在經典的時間管理矩陣中，如何克服壓力處理重要又緊急的事情？

經典的時間管理矩陣，用重要、緊急四個象限分類任務，每個人都知道應該要做重要的事情。但是面對許多重要又緊急的任務，往往讓我們壓力更大，更不想做：

• 第一象限：重要又緊急
• 臨時但又要求快速完成的郵件、即時通
• 重要專案的臨時意外
• 拖延到截止期前的重要任務
• 第二象限：重要不緊急
• 長期專案
• 個人目標
• 第三象限：不重要但緊急
• 瑣事
• 第四象限：不重要不緊急
• 打發時間的事

我們都知道，以第二象限的事為優先，要事第一的原則，會帶來更大效益。但實作時會遭遇的最大問題就是，如果第一象限：「重要又緊急」不解決，往往焦頭爛額之餘，我們也可能沒有心思去推進第二象限的事情。

那麼，面對大量重要又緊急的任務時，可以用什麼具體步驟來處理他們呢？今天這篇文章，幫大家整理四個可行作法。

01. 找出簡單可行的下一步行動，立即開始不拖延

• 愈重要緊急的任務，壓力愈大，有困難的壓力，又有時間的壓力，但這些情緒會讓自己更無法「立刻開始」這個任務。
• 偏偏重要又緊急的任務更需要立刻開始。
• 這時候，我們可以先拆解下一步立即可行的行動，幫助自己卸下壓力：
• 聚焦可行的下一步行動，讓進度推進10%，壓力就減少10%，任務也就愈來愈容易。
• 看到完整行動清單，減少疑惑與焦慮的時間浪費，更容易開始專注推進任務。
• 可參考延伸教學：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

02. 利用覆盤系統，輕鬆省時重現上次最佳流程

• 一個重要又緊急的任務，常常需要花時間統整資料，或是確保行動步驟不失誤，但這樣反而無法立刻開始重要又緊急任務，於是又更加焦慮。
• 但有時候重要又緊急的任務是重複出現的，如果之前第一次做這個任務時，有留下行動清單、資料整理的覆盤筆記，那麼下次只要搜尋找出上次的任務筆記，就能更專注在重現上次的行動流程即可。
• 所以建立有效的覆盤系統，就可以幫助自己在處理那些重複出現的重要又緊急任務時，節省大量時間，自己也更有信心去完成。
• 可參考延伸教學：
• 工作愈忙愈要花時間做好知識管理，幫自己擺脫忙碌循環

03. 利用進攻行事曆，在重要不緊急的時候先推進階段性成果

• 有些時候，重要又緊急的專案或任務，是因為在重要不緊急時，我沒有先推進進度，慢慢的未完成的任務愈接近交付時間，就變得重要又緊急。
• 這類型的任務，如果透過提前保護時間，提早推進進度，先完成階段性成果，就減少進入重要又緊急的事情的數量。
• 愈多重要又緊急的事情，代表我們缺乏選擇的彈性，因為全部都要做。減少這類任務數量，就能幫助我們找回更多彈性。

04. 確認價值，不多做

• 還有一些時候，問題在於這件任務真的這麼重要嗎？真的這麼緊急嗎？一個被交付的任務，當然都說是重要又緊急的，但是如果我們可以有一個專案流程，就可以判斷這個任務是不是可以排在未來哪個流程再做就可以。
• 也有些時候，我們對重要的定義還不夠清晰，這時候因為重要又緊急而讓我們急於馬上去做，但很有可能是多做或做錯，反而浪費時間，也讓更多事情反而變得更緊急。
• 當時間急迫，過度緊張，我們會容易先做看起來最直接，但價值最低的事情上。

• 所以，雖然感覺事情重要又緊急，還是應該花一點時間，判斷目標真正要完成的成果是什麼？判斷目標現在最有效益的行動是什麼？
• 事情會從即時通、郵件、電話中湧現，通知出現時都可能感覺緊急，但有可能不重要，或者不是真正的緊急。如果我們有目標系統，那麼就可以比較明確的判斷什麼時候處理最恰當，也不怕忘記處理。
• 可以參考延伸教學：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？

在時間管理課程中，常常有朋友問我，如何處理那些「重要又緊急」的事情，而上述就是我自己實踐的四個處理辦法。

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友，還可進一步參考：

• 煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已
• 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學
• Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統

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