[高效能職場筆記法-5] 設計連結,減少生產力摩擦,降低整理時間



什麼是「生產力摩擦」?例如看到待辦清單上的一個行動,要執行時發現需要一些資料,於是打開自己的雲端硬碟開始把需要的資料找出來,但可能一下子又忘記資料放到哪個資料夾,於是在好幾個步驟後,花了不少時間才終於可以開始執行行動。或者,因為「好幾個步驟」的摩擦力太大,導致自己開始拖延這件事情。

所以,如何減少生產力摩擦,是我們值得為自己設計的工作流程。讓自己在兼顧不同行動、獲取執行需要的資料、管理專案與付諸執行等過程中,減少各種切換步驟,一方面可以節省時間,一方面可以讓自己更容易進入心流

而減少生產力摩擦的一個可行具體技巧,就是善用「連結」。或許看起來不是什麼驚奇功能,但確實光是「設計好連結」,我們就能有效提升生產力。




連結,是數位雲端資料整理的關鍵功能,Google文件之間可以互連(參考:Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集,四個高效率的管理邏輯),Evernote筆記之間可以互連(參考:Evernote 教你徹底活用記事連結:整理筆記最有效的 7 個案例), Trello 有任務卡片之間的連結(參考:Trello 任務卡片連結:跨看板整理任務更加輕鬆)。Roam ResearchObsidianNotion 則有自動反向(雙向)連結。

透過連結,不同的數位工具之間也可以做出有效的串聯(例如在 Evernote 筆記中插入一封 Gmail 原始郵件的網址)。這些連結功能,都有助於更有彈性的知識庫整理、專案任務排程。

尤其在筆記工具與方法中,善用連結,可以解決很多整理問題。

看到行動時,不用額外的翻找資料時間,可以直接開啟資料。太多的生產力摩擦,就會導致時間的浪費與拖延,而連結可以減少生產力摩擦。


想要有組織的整理知識結構,或是安排專案流程,但面對大量分散的資料、筆記時,比起要花很多時間去做(而且效果不彰)的分類,其實利用連結建立一個主控目錄是更節省時間的整理方法。


雖然連結的功能就在那邊,幾乎所有雲端工具都有連結功能,但是也很有可能你尚未善用,或是覺得到要製作連結很麻煩,還是說你已經設計了一大堆連結卻大多無用。

那麼什麼樣的連結設計,才會是有效連結呢?今天這篇文章,想跟大家分享一下我的實作方法。




原始資料、任務筆記如何連結?

連結,首先可以解決資料在哪裏,執行這個任務要用到什麼資料,在這個專案的什麼時候要使用什麼資料等等問題。

以我的 Evernote 筆記為例(但就算換到 Notion、 Todoist 都不同工具也是同樣邏輯):
  • 以執行用的任務筆記為核心
  • 把需要使用的資料連結,插入到任務筆記的行動清單中,需要使用這個資料的行動後。
    • 這個地方很重要,連結不是隨便插入,而是插入在需要的行動之後。



那麼要不要反過來,在資料筆記中插入是什麼任務會使用的連結呢?

這時候或許可以利用自動反向連結工具:Roam ResearchObsidianNotion ,那麼就會自動列出有哪些任務筆記使用了這則資料筆記。

或者,純資料筆記中不用反向連結也沒關係,因為真正會使用的是任務筆記,我們在任務的執行流程看到可以連結到什麼資料,其實就滿足需求了。(在我的使用流程中,幾乎不會出現資料筆記中要明確看到有哪些相關任務筆記。)

也可能有下面這樣的情況,在包含學習行動的資料筆記中(例如讀書筆記),插入要應用到什麼任務筆記的連結,因為這是屬於這則學習資料筆記要採取的行動。嚴格來說,讀書筆記其實並非單純資料筆記,而是一種任務筆記,裡面會拆解這個任務的延伸學習行動,這時候行動連結到相關的其他任務就有意義。





任務筆記、任務筆記如何連結?

