把溝通，變成一份文件
像是公家單位都有既定的公文書系統，這時候是不是協作文件就派不上用場了呢？
我們可以從兩個角度回答這個問題，協作文件的用途有兩種：
- 取代原本合作文件時的檔案傳遞、整合與版本管理等繁瑣步驟，節省時間。
- 例如有一份會議記錄（備忘錄），原本要由一位負責同事先擬好，接著分別寄給不同的與會者，每個與會者一一回覆修改之處，負責同事整合後，再寄出新版本給所有與會者，如果有人又要修改，就要重複前述的複雜流程。不僅進度慢，還增加大家的工作時間，而一份協作文件往往就能解決問題。
- 如果這份備忘錄，最後要完成正式的公文，可以先協作完成九成內容後（節省九成工作的時間），再轉成需要的檔案格式進行最後版面修改。
- 取代原本在即時通、電話、電子郵件中的零碎溝通。
- 但是除了「原本需要合作的文件」變成協作文件來節省時間外，其實協作文件還有一個很重要的用途，這個用途是原本我們沒有意識到應該用文件整理的需求，一旦轉成文件，從而也能大幅的提升效能。
- 那就是把原本會用即時通、郵件討論的溝通內容，一開始就盡量利用協作文件來完成。
今天這篇文章，就來分享為什麼值得「把溝通，變成一份文件」，又會帶來哪些好處，與如何克服某些障礙。
零散即時通、臨時電話，都需要再一封好好講清楚的郵件
常常會接到一些臨時要找我討論事情的電話，電話中可能有些事情溝通清楚了，有些事情還要我進一步處理，
但我都會請對方再把剛剛跟我討論與確認的重點（包含已經確定、尚未確定的重點），寄一封郵件給我。
這個動作有幾個好處：
當然，反過來的情況，可能有些事情我需要跟客戶、老闆或同事確認，我也習慣先寫好一封架構清楚、行動明確、資料足夠的郵件，寄給對方後，再用電話提醒對方確認，並在電話中提示某些重點。
- 電話中常常難以做筆記（尤其如果還在走路或移動），很可能聽了之後才要記，就漏掉幾個重點。請對方討論確認後，寄一封郵件過來，這樣就不會漏掉對方希望我確認的重點（就算漏掉，也是對方的遺漏）。
- 電話中雖然看起來適合直接溝通，但有可能雙方腦中的理解並不相同，請對方再寄一封郵件，透過文字再次確認我的理解是否正確，絕對是防止工作出錯的好方法。
- 郵件本身更適合做任務排程，如果有好的郵件整理習慣，那麼這封郵件就可以成為一個有效的待辦任務，方便我管理。
也可能有些事情要先電話、即時通確認，但確認後，我也一定會主動用一封郵件再跟對方確認一次。（並提醒對方再次確認一下郵件，即使剛剛我們電話聊過了）
這種時候，一封架構完整、行動清楚、資料足夠的郵件，其實就是一份好的溝通文件，比起即時通或電話可以帶來幾個好處：
- 有足夠參考的資料
- 有完整理解的結構
- 有明確要做什麼行動的記錄
- 而且經過雙方白紙黑字的認可
但是，幾封追加更新的郵件，不如一份同步更新的協作文件
即時通、電話、郵件作為通知提醒是很好用的，但正式資料、任務交辦，乃至於想法討論，應該要在文件中。
尤其當進行一個專案、任務時，往往會遇到許多變動的情況，可能是要補充、更新資料，可能有新的行動要交辦，更可能就是有臨時意外需要更動之前的安排。
這時候，即使前面那一封郵件寫得再完整，如果遇到變動時，只是發一封郵件更新其中某幾項細節，久而久之，一個任務如果產生出五個以上的變動，那就是五封以上的郵件更新數量！
或許我們會覺得「自己都有確實傳達啊！」但數量愈來愈多的更新，又分散在眾多郵件、即時通中，難道我們放心的預期對方有很棒的任務管理技巧、專案管理方法，都有確實的把這些零散的更新，放進自己的管理系統中嗎？（延伸教學：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）
起碼我是不放心的，所以，與其用一大堆郵件、即時通來更新、確認，不如一開始就「在一份協作文件上溝通」。
這時候更進一步，是給對方一份可以一起協作、同步更新的文件，反而這時候一開始寫得還不完整也沒關係，只要告知對方，有任何新進度、新資料、新行動，都會即時更新在這份協作文件，只要上去確認即可。
