[高效能職場筆記法-5] 設計連結，減少生產力摩擦，降低整理時間

什麼是「生產力摩擦」？例如看到待辦清單上的一個行動，要執行時發現需要一些資料，於是打開自己的雲端硬碟開始把需要的資料找出來，但可能一下子又忘記資料放到哪個資料夾，於是在好幾個步驟後，花了不少時間才終於可以開始執行行動。或者，因為「好幾個步驟」的摩擦力太大，導致自己開始拖延這件事情。

所以，如何減少生產力摩擦，是我們值得為自己設計的工作流程。讓自己在兼顧不同行動、獲取執行需要的資料、管理專案與付諸執行等過程中，減少各種切換步驟，一方面可以節省時間，一方面可以讓自己更容易進入心流。

而減少生產力摩擦的一個可行具體技巧，就是善用「連結」。或許看起來不是什麼驚奇功能，但確實光是「設計好連結」，我們就能有效提升生產力。

連結，是數位雲端資料整理的關鍵功能，Google文件之間可以互連（參考：Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集，四個高效率的管理邏輯），Evernote筆記之間可以互連（參考：Evernote 教你徹底活用記事連結：整理筆記最有效的 7 個案例）， Trello 有任務卡片之間的連結（參考：Trello 任務卡片連結：跨看板整理任務更加輕鬆）。Roam Research、Obsidian、Notion 則有自動反向（雙向）連結。

透過連結，不同的數位工具之間也可以做出有效的串聯（例如在 Evernote 筆記中插入一封 Gmail 原始郵件的網址）。這些連結功能，都有助於更有彈性的知識庫整理、專案任務排程。

尤其在筆記工具與方法中，善用連結，可以解決很多整理問題。

看到行動時，不用額外的翻找資料時間，可以直接開啟資料。太多的生產力摩擦，就會導致時間的浪費與拖延，而連結可以減少生產力摩擦。

想要有組織的整理知識結構，或是安排專案流程，但面對大量分散的資料、筆記時，比起要花很多時間去做（而且效果不彰）的分類，其實利用連結建立一個主控目錄是更節省時間的整理方法。

雖然連結的功能就在那邊，幾乎所有雲端工具都有連結功能，但是也很有可能你尚未善用，或是覺得到要製作連結很麻煩，還是說你已經設計了一大堆連結卻大多無用。

那麼什麼樣的連結設計，才會是有效連結呢？今天這篇文章，想跟大家分享一下我的實作方法。

原始資料、任務筆記如何連結？

連結，首先可以解決資料在哪裏，執行這個任務要用到什麼資料，在這個專案的什麼時候要使用什麼資料等等問題。

以我的 Evernote 筆記為例（但就算換到 Notion、 Todoist 都不同工具也是同樣邏輯）：

• 以執行用的任務筆記為核心
• 把需要使用的資料連結，插入到任務筆記的行動清單中，需要使用這個資料的行動後。
• 這個地方很重要，連結不是隨便插入，而是插入在需要的行動之後。

那麼要不要反過來，在資料筆記中插入是什麼任務會使用的連結呢？

這時候或許可以利用自動反向連結工具：Roam Research、Obsidian、Notion ，那麼就會自動列出有哪些任務筆記使用了這則資料筆記。

或者，純資料筆記中不用反向連結也沒關係，因為真正會使用的是任務筆記，我們在任務的執行流程看到可以連結到什麼資料，其實就滿足需求了。（在我的使用流程中，幾乎不會出現資料筆記中要明確看到有哪些相關任務筆記。）

也可能有下面這樣的情況，在包含學習行動的資料筆記中（例如讀書筆記），插入要應用到什麼任務筆記的連結，因為這是屬於這則學習資料筆記要採取的行動。嚴格來說，讀書筆記其實並非單純資料筆記，而是一種任務筆記，裡面會拆解這個任務的延伸學習行動，這時候行動連結到相關的其他任務就有意義。

