,但一定能帶給自己原本的系統一些修正。另一方面,針對遇到不同情境與問題的朋友,或許需要的正是不同的方法。

而今天跟大家分享的「間歇式日記」,就是這樣一個值得你試試看的待辦清單管理系統。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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