TimeCamp 自動化時間追蹤工具,實踐時間管理的起點



當我上時間管理課程,講到進攻行事曆安排,或是任務行動清單拆解時,常常有人會問到,那麼你是如何知道自己應該花多少時間去做?又怎麼知道你切割的行動真的能夠在20~30分鐘的零碎空檔中完成?這時候我的回答往往是:「我會實際紀錄追蹤看看,然後根據數據調整改進。

這類時間追蹤工具,也還有一個效果,會產生類似番茄鐘工作法的效應,當你按下計時器,看到時間已經開始跑,就會覺得我應該更專注投入在這件事情上。

這類「追蹤時間工具」,我之前在電腦玩物也介紹過不少,我自己也換過兩三種選擇,從「 RescueTime 」、「 Toggl 」,到「 Clockify 」。

而最近看到一個也很好用的自動化時間追蹤工具,同時結合了「追蹤任務時間」、「自動追蹤電腦使用狀況」兩種功能,還有一個很特別但非常好用的「週曆時間表」模式,提供給我們快速記錄與評估時間用量的方便功能,這個工具叫做「 TimeCamp 」




「 TimeCamp 」並非是一個新軟體,他創始於 2009 年,主要是提供自由工作者計算自己處理案子的時間與費用,或是讓團隊管理每個夥伴的工作時數。

而最近他推出了一個免費版本,提供給一般用戶也可以簡單的處理自己個人的時間追蹤,並且免費功能已經頗為完善。

今天這篇文章,就來介紹他幾個主要的功能與特色。




追蹤任務時間:

開啟「 TimeCamp 」網站,你需要註冊一個新的帳號密碼,才能登入。目前註冊後,可以使用免費版的相關功能,當然也可以付費升級進階功能。

如果長期關注電腦玩物的朋友,應該看我介紹過幾次這類工具,他們的基本模式都一樣:
  • 在類似待辦清單的輸入欄,新增你正在執行的「任務/專案」。
  • 按下開始計時按鈕。
  • 完成、暫時中止這個任務執行時,按下停止,就會保留這段時間的追蹤記錄。
  • 最後就可以統計每個「任務/專案」花了多少時間。

在「 TimeCamp 」中也是這樣的模式,開始計時前,要先輸入我們在做的「任務/專案」,這邊我自己的定義方法如下,提供大家參考,但是你當然可以跟我不一樣:
  • 任務(Task)
    • 不要追蹤很零碎的行動清單,最好是直接追蹤某一個需要執行一段時間、並且要完整交付的具體任務,例如「撰寫企劃案」,這樣才方便追蹤統計,知道完成一個成果加起來要花掉多少時間。(方便安排進攻行事曆
    • 如果是例行行政任務,或是雜事,可以給他一個統稱,例如「處理電子郵件即時通」,這樣就可以算出在這類雜事中,到底會花掉每天多少時間。(方便做工作流程的改進)
  • 專案(Project)
    • 可以是長期的具體專案,這個專案中有很多子任務要分段完成並交付,例如「時間管理書籍專案」。
    • 或是當作一種工作、生活中的任務分類來使用,例如「親子專案」。





開始計時:

在「 TimeCamp 」中可以用兩種方式計時:
  • 手動添加:可以事後手動加入一段時間內在執行哪個任務。
  • 計時模式:任務一開始就按下計時按鈕,離開前按下停止,這樣就自動記錄下這段花了多少時間。
兩種計時模式,可以在右上方很明顯的綠色計時按鈕處切換。





清單模式、週曆模式:

「 TimeCamp 」很有特色的地方是,他的計時模式不只可以用常見的待辦清單呈現,還可以在右上方的分類中,切換到「 Week (週曆模式)」。

週曆模式非常好用:
  • 如果事後要添加任務與執行時間,這邊就像行事曆一樣,可以直接點擊時間軸空格,快速添加。
  • 也像一般行事曆一樣,可以拖曳、拉長、縮短每個任務的時間長度與位置,調整起來非常方便。
而行事曆的模式,也可以用一種更直觀的方式,讓我們看到真實的時間利用狀態。