這樣一來，其實是幫自己著想，更是幫對方著想，雙方合作時不用在分散的訊息裡面確認到底哪個是正確的新版本、哪裡有最新插入的行動。而是有「一份協作文件」，上面就是我們目前最新的企劃、最新的專案規格、最新加入的行動流程，任何溝通都在上面即時更新，也留下完整記錄。任何確認也只要到這單獨一份協作文件看，反而更能精準地抓住現在最新版本資訊、最新下一步行動。
然而，有時候就是有臨時狀況怎麼辦？
- 也不是說都不要即時通、郵件、電話，這些工具的通知還是需要的，例如緊急通知，或者有些需要先打好招呼的討論。
- 讓即時通、郵件、電話扮演提醒的角色，但不要在這樣零碎的工具中講太多（那往往是更多時間的浪費，卻不一定能精準的傳達任務），而要引導到「協作文件」才是溝通的記錄、確認、理解中心，緊急通知的同時，伴隨之前協作的文件，這樣你的任務可以交辦得更具體、完整、準確。
- 很多時候，即時溝通會把不是緊急情況的事情變成緊急情況。
- 因為失去背景架構，什麼事情簡短幾句話，看起來都像是緊急馬上要做的交辦。
- 如果能回到真正的專案協作文件上去看（這時候，文件的定義不一定是文件，也可能是一個專案看板、完整任務待辦清單、專案資料庫等等），才能搞清楚一件臨時、意外行動的輕重緩急。
- 在即時通、郵件零散的管理與提醒任務，最後雙方都變得雜亂與遺漏，整個專案也會變得破碎與難以整理，最後就只好來一件事情處理一件，更無法有精準、整體的管理。
- 回想看看類似的情況，一個專案，每天好幾封郵件、訊息來來去去，裡面有些是資訊更新，有些是行動加入，連續五天都是這樣，這時候，你還能輕鬆、準確的掌控這個專案的大小事情，你還知道自己最重要的下一步行動是什麼嗎？跟你合作的人同樣也已經昏頭亂向了？
- 但如果這些溝通都保持在「一份專案文件」中，那麼無論怎麼變動、更新，都在同一份專案文件的架構裡，事情本身是不會變得更容易，但我們處理事情的流程一定會變得更簡單。
我可以怎麼開始做？
- 下次要跟他人指派一個行動，克制一下即時通、郵件立刻傳出去的簡單衝動，先想想這個行動背後是不是有一個大任務（甚至大專案），如果我現在只是先簡單交代這個行動，以後要不斷更新、增減、調整更多資料與行動時，會不會愈來愈亂？
- 與其如此，不如一開始就直接跟對方協作一份文件，在文件中先把目前的專案任務架構好（寫清楚目前理解的部分即可），也在上面交辦行動。
- 之後如果這個專案任務有更新，就一起在這份協作文件上更新，他可以更新執行狀態、問題，你可以更新任務規格、意外處理。
- 但最後，你們雙方都只要在這份協作文件上確認，確保沒有遺漏、沒有重工、沒有誤解，也強化彼此的目標共識、下一步行動共識。
- 下次要一起討論某個企劃的想法，收集某個主題的資料，克制一下開始在即時通、郵件中你來我往的交換，先想想這個討論會不會是要延續好幾天、好幾週的？如果不是當下兩三句話就能解決，那討論個好幾天後，我還能輕鬆找到之前的想法與資料嗎？
- 與其如此，不如一開始就在一份協作文件中累積長期討論，大家都可以在上面新增資料、更新架構，累積一路走來的各種想法。
- 最後需要整理、回顧之前的資料時，也知道有這一份協作文件可以精準地找到。
開始一個合作任務，開始一個長期溝通，就開始一份協作文件，這個協作文件可能是像 Google 文件，或是 Google 試算表，或是 Notion 資料庫，或是 Evernote 的記事本，也可能是 Trello 的專案看板。
他們不只是我們原本文件的取代，協作文件其實更可以是我們即時通、郵件、電話這類溝通工具的取代，讓溝通成為一份文件，也讓工作更精準、更聚焦、更有效率。
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把文件，變成一種溝通
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