工作愈忙愈不要逼自己去做,4 個有人性但非雞湯的時間管理翻轉技巧



工作忙碌,於是犧牲更多自己的家庭、生活時間,逼自己去做,用時間換取完成。什麼事情都累積在待辦清單上,硬是去做,但生活品質犧牲了,工作上卻也不一定就獲得好的成果或認同。

我在時間管理課程中,常常會分享兩個重要的思考:

  • 不是要讓自己變成熱情、有意志力、充滿專注力的人。
    • 而是把事情本身「拆解成」容易產生熱情、不需要太多意志力、不需要太多專注力的行動。
  • 不是一開始就用熱情、意志力、專注力去做,
    • 而是在行動過程,「累積」穩固的熱情、累積我做得到的意志力、累積長期的專注力。




我們不需要變成超人:

曾經有好朋友跟我說,時間管理方法是很違反人性的。因為要人去做計劃、去做拆解、去做整理,但人通常討厭麻煩的事情。

但是,也因為這樣,很多時候我們更容易淪為「雞湯式」的時間管理,也就是覺得只要激勵自己,我就能做到。而我現在做不到,只是因為:
  • 這次意志力不堅
  • 這次專注力不夠
  • 這次還沒找到熱情
  • 所以下次我努力一點就能做到
  • 所以下次我認真一點就不會拖延
然而,這些看似很符合人性的雞湯式想法,只是安慰了這一次的挫敗,卻不可能翻轉工作效率。

而且,難度更高,因為一個意志力堅強、專注力超群、充滿熱情、努力認真,並且持續保持這種狀態,這不是只有超人做得到嗎?

不過,時間管理方法也不一定要違反人性,難道沒有符合人性,但又不是雞湯的技巧嗎?應該是有的。

讓我們從對常見時間管理方法的 4 個質疑出發,來分析符合人性但不是雞湯的時間管理,減少用熱情、意志力、專注力逼自己,而這樣的技巧,更適合工作忙碌(尤其還雜亂充滿變動)的我們來使用。




翻轉1,一定要用意志力逼自己去做嗎?

  • 工作雜亂中,還有一件重要但困難的報告沒做,於是告訴自己,晚上加班一下,到時候我一定可以全力以赴完成。
    • 但結果到了晚上要不就是累壞了做不了,要不就是忍不住做些打發時間行動,結果還是繼續焦慮拖延。
    • 這時候要如何克服這些重要而困難的報告呢?千萬不要期待晚上加班時就會有意志力,而是要在「當下」拆解出一個可以簡單推進的行動,例如「現在就先列出大綱就好」,或是「先寫其中一段最有把握的問題解決就好」。
    • 現在就做,但不是用意志力現在就做完,而是能夠推進一點點成果就好。但如此一來任務變簡單了,下次需要的意志力不是變少了嗎?
    • 可延伸參考:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」。

  • 當遇到困難、不想做、太雜亂的任務時,我們告訴自己要用意志力去克服,結果更容易拖延。
    • 因為意志力維持的時間通常很短,意志力往往敵不過那些充滿誘惑的娛樂行動。
    • 在看似激勵自己的行動中(告訴自己晚一點我可以用意志力克服),其實是一種放過自己的藉口,也是在便宜行事,以為腦袋中轉念,我就可以暫時什麼都不做的逃避。

  • 這時候怎麼翻轉呢?我建議的操作步驟如下
    • 不要再用「當我有意志力時,我可以完成」,當作時間管理的操作步驟。多加一個步驟:「拆解出任務更簡單、可替代的當下可行行動」
    • 於是流程變成:
      • 困難、複雜、雜亂的任務,拆解出簡單、可替代、可部分完成的當下行動。
      • 任務不一定要一口氣完成,但要能夠開始做出一點小成果。
      • 看到任務慢慢累積出愈多成果,我們自然就只需要更少的意志力去完成它。這樣才會是正向循環。
      • 可以延伸參考:「覺察時間管理習慣中的定型心態,開啟「成長心態」的轉變」。




翻轉2:一定要用專注力達到高生產力嗎?

  • 有一件很有價值的封面設計任務,但是當然不是一下子就能完成的,於是我們打算利用明天早上9點到12點的時間來完成,想說到時候全力專注來把這個任務完成。
    • 結果到了早上,臨時的會議打亂了計畫,或是當下沒想法沒感覺,於是高專注力、高生產力也不可得。
    • 這時候怎麼辦呢?要如何解決這些需要高專注力的任務呢?
    • 專注力真正需要的是「具體明確的行動」,把設計封面拆解成幾個獨立小步驟:「設計書名」、「想出一句文案」、「倒出腦中關鍵字」,一個短時間做一個行動就好。
    • 這樣保持專注力就變得更簡單,更容易進入專注狀態,而且可以利用很多零碎的短時間,事實上工作生活中充滿了很多這樣的短時間。

