2015年12月27日 星期日

[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得


很多朋友過去幾年一直收看著我在電腦玩物上應用數位工具改變個人效率、改善個人生活的心得,於是當大家知道我在 2014 下半年結婚後,還真的有不少朋友寫信或留言給我,期待看看我在家庭生活中會不會也有應用數位工具的心得?

當然有的,秉持著善用數位,就不會被工具所役的精神,之前我也初步分享成「共享數位溫情:我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用」一文。

而在最近我撰寫的一系列「年終整理術」文章裡,我正分享著自己 2015 年年底如何給自己一番重頭改變的機會,以更輕盈、明確的姿態迎接 2016 年的挑戰,之前的系列文包含了:


但是斷捨離的終點不是掏空,在沒有數位工具的時候,我們的生活雜物或許需要用斷捨離的管理方式讓自己「懂得善用物品」、「懂得善待自己」。

然而,在數位工具這麼好用的時代,對於生活雜物的斷捨離方法也可以有不同變化,所以今天這篇文章,我就要來分享我跟老婆結婚並共組家庭後的這一年來,我們實際上如何利用 Evernote 這樣的數位工具一起收納整理我們的家庭生活、家居雜物。

如果你不用 Evernote ,相信同樣的收納整理方法也能用在你的共用的 OneNote Google Drive 中。



這篇文章的精神就像我在前兩篇「年終整理術」文章裡所說的:

斷捨離的核心不是清理,而是如何建立一條對自己最直覺、舒適、擁有最大回饋價值的流程(無論這是妳居家環境的動線流程,還是你的工作流程)。 
最終,斷捨離終點停留的地方,我認為應該是一種讓物品更好用、讓整理更簡單的的生活整理魔法。




1. 物有定位,不再忘記


我和老婆一開始在規劃家庭生活時,就有一個共識:希望家裡不要到處看到一些暫時用不到的雜物,希望居家空間看起來乾淨清爽,而這時候就有賴於時常的收納整理,並且我們還利用了數位工具讓收納整理更有效。

例如我們雖然都知道要「物有定位」,但是仔細回想你平常把東西收起來後,有沒有遇過事後要找出這些東西,雖然物有定位:


但是我們「忘記了物品到底放到哪個定位」?我們的大腦就是這麼沒用。

所以我和老婆每一次做家裡的大掃除,每一次把東西收納起來的時候,我們會針對重要物品,把物品收納的位置拍照並存進 Evernote 裡,筆記就命名為這個收納物品的名稱。

在家庭生活整理中這些物品的收納索引,我和老婆會一起共用一個「家居計畫 Evernote 共用筆記本」,這樣我們兩個人都能在裡面整理與搜尋資料。(教學:進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!



這樣不但物有定位,而且我們還會永遠記得那個定位到底是哪裡。下一次我們需要這個物品時,我們會去共用的「家居計畫」筆記本中搜尋這個物品的名稱,找出之前收納的筆記,不用翻箱倒櫃就能快速找出這個東西。

尤其很多收納起來的物品是「久久才用一次」,針對這樣的物品,我們就一定會將儲存位置拍照存入 Evernote ,這樣下一次要用時才記得放在哪裡,也能放心收納。





2. 倉庫索引,「真正」有效收納


更進一步的,在收納整理的過程中,我們會一起利用 Evernote 建立我們的倉庫、儲物間、衣櫃抽屜的「數位索引清單」。

因為我們發現一個問題,雖然把東西都收納到倉庫裡,是讓家裡外觀看起來很乾淨,問題是收納起來的物品就像被「藏起來」,我們看不到,久了就忘記自己有什麼物品,不僅是要用的時後找不到(尤其倉庫層層疊疊堆積,東西愈放愈裡面),更多時候是不記得自己有什麼物品,也就不會善用這些自己擁有的東西。

把東西收納到倉庫,就好像宣判這個東西永遠不會被拿出來用的死刑!

要怎麼解決這個問題?我們就會在收納時建立這個儲物櫃、倉庫的數位索引,像是下圖的 Evernote 筆記這樣先建立每個櫃子的編號。



然後在把東西「塞進去」的時候,我們一一將這些物品拍照,註明他存放的櫃子編號,這樣一個倉庫索引表就完成了。

這份倉庫索引表除了幫助我們很快可以把藏在倉庫深處的東西找出來外。

數位索引清單更大的利用價值是:可以從 Evernote 裡時時查看自己擁有哪些器具、物品的清單,於是就會懂得拿出這些藏起來的物品並善用他!