任務筆記、任務筆記如何連結？

如果系統中有很多任務筆記，這時候連結可以解決任務主從次序的問題。

• 以我的 Evernote 為例，例如在一個大任務下，排程出行動清單，其中某些行動要要延伸到另一個子任務獨立執行，就可以利用連結，把任務的主從次序建立起來。

如果執行某一個任務的時候，需要參考另外一個任務的經驗、進度，這時候也可以利用連結。

• 例如這個任務執行到最後驗證階段時，需要前一次任務的驗收經驗做為參考，就可以在驗證行動中，連結之前的任務，讓自己記得可以去作參照。

但這樣的連結，並非無限制的關聯。前面兩種情境：「主從次序」、「某個行動要參考經驗」，都是有明確的「使用需求」，是在某個步驟確實需要連結到另外一則任務，才建立這個步驟後的明確連結。

資料筆記、資料筆記如何互相連結？

從前一個應用情境往下來看，所以連結有沒有什麼限制？難道不能無限制地進行關聯嗎？讓我們用資料筆記、資料筆記之間的連結來看這件事情。

什麼樣的連結，可以真正幫我按圖索驥到需要的資料呢？可以從兩種角度來思考：

• 可能相關
• 彼此之間沒有明確行動關係，並非因為在這個明確步驟需要執行或參考某個資料，只是好像他們是同類資料。
• 行動關係
• 彼此之間有明確的行動關係，可能是執行到這個步驟明確需要使用某個資料，或是到了這個資料段落明確可以參照另外一則資料。

要怎麼設計連結，才不會反而花了更多時間整理？結果網網相連反而太過錯綜複雜而難以使用？

• 可能相關，其實用搜尋也可以
• 例如我搜尋「拖延」關鍵字，自然會找到自己寫過的克服拖延文章、時間管理課程中的拖延演練、讀過的拖延相關研究書籍，這時候，我有需要在這些文章、課程、書籍之間建立連結嗎？我認為不一定必要，反而搜尋出的結果更有彈性。
• 延伸閱讀：Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法，整理知識網路系統

• 不能搜尋的連結是什麼？順序判斷、行動判斷
• 如果在這個資料的某一部分，明確需要引用、使用另外一則資料時。例如我在規劃一個新的課程大綱，其中某一個段落要演練建立行動清單的技巧，而這一段技巧可以明確的參考我寫過的幾篇行動清單文章，這時候，就可以建立連結。
• 延伸教學：整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務

利用連結建立一個主控流程、入口

當我們有大量的任務、專案、資料筆記要整理時，與其分類，不如利用連結建立一個主控目錄，這則主控目錄連結到專案下的所有任務、資料筆記，並且在主控目錄中利用連結排出順序，甚至排出專案流程。

這樣一來，連結可以用來作為龐大資料的專案排程。

連結也可以幫我們簡單建立一個自己需要的統整視野。

至於延伸出去的任務或學習筆記，要不要反向連回主控目錄呢？我自己的實作經驗是可有可無，沒有其實也沒關係，因為我大多數都是從主控目錄出發去推進專案。

製作連結的時候，如何節省時間？

就算是擁有自動反向（雙向）連結的軟體，我們還是需要先手動建立起第一個單向的連結，上面說明了各種連結可以運用的情境。那麼如果我想用「連結」來做好筆記資料庫的整理，要怎麼做才能最節省時間呢？

我的一個最核心的建議是：「隨手建立連結，而不要刻意花時間整理連結。」

不要想說我每天要空出30分鐘，好好把今天出現的各種資料、任務，重新整理出完整的連結。這樣做，一方面人有惰性作不到，二方面其實很浪費時間，反而產生很多不必要的連結整理。
隨手建立連結，意思是當我在處理一則任務筆記，執行了某個行動後，發現下一個行動需要一個資料，隨手就建立連結。

• 隨手建立連結，意思是當我建立了一份資料，確認一下是哪個任務的哪個行動需要，隨手就建立連結。
• 不用擔心自己會漏掉什麼連結，想到時再補上連結也沒有什麼不好，因為搜尋功能很好用，第一次尋找到後把連結建立起來也可以。

於是逐步的，我們的筆記系統、任務系統中，就會建立起下一步行動需要的連結，幫助我們快速在執行時找到資料、延伸任務。減少生產力摩擦，也節省整理的時間了（因為不需要其他的整理）。

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