把溝通,變成一份文件



在最近一次關於遠距工作技巧的課程中,練習最後,有學員提問到:「雖然多人協作文件很方便,但是公司有自己的公文系統、正式文書格式,這樣使用協作文件的機率會不會反而很低?或者協作後還要轉成公司的公文格式,反而麻煩?」

像是公家單位都有既定的公文書系統,這時候是不是協作文件就派不上用場了呢?

我們可以從兩個角度回答這個問題,協作文件的用途有兩種:
  • 取代原本合作文件時的檔案傳遞、整合與版本管理等繁瑣步驟,節省時間。
    • 例如有一份會議記錄(備忘錄),原本要由一位負責同事先擬好,接著分別寄給不同的與會者,每個與會者一一回覆修改之處,負責同事整合後,再寄出新版本給所有與會者,如果有人又要修改,就要重複前述的複雜流程。不僅進度慢,還增加大家的工作時間,而一份協作文件往往就能解決問題。
    • 如果這份備忘錄,最後要完成正式的公文,可以先協作完成九成內容後(節省九成工作的時間),再轉成需要的檔案格式進行最後版面修改。
  • 取代原本在即時通、電話、電子郵件中的零碎溝通。
    • 但是除了「原本需要合作的文件」變成協作文件來節省時間外,其實協作文件還有一個很重要的用途,這個用途是原本我們沒有意識到應該用文件整理的需求,一旦轉成文件,從而也能大幅的提升效能。
    • 那就是把原本會用即時通、郵件討論的溝通內容,一開始就盡量利用協作文件來完成。
今天這篇文章,就來分享為什麼值得「把溝通,變成一份文件」,又會帶來哪些好處,與如何克服某些障礙。





零散即時通、臨時電話,都需要再一封好好講清楚的郵件

常常會接到一些臨時要找我討論事情的電話,電話中可能有些事情溝通清楚了,有些事情還要我進一步處理,

但我都會請對方再把剛剛跟我討論與確認的重點(包含已經確定、尚未確定的重點),寄一封郵件給我。

這個動作有幾個好處:
  • 電話中常常難以做筆記(尤其如果還在走路或移動),很可能聽了之後才要記,就漏掉幾個重點。請對方討論確認後,寄一封郵件過來,這樣就不會漏掉對方希望我確認的重點(就算漏掉,也是對方的遺漏)。
  • 電話中雖然看起來適合直接溝通,但有可能雙方腦中的理解並不相同,請對方再寄一封郵件,透過文字再次確認我的理解是否正確,絕對是防止工作出錯的好方法。
  • 郵件本身更適合做任務排程,如果有好的郵件整理習慣,那麼這封郵件就可以成為一個有效的待辦任務,方便我管理。



當然,反過來的情況,可能有些事情我需要跟客戶、老闆或同事確認,我也習慣先寫好一封架構清楚、行動明確、資料足夠的郵件,寄給對方後,再用電話提醒對方確認,並在電話中提示某些重點。

也可能有些事情要先電話、即時通確認,但確認後,我也一定會主動用一封郵件再跟對方確認一次。(並提醒對方再次確認一下郵件,即使剛剛我們電話聊過了)

這種時候,一封架構完整、行動清楚、資料足夠的郵件,其實就是一份好的溝通文件,比起即時通或電話可以帶來幾個好處:
  • 有足夠參考的資料
  • 有完整理解的結構
  • 有明確要做什麼行動的記錄
  • 而且經過雙方白紙黑字的認可
當然,如果你的郵件寫得像是「即時通」一樣零碎,那就沒有上述好處了。(延伸學習:學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則




但是,幾封追加更新的郵件,不如一份同步更新的協作文件

即時通、電話、郵件作為通知提醒是很好用的,但正式資料、任務交辦,乃至於想法討論,應該要在文件中。

尤其當進行一個專案、任務時,往往會遇到許多變動的情況,可能是要補充、更新資料,可能有新的行動要交辦,更可能就是有臨時意外需要更動之前的安排。

這時候,即使前面那一封郵件寫得再完整,如果遇到變動時,只是發一封郵件更新其中某幾項細節,久而久之,一個任務如果產生出五個以上的變動,那就是五封以上的郵件更新數量!

或許我們會覺得「自己都有確實傳達啊!」但數量愈來愈多的更新,又分散在眾多郵件、即時通中,難道我們放心的預期對方有很棒的任務管理技巧、專案管理方法,都有確實的把這些零散的更新,放進自己的管理系統中嗎?(延伸教學:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?