例如我們常常在家裡宴客前,先看起一下自己的物品數位索引清單,想一想要拿出哪些盤子或器具來宴客,這樣才是真正「善用物品的有效收納」方法。





3. 無紙化收納,很輕鬆


如果這個東西在「數位收納」後就可以使用,那麼甚至可以把東西數位化,然後就能清除這個東西,讓家裡不因為堆積而雜亂,而最適合的就是家居的「無紙化整理」。

例如我和老婆喜歡把自己常吃的餐廳、外送菜單全部用紙本拍照功能存進共用的  Evernote 筆記本。這樣我們就不用在餐桌、客廳堆放這些菜單的紙本,可以讓家裡更乾淨。



當然,一些重要的帳單、收據、藥方、保單或理財參考資料等等,如果只是要備查,那麼我們一定全部拍照存進 Evernote 。

然後就把這些紙張全部銷毀丟掉,家裡不需要額外空間來儲存這些紙張。



而偶爾要找出來看看的各種家電產品說明書,同樣都拍照存入 Evernote ,然後我們把產品盒子、說明紙張等所有雜物都丟掉,以後在數位世界中更輕鬆的可以使用這些內容。





4. 滿足需要,善待對方也善待物品


家庭的收納整理不一定侷限於「物品」的收納整理,我覺得也要關注「關係」的收納整理,家庭生活更重要的是關係的培養。

而這時候我發現我的老婆跟我一樣,會利用 Evernote 這類的數位筆記工具去記住一些家庭生活裡重要的事情。

例如最近讓我很感動的是,之前有一次逛街時我無意中看到一台相機很喜歡,就開口說出了自己的喜愛,沒想到老婆偷偷把我的這個想法記在她的 Evernote 裡,後來在最近的聖誕節把它當成禮物送給我。



我和老婆就會像這樣,在 Evernote 筆記裡去記錄彼此的需要、滿足彼此的需要,讓共用的筆記也可以成為家庭關係互動的收納整理。

一個最常出現的生活化例子就是我們週末一起去買菜,或是要採買什麼東西時,我們就會在 Evernote 裡排出購物清單,列出彼此想買的東西。



然後我們會把用過後覺得真的有用的東西拍照記在 Evernote 筆記,我會加上一個「好用物品」的標籤。

這樣下次有類似需求時,我們就會到「好用物品」標籤裡購買上次用過後覺得好用的物品,好用的東西可以反覆使用,並且有一的動機想要去發現更多好用的東西,這讓我們可以一起維護提升生活的品質。



我在很久之前寫過的「欲望清單筆記管理法」,在進入家庭生活後也變成我和老婆會一起使用的購物控管方法。

我們把想要的東西先記到筆記中,然後一起思考這個東西是否需要,並且在適當的機會購買(或是成為彼此的禮物),讓錢不會亂花,但一但花費就是用在有用的事情上。

例如之前我們一起建立了一個紅酒清單購物筆記,目前我們每年的重大節日就會在清單上選一瓶紅酒來試試看。





5. 協同合作共同興趣,收納彼此的關係互動


我覺得「雲端的協同合作」不僅僅是工作上的利器,也是經營家庭生活的利器,因為我和老婆就可以透過各式各樣的雲端協同服務,讓生活更緊密的結合在一起。

例如我們兩個人這一年來都很喜歡做料理,於是我們在 Evernote 裡開了一個共用的廚房筆記本,在裡面我們紀錄兩個人一起嘗試的食譜、吃過的好吃食材,這變成我們都非常喜歡的討論中心:

  • 我們常常會彼此看對方想做的食譜
  • 我們會在一起做菜時討論哪個步驟比較好
  • 我們會在週末想在家吃大餐時,一起討論要做食譜裡的哪一道菜

當這樣的興趣筆記本,從個人的興趣愛好,變成家庭的興趣愛好時,我覺得很明顯的讓我和老婆的生活互動更緊密(參考:讓自己開心的筆記術,今天開始寫你的快樂筆記本)。



而且就像前面的好用物品清單一樣,我們會把買過吃過後覺得好吃的食材,以及食材的購買地點記在 Evernote 中。

這樣下次我們要去購物採買時,就能避開地雷,買到上次吃過難以忘懷的好食材。



更有趣的是,我們會在一起看電視時,如果看到電視上有人介紹了一個我們感興趣的食譜,我們甚至會立刻筆記到 Evernote 中,期待下次一起做做看。



而利用我之前提過的「一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法」,我們會在食譜的最上方,紀錄「下一次想要怎麼嘗試」的新行動。

這樣一來,筆記就不僅僅只是收納,還會變成我和老婆每一次週末放假時「可以一起做些什麼」的最好建議,這也讓我們總能找到更多新鮮事情一起做。



而有時候,這樣的收納也會有溫馨的時刻。

老婆知道我很喜歡吃上海菜飯,有一次就特地把她的食譜寫在筆記中,用 Evernote WorkChat 傳給我,因為她剛好有幾天要出國出差,這樣我自己在家裡就能實際嘗試看看。





