2016年1月31日 星期日

[生活駭客1] 東京迪士尼海洋攻略裡的專案管理啟示


或許你讀過我在 2014 年初撰寫的「[認真版] 東京迪士尼排隊攻略:活用數位工具7個省時間技巧」一文,文章裡我非常詳細的介紹了運用數位工具在東京迪士尼陸地一天內玩到最多遊樂設施的排隊攻略,那篇文章也獲得了非常多迴響。

後來我在 2015 年又去了一次東京迪士尼海洋,我如法泡製了自己那篇文章裡的攻略方法,除了一開始我們沒有分開排隊,而是一起去抽票一起再去排隊遊樂設施,想更輕鬆一點的玩,我以為一切都會照著計劃順利執行,卻沒想到......

就像所有的專案一樣,沒有問題與挫折就不像專案,沒有意外也不像人生。




這一次到東京迪士尼海洋的過程充滿意外,光一開始我們想要先去抽玩具總動員的票時,就因為人數超過預期而導致排了一個多小時才抽到票!於是我們便開始了解決問題和想辦法讓遊玩重新上軌道的過程,最後也順利在一天內玩到迪士尼海洋大約 10 項的遊樂設施,甚至還有閒情去餐廳裡吃東西,讓一天的行程沒有因為意外壞了心情。

這裡面有一些值得跟大家分享的專案管理啟示。(天啊!你可能會想, Esor 也太認真,旅遊也想到專案管理?)

我覺得雖然是一次有趣的旅遊,但其實跟專案管理很像,生活的方法可以呼應專案管理的方法,專案管理的思維同樣可以讓生活過得更快樂滿足。

我想在電腦玩物開始跟大家分享自己的這些想法,所以我打算展開「生活駭客」這個系列主題,分享一個一個我的工作與生活上實驗的高效率小方法,我期許自己可以把這個系列寫上個破百篇,希望大家在電腦玩物繼續支持 Esor 的創作!

如果你也想看我的東京攻略,可以參考:





1. 如何隨機應變?如何應付挫折感?來自於事先有計畫


如果你想要了解的是東京迪士尼的排隊攻略,以及可以使用哪些數位工具,那麼你可以看這篇:「「[認真版] 東京迪士尼排隊攻略:活用數位工具7個省時間技巧」」。

那麼在工具與技巧之外,後來第二次去東京迪士尼海洋又帶給我什麼專案管理的啟示呢?

首先是我們或許聽過這樣的說法:「反正計畫趕不上變化,乾脆不要計畫好了。」「比起計畫,懂得隨機應變就好。」「旅遊與生活就是要自由自在,隨興去玩就好。」

但是在我的經驗裡,專案或旅遊裡最好的變化,常常是來自於事先有好好計劃!

例如在前往海洋迪士尼前,我會盡可以利用有空的時間去查詢裡面值得一玩、值得一吃的相關地點,一開始當然不可能全部排進行程。但是這些資料我依然都會保留下來,帶在身上。

於是當我們這次一開始不順利沒辦法玩到想玩的設施時,我立刻從大量備案資料裡找出一間原本計劃裡沒有排進去但也很感興趣的餐廳,不如就趁著因為意外而無法照計畫去做的空檔,插入這家餐廳去體驗看看吧!

無論專案或旅遊,這樣的經驗其實反覆出現,一旦遇到不如計畫的事情時:

「要克服挫折感」最好的方法就是現在馬上就有一個可以讓自己也開心的備案。「要隨機應變」就是現在有充足的備案資料可以替換。

所以如何應付計畫趕不上變化的專案?不是不要計畫,反而應該是要做更充分的計畫,要有多種計劃,也保留排不上計畫的其他資料,這樣就增加了自己的應變能力。

例如我就常常在自己的數位筆記裡準備了超過計畫行程很多倍的資料,你可以試試看利用 Evernote 或 Onenote 這樣的服務來收集資料,反正收集再多他們都不會增加行李重量:





2. 如何搶先決策?如何加速專案?在於掌握資訊


當專案因為意外而落後時,當一開始我們在迪士尼海洋因為最初的失算而損失了一個多小時後,要怎麼趕上進度?要怎麼後發而超前呢?

