為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟



我在自己的時間管理相關課程中,特別強調「重新拆解」目標、行動清單的技巧,很多朋友會以為我們怎麼會不知道自己想要的目標是什麼,以為反正就是完成別人交付的任務就好。但時間管理其實不能這麼快下決定,很多時候要解決的核心問題是「如何拆解行動」。

因為我們太想立即見效、立刻行動,反而:「跳過了一些關鍵的拆解步驟,於是行動清單變成只是一般的行動,而這樣列出的待辦清單反而容易變成沒動力又拖延的壓力清單。




「總想趕快完成」的想法無可厚非,但這個想法很容易讓我們排出缺乏拆解的目標與行動清單,讓我們面臨雙重困境:
  • 不負責任,只想天時地利人和
    • 一件事情以為排上待辦清單或行事曆就要實現,其實隱含了這樣的想法:不管內外環境會有各種變動,不管計畫總是會有變化。
    • 但通常天時地利人和的情況不會預設出現,如果只是等待,也就會轉變成拖延。(延伸參考:克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧
  • 根本做錯,行動與目標不一致




最近就收到一封讀者來信,提到他嘗試設定一個目標,並列出他下週的行動清單,但他經過一個禮拜後卻發現:「為什麼設定目標、列出行動清單後,執行效率是零?」
  • 我仔細檢查這位朋友列出來的目標與下週行動清單,發現有可能是他:
    • 遺漏了幾個看似簡單卻非常關鍵的拆解步驟。
    • 忽略了幾個看似簡單卻能產生動力的行動設計。
我將回答這位讀者來信的內容,重新製作成一個「對比表格」,可以對比讀者的計畫方式,以及我反思的目標設定、行動設計之間,有哪些不同。

而從這些不同,或許我們可以一起來思考,時間管理的「有哪些關鍵步驟不能遺漏,否則執行率就會大幅降低」。




比較表:


讀者來信的問題是關於「工作的英文書信閱讀及撰寫能力提升」這個目標的設定,讀者在信中列出了他設定的行動清單,可是卻告知我一個禮拜後這些行動都做不到,或做了沒效果(讀者版本)。
  • 於是我從自己的角度(可能跟對方的真實需求不一定完全一致,但關鍵在於拆解的邏輯與步驟),重新拆解了一個「Esor的修正思考版本」,提供大家參考,看看我會如何拆解這樣的目標與行動清單。
  • 並且我加入了第三欄的表格「Esor的建議」,提供簡單的思考邏輯比較,然後下面我會根據數字編號,做更深入的延伸解釋。





  • 01.原本的目標不夠具體,在什麼時候?獲得什麼價值?沒有具體的設定出來
    • 目標當然可以是一種原則,或是一種長期方向。但即使如此,還是要先設定出一個階段性的目標,是有具體的期望完成時間,或是有具體的期望完成成果。
    • 要不然,一個模糊的目標,就會導引出做不到、不想做的行動。
    • 讀者原本的目標具體化是「英文書信讀寫更快速」,但怎麼定義快速的成果?什麼時候要達到什麼程度的快速?這些沒有仔細設定,或是跳過不設定,後面的行動就會整個偏離方向。

  • 02.原本沒有定義到底為何目前讀寫不夠快?所以後面的拆解其實都有問題
    • 目標計畫不是用理想化的方式列出來就好,因為這樣列出來的計劃,往往會變成一些「沒有搔到癢處」的行動,尤其常常會變成一些沒有直指最有效成果的行動。
    • 所以我一定會先定義「目標面對的問題」有哪些?但要能定義出問題,一定跟我前面目標的具體化到底具不具體有關,如果目標模糊,當然這裡就不知道如何定義問題。
    • 如果我的目標具體是把處理英文信的時間節省到兩小時,我可能就會更具體看出我面對的速度瓶頸在哪裡,或許也能發現對我最有效益的問題解決,可能是在建立工作英文書信範本上。