設定標籤:

如果除了特定任務的執行時間統計,你還想做進一步的時間管理分析,例如:
  • 了解我平常每天在重要任務、臨時任務的真實處理時間,可以做好進攻行事曆安排,知道要保護多少時間、還有多少時間可用。
  • 追蹤不同接案單位各自的總時數。
  • 等等
這時候,可以利用「 Tag 」標籤功能來管理。

例如我自己設定了四種標籤,加在每個執行的任務上,讓我可以統計出每天需要多少時間處理臨時意外任務?每天可以有多少時間寫作?每天有多少時間會需要陪伴孩子家人等等。





如何設定與查看報告?

「 TimeCamp 」的報告分析功能,主要是針對接案工作者要「計算每個任務的時數與價格」來設計的,如果對一般用戶要做時間管理,可能不是那麼直觀。

推薦可以看看的幾個統計分析如下:
  • Attendance:看到個人的平均每日處理任務時間。
  • Real Time Dashboard:花最多時間的任務、每一天的工作時數。
  • Custom:自訂比較表格,例如每日、Tag。(付費版功能)
最後一個「 Custom 」,倒是很好用,我們可以自訂要顯示的欄位資料,做出比較表。例如結合我前面的標籤設定,我就可以很快地看到每日在不同類型任務上的時間花費統計。





手機 App 同步追蹤:

「 TimeCamp 」也提供了 iOS 與 Android 的 App , App 上功能比較少,但可以滿足基本的任務時間追蹤與同步功能。

而且「 TimeCamp 」的同步很即時,不容易出錯,這點讓我很滿意。

你可以到這個網頁下載「 TimeCamp 各種軟體版本」。





便利的修改管理功能:

「 TimeCamp 」雖然是自動化追蹤時間工具,但也提供了很多批次修改、手動輸入時間的功能。

我尤其喜歡它可以修改「已經添加的專案、任務」的彈性方式:
  • 可能隨時把專案,移動成為另一個更上層專案的子任務,方便分類管理。
  • 可以隨時修改專案、任務的名稱、顏色,時間紀錄也會同步修改。
  • 可以把某個任務已經累積的時間,匯入另一個任務中,方便統整。





安裝電腦端軟體,自動追蹤軟體、網站使用時間:

最後,我想特別介紹一下的是「 TimeCamp 」的電腦端軟體(但這是付費版功能),安裝後,不需要任何設定,就可以幫我們自動追蹤電腦上的軟體使用、網頁使用情況。

只要常駐「 TimeCamp 」的電腦端軟體,就會自動追蹤,而數據也都自動同步到「 TimeCamp 」網頁端的清單上。

這時候,除了計時的待辦清單外,會多出一個「時間軸」,游標移動上去,可以看到這段時間開啟了什麼網頁標題、處理了哪些郵件標題、使用了哪些軟體(像是處理過的 Evernote 筆記標題也都會顯示)。

這樣一來,可以更具體地知道自己在這段時間的真實工作情況,又能和自己的計時任務對比。






小結:

TimeCamp 」的四大特色:
  • 任務計時追蹤工具。
  • 週行事曆時間表模式。
  • 可以彈性修改專案、任務的名稱、顏色、時間,方便統整。
  • 電腦軟體與網站使用自動追蹤。(付費版功能)
讓其成為一款對個人時間管理來說,簡單易用、功能完整的工具。

而要實踐任何時間管理方法之前,首先要認清自己真實的時間使用情況,一個有效的時間追蹤工具就可以幫得上忙。

有興趣的朋友,還可以進一步參考:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:TimeCamp 自動化時間追蹤工具,實踐時間管理的起點

留言

  1. 作者已經移除這則留言。

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  2. 跟Toggl的功能似乎差不多?請問兩者的差異?

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    1. 這類工具的功能確實大同小異,如果要說免費版中最大不同,應該是「週行事曆時間表模式」吧!

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    2. Toggl 現在也有週行事曆了(Weekly calendar view),而且可以對照指定的 Google Calendar

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