  • 高專注力需要的不是時間,需要更多更長時間是我們對時間管理最大的誤解。長時間不一定會提升我們的專注力,反而會讓我們更容易失去專注力。
    • 對工作忙碌,任務雜亂且容易變動,而且往往有很多臨時插入任務的你我來說,要獲得深度工作力的長時間更是難如登天。
    • 結果就是想要等待高專注力時間出現,卻永遠沒有這樣的時間。或是長時間出現了,但還是沒辦法進入高專注狀態。

  • 這時候怎麼翻轉呢?我建議的操作步驟如下:
    • 與其等待高專注力的長時間出現,不如把任務拆解成一步一步的具體明確步驟,每一步只要短專注時間就可以完成。
    • 於是流程變成:
      • 先把複雜任務,拆解成多個獨立具體的相對明確行動。
      • 利用多個短時間完成一個一個具體步驟,而不一定要等待長時間一口氣完成所有步驟(當然如果幸運有長時間也不錯,但不是一開始就安排長時間)。
      • 長時間不一定就會有辦法高專注,長時間常常難以獲得。而短時間往往就在零碎時間中唾手可得,並且短專注也更容易做到。
      • 可以延伸參考:「如何從生活小事培養專注力?我的 5 個親子練習技巧經驗談」。




翻轉3:一定要憑著熱情安排時間表嗎?

  • 當有很多要做、想做的事情時,我們往往很直覺的開始安排時間表,把每件事情排上時間表,覺得到時候用熱情來讓自己照著時間做,這樣事情就會完成。

  • 什麼時間做、花多少時間通常不是最重要的,採取關鍵行動才重要。
    • 如果花了很多時間但都是在做一些低效率的行動,甚至對目標沒有幫助的行動,那排的時間表做到了也沒用。
    • 反而在排時間表上浪費時間,還給自己不必要的壓力。

  • 這時候怎麼翻轉呢?我建議的操作步驟如下:
    • 與其憑著熱情把事情排上待辦清單,不如先拆解這件事情真正有價值的行動是什麼。
    • 於是流程變成:
      • 先確認這個任務要完成的成果是什麼?價值在哪裡?
      • 根據成果,設計有效的行動。
      • 拆解怎麼做最有效率且更有成果。
      • 刪掉那些不在目標上、低價值的行動。
      • 然後如果需要排時間表,只要把最重要且有價值的行動排上時間表就好。
      • 可以延伸參考:「「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇,而是刻意練習」。




翻轉4:一定要完成沒完成的待辦清單嗎?

  • 當事情忙不完時,待辦清單上開始累積了一些今天做不完的事情,雖然今天做不完,但為了不要放棄,就移到明天的待辦清單上,覺得自己明天就會做完。
    • 但往往這些事情,會繼續移動到後天、大後天的待辦清單。
    • 於是待辦清單愈來愈長,愈來愈挫折。
    • 這時候怎麼辦才好呢?

  • 我們的直覺是不要放棄,討厭拖延的自己,於是逼自己去做,卻更容易放棄與拖延。

  • 我建議的操作步驟如下:
    • 與其把同樣的事情、行動,直接移動到明天以後的待辦清單,反而應該是要「移出」待辦清單,但不是不要做,而是把流程變成:




小結:

  • 一定要用意志力逼自己去做嗎?
    • 或是先做當下可以做的行動,讓任務推進一點點進度,下次就只需要更少的意志力。
  • 一定要用專注力達到高生產力嗎?
    • 或是先拆解出一個一個具體明確行動,用更容易做到的短時間專注,一步一步累積成果。
  • 一定要憑著熱情安排時間表嗎?
    • 或是先拆解最有價值的行動,用更少的時間完成更有效率的成果。
  • 一定要完成沒完成的待辦清單嗎?
    • 或是調整、修改、替換自己的行動,讓待辦清單上是自己做得到的行動。
這是我在工作愈忙時,愈要利用這些翻轉思考,找出更正確、更有效率的行動。幫助自己不用逼自己去做,也不需激勵自己去做做不到的事情。提供大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈不要逼自己去做,4 個有人性但非雞湯的時間管理翻轉技巧

留言

  1. 翻轉就是改變信念

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  2. 記住,情緒是一個警報器
    提醒自己內在有一個信念要處理一下;是正面信念卡住還是負面信念
    而非責備;責怪自己,那麼就錯用情緒體了

    回覆刪除
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    1. 做到"滿分"只會讓自己心很累
      因為那是一種"堅持某一特定結果"的狀態

      做自己,應該是選擇阻力最小的路徑
      才能讓自己流動起來

      刪除
  3. 學習時間管理方法之後,反而會遇到一些時候頭腦知道怎麼做,但是是內心怎麼樣就是過不去。可能也要偶爾允許自己做不到,重新整理內心狀態~

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