  • 03.原本沒有設計真正的階段性成果,所以後面的行動變成都只是在長期收集資料學習的行動,但沒有成果,就沒有動力
    • 原本讀者直接從想要讀寫更快的目標,直接跳到開始收集資料的行動。這時候,目標與行動之間其實是「斷裂的」,不僅如何更快的問題沒有定義出來,也沒有設定現階段要推進的成果是什麼。
    • 於是就會落入:一直準備、一直準備,但成果都沒有發生,於是愈做愈沒有動力(甚至一開始就沒有動力)的循環。
    • 我的設計則是,我先抓出一個最能階段性解決的問題:「每次如果要從零開始撰寫,總要花掉太多時間?」,並且為他設定一個現階段能很快達到的成果:「我可以在一個月後建立10個常用工作英文書信範本」,這個成果不僅可以讓我們更有動力,也會知道為何而努力,並且我也才真正知道,接下來要列出什麼行動最有效。

  • 04.原本的行動很簡單但成果沒動力,也不具備約定效力
    • 讀者原本列出來的第一步行動,是屬於「直覺」的行動,就是我想多學一點英文書信方法,我就去找資料,如果資料帶著身上,我就會讀。但這些行動之間並沒有必然關係,於是就會找了資料,也不代表我必然會讀。
    • 我設計的行動建議則是:「立即和熟悉且英文信能力好的同事約定一個禮拜後給他一份英文信範本請他指教」,這個行動也很簡單(做好約定而已),但約定效力要強大很多,而且有具體且可行的成果(先做出第一個書信範本)。
    • 但是為什麼我可以設計出這樣的第一步承諾行動呢?關鍵還是在於前面我對目標具體化、問題定義、階段性成果的步驟,我都不會跳過,每一步都清楚設定,我才知道對自己最好的行動是什麼。

  • 05.和我有關的意思,是讓行動跟自己目前正在做、必須做的其他事情有關
    • SMART」原則雖然老掉牙,但還是真的很好用,很多時候我們的目標、行動就是缺乏這個原則,所以不知道該怎麼做?做了怎麼算有效?
    • 還是一樣,讀者之所以設定了一個本周更快速但不知如何檢驗的行動,源自於一開始的目標拆解就漏掉了太多步驟,所以行動也就失焦了。

  • 06.原本的行動清單拆解,看起來簡單可行,但沒有創造成果,而且沒有聚焦在要完成什麼?當然,這是因為一開始的目標拆解就沒有設定要完成的階段成果所致。
    • 「下一步行動」是 GTD 時間管理方法的一個很重要的理論,我們要把簡單立即可行的行動拆解出來,才會開始去做。
    • 但這裡還有一個關鍵,如果行動只是簡單立即可行,例如搜尋個資料、列印個範本,雖然夠簡單了,但還少了一個東西,就是「推進了什麼成果」?
    • 對比我設計的行動清單,每一步行動是簡單的(30分鐘左右可以完成),但是都有推進一些很具體的成果。而且反而不一定要去做一些多餘且跟成果不是正相關的行動,例如列印。
    • 不過還是同樣的問題,如果前面的目標設定沒有跳過一些關鍵步驟,或許後面的行動清單就能拆解出更有意義的行動清單。




小結:


我在課程中也常常說:「不是讓自己變成一個不會拖延的人,而是讓事情變得更不容易拖延。」

我們當然想要讓自己遵守自律的原則,成為總是充滿動力,每次都能做出正確選擇的人。但是老實說,要成為這樣的人太難了。
  • 更進一步的說,要成為這樣的人,需要的並不是立志,因為不可能一瞬間自己會變成另外一種人。
  • 而是如何能透過「有效的行動設計」,使自己一小步一小步的修正、逼近這樣的目標。
以上提供我對時間管理如何拆解目標與行動的思考,給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟

留言

  1. 這樣的對照很棒!
    更能看出一般人與專家的思考差異
    非常受用

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  2. 喜歡對照版,這樣可以更快發現自己的問題!!感謝
    希望以後可以多有對照版

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  3. 喜歡對照版+1,可以從實例中看見自己的盲點,也更知道怎麼把設立目標的技巧套入自己的情境,謝謝分享~

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  4. 謝謝Escor分享,我也很欣賞這次的對照版,看後更能明白Escor如何將理論放入計劃然後實踐,可以學到很多。希望以後可以有更多類似內容。

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