起碼我是不放心的,所以,與其用一大堆郵件、即時通來更新、確認,不如一開始就「在一份協作文件上溝通」。

這時候更進一步,是給對方一份可以一起協作、同步更新的文件,反而這時候一開始寫得還不完整也沒關係,只要告知對方,有任何新進度、新資料、新行動,都會即時更新在這份協作文件,只要上去確認即可。

這樣一來,其實是幫自己著想,更是幫對方著想,雙方合作時不用在分散的訊息裡面確認到底哪個是正確的新版本、哪裡有最新插入的行動。而是有「一份協作文件」,上面就是我們目前最新的企劃、最新的專案規格、最新加入的行動流程,任何溝通都在上面即時更新,也留下完整記錄。任何確認也只要到這單獨一份協作文件看,反而更能精準地抓住現在最新版本資訊、最新下一步行動。





然而,有時候就是有臨時狀況怎麼辦?

  • 也不是說都不要即時通、郵件、電話,這些工具的通知還是需要的,例如緊急通知,或者有些需要先打好招呼的討論。
    • 讓即時通、郵件、電話扮演提醒的角色,但不要在這樣零碎的工具中講太多(那往往是更多時間的浪費,卻不一定能精準的傳達任務),而要引導到「協作文件」才是溝通的記錄、確認、理解中心,緊急通知的同時,伴隨之前協作的文件,這樣你的任務可以交辦得更具體、完整、準確。

  • 很多時候,即時溝通會把不是緊急情況的事情變成緊急情況。
    • 因為失去背景架構,什麼事情簡短幾句話,看起來都像是緊急馬上要做的交辦。
    • 如果能回到真正的專案協作文件上去看(這時候,文件的定義不一定是文件,也可能是一個專案看板、完整任務待辦清單、專案資料庫等等),才能搞清楚一件臨時、意外行動的輕重緩急

  • 在即時通、郵件零散的管理與提醒任務,最後雙方都變得雜亂與遺漏,整個專案也會變得破碎與難以整理,最後就只好來一件事情處理一件,更無法有精準、整體的管理。
    • 回想看看類似的情況,一個專案,每天好幾封郵件、訊息來來去去,裡面有些是資訊更新,有些是行動加入,連續五天都是這樣,這時候,你還能輕鬆、準確的掌控這個專案的大小事情,你還知道自己最重要的下一步行動是什麼嗎?跟你合作的人同樣也已經昏頭亂向了?
    • 但如果這些溝通都保持在「一份專案文件」中,那麼無論怎麼變動、更新,都在同一份專案文件的架構裡,事情本身是不會變得更容易,但我們處理事情的流程一定會變得更簡單。




我可以怎麼開始做?

  • 下次要跟他人指派一個行動,克制一下即時通、郵件立刻傳出去的簡單衝動,先想想這個行動背後是不是有一個大任務(甚至大專案),如果我現在只是先簡單交代這個行動,以後要不斷更新、增減、調整更多資料與行動時,會不會愈來愈亂?
    • 與其如此,不如一開始就直接跟對方協作一份文件,在文件中先把目前的專案任務架構好(寫清楚目前理解的部分即可),也在上面交辦行動。
    • 之後如果這個專案任務有更新,就一起在這份協作文件上更新,他可以更新執行狀態、問題,你可以更新任務規格、意外處理。
    • 但最後,你們雙方都只要在這份協作文件上確認,確保沒有遺漏、沒有重工、沒有誤解,也強化彼此的目標共識、下一步行動共識。

  • 下次要一起討論某個企劃的想法,收集某個主題的資料,克制一下開始在即時通、郵件中你來我往的交換,先想想這個討論會不會是要延續好幾天、好幾週的?如果不是當下兩三句話就能解決,那討論個好幾天後,我還能輕鬆找到之前的想法與資料嗎?
    • 與其如此,不如一開始就在一份協作文件中累積長期討論,大家都可以在上面新增資料、更新架構,累積一路走來的各種想法。
    • 最後需要整理、回顧之前的資料時,也知道有這一份協作文件可以精準地找到。


開始一個合作任務,開始一個長期溝通,就開始一份協作文件,這個協作文件可能是像 Google 文件,或是 Google 試算表,或是 Notion 資料庫,或是 Evernote 的記事本,也可能是 Trello 的專案看板

他們不只是我們原本文件的取代,協作文件其實更可以是我們即時通、郵件、電話這類溝通工具的取代,讓溝通成為一份文件,也讓工作更精準、更聚焦、更有效率。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:把溝通,變成一份文件

留言

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

把筆記寫成一本屬於你自己的書,寫作式筆記的四個步驟

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

PhotoRoom 線上免費版修圖工具中最強大的自動去背、刪除人物

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片