2016年10月25日 星期二

[LifeHack-20] 我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論?


常常有客戶和我開會結束時都會跟我說:「這次會議好快!」「比他們原本以為的時間要短!」「好有效率的一次討論。」其實我也沒有什麼訣竅,就是在開會前會多做幾步準備工夫,而且這幾步工夫不會多花太多時間,甚至可能花更少時間,因為找對方向,其實可以省下許多步驟,無論開會前還是開會時。

開會的目的很簡單,不外乎要討論某種現況,做出一個選擇(行動),而且有時候我要說服對方進行某種選擇。要怎麼達成這個開會的目的呢?我會在開會前進行下面四個步驟的「有效」企劃:(延伸閱讀:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議

  • 1. 收集:了解概況
  • 2. 整理(第一步分析):分析現況
  • 3. 判斷(第二步分析):導出「詮釋」
  • 4. 推論(第三步分析):做出選擇或列出選擇

「開會時」沒有效率,很多時候是開會前只做了第一步:「收集資料」,於是開會時沒有人知道應該討論什麼?應該朝哪個方向進行?便會花上很多時間繞圈圈。

「開會前」準備得沒有效率也可能在於只做第一步,也就是只有收集,沒有後面的「三步驟分析」,於是不斷的羅列資料,覺得好像怎麼樣都還不夠完整,好像還要繼續找,不斷花時間在找資料。但其實只要懂得「去分析」,其實只要有一點點程度的資料,就可以整理出現況、判斷出詮釋,並可以推論選擇了。




1. 收集:了解概況就好


開會要討論一個問題,或是要促成一個企劃,首先當然要有一些可以說服對方的資料,所以一開始還是從「收集」步驟開始,但我通常會「只收集重點資料」然後就「適可而止」。(延伸閱讀:如何有效收集資料?給知識工作與學習者的建議流程

不是說不應該收集完整資料,而是說:「你其實在這個階段還不知道什麼叫做完整資料」,因為你「尚未分析」,所以如果一開始就盲目的收集,只會愈找愈多,永遠找不夠,但大多是無用資料。




2. 整理(第一步分析):分析現況


所以當有了一點點重點資料後,我就立刻開始分析現況,什麼是分析現況?其實沒那麼難,就是把資料做整理分類,「分類」代表了你的第一步分析,為這個問題現象劃分出幾個範疇,我開始知道這個問題的思考層面可以有ABC三點,或是這個市場概況大概分成四種主流等等。

把資料都列出來,那什麼都不是。但是幫資料做分類,變成重點列表,變成範疇表格,這時候就叫「分析」,分析現況後,你就能用「有效的語言」去說明這個問題或這個市場。這將會幫助對方聽懂你的話,也幫助你們開會不是看資料而是討論資料。(延伸參考:[筆記術-1] 六種表格式思考法,讓筆記效果立即加分

另外,當你把資料整理成現況分析後,你才會開始知道「自己真正還缺少甚麼資料」,這時候再去找,會找得更有效率。




3. 判斷(第二步分析):導出「詮釋」


接著第三步更重要,不要害怕去「詮釋」你分析出來的現況,也就是給這個問題與現象一個或一些「理由」,看著自己的現況分析表,問自己每一個現象「為什麼」會出現?為什麼?為什麼?(延伸閱讀:如何開始一場寫作風暴?編輯給任何人寫不出東西時的建議

有很多時候開會導不出結論,就是卡在這一步,沒有人問「為什麼」?於是討論都沒有「詮釋」,找不到理由,就找不到怎麼行動的方法。

但有時候開會也可能會「過度詮釋」,心中有某種結論,找到了一些現象,然後兩者直接相加,但中間沒有經過「為什麼」這個橋樑,一但用「為什麼會這樣」去檢視,就會發現這個跳躍不堪一擊。這樣的討論也是危險的。




4. 推論(第三步分析):做出選擇


於是我有了資料,有了現況分析,有了我的詮釋(現況的理由),這時候就是做出「推論」「選擇」的時候,這時候可以發揮一點想像力,用邏輯去想像可能性,以前面的詮釋為基礎,找出問題的各種可能解決辦法。

會議大多時候都是要「做選擇」,會議會開很久通常是沒人敢做選擇,或不知道怎麼做選擇,這常常是因為沒有去做或不敢做最後這步「推論」。

沒有做過的事情沒人知道會怎樣?沒解決過的問題誰知道哪個方法最好?這一段是最刺激的,但也是最有趣的,因為一次會議要讓人回味再三,就是要能「決定出讓大家興奮的選擇」,這些選擇通常都有一些突破性、有可期待價值,也可能有風險,但大多數人都被說服。

你不可能全面了解現況,你的判斷也可能有偏離,但判斷再怎麼偏離,只要符合人性,那麼他有可能只是「未出現的可能性」,而起碼你可以確保你的「整理」、「判斷」與「推論」這三步的邏輯是可信的,這時候別人就相對容易被你說服。




小結:


以上,就是我每次開會、報告、討論前一定會做的四個步驟,這幫助我可以有效並快速的提出我的企劃,也幫助大家在會議上更容易完成最後的選擇,並且這個選擇的基礎是建立在合理的收集、整理、判斷與推論四個步驟上的。

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    1 則留言 :

    1. 感謝分享 這也是我目前的工作重心與流程!

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