利用 Trello 強大新功能 Dashcards ,打造跨專案管理儀表板教學



Trello 中當一次進行多個專案,開啟了更多看板,這時候不同看板中包含了更多我們應該要關注、執行的任務卡片。於是在這樣的情況下,要如何為自己建立一個「追蹤、過濾、統整」所有不同專案中任務卡片的機制,可以有效的注意、進入到這些繁雜任務的狀態呢?

這就很像我之前提到的「建立時間管理入口」的價值:

如果說 Trello 中也可以有一個統整頁面:
  • 自動彙整來自不同專案看板的內容
  • 自動過濾出需要執行、管理的任務卡片
這樣管理起 Trello 將會更加輕鬆有效率。

目前在 Trello 的付費版本中,有一個「 View 顯示圖」功能,可以透過時間表、行事曆等樣式,統一管理不同專案看板中的任務卡片。

而如果你是 Trello 免費帳戶的使用者,那麼最近 Trello 也推出了一個新功能:「 Dashcards (儀表卡)」,透過簡單的設定,我們可以設計出統一的、視覺化的監控看板,在這裏面輕鬆地看到自己這個禮拜應該緊急完成的任務,追蹤某些重要任務的完成狀態,注意到某些已經過期的任務,即使他們可能原本散落在不同的專案看板當中




開啟 Power-up 的 Dashcards (儀表卡)功能

想要啟用「 Dashcards (儀表卡)」,可以開啟 Power-up 清單,蒐尋找到「 Dashcards (儀表卡)」,直接安裝並完成授權步驟即可。






設定 Dashcards (儀表卡)過濾機制教學

「 Dashcards (儀表卡)」的基本功能是可以設計「篩選條件」,過濾出「同一個工作區」符合條件的所有卡片。


例如我的團隊工作區中有 9 個專案看板,我可以利用「 Dashcards (儀表卡)」過濾出所有指派給我且本週到期的任務,這時候「 Dashcards (儀表卡)」上會顯示我有 11 個任務需要完成,點開後也可以統一看到來自不同專案看板中本週我要完成的任務。




開啟「 Dashcards (儀表卡)」,有一些預設範本可以使用,也可以從頭到尾自訂。




  • 先修改「 Dashcards (儀表卡)」名稱。
  • 更換卡片的背景圖。
  • 設定要從哪些看板過濾,或是過濾整個工作區的所有看板。(也可以針對某個列表來過濾)
  • 設定篩選條件,例如指派給我的卡片。
  • 可以有多條過濾條件,例如再加上截止日期在本週內。




如何使用「 Dashcards (儀表卡)」?

於是我會獲得一張「 Dashcards (儀表卡)」,顯示過濾出多少數量的任務。




點進卡片,會列出符合條件的卡片清單。




進入下一層「探索和編輯」清單,可以看得更完整的卡片資訊。

點開連結,就能快速跳轉到相應專案看板的任務卡片。




這張「 Dashcards (儀表卡)」可以跟一張任務卡片一樣,指派成員、設定時間、插入附件、留言討論等等。





「 Dashcards (儀表卡)」應用案例舉例

  • 應用案例:建立一個 Trello 上的時間管理入口
    • 假設在工作區中,同時進行很多個專案,那麼我可以建立一個「管理入口儀表板」的看板,裡面全部以「 Dashcards (儀表卡)」構成。
    • 有我要執行的任務儀表卡,有我要追蹤的任務儀表卡,有剛剛新增而我還需要確認的任務儀表卡,這樣一來,我只要專注在這個入口,就能管理好跨專案的不同類型任務。
  • Evernote 新的首頁功能也有異曲同工之妙。



  • 應用案例:理財專案
    • 「 Dashcards (儀表卡)」還有一個進階應用方式,那就是可以做基本的數字資料加總、平均計算,進行不同任務卡片中的所有數字欄位加總。
    • 例如我曾經寫過一篇用 Trello 設計理財專案的文章,裡面提到可以用自訂欄位功能設計像是金額欄位,這時候,「 Dashcards (儀表卡)」可以把所有包含金額欄位的卡片進行加總,於是你可以獲得目前的總金額。(參考文章:如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本
    • 不過「自訂欄位」現在是付費帳號專屬的功能。



善用 Trello 「 Dashcards (儀表卡)」功能,我們可以在一個統一的管理面板中,計算每個團隊成員的工作量,提醒快到期的任務,追蹤重要任務等等,可以說是 Trello 近期最強大的更新,值得好好善用。

推薦大家可以延伸閱讀:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:利用 Trello 強大新功能 Dashcards ,打造跨專案管理儀表板教學

留言

  1. 請問APP是否無法瀏覽儀表卡的內容?

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

為 2023 的自己準備好一套個人數位生產力系統,線上課問題募集中

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片