在這個網路時代,很關鍵的就是要有掌握即時且有效資訊的能力,掌握愈多資訊的人,就能更快作出決策,也就能不疾不徐的搶先別人一步。

因為我們有事先申請漫遊網路,有安裝我在那篇攻略裡介紹的即時排隊時間查詢的 App ,所以我們充分掌握了迪士尼裡每一個遊樂設施現在要排隊多久的訊息。在我們無法照計畫執行下一個目標時,我們馬上查詢排隊時間的 App ,掌握目前最短排隊時間的遊樂設施,先利用回到計畫正軌前的一些零碎時間,把只要排個 20 - 30 分鐘的遊樂設施玩完。

因為我們掌握了正確且即時的資訊,所以可以在遇到意外後,盡可能減少時間的浪費,更快的轉換行動讓進度繼續推進,最重要的是在大家擠熱門設施大排長龍時,我們可以搶先完成零碎任務,最終還保留時間處理大任務。

進行專案的時候也是一樣,如果能夠懂得利用網路時代的各種即時資訊工具,可能是「溝通工具」、「資訊訂閱工具」,並且有一套自己的「知識管理方法」,讓自己「搶先別人知道」,那麼自然就能早一步下決策。

有時候我們花再多時間努力追趕、再怎麼優化工作速度,都還不如早別人一天知道,就能創造簡單的超速。





3. 如何充滿失敗也能獲得滿意成果?關鍵是把握最重要目標


當一個專案總是充滿意外問題時,是不是專案就一定會成為失敗專案呢?當一個專案不斷有挫折時,怎麼樣讓結果依然讓人滿意?

這時候的關鍵可能不是去修補專案遇到的問題,如果一直縫縫補補,有可能反而是陷入專案愈來愈壞的窘境。(這裡我很推薦大家讀這一篇:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

就像這次的迪士尼海洋,如果一開始我們沒有追到想玩的設施,但硬去排隊想把計劃中的設施玩到,那有可能是浪費了三個小時的排隊時間,雖然玩到計劃中的設施,但後面的計畫時間全部被打亂,有可能損失更多的遊樂設施無法玩到。

那要怎麼在不斷有意外時,專案還有滿意成果?關鍵是一開始有沒有設定「重要目標」是什麼?如果一開始因為意外而錯過的設施不是我的重要目標,那大可直接放棄或先跳過,讓自己不要為了執著於次要步驟,反而最後沒時間完成重要目標。

而其實任何專案都是一樣,要讓專案獲得滿意成果,其實我們只要專注於「完成重要目標」即可,或是重要目標也失誤時,我們還有計劃中的「重要目標備案」可以完成,一旦完成重要目標,專案自然就會讓人滿意,那些枝節的意外都可以因為滿足了重要目標而被自然修補。

所以,這次的東京迪士尼海洋攻略裡,帶給我什麼專案管理與生活旅遊的啟示呢?

  • 更多的計畫與備案,才有更好的應變能力。
  • 掌握資訊,是搶先進度的最好方法。
  • 設定重要目標,是克服問題的最好辦法。

這是我從旅遊中學到的專案管理啟示,跟大家分享,也請期待或建議接下來電腦玩物上的「生活駭客」系列文章。

本系列文章歡迎參考:

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4 則留言 :

  1. Esor您好
    有個和內容比較無關的問題
    請問迪士尼排隊的部分可以一人排隊 一人去拿FP?
    之前好像有聽說這樣不太行

    我是今年要去 這在時間安排上有差
    不過您分享的訊息和教學非常有用
    謝謝

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    1. 這樣做會有風險,也可能觀感不太好,所以後來我第二次去海洋時就沒有這樣做了,整體上時間還是安排得過來的

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    2. 喔喔 了解 感謝您

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