2022一張紙每日行動清單筆記範本,區分輕重緩急、保護零碎時間



雖然我們都會列待辦清單,但是如果工作太多太雜,有很多同時並行的專案,加上每天臨時的雜事,一大堆新舊工作如果只是一股腦地列在待辦清單上,那麼待辦清單往往只會累積愈來愈多做不完的工作。

更進一步的,這樣的待辦清單往往無法分清楚輕重緩急,於是每天的清單不僅帶來壓力,更有可能反而搞亂了我們的工作節奏與方向。

或許我們也曾經安排時間表,但太多臨時會議,還有不時插入的即時通訊討論干擾,加上自己免不了有時候會想懈怠、拖延,安排好的時間還是會被打亂,最後依然沒有時間執行排好的計畫。

要怎麼樣才能有效的規劃每日的行動清單?有效的安排時間呢?真正有效的行動清單並非是如何全部打勾完成的問題。更重要的是:
  • 什麼樣的行動清單,可以幫助自己更有效地在每一天的累積中持續推進目標,並讓重要的專案保持進度?
  • 什麼樣的行動清單可以有效的幫助自己善用每一天的零碎時間?
  • 什麼樣的行動清單可以幫助我區分雜事與要事,並做好每天可付出能量的妥善分配呢?
從這樣的問題解決方向出發,在 2022 年初,我想提供一份「每日行動清單」的筆記範本,可以套用在數位筆記工具中,也可以列印出來在一張紙上直接使用。我設計這個範本的用意,就在於透過制式的表格,引導自己去思考每日行動清單中上述的關鍵問題,幫自己做出更好的行動安排。


你可以複製一份 Google 文件版本,然後自行修改,或是將範本表格複製到你自己的筆記工具中。

或者下載 PDF 版本,直接列印出來在一張紙上就可撰寫使用。





保護專注時間的時間盒

在這份範本中,先從左方的時間表開始填起,但目的不是安排瑣碎的時間,而是要在安排每日行動清單之前,先意識到自己還剩下多少可以掌控的專注時間。
  • 畫出固定會議行程:
    • 所以我們可以先把今日已經確定的會議、行程畫出來,這種時間是已經固定且做好約定,可以看做是今天已經確實被占用的時段。
  • 畫出要保護的時間盒:
    • 接著,在剩餘的時段中,畫出自己要用來執行任務的「專注時間區塊」。透過「時間盒」的概念,把今天即將可利用的時間先畫出一部分保護起來。保護起來的用意,是這些時段盡可能不安排其他雜事或新的會議,而是要用來執行等等右方重要的任務與行動。
在這條時間表中,是以每一個小時為單位,但如果自己使用時能劃分到 30 分鐘為單位更好(1/2格),因為「時間顆粒度」愈小,愈能看到可利用的零碎空檔,安排行動的時候也會更有彈性。





預先選擇長程目標、中程專案的重要行動

接著我們可以在範本右方的表格中,開始規劃今日的待辦清單,而規劃行動清單最重要的是區分輕重緩急,這通常不能依靠直覺的判斷,因為直覺很容易把一些新的、臨時的、次要但緊急的事情當作重要),所以需要根據下面三個標準來評估:
  • 具體剩下多少時間,能做到多少事
    • 這就是前面我們先在時間表中規畫時間盒的用意,先讓自己意識到今日剩下多少可以專注使用的時段)
  • 長時間的累積、中程時間的預判、短時間的緊急度
    • 有些目標是長程的,或是需要持續累積的,現在或許看似不緊急,但如果沒有動手推進一些,那麼目標就永遠無法實現。
    • 有些專案有中程的、明確的截止日期,或許不是今天、明天,但如果沒有先預判現在應該推進的進度,那麼等到截止日期快到了就一定會開天窗。
    • 有些事情可能是臨時的、緊急的,也需要處理,但不能把所有時間都留給這類事情,而要有更多時間分配給長程目標、中程專案。
  • 自己選擇(長時間的累積、中程時間的預判),與外在接收(短時間的緊急度)
    • 通常長程目標、中程專案,在現在這個時候,不一定有外在的壓力在逼迫或提醒自己,所以必須在行動清單上做出自己的判斷選擇,並讓這些事情成為自己給自己的內在推動壓力。
    • 一個工作者仍然需要處理各種外在接收的瑣事任務,這時候只需要一個清單記住即可。但關鍵在以前我們的待辦清單可能只處理了最後這類事情,而這份範本要提醒我們先思考長程目標、中程專案的今日行動。



