2022起始:九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行



我自己喜歡實踐的時間管理方法是「系統性」的,也就是能從目標規劃、行動設計、時間安排到覆盤檢視,兼顧工作上的各種專案、雜事,生活裡的多樣目標、習慣,建立一套完整的工作流程。不過,這樣「系統性」的時間管理方法,雖然不一定就是難以上手,只是一定「需要時間累積」慢慢習慣與建構。

而如果我們需要一些立即可以發生改變的技巧,幫助自己在面對時間管理卡關阻礙時,先突破目前的困境,那麼,今天這篇文章,正是要為大家推薦這樣的生產力小技巧。

如果說我常常在電腦玩物上撰寫的「每週子彈行動清單」、「數位子彈筆記系統」、「進攻行事曆」、「時間數據化追蹤」等等方法,是相對需要時間累積才能產生效果的系統性方法,或是需要學習新工具才能上手的習慣。

那麼下面這九個生產力技巧,不需要依靠特定工具,立刻就能開始執行,也沒有太困難的方法論或需要準備。手邊任何的紙張、鐘錶,電腦手機上任何簡單的文件、筆記、行事曆,都可以完成,但是都能有機會發揮改變的效果,值得我們試試看,並且簡單立即可行。




01. 感性自動聚焦時間管理法

教學文章:不想做就別做!感性自動聚焦時間管理法

如果一般列待辦清單的方法,會讓你覺得充滿壓力,看到一大堆無法完成的任務更是充滿挫折,而在充滿無數未完成事項的清單上常常讓自己無所適從,不知道如何選擇。那麼你或許很適合試試看上述的「自動聚焦時間管理法」。

這是英國時間管理專家 Mark Forster 在《明天再做》中提出的技巧,挑戰傳統嚴肅的時間管理法,尋找一種讓你獲得「想做事情的動力」的時間管理技巧。

時間管理最重要的一件事情,或許事先告訴自己,做不到的我沒錯,我只是需要一個更感性、更有動力一點的技巧。

「自動聚焦時間管理法」的基本技巧如下:
  • 列出清單,但不要為事情分輕重,別用理性壓抑感性
  • 由上到下瀏覽清單,去做那個你「更想做」的事情
    • 瀏覽清單,遇到第一件想做的事情,做一個記號
    • 繼續瀏覽,尋找「有沒有比前一件想做的事情『更想做』的任務」,只要遇到,就將其加上記號
    • 直到瀏覽到清單的尾端,找不到比前一件任務更想做的事情時,那麼就回頭執行前一件做了「想做記號」的任務
  • 做到完成或不想做為止,把尚未完成與新想到的任務列到尾端
  • 反覆上述動作,持續聚焦更想做的任務,直到今天工作結束



我自己目前當然不是用這樣的方法來管理自己的每週子彈行動清單,但是,我會利用「自動聚焦時間管理法」的技巧來選擇當日行動清單中「更想做」的行動。

例如我會快速瀏覽今天安排好的數個行動,選擇最想做的那個先做,而無論做的是哪一個,其實都是有效的利用當下的時間,發揮出完成任務的價值。




02. 未計畫時間表

教學文章:做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載

如果你常常覺得自己時間不夠用,或是不知道如何有效利用零碎時間,還是常常寫了一個任重道遠的計畫後反而拖延不想做,想做的時候發現時間還是衝突卡關,那麼,可能你非常適合練習看看「未計畫時間表」。

「未計畫時間表」可以幫助我看到空檔的存在,也幫助我正視實際上剩餘的時間到底有多少,並且這個時間表「不是事先計劃的」(計畫總是很難!),而是可以客觀幫助自己簡單的追蹤。

你只需要幾個步驟,就能練習看看未計畫時間表這個技巧:
  • 列出下一週被佔用的時間
  • 在表格的「每週主要目標」欄位,鎖定這週空檔時間適合完成的主要目標
  • 不是計劃,而是紀錄自己真實的空檔利用
我們常常對時間缺乏現實感,不僅不知道自己有多少空檔可以利用,也不知道自己其實有利用了多少時間。但這樣一張紀錄表,可以幫我們找回對時間的現實感,我可以結算這一週到底有多少時間投注在目標上。





03. 做了什麼清單

教學文章:用「做了什麼清單」翻轉待辦清單,克服拖延症

大多數待辦清單工具的設計,都是「消去法」。我們消去愈多,代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。看著很多還沒勾選的待辦清單,反而壓力更大?更容易拖延?

