待辦清單沒做完怎麼辦?劃掉他!千萬不要自動延後到明天做


每當有朋友問我:「 Esor 你的待辦清單會不會累積很多從前幾天延後而來的任務呢?」我總有信心的說:「幾乎沒有!」朋友很驚訝:「所以 Esor 你真的可以利用時間管理方法,把每天的任務都準確完成??」我說:「當然沒辦法,人又不是機器人,每天都有很多意外,怎麼可能 100% 把自己安排的任務都完成?」

朋友聽了一頭霧水,你說不定也覺得我在開玩笑,如果沒辦法準確完成每天任務,又怎麼可以不延後任務呢?

我並非開玩笑,而是多年來管理任務的一個很關鍵的經驗總結:

「劃掉今天拖延的任務,不要延後今天拖延的行動,而是重新拆解它,在明天排出一個全新的行動。」




雖然很多時間管理工具會這樣做:「如果任務到期沒完成,就同個任務延後到下一天,或是一直提醒你過期了!」但這或許不是一個好辦法,或者說,不是一個真正有效的辦法。

回想真實的情況,這些被「自動延後」的任務,通常都要自動延後好幾次,或是要過期好久,才會心不甘情不願,在混亂與屈就下,勉為其難地去做。

而且一件討厭的事,明天再看到只會更討厭。一件有壓力的事,過兩天又看到,只會壓力更大。如果這件事情今天沒辦法做到,同樣一件事情,明天又怎麼會更容易做到呢?

所以不是不會拖延,而是不要延後已經拖延的任務,反而是延後到明天,誤以為明天我們會更有意志力、更有動力、更有時間來完成這件任務,才讓我們更容易拖延這件任務!

那要怎麼辦?不要延後任務,而要改變行動。

下面根據我的經驗,分享五個拆解沒做完任務的方法。(今天這篇文章,建議與下面兩篇文章對照來看:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧 」、「理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單 」。)




1. 簡單化


如果這個任務今天覺得沒時間、沒辦法做到,那明天就排出這個任務的「更簡單版行動」來做,依此類推,直到排出真正簡單到我可以做到的行動為止。

例如原本待辦清單上排了個任務叫做「設計報名網頁」,這個任務很難,今天找不到時間且不敢去做,千萬不要把同個任務移動到明天,因為只會一樣的情況重複上演。於是明天就改成排「列出可用文案關鍵字」,這就簡單多了,說不定明天就能做到。

而做到的那個時候,我們就踏出了困難任務的第一步。(可參考:如何開始一個困難的習慣與工作?




2. 具體化


如果這個任務今天在待辦清單上時,我怎麼看都沒有想法要動手去做,那明天就排出這個任務的「更具體行動」來做,依此類推,直到排出真正具體到我一看就知道怎麼做的行動為止。

例如原本今天想要「構思課程內容」,這個任務又大又模糊,今天不知道從何入手,那明天難道就知道怎麼入手嗎?於是明天的待辦清單就試著改成「製作A案例的解說模板」,具體多了,起碼知道該做什麼。

模糊的行動,是待辦清單上「看起來想做事」,但「實際上都沒做」的最大原因。這樣的行動,當然絕對不要延後到明天的清單。




3. 可實現化


如果這個任務今天在待辦清單上充滿壓力,看起來過於理想化而覺得自己不可能實現,於是最後也始終沒有動手做。這時候明天就要排出這個任務的「可被實現」版本。

例如原本今天計畫要「寫 5000 字稿子」,這個任務目標跟著自己的靈感多寡、專注程度而變動,於是覺得自己不可能做到,乾脆不做。這樣的計畫移到明天,有可能做嗎?不如把明天的待辦清單改成「寫兩小時稿子」。

能寫多少字我不知道,但起碼分段累計寫上兩小時的時間,是我更容易去掌控與實現的。那麼我可能就會開始做。




4. 前一步化


如果這個任務在今天的待辦清單上做起來卡卡的,好像少了些什麼,於是最後沒有開始做。這時候明天就要排出這個任務的「前一步」版本。

例如原本今天排出要開始撰寫文章,但看著白紙,最後還是一個字都沒寫。這時與其等著明天靈感出現,不如把明天的行動改成「先撰寫大綱」,因為這才是真正開始撰寫文章需要的前一步行動。

如果沒先做前一步行動,又怎麼在做後面的行動時有辦法輕鬆做到呢?




5. 不行動化


如果這個行動今天沒做到,或許是他在告訴我,這個行動現在不重要,所以我沒有急迫的想要完成他的心,這時候,就真的在今天與明天的清單,都把他放心劃掉吧!

不過,這個今天沒完成的任務,雖然不要繼續放入明天的行動清單,但可以放入「未來有一天再做」的清單,或是「某個專案的流程中」,等到真正該做時再做。




就像我前兩天的文章所說的:「遇到問題,才會幫你找到更好的行動」。每天的待辦清單中那些「沒有完成的任務」,其實都在告訴我們一件事:「不應該這樣安排他!他們有更好的安排方法!

所以,這時候我們不是簡單把沒做完的延後到下一天,而是要「重新拆解這些任務」,找到明天真正可以做到的新行動。

如果能練習這個習慣,那麼不僅沒有真正意義上的拖延,反而每天都可以是一個更有動力行動的新開始,或許你也可以試試看。

想要閱讀更多相關文章的朋友,則可以參考:「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器 」、「用「 135 行動清單」取代待辦清單,我的一年半實踐心得 」、「待辦清單不要完成就劃掉,日記不要只寫昨日反省」。


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