  • 長期持續目標的現階段產出
    • 在長期持續目標下方的格子,寫下起碼一件跟自己長期目標有關的任務。建議可以寫下大目標,以及目標下近期要完成的一個任務。
      • 長期目標:近期要完成任務
    • 例如我的大目標是持續在電腦玩物上寫作分享,近期要完成的一個任務是設計一個每日行動清單範本並寫成文章分享。
    • 或者像是今年有一個產品目標是完成一門新的線上課程,近期要完成的一個任務是先錄製3集 Podcast 做測試。
    • 填寫行動清單這部分需要的技巧是「產出小成果」,面對那些很長期的目標、年度以上的計畫,最怕的就是現在沒有去思考要產出什麼成果,也就不會真的認真去執行,最後目標也就無疾而終。
    • 所以透過範本這部分,強迫自己思考長期目標在現在可以產出的小成果是什麼,讓自己每天起碼有一些時間在累積對自己最有價值的目標。



  • 中期專案的現階段進度
    • 在中期專案進度下方的三個大格子,想想看那些有明確完成、交付日期的專案,有沒有哪三個專案應該開始推進進度?要推進什麼進度?
      • 中期專案:近期要完成進度
    • 例如我在出版社工作,手上有三本書籍專案各處理不同的進度上,這些專案可能距離完成還有時間,但這些進度如果不現在推進,後面專案就會有各種延宕。
    • 這裡需要的是「規劃」與「預判」,規劃出一個中期專案的不同階段性進度,從而可以回推每個月、每一週應該推進的進度,於是就能在今日預判出幾個月後專案應該現在要推進的任務。
    • 透過範本的這部分,強迫自己規劃、預判那些中期專案在今日要推進的進度,從而找出真正具有重要性、緊迫性的任務是什麼。
    • 但三個格子夠不夠呢?當然這份行動清單你可以根據自己需要自行修改,或許加入更多格子,或許減少格子。不過我們要先面對一個現實,從左方的時間表、時間盒中,我們到底剩餘的專注時間還有多少?是不是足以推動這些寫出來的中期專案進度呢?從這個角度來看,一天能夠推進三個專案的進度其實也已經是很高生產力的成果了。



  • 短期緊急瑣事
    • 把臨時接收到的小任務(不在前面的專案、目標中),或是一些例行瑣事,記錄到這個清單區間。
    • 這些可能都是外在接收的,雖然要做但對自己創造價值影響不大的事情,所以雖然要記住,但可以在專注時間之外、會議行程時間之外,那些空檔、零碎時間來執行。




拆解真正要執行的下一步行動

但是在長期持續目標、中期專案進度右方,都還有一個「今日行動清單」的格子,這是什麼用意呢?


這是為了因應許多朋友待辦清單上的一大問題,我看過許多的待辦清單,發現很多時候我們都只是在待辦清單寫下「要完成的理想任務、進度」:

但這時候只是我們「知道了」自己應該完成什麼事情,但卻少了下一個層次的思考:「我們如何有效地採取行動去完成這些事情」。

例如「設計一個每日行動清單範本並寫成文章分享」就是一個理想的任務進度,我知道自己應該要完成,但要怎麼採取行動才能完成呢?這時候我們要去思考可能面臨的各種阻礙,例如自己的拖延?任務本身的難關?時間的破碎?等等問題,於是就需要有「下一步行動」的拆解思考:
  • 時間很破碎?先製作一個模擬的範本,而不用一口氣把整篇文章寫好。
  • 自己可能拖延?先列出要解決的問題並修正為開場白,不用有壓力要馬上寫深入的解析。
  • 任務本身的難關?有了前面兩步行動,我就根據模擬範本、開場問題,先寫出解決問題的草稿即可。
如果我們的待辦清單停留「知道」自己要完成什麼任務,這時候會有各種理由來阻礙我們去執行他,甚至看到這些任務就不想動手。