沒關係,讓我們先放下這個問題。與其去想辦法把待辦清單都打勾,不如試試看另外一種作法:「先不管我還要做什麼,先筆記下那我剛剛做了什麼?現在在做什麼?」

這就叫「做了什麼清單」,尤其當我遇到很挫折、很懶散、很沒有動力的時候, 我會把要完成待辦清單,改變成寫下「做了什麼清單」,你可以試試看下面幾個步驟:
  • 還是先列出一天的基本待辦清單,但愈少愈好
    • 可以的話,先推進這些進度,但不可以也沒關係!
  • 接著,無論做了什麼,都記錄下來自己實際做了什麼
  • 如果設定的進度一直沒有做?
    • 就想想有沒有跟這個目標專案有關,我可以做的其他事情。
  • 總之立刻做點什麼,並在清單留下紀錄。
只是反覆這樣做,於是一天結束後,任何人都可以有一個長串的「做了什麼」清單。這樣一個「做了什麼清單」,任何工具都可以做得到,無論是我用的 Evernote ,或是紙本筆記,還是一個簡單的 TXT 文字檔都可以,也不需要什麼特定的 App 或功能,記錄起來簡單快速。

這個做了什麼地完成清單,可以幫助我意識到必須做點什麼,即使和原本計畫的不一樣也沒關係。另外一個累積一天的做了什麼清單,回頭來看可能讓自己更有動力,也能幫助自己更有效評估每一天的行動效益。





04. 不辦清單

教學文章:我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?

時間管理的一個重要習慣,就是明確的知道自己什麼事情不要做,有時候少做一點原本會做的事情,就會大幅度的節省時間、提升效率。

所以如果要提升效能的時候,比起要多做些什麼的新計畫,或許「少做些什麼」,先去掉那些原本會做但不必要的事情,可能更加簡單直接又可行。

例如你可以這樣開始列你的「不辦清單」:
  • 每天的新聞 90% 不看。
  • 現在開始不再計較個人筆記的版面美觀。
  • 現在開始不再每天第一時間打開電子郵件信箱。
  • 早上絕對不打開社群媒體。
  • 等等
不過,上述的例子不是建議你這樣做喔!那只是我的不辦清單,你當然應該跟我不一樣。

只是有一個共通的重點,或許有些不辦清單會讓你覺得好像這樣做也不錯啊?真的不要做嗎?但這就是不辦清單的關鍵:

「不辦清單」不是必然不需要的事情,如果是這樣就沒意義了。「不辦清單」最大的價值就在於我知道那樣做會有一些好處,但我寧願犧牲他,來換取對我自己來說其他更大的好處。

現在開始,試試看列出你自己的不辦清單吧!




05. 精力熱點圖(Productivity Heat Map)

教學文章:列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律

我在早期的這篇文章提過:「時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則」,或許我們時間管理無效的原因,就是我們只在意時間、在意專注力,卻忘記還需要關注自己的精力,因為就算我有時間、想要專注,但只要身體疲累,也有可能什麼都做不了。

為了避免我們誤以為「24小時都是我可以安排的時間,都是可以排入任務的時間。」或許可以試試看畫這張簡單的「精力熱點圖」。

如果評估想像畫不出來,只要追蹤個幾天,其實我們就能更準確地把握住自己最有精力的時段,於是這時候我們就可以做兩件事:
  • 在適合的精力時段,安排適合的事。
  • 為下一個階段的精力補充做好準備。
很有可能,調整好自己的精力,你發現時間管理的問題就解決了。





