[LifeHack-28] 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率
首先我要說的是，我並不排斥或否定紙本筆記或紙本資料的整理，有時候紙本工作依然有其必要性，也有其優勢，所以我在電腦玩物一樣寫過很多跟紙筆工作技術有關的文章，例如：
但同一時間，我也喜歡把很多工作流程無紙化，而在將紙本資料做數位整理的過程中，帶來了一些獨特的便利。
今天這篇文章，就來分享一些我實際在工作、生活中「常常使用」的數位整理紙本資料的經驗與方法，分享他們可以帶來哪些整理效率的提升。
- 0. 如何把紙本資料數位化？
現在有太多工具可以將紙本資料數位化了，專業的可以有一台掃描機，這樣就算要「自炊（將紙本書籍裁切並數位化）」也可以做到很棒的效果。
不過我這邊分享的是「簡單」就能有很大效果的做法，這時候利用手機上的 App ，也能輕鬆將很多紙張資料，拍照轉存成數位資料，我常用的有：
需要抓出紙張上的文字時，我就利用 Google 翻譯或 Onenote 來拍照並掃描辨識。如果只是單純要儲存紙張資料，那我就利用 Evernote 拍照儲存。
而這些數位方法可以提升紙本資料的哪些整理效率呢？
- 1. 讓紙本資料可以被無數次利用與修改：
我喜歡把所有拿到的單據、傳單、說明文件等等，都拍照轉成數位筆記資料，而這可以帶來一個好處，就是我可以利用「數位筆記」的方式在這些紙張照片上做註解、畫重點，並且能夠「無限次數的修改」。
因為數位的修改，就是簡單的複製、貼上、剪下、刪除而已，次數無限，並且不會傷害到紙張（照片）本身，不會留下塗改的痕跡，讓這張數位化的紙本照片能夠「無限次數的被使用」。
例如我常用的 Evernote 中，就內建了「註解照片」的功能，利用這個功能就可以在紙張照片上無數次的修改筆記，讓紙張可以被無數次利用（參考：紙本備份、數位行動： Evernote 重整旅途凌亂紙資料）。
- 2. 讓紙本資料有更多整理變化：
我喜歡把一份厚厚的紙本資料，可能是說明書、可能是一本學習的書、可能是一張車票，利用拍照轉成數位照片資料的方式，重新整理成適合我自己需要的使用方式，而且這些使用方式是在原本的紙本資料型態很難做到的。
例如我會把一張已經買好，接下來要去看的表演票券，拍照成數位筆記，並且加上［提醒自己記得去看］的時間提醒。
這時候，我同時需要紙本票券，也需要數位整理方式，因為他讓紙本資料可以有更多整理變化。
這時候，我同時需要紙本票券，也需要數位整理方式，因為他讓紙本資料可以有更多整理變化。
類似的例子還有很多時候當我收納紙本資料到某個地方之後，我還是會把這些紙本資料再拍照一次，存入數位筆記，並且在數位筆記裡註記「我把這些紙本資料收納到哪裡」，這樣一來，紙本數位雙整理方式並存，而數位整理方式幫我更好的記住收納的地點，以免我忘記。
更進一步的，用數位方式去整理紙本資料，可以讓我更自由更有彈性的整理。
例如一本紙本書，他的章節編排印刷已經被裝訂在一起，是固定不動的，但是當我要整理成自己的需要時，我會有我自己的編排想法（參考：改掉畫重點與抄筆記習慣，寫與說的筆記更有效學習）。
這時候，我會把書籍裡重要的那幾頁拍照存入筆記，然後在數位筆記中重新編排我需要的順序，重新加上我需要的內容，可以完全自由的重新整理與使用原本已經固定的書籍內容。
可以參考我如何利用數位筆記重新整理一本書：用 Evernote 開始完美讀書計畫：抓重點閱讀心得複習。
- 3. 讓紙本資料與數位資料結合：
我們同時會有紙本資料，也一定會有數位資料（文書檔案、圖片、聲音等等），而且這些資料可能都是同一個任務、同一種需求的資料。
這時候，如果也可以把紙本資料數位化，那麼紙本資料就可以跟其他相關的數位資料整理在一起，把它們放入同一個數位資料夾，或是插入同一則數位筆記，整合之後，使用起來就更為方便容易。
例如我的名片整理方法：「取代名片全能王 Evernote 名片掃描終於登陸 Android」，就是把我的合作夥伴的名片數位化，這樣就能把客戶資料跟他們的工作資料一起數位整理。
- 4. 讓紙本資料更好攜帶：
很多時後紙本資料需要隨身攜帶、隨時拿取，可是如果紙本資料很多，攜帶起來可能很佔用空間，要拿取時也不一定方便，甚至反覆地拿取有可能讓紙本資料很快的磨損。
這時候，或許可以試試看這樣的數位與紙本並行的方法：最重要的紙本資料，當然還是可以攜帶在身上，因為一來多一道保險（以免數位裝置沒電或故障），二來少量的紙本資料要取出就方便得多。
但是其他瑣碎的紙本資料，則可以數位化，用數位裝置來隨身攜帶，當資料在數位裝置中，他們不會多占用實體空間與重量，可以攜帶所有資料都不怕增加背包負擔。而要取用時，只要搜尋就能很快找到。
例如我用 Evernote 來整理出國旅行、婚禮計畫的大量紙本資料，正是為了這個便利性：
- 5. 讓紙本資料更容易被搜尋與拿取：
為什麼我說紙本資料數位化後更好拿取呢？像是家中會有很多單據、說明書、帳單、點菜單、個人文件等等「偶爾會使用到」的紙本資料，如果用紙本收納，就是每一次要使用時，都要走去收納他們的地方，把他們翻出來，然後才能使用。但是如果這時候我不在家裡、不在收納的地方時怎麼辦？
所以我就把這些紙本資料全部數位化，放入數位筆記中，並且加上以後可以快速搜尋找到的關鍵字，例如「某某某的護照」、「某家店的點菜單」、「某個家電的說明書」，以後偶爾要用時，只要搜尋關鍵字便能找到，而且在數位筆記上就能查看，不用去收納的地方拿取。
這個做法真的節省了我自己不少的時間，可以參考：Evernote 家居收納整理方法一年後心得。
- 6. 減少紙本資料輸入輸出的步驟：
最後，在工作流程上我也會盡可能去減少需要使用到紙本的環節，例如要傳真一份文件，我可以在自己這邊使用「雲端傳真」，這樣我就只要用數位資料傳送，就能傳到對方的實體傳真機：網路傳真機，如何在 Google Drive 快速完成免費雲端 fax？
或者當對方傳給我一份數位文件，要我列印出來並在上面簽名然後回頭傳真給他時，我一定不會列印出來，而是直接使用數位文件簽名的方式，直接回信給他即可：HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名。
這樣一來，我這邊就可以減少不少紙本資料要輸出輸入的步驟，也節省工作瑣事的時間。
以上，就是我覺得簡單的數位方法就可以提升的紙本資料整理效率。並不是說不需要紙本資料，或是不需要紙筆紀錄，而是可以跟數位方法搭配，就能帶來更大的整理效率。
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