但若是我們可以往下拆解出「可以採取什麼行動」,那麼當出現可以專注執行的時間時(也就是前面畫時間盒的用意),我們就能更容易的挑選一個行動來執行,而這樣任務也就能真正往前推進。

也就是說,長期持續目標、中期專案進度右方的今日行動,是和左方時間表的專注時間盒對應的,這些行動就是要在這些專注時間裡優先執行的。

 




要注意的就是,當我們左方的時間盒已經無法畫出太多專注時間時,右方的任務、行動安排就要有相應的節制,因為時間不夠,寫上再多行動反而會搞亂自己的執行次序。所以這邊建議在根據左方可以保護的時間盒有多少的前提下,節制地寫下今日真正需要、可以完成的下一步行動即可。

所以這份每日行動清單範本的設計,左方的時間盒、右方的今日行動清單是要彼此平衡呼應的。







覆盤筆記欄位

在這個範本中,針對長期持續目標、中期推進專案,還有整日的行動清單下方,我都額外設計了一個「覆盤筆記區」,這個區域當然可以讓你自由寫筆記,反省今日工作,或是寫「間歇式日記」。


但我其實也有預設這個區塊應該優先填寫的內容,那就是用來「反思與策劃明天或未來要繼續推進的事」
  • 今天完成的行動之後,要接續的下一步行動
    • 例如完成了這個範本與文章的撰寫後,下一步應該跟自己的新書專案做結合。
  • 今天無法完成,如何重新拆解行動
    • 例如今天因為發生任何狀況,導致某些進度推進不理想,明天之後如何重新拆解行動來推進。
  • 在今天的執行過程中,想到一些之後可以推進的目標任務、專案進度與行動。
把這些今日之後還要推進的行動,寫在這幾個覆盤筆記區,想到就寫下來,下一張行動清單就可以繼續參考使用。





當然,如果你讀過我在電腦玩物的這篇文章:「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧」,就會看出在我自己真實的實踐中,其實我已經盡可能的化繁為簡,我的待辦清單其實就只是一個簡單的每日大綱清單而已。

但是,即使在簡單的大綱清單中,這篇文章提到的幾個關鍵思考點卻一個都不缺少:
  • 我一樣先考慮自己被占用的時間,以及剩餘可掌控的時間,在保護好時間盒的情況下安排不過多也不會太少的任務。
  • 同樣需要同時考慮長期目標、中期專案、短期任務之間的比例分配,並且每一天都要推進長期目標、中期專案。
  • 不能只是列出任務,更要拆解具體可以採取的下一步行動是什麼。
  • 一邊執行,一邊覆盤並拆解之後接續要採取的行動。
而這篇文章提供的「2022一張紙每日行動清單筆記範本」,則是把這些在列每日行動清單時的關鍵思考點「具體形象化」,可以幫助我們練習這幾種層次的思考,從而養成習慣。而養成習慣後,或許你也能回歸簡單的大綱清單即可。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 如果配合 EverNote 的子彈筆記清單, 那麼要先看 Google Docs 的規劃表, 再確認子彈筆記 ?
    如果要整合在一起的話,也許 在 EverNote 插個 Google Docs 連結會比較方便。


    另外, PDF 版的格式, 如果配合 iPad + GoodNote 應該會很好用。

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    1. 這就像我文章最後說的,規劃範本主要是引導我們養成思考這些關鍵點的習慣。

      像我自己,其實就是直接在 Evernote 中寫子彈筆記即可。

      不過如果這個表格要用到 Evernote 中也可以喔,直接複製表格到 Evernote 貼上即可。

      因為,其實這個表格我是在 Evernote 中設計的,設計完才貼上 Google 文件XD

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  2. 一直產出干貨,你要雷蒙那種收費的怎麼混下去

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    1. 無法同意更多,不是攻擊,而是比較而來。

      他那種就是賣懶人包,基本版,幫你消化完的(或啃完)。
      但還有很多精華或是Know how,以及使用上碰到的問題及經驗,在這裡比多回饋及分享。只能說願意花時間自學的,來這邊可以學到更多。

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