06. 時間盒(Time Blocking)

教學文章:設計一份 Google 日曆範本,建立在家工作與學習的時間盒習慣

教學文章:畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情

若是覺得進攻行事曆要規劃專案進度不是那麼簡單就能整理清楚的,那麼或許可以先從「時間盒」的方法開始練習,逐漸掌控保護時間的技巧。

很多時候想要完成的某個有價值的事情,不一定真的需要很多的時間來完成,他們只是需要「你真的留下時間去完成」。

方法很簡單,就是設定出每一天我絕對不要被打擾,一定要用在自己要做的有價值事情上的時段,並且把這個時段預先在行事曆上保留下來。

你還可以設計一個「針對工作學習時間盒、生活規律習慣」的「範本時間表」,讓自己的在家工作與學習可以有一個「預先保護與約定」的規則。





07. 番茄鐘(Pomodoro)

教學文章:什麼是番茄鐘工作法?如何實踐?短時間專注衝刺真的有效嗎?

電腦玩物的讀者應該都很熟悉番茄鐘工作法了,番茄鐘工作法是什麼?
  • 短期專注25分鐘,休息5分鐘。這是一個番茄鐘
    • 專注時只專心做一件事
    • 休息時真的切換到其他放鬆的事情上
  • 重複四個番茄鐘後,休息15分鐘~30分鐘。
如果你真的非常容易分心,或是很難長時間維持專注,或是執行某些困難任務時常常缺乏動力,這時候也不需要什麼專屬的番茄鐘工具,只要打開一個手機鬧鐘,做一個簡單的計時設定,就能試試看利用番茄工作法來保持專注、獲得動力。





08. 莫法特休息法

教學文章:莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧

有時候我們沒有動力去推進待辦清單上排好的那件最重要的事情,然後就一直卡關在那邊,或是變成無所事事而消耗掉時間,我們覺得是自己拖延的問題,但其實真正的問題或許是:「為什麼我們要在那一件事情上那麼鑽牛角尖?為什麼只能做那件事情不可?」

往往我們同時有兩三件以上重要的事情,可能有工作上的,有人生中的,如果 A 卡關,為什麼不切換到 B 去執行看看,然後 B 做累了,切換到 C 試試看,說不定在 C 的執行中找到了 A 的靈感或動力,又可以回到 A 去推進。

這樣一來,我們就不會讓時間卡在那邊,而可以讓自己更有彈性、更有動力的去推進不同的重要事情,並且讓每件事情在更好的心情、更好的專注、更好的效能中完成。

這就是「莫法特休息法」,說是休息,因為是讓執行 B 成為 A 卡關時的休息,讓執行 C 成為 B 做累了時的休息。這是一種「積極休息」的技巧。

我們的累不一定是體力上的累,而是精神上的累。生理上我們需要休息,但精神上的休息,指的則是保持熱情、補充刺激。這時候可以透過上述切換工作的方式,更簡單完成。




09. 真正休息的技巧

教學文章:練習好好休息的七種方法,不用一口氣衝到終點

最後一個要跟大家推薦的生產力技巧,也是簡單立即可行。只是我們常常聚焦在時間管理那些挫折卡關的部分,而忽略了「自己的需要」,也就是常常是我們需要休息了!

我們大多數朋友都很會工作,但不一定會休息,甚而害怕休息。我們把休息當作「剩下的事」,隨便對待,於是無法獲得休息真正的好處。但工作與休息其實是一體兩面。

聰明、有品質,甚至比工作更嚴格的「休息方法」,有時是突破工作難關,有時是完滿人生價值更關鍵的環節。

所以最後這篇延伸教學,就推薦大家幾個可以立即休息的小技巧,幫助我們更有效推進工作。

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我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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