如果系統中有很多任務筆記,這時候連結可以解決任務主從次序的問題。
  • 以我的 Evernote 為例,例如在一個大任務下,排程出行動清單,其中某些行動要要延伸到另一個子任務獨立執行,就可以利用連結,把任務的主從次序建立起來。


如果執行某一個任務的時候,需要參考另外一個任務的經驗、進度,這時候也可以利用連結。
  • 例如這個任務執行到最後驗證階段時,需要前一次任務的驗收經驗做為參考,就可以在驗證行動中,連結之前的任務,讓自己記得可以去作參照。


但這樣的連結,並非無限制的關聯。前面兩種情境:「主從次序」、「某個行動要參考經驗」,都是有明確的「使用需求」,是在某個步驟確實需要連結到另外一則任務,才建立這個步驟後的明確連結。




資料筆記、資料筆記如何互相連結?

從前一個應用情境往下來看,所以連結有沒有什麼限制?難道不能無限制地進行關聯嗎?讓我們用資料筆記、資料筆記之間的連結來看這件事情。

什麼樣的連結,可以真正幫我按圖索驥到需要的資料呢?可以從兩種角度來思考:
  • 可能相關
    • 彼此之間沒有明確行動關係,並非因為在這個明確步驟需要執行或參考某個資料,只是好像他們是同類資料。
  • 行動關係
    • 彼此之間有明確的行動關係,可能是執行到這個步驟明確需要使用某個資料,或是到了這個資料段落明確可以參照另外一則資料。

要怎麼設計連結,才不會反而花了更多時間整理?結果網網相連反而太過錯綜複雜而難以使用?
  • 可能相關,其實用搜尋也可以
    • 例如我搜尋「拖延」關鍵字,自然會找到自己寫過的克服拖延文章、時間管理課程中的拖延演練、讀過的拖延相關研究書籍,這時候,我有需要在這些文章、課程、書籍之間建立連結嗎?我認為不一定必要,反而搜尋出的結果更有彈性。
    • 延伸閱讀:Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法,整理知識網路系統

  • 不能搜尋的連結是什麼?順序判斷、行動判斷
    • 如果在這個資料的某一部分,明確需要引用、使用另外一則資料時。例如我在規劃一個新的課程大綱,其中某一個段落要演練建立行動清單的技巧,而這一段技巧可以明確的參考我寫過的幾篇行動清單文章,這時候,就可以建立連結。
    • 延伸教學:整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務




利用連結建立一個主控流程、入口

當我們有大量的任務、專案、資料筆記要整理時,與其分類,不如利用連結建立一個主控目錄,這則主控目錄連結到專案下的所有任務、資料筆記,並且在主控目錄中利用連結排出順序,甚至排出專案流程。

這樣一來,連結可以用來作為龐大資料的專案排程。

連結也可以幫我們簡單建立一個自己需要的統整視野。

至於延伸出去的任務或學習筆記,要不要反向連回主控目錄呢?我自己的實作經驗是可有可無,沒有其實也沒關係,因為我大多數都是從主控目錄出發去推進專案。





製作連結的時候,如何節省時間?

就算是擁有自動反向(雙向)連結的軟體,我們還是需要先手動建立起第一個單向的連結,上面說明了各種連結可以運用的情境。那麼如果我想用「連結」來做好筆記資料庫的整理,要怎麼做才能最節省時間呢?

我的一個最核心的建議是:「隨手建立連結,而不要刻意花時間整理連結。」

不要想說我每天要空出30分鐘,好好把今天出現的各種資料、任務,重新整理出完整的連結。這樣做,一方面人有惰性作不到,二方面其實很浪費時間,反而產生很多不必要的連結整理。
隨手建立連結,意思是當我在處理一則任務筆記,執行了某個行動後,發現下一個行動需要一個資料,隨手就建立連結。

  • 隨手建立連結,意思是當我建立了一份資料,確認一下是哪個任務的哪個行動需要,隨手就建立連結。
  • 不用擔心自己會漏掉什麼連結,想到時再補上連結也沒有什麼不好,因為搜尋功能很好用,第一次尋找到後把連結建立起來也可以。

於是逐步的,我們的筆記系統、任務系統中,就會建立起下一步行動需要的連結,幫助我們快速在執行時找到資料、延伸任務。減少生產力摩擦,也節省整理的時間了(因為不需要其他的整理)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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