6. 和家人一起,收納未來計畫


接著,我們這一年來也用 Evernote 這樣的雲端協同合作筆記來一起「收納我們的未來」。

在剛剛結婚的時候,我們就一起在 Evernote 裡寫下家庭的年度理財計畫,規劃我們可能的固定開銷、排出我們想要提升生活品質的額外開銷,以及其他的收支、儲蓄計畫。(教學:丟掉記帳軟體與 App ,轉個彎,我養成了記帳的習慣

經過了一年後,我們回頭看看當時的計畫,並整理我們每個月的家庭記帳紀錄(教學:我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得)。

最近我們就可以在 Evernote 裡對明年的計畫繼續收納整理,並加以改善。



或者像是我們之前有幾次大型的開銷計畫,像是要裝潢新家,這時候我們一樣利用共用的 Evernote 筆記先擬定可能的計畫,到時候才能一起控管支出。



而勤勞的老婆更是用 Evernote 來記錄每個月的固定水電等開銷,並常常提醒我們怎麼控制與節流。





7. 創造共同回憶,收納共同回憶


最後,我們這一年來也繼續利用 Evernote 創造更多共同回憶、收納更多共同回憶,這是什麼意思呢?

最好的例子就是我們許許多多的旅行計畫共用筆記(參考:如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略)。



從收集資料、擬定行程、購物清單到收拾行李,每一次旅行我和老婆都會在 Evernote 中一起共同計畫,這個過程本身,就讓我們對每一次旅行的回憶更深刻,因為從準備過程就是一起行動的。



當然,我們也會把旅行中重要的事件收納到 Evernote ,加上之前完整的準備過程,整個旅行回憶也收納在 Evernote 中,我們常常在假日拿出某個記事本去回味某一次的旅行。

而現在我們還有另外的「 Google 相簿共用相簿」服務,幫助我們一起共享之前每一次旅行的照片,這是另外一個對我們很重要的回憶收納管道。

在 2015 年的年底,我和老婆一起重新回顧這一年來我們的家庭生活數位收納整理方法,我們都覺得這不只帶給我們效率與清爽,更讓我們有了更多的互動和回憶,如果你也準備進行新的一年的家居收納整理,那麼我們推薦給妳這個方法試試看。

年終整理系列文章:
延伸閱讀:
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13 則留言 :

  1. 遇到EVERNOTE倒閉或大改版, 資料消失或架構改變的話, 板大的家庭生活不就慘了...

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    1. 這一點基本上不用擔心,改版就去適應更好的方法,而且資料預設也都在單機有離線儲存(Evernote是單機軟體起家),另外現在也都有像是 Evernote 轉移 OneNote 等工具,雲端時代應該保持開放的心態就能發現這些工具之間都是很好搭配使用的

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    2. 以前很依賴無名小站的時候,也有人問我萬一無名小站沒了怎麼辦?
      當時我覺得無名小站不可能會不見,雖然還是不見了
      但現在若真的遇到evernote不見,思考和記事的邏輯已建立起來,
      相信無論是否繼續用evernote,都會有自己一套好用的模式

      ps與其擔心evernote倒閉或大改版,不如現在就開始用吧
      evernote真的是瑣事的好幫手

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  2. Esor 以前的「行動現在」的分類 (家裡的任務、出外的任務 …) 可以結合時間與地點,不知道是什麼原因更改成 (生活任務、工作任務 …)

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    1. 只是名稱改變而已^^ 而且那張圖裡面只是剛好沒有截到「行動現在」的堆疊,其實架構都還在喔

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  3. 相當敬佩版大「駕馭」Evernote的功力

    不管什麼工具,最終還是源自於使用者的心態
    如果一旦怠惰一天,這計劃就可能付之闕如了

    很希望看到板大將來運用Evernote來「育兒」
    我想有許多爸媽讀者也很想要更有效率的養小孩與維護居家上

    謝謝您一直以來的分享!

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  4. Exactly...我的各种使用说明书都会去官网download到PDF然后存入Evernote,然后纸质说明书都永久filing起来了。

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  5. 我在 Flipboard 中看的電腦玩物, 最新文章還停留在三天前的 [年終整理術2]
    不知道哪裡有弄錯?

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    1. 我剛剛嘗試,更新重整一下再翻頁,可以看到新文章,只是第一頁好像先出現年終整理術系列而已

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  6. 每次拜讀,深覺收穫滿滿,欲罷不能!
    請問:若我的進階版到期,暫時不續購.回到免費版後,原來進階版裡的資料還在嗎?是在evernote雲端?我的筆電裡也有嗎?在免費版裡還能如昔編輯嗎?
    淺薄的提問,拍謝!
    祝家庭幸福,早生貴子.

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    1. 原來的筆記都還是可以在免費版繼續同步、都會在雲端,也都會下載到你的筆電喔! Evernote 沒有總容量的限制,所以不會被免費版所影響總容量

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